【正文】 工作? (3)單據(jù)、轉(zhuǎn)帳、報表種類是否齊全? (4)文件整理工作是否順利? (5)是否經(jīng)常研究事務工作手續(xù)? (6)更正錯誤工作情況是否多? (7)是否作了適當?shù)臋z查? (8)有無消除違法行為的安排? (9)是否為減少需要熟練的工作量而推行了標準化? (10)是否對工作的繁簡作了調(diào)整? (11)必要的資料、機器、儀器是否齊全? (12)環(huán)境是否良好? (13)是否經(jīng)常將工作所需成本和工作成果加以比較? (14)是否平均地使用機器、儀器? (15)各部門是否制作過多的文件和單據(jù)的副本? (16)辦公桌、備用品等的配備是否適當? (17)文件是否經(jīng)常周轉(zhuǎn)不動? (18)單據(jù)、帳冊、報表的種類是否過多? (19)除正規(guī)單據(jù)、帳冊、報表外，個人的備忘錄，筆記是否包括在事務工作中?  (20)是否一種單據(jù)、帳冊、報表兼有多種用途反而不便使用? (21)是否根據(jù)單據(jù)、帳冊、報表的傳遞順序考慮辦公桌的配置? (22)在辦事員缺勤時，其他人是否因不了解工作而感到困難? (23)是否提出了辦公標準? (24)是否有一般工作能力的人都能作事務工作? (25)對處理大量工作是否有安排? □ 改善事務工作的檢查表 (1)改善事務工作的原則，應從下述四方面檢查：①能否取消；②能否合并；③能否改變順序；④能否簡化。 (2)研究是否符合目的?應從下述幾方面檢查：①該事務工作的目的何在；②該事務作是為了達到目的所真正需要的嗎；③是否針對目的組織事務工作；④要達到目的，事務工作是否健全；⑤是否能用其他更好的辦法來達到目的。  (3)方針、組織、外部條件的研究，應從下述幾方面檢查：①組織是否分得過細，劃標準有無偏差；②功能的劃分是否重復或部分重復；③各管理人員和監(jiān)督人員的職務及權(quán)限是否明確；④在權(quán)限授權(quán)和權(quán)力分散方面是否都成功；⑤如果改變方針，事務工作手續(xù)及事務工作是否會更簡化；⑥是否對事務工作手續(xù)作了調(diào)整，使之適合外部環(huán)境條件；⑦如果充分研究外部環(huán)境條件，是否就有可能并更容易作某種程度的修改。 (4)事務工作手續(xù)的綜合研究，應從下述幾方面檢查：①該事務工作手續(xù)是否必要?必要，其順序是否能提高辦事效率；②能否按其他事務工作手續(xù)做事，工作本身是否重疊③實際上關系不大的部門是否處理顯然應在該部門處理的事務工作；④是否分別實施目的相同，但形式不同的工作；⑤是否分別實施形式完全相同，但目的不同的工作；⑥是否將同一項目記入幾個不同的單據(jù)、帳冊、報告書，可否把登記項目加以處理，以便統(tǒng)一記帳；⑦管理是否過細；⑧是否經(jīng)常費力去處理一些極少發(fā)生的事情；⑨資料、統(tǒng)計等是否方便人使用10內(nèi)部工作相互制衡，使彼此的工作能自行發(fā)現(xiàn)錯誤；11是否可以通過改變工作方法來消除工作拖拉、浪費時間現(xiàn)象；12是否能想出方法消除工作零亂等現(xiàn)象。 (5)工作和檢查狀況的研究，應從下述幾方面檢查：①這一步驟的目的何在?是否為達到目的所必要的；②這一步驟是否能包括在其他步驟中；③如果取消這一步驟，工作流程是否會縮短或加速，是否能夠改變這一步驟的順序；④如果取消這一步驟，對其他步驟會有什么影響；⑤能否取消轉(zhuǎn)記，能否采取省時有力、無誤的方法進行必要的轉(zhuǎn)記，能否用機器轉(zhuǎn)記；⑥是否能通過采用單據(jù)一次復制多份方式取消轉(zhuǎn)記；⑦能否采用單據(jù)制度，能否使單據(jù)帳簿化，從而取消轉(zhuǎn)記；⑧是否填寫了不必要的單據(jù)、帳冊、記錄及報告書；⑨是否重復進行了驗算和計算；10是否對詳細程度和計算上的正確程度作了不必要的要求；11能否把同種類的工作，例如計算工作集中起來；12一旦削減現(xiàn)在的檢查要點，是否會產(chǎn)生遺漏，遺漏的問題是否重大；13核對和蓋章是否都必要，是否為蓋章而蓋章；14如果改變檢查時間，是否會進一步減少檢查次數(shù)；15工作流程是否最短；16能消減工作停滯、等待狀況，能否通過分帳來解決；17能否設計種單據(jù)、帳冊、報表，使之能夠同時工作，而不是依次工作；18能否盡可能地歸納有的步驟，來減少準備和整理的時間；19是否必須在這個時間進行這一步驟，能否以后中處理；20無徒勞的行為?能否使作法標準化，防止五花八門的情況產(chǎn)生；21能將信息依單據(jù)、冊、報表加以分類，以便于進行下一步工作；22能否以手工操作機械23能否采用機器來減少工作步驟；24能否合并相同步驟，用機器一次處理；25能否利用一覽表等節(jié)省時間。 (6)存放、領取、周轉(zhuǎn)的研究，應從下述幾方面研究：①各部門是否保存過多的復印文件和抄本；②能否改變或取消存檔文件；③怎樣保存檔案；④有無在事務工作中開出的單據(jù)該單據(jù)是否從一開始就必要；⑤能否改變辦事處的布局；⑥能否通過設備或傳遞制度來減少周轉(zhuǎn)。 (8)單據(jù)、帳冊、報表的研究：①該單據(jù)、帳冊、報表是否必要，如果取消該單據(jù)、冊、報表會怎樣；②是否將同一項目記入幾個單據(jù)、帳冊、報表中，能否考慮調(diào)查登記項目來合并單據(jù)、帳冊、報表；③能否采用一次復制多份方式寫單據(jù)；④能否減少復寫張數(shù)，果取消復寫將會怎樣；⑤單據(jù)復寫幾張，發(fā)送何處，該處怎樣使用，能否取消；⑥單據(jù)、帳冊、報告書中是否記入了不必要的事項；⑦有無雖領取了復印件，但在實際工作中并不需要的情況；⑧某一單據(jù)、帳冊、報表的經(jīng)手人是否過多，是否將署名、蓋章的次數(shù)限制在必要的范圍內(nèi)；⑨是否將不必要的事項記入了單據(jù)、帳冊、報表；10有無用備忘錄、便箋辦事的情況，能否使用正式的標準式樣；11能否將兩個以上的單據(jù)、帳冊、報合并成一個；12能否將一個單據(jù)、帳冊、報表分兩個以上；13有無可廢除的帳面；14帳簿能否隨身攜帶；15單據(jù)是否會中途卡住；16是否徹底使用單據(jù)等使管理更有效。 (8)事務工作分派問題的研究，應從下述幾方面研究：①工作內(nèi)容是否超出負責人的力②是否再低一級的人員也能作這項工作；③有無空閑時間，如有，這些時間是否得到利用④是否根據(jù)工作等級決斷性工作、操作、雜務、來安排與之相適應的負責人；⑤是否適當?shù)嘏涔ぷ髁浚虎薹峙墒聞盏膬?nèi)容是否相等；⑦是否調(diào)整工作量。 □ 有關單據(jù)、帳冊、報表及其它文件的調(diào)查事項 (1)總問題點：①該單據(jù)、帳冊、報表是否真正需要；②是否對單據(jù)、帳冊、報表作設計，使單據(jù)、帳冊、報表特別是總帳發(fā)揮管理資料的作用；③能否與其他單據(jù)、帳冊、報表合并；④是否所復印的每一張都真正需要。 (2)用紙：①紙張大小是否適度；②是否符合標準規(guī)格；③紙張的質(zhì)量、重量是否適度④是否對紙張的橫紋、豎紋作了考慮；⑤是否考慮到復寫時要夾進復寫紙。 (3)印刷、裝訂等：①印刷方式是否恰當；②鉛字大小是否合適；③是否巧妙地使用粗體字；④是否巧妙地使用了線條設計；⑤是否考慮了顏色；⑥是否考慮了打紙型。  (4)版面設計：①記入規(guī)則是否一讀就懂；②是否是左起橫寫；③有無不必要的記入項或該項考慮過用不加封的信封發(fā)送；④是否充分活用了選擇式；⑤是否會與其他帳票混淆⑥索引是否處于明顯位置；⑦有無設插圖的必要；⑧在明白以后要裝訂的情況下，是否印有訂孔和穿孔中心線；⑨是否也考慮采取文件夾方式；?、庥袩o花邊設計；⑾可否采用隱格；目的排列是否恰當；⑿是否有縱貫線；?、翼椖繖诘臉祟}是否恰當；⒂記入欄的寬度和長度否恰當；?、詭て钡拿Q是否表現(xiàn)本質(zhì)；⒄單據(jù)、帳冊、報表名稱用字的大小及所處位置是恰當；⒅是否包括送單據(jù)、冊、報表的順序；?、资欠裼∮许摯a；?、匾郫B處是否印有疊線；21是否慮合訂時的方便；22是否考慮了防止違法的辦法；是否包括管理印所需的備考 (5)文件寫法的檢查表：①是否站在讀者的立場寫；②主題項目是否齊全；③中心項是否統(tǒng)一；④是否有多余的話；⑤是否列有實例、圖表幫助了解；⑥對正文中難以理解的部分是否加有注釋；⑦是否以口語話書寫；⑧是否將結(jié)論寫在前面；⑨句子是否簡短；10是否有含糊的措詞；11是否使用了對方易于理解的詞；12是否從左橫寫；15是否采用了標準文例方式；14用紙大小是否統(tǒng)一。 (6)文件分類表和文件夾：①是否僅看文件夾標題就明白內(nèi)容；②有無表現(xiàn)內(nèi)容的具說明；③有無指定變換、調(diào)換的位置；④是否規(guī)定了保存年限；⑤保存年限是否過長。 (7)辦公室內(nèi)：①柜子里的文件放得是否有條理；②在辦公桌上及抽屜中是否有應歸檔的文件；③在辦事處是否放有應調(diào)換進書庫的文件夾和文件箱；④科長用的柜子里的文件放得是否有條理；⑤是否使用了懸案文件夾，是否寫有各自的名稱，是否被收入一定的地方。 (8)文件柜：①柜門上是否貼有索引卡；②是否很臟；③架子是否快散了；④鑰匙的理是否得當；⑤下二層是否有前期檔案。 (9)抽屜中：①文件夾是否擠滿了抽屜；②文件夾的排列順序是否混亂；③標簽的顏色是否統(tǒng)一；④標簽的標題是否寫得美觀；⑤在抽屜中，借卡是否排在最前面；⑥是否適當?shù)厥褂弥魑募A。 (10)文件夾中：①文件夾內(nèi)的文件數(shù)是否過多；②文件放的方向是否正確；③放文件時是否將新文件放在上面；④是否加入無用的文件；⑤是否使用了不必要的扣釘和線繩。 (11)調(diào)換位置：①是否按期調(diào)換了位置；②是否制作了調(diào)換紙條，是否整理歸檔了。 (12)檔案保管人和辦事員：①保管人是否受過良好教育，是否有自信；②辦事員是否受過良好教育，是否有信心。 (13)資料管理：①是否將一般文件整理同資料整理混淆；②資料整理是否分為帳票整理、圖表整理、圖書整理、雜志整理、剪貼整理、目錄整理、文件整理。 □有關新設、修改、統(tǒng)一和廢除單據(jù)、帳冊、報表的調(diào)查事項 (1)有無單據(jù)、帳表、報表管理規(guī)定?