【正文】 費用預算。 （ 7）專業(yè)觀眾組織的進度安排。 2）建立觀眾信息庫 （ 1）現(xiàn)場實施取樣。即從展會現(xiàn)場得到的數(shù)據(jù)進行及時的統(tǒng)計所得。 （ 2）登記表登記。即根據(jù)專業(yè)觀眾進場前的登記進行統(tǒng)計。 （ 3）網(wǎng)絡注冊取樣。即利用展會展業(yè)網(wǎng)站開通的網(wǎng)上電子登記系統(tǒng)，將所需取樣的內(nèi)容制成表格，以電子請?zhí)男问教峁┙o觀眾填寫。 （ 4）展會身份識別信息管理軟件。 （ 5）在同類會展信息中尋找專業(yè)觀眾。 （ 6）根據(jù)參展商的期望尋找專業(yè)觀眾。 3）專業(yè)觀眾分析 (1)選擇組織手段 (2)專業(yè)觀眾的現(xiàn)場登記與管理 (3)展后跟蹤工作 2． 3． 3 專業(yè)觀眾的登記環(huán)節(jié) 1）發(fā)放展會參觀指南 2）填寫觀眾登記表 3）展會證件與門票管理 4）會刊的編印與發(fā)放 5）觀眾登記的注意事項 [案例參考 ] 展會招商面面觀 [案例解析 ] ? 在會展推介服務中，展會觀眾的邀請工作至關(guān)重要，它關(guān)系到展會的生命力，決定著展會的成敗。在展會招展和招商兩方面工作的關(guān)系中，招展決定著展會能否舉辦，而招商卻決定著展會是否能夠圓滿成功，因此從某種意義上說招商比招展更為重要。然而，展會不僅需要參觀者，而且更需要一定數(shù)量和質(zhì)量的專業(yè)參觀者，專業(yè)觀眾的數(shù)量與質(zhì)量直接影響著參展商的參展效益，決定著下屆展會參展客戶的回頭率和各項工作是否能夠走向良性循環(huán)，也是展會主承辦單位服務質(zhì)量的重要體現(xiàn)。 ? 國際上知名的會展企業(yè)德國漢諾威國際展覽公司、芝加哥展覽公司等在展會推介服務中都積累了寶貴的經(jīng)驗，不論是 “ 上帝之上帝 ” 還是 “ 觀眾三層次 ” 的提法都告訴我們，做好觀眾的邀請和服務工作至關(guān)重要。 [本章小結(jié) ] ? 展會推介服務是會展服務的重要內(nèi)容，也是展會營銷的中心環(huán)節(jié)之一，展會的宣傳推介是吸引目標觀眾的主要手段，宣傳推介的目的是將展會的有關(guān)情況告知現(xiàn)有客戶與潛在的客戶，歡迎他們前往參加展會。展會宣傳推介對于招展、招商、吸引觀眾到會參觀以及提升展會的知名度、美譽度都有很大的作用。展會宣傳推介的具體執(zhí)行也應全方位、立體化，通過綜合運用各種宣傳手段實現(xiàn)最佳的推介效果。 ? 隨著我國展覽行業(yè)的飛速發(fā)展和展覽項目的快速遞增，相同項目的展會競爭越來越激烈，想要在該行業(yè)中有較大的影響力，除了提高展會本身的相關(guān)服務，更重要的是展會參展商和專業(yè)觀眾在行業(yè)中的比例和比重。要把一個展會辦好，首先要不停地尋找這個行業(yè)中最優(yōu)秀的展商、最優(yōu)秀的企業(yè)，讓他們帶最好的產(chǎn)品參加展會，把更多的機會留給專業(yè)觀眾，因為有的品牌在當?shù)氐慕?jīng)銷可能很不錯，但在外地卻沒有代理商。這樣展會就為企業(yè)尋找代理商提供了一個機會。 ? 在展會推介服務中，招展、招商目標一定要明晰。要廣泛地、大量地收集相關(guān)信息。制訂招展、招商方案要考慮方案的可行性和可選擇性。方案的實施要遵守原方案中制訂的程序、原則和操作辦法，不得隨意變更時間、地點、出席會議的人員等。 會展推介服務是一個復雜的項目工程，層次多，環(huán)節(jié)多，但只要掌握要領(lǐng)，踏踏實實的去做，就能事半功倍！ [作業(yè)指導 ] 1．借用新聞“ 5W”理論，請指出在招展過程中，召開新聞發(fā)布會前要確定的“ who”、“ where”、 “ when”、“ what”、“ why”的具體內(nèi)涵是什么。 2．如何理解“會展是包含著藝術(shù)與技術(shù)的公眾服務性活動，在整個招展過程中，無論是對展會的行業(yè)信息分析、客戶信息分析、展區(qū)與展位的劃分、招展價格的制定還是招展函的制作與發(fā)送、招展宣傳推廣等都有一個藝術(shù)與技術(shù)的問題”這段話。 3．“觀眾管理”是近年來展會在現(xiàn)場管理中出現(xiàn)的一個新概念，閱讀下列材料，試分析展會賣門票、或是登記后發(fā)證、或是暢門入場等，在展會現(xiàn)場服務與管理的方式上有什么不同要求。（略） 第 3章 參展商服務 [案例導入 ] 義博會的人性化服務 [案例分析 ] ? 參展商是展會的核心要素。 ? 對于某個展會， “ 參展商服務 ” 有兩層含義： ? 從展會的主辦方來說，為參展商做好服務是展會成敗的關(guān)鍵； ? 從參展商本身來說，也有一個服務的問題，那就是為目標客戶群以及潛在客戶群做好服務。 ? 義博會的主辦方以 “ 一站式 ” 服務為宗旨，大大改善了義博會的服務效率，對參展商基本上達到了 “ 有求必應 ” 的服務要求，可以說，這是義博會打造品牌展會的務實之舉。 [教學目標 ] ? 熟知參展目標的選擇問題 ? 掌握參展宣傳的方法 ? 明確展前客戶溝通的類型 ? 明確參展商的工作進程 ? 理解展臺工作的含義 [基本概念 ] ? 參展商服務 (exhibitor service) ? 參展目標 (exhibitors’ goal) ? 參展宣傳 (exhibition publicity) ? 客戶溝通 (customers munication) ? 展臺工作 (booth work) 3． 1 參展目標與宣傳 3． 1． 1 參展目標的選擇 1）參展目標的概念 德國著名研究機構(gòu) IFO曾經(jīng)對世界跨國展覽集團之一 ——德國慕尼黑展覽公司舉辦的世界最大規(guī)模的機械工程設備類展覽會 BAUMA進行過 “ 企業(yè)參展目標 ” 專門調(diào)查，其結(jié)果表明，在參展目標中： ? 提高企業(yè)知名度為 85%； ? 密切老客戶和結(jié)識新客戶均為 70%； ? 通過展覽會宣傳產(chǎn)品市場占有率 63%； ? 推介新產(chǎn)品 60%； ? 提升產(chǎn)品知名度 58%； ? 交流信息占 50%，發(fā)現(xiàn)客戶需求 50%； ? 影響客戶決策 33%； ? 最后才是簽署銷售合同僅占 29%。 2）定性與定量目標 （ 1）定性目標 在制定展出目標時，有的內(nèi)容難以用數(shù)量的形式直接表達評價結(jié)果，如在會展期間參觀者的滿意度等則采用分析評價法定性來確定目標。 （ 2）定量目標 對可以通過測量得出數(shù)量結(jié)果的，則用定量評價的方法設立目標，如招展中參展商的數(shù)量、國外參展商的比例等。 3）制定參展目標常見的問題 （ 1）目標不明確 （ 2）目標過高或過低 （ 3）目標沒有可操作性 （ 4）目標隨意更換 3． 1． 2 參展宣傳工作 1）參展宣傳的意義 （ 1）擴大聲勢，提升參展企業(yè)形象 （ 2）加大企業(yè)新產(chǎn)品或服務的發(fā)布力度 2）參展宣傳的方法 （ 1）貼附宣傳標簽 （ 2）邀請函 （ 3）邀請冊 （ 4）免費入門證 （ 5）禮品和抽獎活動 （ 6）報刊廣告 （ 7）會刊廣告 （ 8）外部廣告 （ 9）展臺娛樂活動 3． 2 展前客戶溝通服務 3． 2． 1 展前客戶溝通的概念 1）實效性強 2）競爭激烈 3）變動因素多 3． 2． 2 展前客戶溝通的類型 1）展前與大客戶的溝通 2）新客戶的開發(fā)與溝通 3． 3 參展選擇與實施 3． 3． 1 參展選擇的相關(guān)因素 1）展覽的種類和特性選擇 2）展覽性質(zhì)的選擇 3）展會時間地點的選擇 4）展出方式的選擇 5）目標觀眾的選擇 3． 3． 2 參展選擇應避免的問題 1）因為被邀請就匆忙選擇展覽會 2）應為費用低而選擇展覽會 3）因為評價好就不加分析地選擇該展覽會 4）因為競爭對手參加而選擇展覽會 3． 3． 3 參展商的工作進程及展臺工作 1）接待客戶 2）洽談工作 3）記錄工作 4）聯(lián)絡、公關(guān) 5）展場調(diào)研 6）操作示范 7）資料工作 8）相關(guān)活動 9）現(xiàn)場銷售 [案例參考 ] 企業(yè)參展程序 [案例解析 ] ? 企業(yè)決定參展后，從展會的主辦方來說，要為參展商做好代理宣傳、提供便利的食宿、物流、設計搭建、商務等服務； ? 從參展商本身來說，也有一個服務的問題，那就是對目標客戶群的系列服務以及圍繞參展本身所必需的服務工作。 ? 現(xiàn)代會展運作工程中，有不少的參展商可能會將參展工作的一些服務環(huán)節(jié)委托代理商來做，對于展會的代理商來說，為參展商做好服務工作則必須要熟知參展的流程。 [本章小結(jié) ] ? 展會形式多樣、五彩繽紛，對于參展商來說，選展是第一步。 ? 這一方面要求展會的主辦方能夠充分地做好展會宣傳推廣服務工作，另一方面，需要參展商提前做好參展工作。一般說來參加大的展會，準備工作需要提前一年開始做。 ? 現(xiàn)代參展企業(yè)一般都比較注重企業(yè)形象的展覽展示，所以無論是展品的準備，還是目標客戶的預先約定乃至于展位的設計搭建等工作，都必須要周密細致地策劃，確保展會成功，達到預期的目的。 [作業(yè)指導 ] 1．企業(yè)參展的人際交流主要有發(fā)函、打電話、拜訪等，從展前客戶溝通的角度來看，還有哪些方法？ 2．參展商應當從技術(shù)、能力和性格等方面選擇參展工作人員，試述參展商的展臺工作主要有哪些？ 3．閱讀下列材料，談談你對 “ 第六屆北京國際印刷技術(shù)展覽會 (China Print 2022)” 主辦方的參展商服務策略有何看法？（略） 第 4章 會展現(xiàn)場服務與管理 [案例導入 ]上海新國際博覽中心服務質(zhì)量體系 [案例分析 ] ? 在現(xiàn)代會展服務體系中 ， 不同的會展場館為了體現(xiàn)自己的優(yōu)勢與特色 ， 會為參展商和觀眾提供個性化服務 ， 這些個性化服務有可能成為場館經(jīng)營管理的閃光點 ， 吸引更多的參展商前來參展 ， 也會給公眾留下深刻的印象 。 ? 上海新國際博覽中心緊緊抓住中國會展發(fā)展的契機 ， 服務理念同國際接軌 。SNIEC的員工 “ 以他們的精心工作 、 熱情周到的服務 、 友好和事事相助的態(tài)度以及運用嫻熟的服務技能和技巧 ” 贏得了參展商與觀眾的信賴 。 SNIEC的成功服務經(jīng)驗對會展活動其他環(huán)節(jié)的服務都有一定的借鑒意義 。 [教學目標 ] ? 熟知展會開幕儀式的現(xiàn)場布置 ? 明確展會開幕儀式的組織管理 ? 掌握展會觀眾的分類 ? 了解展會觀眾統(tǒng)計的公式 ? 熟知展會期間的現(xiàn)場工作的內(nèi)容 [基本概念 ] ? 現(xiàn)場組織管理 (onsite anizing management) ? 展會觀眾 (exhibition audiences) ? 服務管理 (service management) ? 現(xiàn)場工作 (onsite work) 4． 1 會展開幕的服務與管理 4． 1． 1 展會開幕儀式的現(xiàn)場布置 1）布置要求 2）布置內(nèi)容 3）布置形式 4． 1． 2 展會開幕儀式的組織管理 1）開幕的時間和地點 2）開幕的程序 展會開幕式的總體議程確定之后，還需要落實以下細節(jié)： ? 明確現(xiàn)場總指揮（協(xié)調(diào)人）人選 ? 確定禮儀人員、接待人員及其分工 ? 落實特色型議程及其物品準備和人員分工 ? 落實安全保衛(wèi)人員的布局與分工 ? 確定領(lǐng)導和貴賓的排序并務必核準姓名、性別、職務 ? 確定致詞人、剪彩人的次序、站位 ? 音響、樂隊、禮花等的配合與協(xié)調(diào) ? 檢查嘉賓簽到簿、胸花和剪彩用品、公關(guān)禮品 3）現(xiàn)場組織管理 開幕儀式的現(xiàn)場組織管理工作主要有以下細節(jié)： ? 觀眾的組織 ? 領(lǐng)導和貴賓的接待與引導 ? 主持人的臨場發(fā)揮 ? 總協(xié)調(diào)人的臨場調(diào)度與協(xié)調(diào) ? 現(xiàn)場工作人員的臨場配合與協(xié)調(diào) ? 安全保衛(wèi)人員的臨場配合與協(xié)調(diào) ? 環(huán)境裝修和設備檢測 ? 突發(fā)情況的及時處置 4） VIP接待 5）媒體的接待與管理 ? 預先確定媒體接待工作小組 ? 預先確定對媒體的發(fā)言人 ? 預先確定提供給媒體的有關(guān)資料 ? 為媒體采訪提供必要的服務，如水、電、燈光、道具等 4． 2 展會觀眾類型與統(tǒng)計 4． 2． 1 展會觀眾的分類 1）目標客戶 2）觀展迷 3）好奇心強的人 4）求職者 5）贈品收集者 6）紙張收集者 7）兜售者 8）閑逛者 9）不感興趣者 10）無關(guān)緊要的人 11）窺探者 4． 2． 2 展會觀眾統(tǒng)計數(shù)據(jù)及公式 4． 2． 3 展會觀眾的人數(shù)統(tǒng)計 1）依據(jù)門票進行統(tǒng)計 2）依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進行統(tǒng)計 3）參展商的客戶統(tǒng)計 4． 3 展會期間的現(xiàn)場工作 4． 3． 1 會議現(xiàn)場服務管理 一般說來，會議現(xiàn)場服務管理包括以下基本內(nèi)容： ? 會議場所的租賃 ? 會議場所的對接與布置 ? 報到與接待 ? 會議組織與管理 ? 會務服務 ? 資訊服務 ? 餐飲服務 1）會議場所 2）會場布局 3）報到接待 4）議程和主持人 5）會務服務 4． 3． 2 展覽期間的現(xiàn)場工作 1）觀眾登記注冊和服務 2）參展商現(xiàn)場聯(lián)絡和服務 3）媒體接待與采訪 4）公關(guān)和重要接待活動 5）現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作 6）展會相關(guān)活動的協(xié)調(diào)管理 7）現(xiàn)場清潔 8）知識產(chǎn)權(quán)保護工作 9）有關(guān)信息的搜集與整理 10）與場地部門結(jié)