【正文】 次比較全面細(xì)致的工作流程調(diào)研。在這次調(diào)研過程中得到雅德居集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層和各部門的積極配合，ERP調(diào)研小組了解到了各個(gè)部門的基本業(yè)務(wù)流程和職能以及今后對信息系統(tǒng)的需求,同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了一些部門的工作流程上的一些問題。下面，我們將對每個(gè)部門的問題、需求、流程作一一的解釋說明，并列出ERP實(shí)施調(diào)研小組的實(shí)施方案。 國貿(mào)部實(shí)施國貿(mào)部作為雅德居集團(tuán)產(chǎn)品與外界（客戶）聯(lián)系的市場與銷售部門，在整個(gè)雅德居集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)中占據(jù)著重要的地位，同生產(chǎn)，儲運(yùn)、包裝、計(jì)劃、產(chǎn)品開發(fā)等部門有著緊密的數(shù)據(jù)交換和信息傳遞。作為雅德居集團(tuán)生產(chǎn)、經(jīng)營等信息的入口，國貿(mào)部從獲得國外銷售人員提供的客戶需求信息，根據(jù)雅德居集團(tuán)各部門的工作職能對這些信息進(jìn)行分解，如包裝要求傳遞到包裝部，樣品要求傳遞到產(chǎn)品開發(fā)部，技術(shù)要求傳遞到技術(shù)開發(fā)中心等，這就要求雅德居集團(tuán)各部門工作職能明確，信息、數(shù)據(jù)的傳遞要及時(shí)、準(zhǔn)確，但在辦公自動(dòng)化與信息管理項(xiàng)目未應(yīng)用的狀態(tài)下還無法做到信息、數(shù)據(jù)、技術(shù)資料的完全共享，也產(chǎn)生大量的重復(fù)勞動(dòng)，降低了工作效率，從而導(dǎo)致國貿(mào)部在同國外銷售人員、企業(yè)內(nèi)部甚至客戶進(jìn)行交流與確認(rèn)時(shí)造成各環(huán)節(jié)工作的脫節(jié)，無法及時(shí)進(jìn)行后續(xù)的生產(chǎn)、客戶銷售與服務(wù)的跟蹤。目前國貿(mào)部有一部分工作環(huán)節(jié)進(jìn)行信息流與數(shù)據(jù)流的審核流程控制，如客戶報(bào)價(jià)流程、定單修改變更流程，但是整個(gè)國貿(mào)部的運(yùn)作流程中還缺乏完整的單據(jù)流、信息流的控制，因此在管理制度與審核流程制度未健全的環(huán)境下，信息與單據(jù)無法及時(shí)反饋到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，無法作出及時(shí)的響應(yīng)，從而導(dǎo)致無法建立一套完整、順暢的工作流。其它部門在定單產(chǎn)品生產(chǎn)、樣品開發(fā)、出貨、結(jié)算等信息的反饋時(shí)間與數(shù)據(jù)傳遞方面無法同國貿(mào)部建立良好的溝通管道，從而影響國貿(mào)部在定單執(zhí)行情況、客戶銷售、服務(wù)跟蹤等方面缺乏有效的信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷與處理。另外，國貿(mào)部面對數(shù)量分散的海外客戶，由于地域和文化的關(guān)系，對不同的客戶必須有不同的界面風(fēng)格（單據(jù)）。這么一來，國貿(mào)部還要面對許多不同風(fēng)格的表單的登打和輸入的工作，這在無形之中也加重了國貿(mào)部的工作量。在上面的國貿(mào)部主要工作內(nèi)容的闡述中，已經(jīng)提到了國貿(mào)部的許多工作難點(diǎn)，下面我們詳細(xì)列示國貿(mào)部的具體需求以及ERP軟件的實(shí)施方案。國貿(mào)部主要需求：1. 客戶報(bào)價(jià)、訂單（包括修改）歷史記錄的查詢、統(tǒng)計(jì)與管理。2. 報(bào)價(jià)單必須提供全面的信息:包裝情況、貨品詳盡描述、幣種等。3. 針對不同的客戶有相應(yīng)的提示（可通過某些功能設(shè)定與在業(yè)務(wù)流程中的流轉(zhuǎn)單據(jù)和信息進(jìn)行對比后實(shí)現(xiàn)）。4. 技術(shù)部產(chǎn)品資料的更新動(dòng)態(tài)提示及查詢。5. 報(bào)價(jià)單的動(dòng)態(tài)匯總，輸出、分析。6. 樣品記錄的管理。7. 各部門對國貿(mào)部傳遞的信息及時(shí)提供相關(guān)信息反饋。8. 訂單執(zhí)行情況的動(dòng)態(tài)跟蹤，如生產(chǎn)情況、結(jié)算信息等。9. 客戶驗(yàn)廠記錄的管理。10. 有售價(jià)政策的管理，同一個(gè)產(chǎn)品針對不同的客戶會(huì)有不同的價(jià)格。11. 在單據(jù)輸入過程中選定貨品代號后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出與該貨品相關(guān)的全面信息（如貨品規(guī)格、技術(shù)性資料）。12. 建立完善的客戶資源，信息分析管理（可按區(qū)域、業(yè)務(wù)員）。13. 對產(chǎn)品的非結(jié)構(gòu)性變化有一定的修改的權(quán)力。14. 信用證的審核管理及傭金的支付。15. 所有單據(jù)的輸入、輸出都要提供中英文兩種格式。16. 各部門、操作人員要建立完善的權(quán)限的管理制度，進(jìn)行規(guī)范化的操作。17. 在業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)要在不同的地點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的查詢。18. 對應(yīng)客戶的管理流程與要求，國貿(mào)部的業(yè)務(wù)流程中要有提示。19. 報(bào)價(jià)單格式能與不同客戶所需的單據(jù)格式相對應(yīng)。圖31國貿(mào)部信息化流程圖國貿(mào)部ERP軟件實(shí)施方案：我們的ERP軟件FAS2000中的訂單管理的模塊可以很好的解決國貿(mào)部目前存在的問題，滿足國貿(mào)部的需求。在這個(gè)模塊中，我們提供了從報(bào)價(jià)、受訂到銷售出貨這樣一個(gè)流程的管理，并且每個(gè)工作階段記錄的信息可以串聯(lián)起來，最終達(dá)到對整個(gè)銷售過程的跟蹤，提供的單據(jù)主要有報(bào)價(jià)單、受訂單、銷貨單、出庫單等，在單據(jù)之間的信息傳遞是自動(dòng)完成的。也就是說，在報(bào)價(jià)單輸入完成之后，受訂單和銷貨單都可以依據(jù)報(bào)價(jià)單的信息自動(dòng)生成。這樣一來，既提高了準(zhǔn)確性，又避免了重復(fù)勞動(dòng)。當(dāng)然，這樣做的前提是單據(jù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。如何做到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，我們提供了一個(gè)功能強(qiáng)大的審核流程設(shè)計(jì)。它可以確保對每張單據(jù)都進(jìn)行嚴(yán)格周密的審核，做到萬無一失。做完了單據(jù)的錄入工作，還可對單據(jù)的歷史信息進(jìn)行歸集整理。我們對每種單據(jù)都提供了對應(yīng)的明細(xì)表和統(tǒng)計(jì)表，而且每種報(bào)表都有多種的查詢條件，可以最大限度的滿足雅德居集團(tuán)對表單信息的查詢、分析管理。在表單的對外輸出處理上，我們提供了表單的打印套版模式，它的作用是可以針對不同的對象輸出不同的界面，它調(diào)用的是微軟的EXECL應(yīng)用程序，只要預(yù)先根據(jù)已有的單據(jù)編輯好模版，在以后的工作中就可以很輕松的打印出需要的表單。我們對客戶的管理有八個(gè)方面，包括基礎(chǔ)資料、特色資料、賬款管理、營業(yè)資料、徵信紀(jì)錄、麥頭資料、貿(mào)易資料、售價(jià)政策等，全面的涵蓋了客戶信息，而且它跟系統(tǒng)是緊密結(jié)合的，如賬款管理就能實(shí)時(shí)的管控到客戶的信用信息，一旦客戶信用透支，就會(huì)彈出警示窗口。在售價(jià)政策的管理上，我們有一套裝專門的定價(jià)政策，它包括售價(jià)和采購政策，它可以從品種、客戶、幣種、包裝、數(shù)量、時(shí)間等多個(gè)項(xiàng)目上對價(jià)格進(jìn)行管理。對于國貿(mào)部一些其它的需求，諸如信用證、樣品的管理等，目前ERP無法提供直接的功能進(jìn)行記錄與管理，我們會(huì)尋找一個(gè)變通的方式實(shí)現(xiàn)（或進(jìn)行二次開發(fā)）。216。 報(bào)價(jià)貨品的當(dāng)前庫存、在制品、借入借出數(shù)量，成本及毛利預(yù)測216。 自定義貨品利潤分析公式216。 可直接生成訂單，報(bào)價(jià)記憶功能216。 提供報(bào)價(jià)明細(xì)及統(tǒng)計(jì)表216。 由報(bào)價(jià)單直接轉(zhuǎn)入或直接輸入216。 客戶報(bào)價(jià)BOM轉(zhuǎn)為訂單BOM216。 受訂貨品的當(dāng)前庫存、在制品、借入借出數(shù)量，成本及毛利預(yù)測216。 預(yù)收款及預(yù)收款退回的處理216。 訂單記憶功能，客戶信用額度控制216。 提供訂貨已交及未交反映明細(xì)表216。 訂單到銷貨單的自動(dòng)轉(zhuǎn)入216。 控制出庫貨品序列號，支持貨品按批處理216。 提供銷貨退回、銷貨折讓及銷貨費(fèi)用的處理216。 控制銷售價(jià)格、補(bǔ)開發(fā)票處理216。 客戶信用額度控制216。 借出貨品單據(jù)轉(zhuǎn)入功能216。 與財(cái)務(wù)、收付帳款無縫接連，確認(rèn)應(yīng)付帳款的成立，生成憑證216。 提供銷貨明細(xì)表、統(tǒng)計(jì)表及銷貨貨品序列號明細(xì)表 財(cái)務(wù)部實(shí)施財(cái)務(wù)部作為雅德居集團(tuán)各種原始數(shù)據(jù)最終匯集的中心，它幾乎和各個(gè)部門都有數(shù)據(jù)的接口，因此財(cái)務(wù)部必須進(jìn)行大量、重復(fù)的數(shù)據(jù)的采集與匯總、統(tǒng)計(jì)、分析工作。如采購部要提供采購的信息以便財(cái)務(wù)部門及時(shí)付款；制造部門要提供生產(chǎn)上的生產(chǎn)耗用信息以便財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確核算產(chǎn)品成本；開發(fā)部門要提供新產(chǎn)品的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以便財(cái)務(wù)部門給其他相關(guān)部門提供比較準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)依據(jù)等等。財(cái)務(wù)部門則會(huì)根據(jù)各個(gè)部門提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)上的處理，最后生成各種財(cái)務(wù)報(bào)表，給最高管理層提供一個(gè)決策上的支持。然而，由于目前雅德居信息化條件的不成熟，導(dǎo)致各個(gè)部門提供的數(shù)據(jù)或者不準(zhǔn)確，或者不及時(shí)，由此得出的各種財(cái)務(wù)報(bào)表也就不能真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，決策者也就沒有辦法根據(jù)這些報(bào)表及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的問題，從而作出相應(yīng)的調(diào)整動(dòng)作。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常的情況下，這些問題很容易被掩蓋，一旦企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營出現(xiàn)異常，這些問題就會(huì)成為企業(yè)改善經(jīng)營的最大障礙。財(cái)務(wù)部作為管理資金流的職能部門，對資金的使用管理也是非常重要的。尤其是對往來賬款的管理上，雅德居目前來說，如何有效的安排付款以及及時(shí)查詢收款信息是非常必要的。但是財(cái)務(wù)部現(xiàn)在只能根據(jù)各個(gè)采購科上報(bào)的請款單來安排付款，沒辦法主動(dòng)有效的了解供貨廠商的到貨和結(jié)算信息。在收款這一環(huán)節(jié)，由于中間環(huán)節(jié)比較多，要經(jīng)過國貿(mào)部、儲運(yùn)科等部門的信息傳遞，財(cái)務(wù)部往往也不能及時(shí)了解到貨款回收的相關(guān)信息,綜合以上幾個(gè)方面雅德居集團(tuán)財(cái)務(wù)部在各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)只能做到事后的信息處理，還無法做到相對準(zhǔn)確的預(yù)算與核算控制。也就無法及時(shí)的反映出雅德居集團(tuán)的經(jīng)營狀況。財(cái)務(wù)部的主要需求：1． 提供全面的、多種組合條件的銷售情況的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表2． 提供準(zhǔn)確的產(chǎn)品成本核算（要包含在制品）3． 傭金的自動(dòng)攤銷及多種條件的匯總查詢4． 進(jìn)口原料的核算管理5． 托外加工的成本核算6． 信用證的管理7． 應(yīng)付帳款的控制管理，需看到采購合同8． 內(nèi)部發(fā)票與稅務(wù)發(fā)票的對應(yīng)9． 在成本核算中提供及時(shí)、準(zhǔn)確的產(chǎn)品技術(shù)資料信息10． 采購部提供及時(shí)、準(zhǔn)確的材料價(jià)格波動(dòng)信息11． 不同的客戶，同一個(gè)產(chǎn)品（技術(shù)要求不同）要有不同的產(chǎn)品成本12． 目前采用定額成本，系統(tǒng)今后可及時(shí)計(jì)算出實(shí)際成本13． 希望生產(chǎn)部提供及時(shí)的在制品，托外加工所在狀態(tài)的信息14． 原料庫、成品庫提供及時(shí)、準(zhǔn)確的出、入庫明細(xì)信息15． 建立完善的預(yù)算、核算、控制、監(jiān)督制度 圖32 財(cái)務(wù)部信息化流程圖財(cái)務(wù)部ERP軟件的實(shí)施方案：FAS2000作為一套完整的企業(yè)信息化管理軟件，有著功能完善的財(cái)務(wù)管理模塊。它既有符合我國新會(huì)計(jì)制度和稅收制度的特點(diǎn)，同時(shí)也吸取了國外財(cái)務(wù)管理的先進(jìn)管理思想。我們的財(cái)務(wù)模塊中提供了帳務(wù)處理、報(bào)表制作、帳簿打印等項(xiàng)目。在帳務(wù)處理中，包含了憑證的輸入、審核、記帳等功能，報(bào)表制作內(nèi)含九張預(yù)定義的財(cái)務(wù)報(bào)表，即企業(yè)常用的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表、制造費(fèi)用明細(xì)表、管理費(fèi)用明細(xì)表、財(cái)務(wù)費(fèi)用明細(xì)表、銷售費(fèi)用表、現(xiàn)金流量表，另外，我們還提供了特殊報(bào)表功能，可以方便地根據(jù)雅德居的需要制作特定的報(bào)表格式。在帳簿打印中，我們也提供了自定義套版打印的功能，方便對不同的對象輸出不同的格式。在往來賬款的管理上，我們?yōu)檠诺戮蛹瘓F(tuán)提供了收付款模塊，這個(gè)模塊中有收付款的各種明細(xì)表、匯總表和分析表，如賬齡分析表，賬款變動(dòng)表等等。我們的FAS2000是一套集成性非常高的軟件，所有數(shù)據(jù)都可以在各個(gè)模塊之間流轉(zhuǎn)。只要給財(cái)務(wù)部相關(guān)的人員足夠的權(quán)限，他就可以很方便的查詢其他部門的數(shù)據(jù)和表單，及時(shí)的獲得雅德居集團(tuán)決策層所關(guān)心的經(jīng)營信息。在整個(gè)財(cái)務(wù)管理的過程中對與預(yù)算與核算的控制在ERP系統(tǒng)中也有相關(guān)的輔助功能，但對于雅德居集團(tuán)在財(cái)務(wù)管理過程中已經(jīng)明確的、量化的需求會(huì)在培訓(xùn)工作中進(jìn)行設(shè)定，如有暫時(shí)無法實(shí)現(xiàn)的需求也會(huì)根據(jù)需求的重要程度通過變通或二次開發(fā)的方式實(shí)現(xiàn)。216。 多貨幣、多會(huì)計(jì)制度、多稅制處理、集團(tuán)報(bào)表合并及報(bào)表需求處理216。 與其它各個(gè)系統(tǒng)集成，實(shí)時(shí)控制成本與