【正文】 次比較全面細致的工作流程調(diào)研。在這次調(diào)研過程中得到雅德居集團領(lǐng)導層和各部門的積極配合，ERP調(diào)研小組了解到了各個部門的基本業(yè)務流程和職能以及今后對信息系統(tǒng)的需求,同時也發(fā)現(xiàn)了一些部門的工作流程上的一些問題。下面，我們將對每個部門的問題、需求、流程作一一的解釋說明，并列出ERP實施調(diào)研小組的實施方案。 國貿(mào)部實施國貿(mào)部作為雅德居集團產(chǎn)品與外界（客戶）聯(lián)系的市場與銷售部門，在整個雅德居集團的組織結(jié)構(gòu)中占據(jù)著重要的地位，同生產(chǎn)，儲運、包裝、計劃、產(chǎn)品開發(fā)等部門有著緊密的數(shù)據(jù)交換和信息傳遞。作為雅德居集團生產(chǎn)、經(jīng)營等信息的入口，國貿(mào)部從獲得國外銷售人員提供的客戶需求信息，根據(jù)雅德居集團各部門的工作職能對這些信息進行分解，如包裝要求傳遞到包裝部，樣品要求傳遞到產(chǎn)品開發(fā)部，技術(shù)要求傳遞到技術(shù)開發(fā)中心等，這就要求雅德居集團各部門工作職能明確，信息、數(shù)據(jù)的傳遞要及時、準確，但在辦公自動化與信息管理項目未應用的狀態(tài)下還無法做到信息、數(shù)據(jù)、技術(shù)資料的完全共享，也產(chǎn)生大量的重復勞動，降低了工作效率，從而導致國貿(mào)部在同國外銷售人員、企業(yè)內(nèi)部甚至客戶進行交流與確認時造成各環(huán)節(jié)工作的脫節(jié)，無法及時進行后續(xù)的生產(chǎn)、客戶銷售與服務的跟蹤。目前國貿(mào)部有一部分工作環(huán)節(jié)進行信息流與數(shù)據(jù)流的審核流程控制，如客戶報價流程、定單修改變更流程，但是整個國貿(mào)部的運作流程中還缺乏完整的單據(jù)流、信息流的控制，因此在管理制度與審核流程制度未健全的環(huán)境下，信息與單據(jù)無法及時反饋到相關(guān)的負責人，無法作出及時的響應，從而導致無法建立一套完整、順暢的工作流。其它部門在定單產(chǎn)品生產(chǎn)、樣品開發(fā)、出貨、結(jié)算等信息的反饋時間與數(shù)據(jù)傳遞方面無法同國貿(mào)部建立良好的溝通管道，從而影響國貿(mào)部在定單執(zhí)行情況、客戶銷售、服務跟蹤等方面缺乏有效的信息、數(shù)據(jù)進行判斷與處理。另外，國貿(mào)部面對數(shù)量分散的海外客戶，由于地域和文化的關(guān)系，對不同的客戶必須有不同的界面風格（單據(jù)）。這么一來，國貿(mào)部還要面對許多不同風格的表單的登打和輸入的工作，這在無形之中也加重了國貿(mào)部的工作量。在上面的國貿(mào)部主要工作內(nèi)容的闡述中，已經(jīng)提到了國貿(mào)部的許多工作難點，下面我們詳細列示國貿(mào)部的具體需求以及ERP軟件的實施方案。國貿(mào)部主要需求：1. 客戶報價、訂單（包括修改）歷史記錄的查詢、統(tǒng)計與管理。2. 報價單必須提供全面的信息:包裝情況、貨品詳盡描述、幣種等。3. 針對不同的客戶有相應的提示（可通過某些功能設(shè)定與在業(yè)務流程中的流轉(zhuǎn)單據(jù)和信息進行對比后實現(xiàn)）。4. 技術(shù)部產(chǎn)品資料的更新動態(tài)提示及查詢。5. 報價單的動態(tài)匯總，輸出、分析。6. 樣品記錄的管理。7. 各部門對國貿(mào)部傳遞的信息及時提供相關(guān)信息反饋。8. 訂單執(zhí)行情況的動態(tài)跟蹤，如生產(chǎn)情況、結(jié)算信息等。9. 客戶驗廠記錄的管理。10. 有售價政策的管理，同一個產(chǎn)品針對不同的客戶會有不同的價格。11. 在單據(jù)輸入過程中選定貨品代號后系統(tǒng)會自動帶出與該貨品相關(guān)的全面信息（如貨品規(guī)格、技術(shù)性資料）。12. 建立完善的客戶資源，信息分析管理（可按區(qū)域、業(yè)務員）。13. 對產(chǎn)品的非結(jié)構(gòu)性變化有一定的修改的權(quán)力。14. 信用證的審核管理及傭金的支付。15. 所有單據(jù)的輸入、輸出都要提供中英文兩種格式。16. 各部門、操作人員要建立完善的權(quán)限的管理制度，進行規(guī)范化的操作。17. 在業(yè)務流程中的數(shù)據(jù)要在不同的地點進行實時、動態(tài)的查詢。18. 對應客戶的管理流程與要求，國貿(mào)部的業(yè)務流程中要有提示。19. 報價單格式能與不同客戶所需的單據(jù)格式相對應。圖31國貿(mào)部信息化流程圖國貿(mào)部ERP軟件實施方案：我們的ERP軟件FAS2000中的訂單管理的模塊可以很好的解決國貿(mào)部目前存在的問題，滿足國貿(mào)部的需求。在這個模塊中，我們提供了從報價、受訂到銷售出貨這樣一個流程的管理，并且每個工作階段記錄的信息可以串聯(lián)起來，最終達到對整個銷售過程的跟蹤，提供的單據(jù)主要有報價單、受訂單、銷貨單、出庫單等，在單據(jù)之間的信息傳遞是自動完成的。也就是說，在報價單輸入完成之后，受訂單和銷貨單都可以依據(jù)報價單的信息自動生成。這樣一來，既提高了準確性，又避免了重復勞動。當然，這樣做的前提是單據(jù)的數(shù)據(jù)準確無誤。如何做到數(shù)據(jù)的準確無誤，我們提供了一個功能強大的審核流程設(shè)計。它可以確保對每張單據(jù)都進行嚴格周密的審核，做到萬無一失。做完了單據(jù)的錄入工作，還可對單據(jù)的歷史信息進行歸集整理。我們對每種單據(jù)都提供了對應的明細表和統(tǒng)計表，而且每種報表都有多種的查詢條件，可以最大限度的滿足雅德居集團對表單信息的查詢、分析管理。在表單的對外輸出處理上，我們提供了表單的打印套版模式，它的作用是可以針對不同的對象輸出不同的界面，它調(diào)用的是微軟的EXECL應用程序，只要預先根據(jù)已有的單據(jù)編輯好模版，在以后的工作中就可以很輕松的打印出需要的表單。我們對客戶的管理有八個方面，包括基礎(chǔ)資料、特色資料、賬款管理、營業(yè)資料、徵信紀錄、麥頭資料、貿(mào)易資料、售價政策等，全面的涵蓋了客戶信息，而且它跟系統(tǒng)是緊密結(jié)合的，如賬款管理就能實時的管控到客戶的信用信息，一旦客戶信用透支，就會彈出警示窗口。在售價政策的管理上，我們有一套裝專門的定價政策，它包括售價和采購政策，它可以從品種、客戶、幣種、包裝、數(shù)量、時間等多個項目上對價格進行管理。對于國貿(mào)部一些其它的需求，諸如信用證、樣品的管理等，目前ERP無法提供直接的功能進行記錄與管理，我們會尋找一個變通的方式實現(xiàn)（或進行二次開發(fā)）。216。 報價貨品的當前庫存、在制品、借入借出數(shù)量，成本及毛利預測216。 自定義貨品利潤分析公式216。 可直接生成訂單，報價記憶功能216。 提供報價明細及統(tǒng)計表216。 由報價單直接轉(zhuǎn)入或直接輸入216。 客戶報價BOM轉(zhuǎn)為訂單BOM216。 受訂貨品的當前庫存、在制品、借入借出數(shù)量，成本及毛利預測216。 預收款及預收款退回的處理216。 訂單記憶功能，客戶信用額度控制216。 提供訂貨已交及未交反映明細表216。 訂單到銷貨單的自動轉(zhuǎn)入216。 控制出庫貨品序列號，支持貨品按批處理216。 提供銷貨退回、銷貨折讓及銷貨費用的處理216。 控制銷售價格、補開發(fā)票處理216。 客戶信用額度控制216。 借出貨品單據(jù)轉(zhuǎn)入功能216。 與財務、收付帳款無縫接連，確認應付帳款的成立，生成憑證216。 提供銷貨明細表、統(tǒng)計表及銷貨貨品序列號明細表 財務部實施財務部作為雅德居集團各種原始數(shù)據(jù)最終匯集的中心，它幾乎和各個部門都有數(shù)據(jù)的接口，因此財務部必須進行大量、重復的數(shù)據(jù)的采集與匯總、統(tǒng)計、分析工作。如采購部要提供采購的信息以便財務部門及時付款；制造部門要提供生產(chǎn)上的生產(chǎn)耗用信息以便財務部門準確核算產(chǎn)品成本；開發(fā)部門要提供新產(chǎn)品的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以便財務部門給其他相關(guān)部門提供比較準確的報價依據(jù)等等。財務部門則會根據(jù)各個部門提供的數(shù)據(jù)進行相應的財務上的處理，最后生成各種財務報表，給最高管理層提供一個決策上的支持。然而，由于目前雅德居信息化條件的不成熟，導致各個部門提供的數(shù)據(jù)或者不準確，或者不及時，由此得出的各種財務報表也就不能真實的反應企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，決策者也就沒有辦法根據(jù)這些報表及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的問題，從而作出相應的調(diào)整動作。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常的情況下，這些問題很容易被掩蓋，一旦企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營出現(xiàn)異常，這些問題就會成為企業(yè)改善經(jīng)營的最大障礙。財務部作為管理資金流的職能部門，對資金的使用管理也是非常重要的。尤其是對往來賬款的管理上，雅德居目前來說，如何有效的安排付款以及及時查詢收款信息是非常必要的。但是財務部現(xiàn)在只能根據(jù)各個采購科上報的請款單來安排付款，沒辦法主動有效的了解供貨廠商的到貨和結(jié)算信息。在收款這一環(huán)節(jié)，由于中間環(huán)節(jié)比較多，要經(jīng)過國貿(mào)部、儲運科等部門的信息傳遞，財務部往往也不能及時了解到貨款回收的相關(guān)信息,綜合以上幾個方面雅德居集團財務部在各個部門、各個環(huán)節(jié)只能做到事后的信息處理，還無法做到相對準確的預算與核算控制。也就無法及時的反映出雅德居集團的經(jīng)營狀況。財務部的主要需求：1． 提供全面的、多種組合條件的銷售情況的統(tǒng)計分析報表2． 提供準確的產(chǎn)品成本核算（要包含在制品）3． 傭金的自動攤銷及多種條件的匯總查詢4． 進口原料的核算管理5． 托外加工的成本核算6． 信用證的管理7． 應付帳款的控制管理，需看到采購合同8． 內(nèi)部發(fā)票與稅務發(fā)票的對應9． 在成本核算中提供及時、準確的產(chǎn)品技術(shù)資料信息10． 采購部提供及時、準確的材料價格波動信息11． 不同的客戶，同一個產(chǎn)品（技術(shù)要求不同）要有不同的產(chǎn)品成本12． 目前采用定額成本，系統(tǒng)今后可及時計算出實際成本13． 希望生產(chǎn)部提供及時的在制品，托外加工所在狀態(tài)的信息14． 原料庫、成品庫提供及時、準確的出、入庫明細信息15． 建立完善的預算、核算、控制、監(jiān)督制度 圖32 財務部信息化流程圖財務部ERP軟件的實施方案：FAS2000作為一套完整的企業(yè)信息化管理軟件，有著功能完善的財務管理模塊。它既有符合我國新會計制度和稅收制度的特點，同時也吸取了國外財務管理的先進管理思想。我們的財務模塊中提供了帳務處理、報表制作、帳簿打印等項目。在帳務處理中，包含了憑證的輸入、審核、記帳等功能，報表制作內(nèi)含九張預定義的財務報表，即企業(yè)常用的資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、財務狀況變動表、制造費用明細表、管理費用明細表、財務費用明細表、銷售費用表、現(xiàn)金流量表，另外，我們還提供了特殊報表功能，可以方便地根據(jù)雅德居的需要制作特定的報表格式。在帳簿打印中，我們也提供了自定義套版打印的功能，方便對不同的對象輸出不同的格式。在往來賬款的管理上，我們?yōu)檠诺戮蛹瘓F提供了收付款模塊，這個模塊中有收付款的各種明細表、匯總表和分析表，如賬齡分析表，賬款變動表等等。我們的FAS2000是一套集成性非常高的軟件，所有數(shù)據(jù)都可以在各個模塊之間流轉(zhuǎn)。只要給財務部相關(guān)的人員足夠的權(quán)限，他就可以很方便的查詢其他部門的數(shù)據(jù)和表單，及時的獲得雅德居集團決策層所關(guān)心的經(jīng)營信息。在整個財務管理的過程中對與預算與核算的控制在ERP系統(tǒng)中也有相關(guān)的輔助功能，但對于雅德居集團在財務管理過程中已經(jīng)明確的、量化的需求會在培訓工作中進行設(shè)定，如有暫時無法實現(xiàn)的需求也會根據(jù)需求的重要程度通過變通或二次開發(fā)的方式實現(xiàn)。216。 多貨幣、多會計制度、多稅制處理、集團報表合并及報表需求處理216。 與其它各個系統(tǒng)集成，實時控制成本與