【正文】 組織、指揮、用人、控制等五項 。 主管是企業(yè)榮寵的職位，也是一般員工追求的地位象征，因此，它被賦予某些角色規(guī)范，以發(fā)揮該職位應有的特定功能，以下分兩方面來說明主管的角色與功能。主管的角色 由于企業(yè)規(guī)模的擴大，人際關系日趨復雜，主管所扮演的角色日益繁多，加上企業(yè)給予他某些法定地位與職權，主管不再只扮演單一角色。依學者的研究，主管的角色可分成人際、信息及決策等三大類角色；若詳加以分析，則可擴大為十大角色。而此三大類角色，最先產生的是人際關系角色，緊接著為信息角色，最后才是決策角色，其間關系可見圖三。 人際關系角色人際關系角色，乃指主管身份要與各界打交道，故要建立各種人際關系。一般又將此分成頭臉人物（figurehead）、領導者及聯(lián)系者三種。頭臉人物乃指因職務和地位上的需要，必須執(zhí)行社交、法律及典禮儀式等任務，如主持部屬的婚禮、迎接來訪的重要客戶。領導者則指要給部屬明確的目標，激勵員工士氣及培養(yǎng)部屬做事的能力，并給予部屬應有的獎懲等。聯(lián)系者乃指主管要與各部門溝通與協(xié)調，不管是上級或平行部門，主管都要與他們建立信息與溝通管道，主管是個聯(lián)系針（linking pin），其與上級、其它部門及外界關系系建立在這種角色上。 企業(yè)組織給予的 正式職權與地位 圖三 主管的角色 信息角色（informational role）這類角色描述主管如何處理各種情報，不管是與其它部門交換，或與外界客　戶、經銷商或零售商，皆可獲得大量情報。主管的信息角色又可分成三大類：即偵測者、傳播者及發(fā)言人。 作為偵測者，主管要眼觀四方、耳聽八方。他要掌握周遭環(huán)境動態(tài)及其變化，這些情報多半帶有機密性。一方面他因身為聯(lián)系者而與外界有廣泛的接觸，一方面又因居于領導者的地位，而能獲得這些珍貴情報。至于身為傳播者，主管將有關機密性情報告訴部屬，一方面與部屬分享，一方面要部屬采取必要的配合行動或解決對策。此外，身為發(fā)言人，主管則為該單位的法定代表，他要定期向企業(yè)主說明其單位的工作狀況，甚至有時也要向訪客簡報，介紹其部門的營運狀況與管理心得。有關信息角色可詳見圖四與表一。 圖四 主管之信息角色 決策角色（decision making role）主管的決策角色共有四類，即創(chuàng)新者、解決紛爭者、資源分配者及談判者。創(chuàng) 新者指主管負責組織的革新事宜，他隨時發(fā)現(xiàn)問題與把握機會，親自訂定革新計劃與因應措施。解決紛爭角色，為當部門或部門閑發(fā)生沖突或重大危機時，他要及時挺身而出，負責解決問題。資源分配者角色，則指他要依優(yōu)先次序來分配部門的經費預算，重要職位的升遷以及他個人的時間，他要做適當?shù)慕M織設計，以使部屬適才適所。至于談判者角色則指主管身膺重責，與外界重要關系人做決定性的談判，只有主管才有權與有能力做此工作。 表一 主管的角色主管的角色描述明顯的活動人際的：頭臉人物領導者聯(lián)絡者象征領袖，為了法律或社會因素而必須從事一些例行責任。負責激勵及使部屬完成工作，負責任用、訓練等相關工作。維持一個自己發(fā)展的及和外界提供信息的人士所構成的架構網。慶典，身份要求，別人請托。幾乎所有管理活動和部屬有關。信件來往，其它和外界人士來往的活動。信息的：偵測者傳播者發(fā)言人尋找和接收廣泛的有用信息以利于了解組織及面對的環(huán)境，呈現(xiàn)出一種神經中樞似的組織中心，以收集內部和外部的信息。將由外界或其它部屬得到的訊息告知部屬，有些是實際的，有些則必須加以分析整合。將組織的計劃、政策、行動成果讓外界知息。處理一切信件和有關的接觸事宜，主要為了得到信息。為了信息的目的而將信息傳給組織中的人們，并和部屬做口語的聯(lián)系。將訊息傳給外界人士。決策的：創(chuàng)新者解決紛爭者資源分配者談判者為組織尋找機會并創(chuàng)造帶動變革的“改善計劃”，也監(jiān)督計劃的設計。當組織面臨重大、料想不到的困難時，負責采取協(xié)調、統(tǒng)合行動。負責將組織的所有資源做最適當?shù)姆峙洌岳匾獩Q策能有效執(zhí)行。重要談判時代組織。策略及一些新作為的設計、創(chuàng)新改革計劃。擬定與執(zhí)行應付紛擾及危機之策略與行動。安排日程，運用職權，涉及預算及有關部屬工作規(guī)劃的各種活動。和外界談判。 主管的管理功能 主管的管理功能有五：即規(guī)劃、組織、指揮、用人及控制等要項，這些要項彼此閑由前后的銜接關系，其閑關系可以圖五表示之： 圖五 主管的管理功能 規(guī)劃：知己知彼、百戰(zhàn)百勝的工夫古人說：“凡事預則立，不預則廢。”由此可知規(guī)劃的重要性。規(guī)劃是一種知 己知彼的工作，也是企業(yè)管理的首要功能，主管只要規(guī)劃做得好，其它事就可順利開展。一般而言，規(guī)劃有四大要務：1. 評估外界環(huán)境情勢的變化，分析有哪些趨勢對自己而言是機會（有利），哪 些是威脅（不利）。規(guī)劃乃是講求如何運籌帷幄、化沖擊與威脅為機會的工夫。2. 了解本身有哪些資源——自己的強處與弱點在哪里，以尋找安身利命的有利 基礎，亦即界定自己的生存空間與發(fā)展方向（利基niche所在），以發(fā)揮所長，貢獻企業(yè)未來發(fā)展。3. 建立負責部門的整體目標與長期發(fā)展計劃，這些目標乃以對未來情勢發(fā)展所 作的預測，加上某些“勉強”成分所訂的高標準，而以這些目標和計劃作為部門努力的方向和績效衡量的準繩。4. 依整體目標再擬訂部門的政策方針與策略，以使人力、物力及時間等資源做 最充分與最有效的利用。 組織：團隊合作、建立共識 組織的目的就是要將一群烏合之眾化成百萬雄師，強調“三個臭皮匠勝過一個諸葛亮”。主管是成事者，故不能事必躬親，而要借著“組織設計”發(fā)揮團隊合作之效，使整體大于個別之和。一般而言，組織設計涉及以下三種做法： 1. 組織使將各懷鬼胎者引導邁向齊一的目標，故必須藉助五C建立共識（即溝通Communication 協(xié)調Coordination 忍讓Compromise 共識Consensus 合作 Cooperation）。 2. 主管基于對每個部屬的了解，設法使他發(fā)揮所長，以達到分工專業(yè)化的專精效果，因此組織是人才的組合，也是每個人要發(fā)揮其專業(yè)才華之所在。 3. 主管除設法讓部屬充分表現(xiàn)外，更應透過溝通與協(xié)調工夫，使部屬上下一心（人和）。主管要由理念的灌輸、會議、目標或委員會以及各種制度設計，促使大家彼此相互配合，同心協(xié)力，摒棄本位主義。 用人：知人善任、適才適所企業(yè)是要靠人來提高生產力的，主管懂得用人才能水漲船高，傾其心智去規(guī)劃事，否則若不敢授權，盡己之力只能做些小事。至于主管用人一般應注意：1. 人才靠培養(yǎng)，挖角不能建立共識。2. 士為知己者死，人的能力與向心力是靠激勵來發(fā)揮其潛能的。3. 我們要用的是最適當?shù)娜耍亲詈玫娜恕?. 培養(yǎng)部屬工作的成熟度，使其潛力浮出水面。5. 利用輪調或第二專長的培養(yǎng)，使部屬隨時能“接棒”。 指揮：建立共識、培養(yǎng)使命感部屬是主管的鏡子，有怎樣的部屬就有怎樣的主管，主管必須設法讓部屬建立共識，賦予責任心與使命感，員工才有勇于做事的抱負和且身感，故主管宜注意：1. 身教重于言教，待人首重誠心。2. 要有親和力，使部屬成為自己的信徒。3. 身先士卒，要求部屬之前要先要求自己。4. 力行“揚善于公堂，規(guī)過于私室”。5. 獎懲宜靈活運用，但應遵守褒獎少斥責的原則。 控制：追蹤考核、確保成果只有追蹤考核，才能確保目標達到、規(guī)劃落實。主管必須事先制定各種衡量基準，掌握情報回饋，才能掌握大局，達成任務，為做好控制工作，宜遵守下列原則： 1. 祛除“亡羊補牢，為時未晚”的心態(tài)。2. 重點管理，注意各種例外狀況。3. 定期評估績效，而非年終才算總賬。4. 評估標準明確具體，盡可能數(shù)字量化。5. 機會教育，吸取別人的慘痛教訓，避免重蹈覆轍。三、主管應具備的能力與條件 主管應具備技術性、人際性、概念性、診斷性等管理技巧；并具備洞察力、敏感力、遠視力、應變力、集中力、忍耐力等管理能力。 主管是人人欣羨，且極力想爭取的職位，但僧多粥少，并非每個人皆能幸運的如愿。孟子說：“天將降大任于斯人也，比先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚……?！笨梢姰斨鞴鼙匾涍^一番歷練，才得榮登要職。主管既為得天獨厚的秀異分子