【正文】 出的新要求之一 在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)源自動進行加工處理，并存儲于磁性介質(zhì)上。所以記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而。電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。 控制操作人員的職能，是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之二 授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具體相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，特別是會計人員的職能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。 三、 企業(yè)會計電算化下內(nèi)部控制的弊端 內(nèi)部會計控制是處理會計業(yè)務(wù)時所形成的自我調(diào)節(jié)和自我約束的有機體，包括了一系列既相互聯(lián)系又相互制約的制度和手續(xù)。它是會計活動健康有序進行的重要保證，也是開展審計工作的基本條件和重要內(nèi)容。然而，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在財會領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得原有的會計內(nèi)部控制制度和方法在各方面都受到了挑戰(zhàn)。 數(shù)據(jù)保密性差、安全性差。致使非法篡改現(xiàn)象嚴(yán)重 在一定條件下，企業(yè)會計數(shù)據(jù)是覺得秘密的。作為財務(wù)軟件的加密，目前主要是對軟件系統(tǒng)而言，財務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟利益，防止盜版，但對用戶會計數(shù)據(jù)保密性、安全性涉及不多。會計數(shù)據(jù)基本上是以一種開放式的關(guān)系數(shù)據(jù)庫格式保存（如ACCESS等）。只要懂得這種數(shù)據(jù)操作，就很方便進入帳套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，從而進行非法篡改。這樣就是在進入系統(tǒng)時加上諸如操作密碼、聲音監(jiān)測、指紋辨識等檢測手段和操作權(quán)限設(shè)置等限制手段，實際上不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。會計數(shù)據(jù)安全難如人意。 企業(yè)對系統(tǒng)日常維護能力差，會計人員電算化水平急待進一步提高。 系統(tǒng)日常維護（系統(tǒng)操作維護）主要解決在日常操作中計算機硬件、軟件一些簡單故障。盡管計算機硬件、軟件商家有較好的售后服務(wù)，但一些企業(yè)對計算機出現(xiàn)的一些故障，不問其故障大小，都由計算機硬、軟件商家來人維修，這未定會增加企業(yè)管理成本。在我國，各級政府會計主管部門、社會辦學(xué)機構(gòu)對財會人員進行了大量的電算化培訓(xùn)，但這些僅是最一般的電算化操作技術(shù)。財會人員上崗后，只能進行一般的電算化操作。很難適應(yīng)日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，會計人員電算化水平急待進一步提高。 電算化管理制度與執(zhí)行脫離 為確保會計電算化系統(tǒng)正常運行和會計信息的安全、準(zhǔn)確、完整、合法、可靠，企業(yè)需研究制訂相應(yīng)的會計電算化管理方法與制度。一些企業(yè)為達到甩賬目的，根據(jù)財政部會計電算化工作規(guī)范要求制定了大量的企業(yè)內(nèi)部電算化管理與控制制度，一時起到很好效果，但甩帳后，這些制度不但沒有進一步完善，反而棄之一邊，主要表現(xiàn)為操作規(guī)程混亂、職責(zé)不清；在裝有電算化的計算機操作一些與電算化工作無關(guān)的內(nèi)容，如上網(wǎng)聊天、玩游戲；允許一些無關(guān)人員使用計算機；電算化數(shù)據(jù)檔案保管力度不夠等等。 會計檔案的管理沒有落實到位 實行電算化后的會計檔案除包括憑證、賬薄、報表外，還包括軟盤、光盤等存儲介質(zhì)和軟件開發(fā)運行中編制的各種文檔和程序。目前大多單位對磁性存儲介質(zhì)的管理還不重視，認(rèn)為會計檔案只要是憑證、帳表等直觀的資料。但是如果磁性存儲介質(zhì)遭到破壞，系統(tǒng)數(shù)據(jù)一旦丟失就無法恢復(fù)，必將影響會計工作的正常運行，也會給單位帶來損失。財務(wù)軟件缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部連接差，導(dǎo)致內(nèi)部控制難度大 目前，我國通過評審的財務(wù)軟件較多，它們都是自行開發(fā)，操作平臺和支持的軟件，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，編程風(fēng)格各異，由于各財務(wù)軟件公司為保密其技術(shù)，致使相互間沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，不同品牌的財務(wù)軟件之間沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。不同的財務(wù)軟件因軟硬件環(huán)境要求不同，在內(nèi)部控制上作法不一致，例如，有的財務(wù)軟件要求年終結(jié)賬前要強制性備份；有的財務(wù)軟件有反結(jié)賬操作；有的財務(wù)軟件對機內(nèi)已作廢的記賬憑證不保留痕跡等等，這些功能上的差異，導(dǎo)致內(nèi)部控制缺乏共性，致使內(nèi)部控制難度大。 會計電算化系統(tǒng)運行的復(fù)雜性問題 會計電算化系統(tǒng)運行的復(fù)雜性，使內(nèi)部控制的范圍擴大，難度加大。由于電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式與手工系統(tǒng)相比有所不同，以及電算化系統(tǒng)建立與運行的復(fù)雜性，要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容。如對于系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等都加大了內(nèi)部會計控制的難度。 四、企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制對策 相關(guān)案例： 例如KY公司是醫(yī)藥制品公司，運用會計電算化的功能對生產(chǎn)所需的原材料除價格是主要的考慮因素之外，更為重要的是對原材料的質(zhì)量要求。當(dāng)KY公司生產(chǎn)所需的原材料需采購時，在原材料市場價格有較大變動或購買新的原材料品種，采購部門確定供應(yīng)商時，是通過招投標(biāo)方式進行的。首先從采購部門建立的供應(yīng)商檔案中確定參加招投標(biāo)會議的供應(yīng)商（供應(yīng)商必須是經(jīng)國家藥品食品監(jiān)督管理局驗收合格后頒發(fā)藥品生產(chǎn)許可證的企業(yè)，這樣的供應(yīng)商生產(chǎn)的原材料應(yīng)該符合國家醫(yī)藥行業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)），通過比較產(chǎn)品性價比確定幾家供應(yīng)商，由KY公司的檢驗部門對待選供應(yīng)商的原材料樣本進行檢驗，KY公司除執(zhí)行國家醫(yī)藥行業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)外，也制定了本公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)檢驗后，采購部門從中確定質(zhì)優(yōu)價廉的供應(yīng)商。采購部門與供應(yīng)商簽定購買合同；購買的原材料到達后再經(jīng)檢驗部門進行抽檢，出具檢驗單；倉庫保管部門對數(shù)量、品種進行檢驗并出具入庫單，財務(wù)部門審核及核對檢驗單、入庫單、購貨發(fā)票后登記明細帳；采購部門制定用款計劃，財務(wù)部門根據(jù)用款計劃籌備資金付款。KY公司每月首先召開財務(wù)分析會議，提高會計人員電算化水平；提高對當(dāng)月的財務(wù)情況進行分析水平，其中產(chǎn)品生產(chǎn)成本如果出現(xiàn)異常波動，排除市場價格等等因素后，若是因原材料質(zhì)差價高造成的，在其后召開的由公司各職能部門參加的總經(jīng)理擴大會議上對采購部門出現(xiàn)的問題進行問責(zé)，并與采購部門的經(jīng)濟利益掛鉤案例分析：本案例中會計電算化對KY公司在采購與付款業(yè)務(wù)中的內(nèi)控規(guī)定和做法有其對財政部內(nèi)部會計控制規(guī)范有強制功能——采購與付款（試行）中相關(guān)規(guī)定之處：首先，KY公司在采購原材料過程中按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)；避免電算化管理制度與執(zhí)行脫離，第二，建立了采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序等作出了明確規(guī)定，確保采購過程的透明化但要注意公司內(nèi)部數(shù)據(jù)保密性、安全性，第三，建立了供應(yīng)商檔案，充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程序；真正使會計檔案的管理落實到位；第四，根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門對所購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明；第五，財會部門在做帳務(wù)處理和辦理付款業(yè)務(wù)時，對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核；強化會計電算化業(yè)務(wù)水平，第六，通過對職能部門的問責(zé)制度對采購與付款的內(nèi)部控制進行監(jiān)督檢查。但本案例中KY企業(yè)在采購與付款業(yè)務(wù)中的內(nèi)控規(guī)定和做法也有其不符規(guī)定之處：KY公司雖然建立了采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，但在該業(yè)務(wù)中，“詢價與確定供應(yīng)商”是兩個不相容崗位但都由采購部門承擔(dān)，因財務(wù)軟件缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部連接差；而出現(xiàn)舞弊的可能。雖然公司對職能部門有問責(zé)制度，但只能是事后的責(zé)任追究，而不是事前的風(fēng)險防范與控制。由于KY公司“采購與付款業(yè)務(wù)”的內(nèi)部控制制度在制定時就存在失控點，在不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督上存在先天不足，現(xiàn)有的內(nèi)控制度在該業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中不相容崗位之間不能完全起到牽制和制衡的作用會計電算化系統(tǒng)運行的復(fù)雜性問題。因此，由于財務(wù)軟件缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部連接差，導(dǎo)致內(nèi)部控制難度大；建議KY公司修改內(nèi)控制度，使不相容職務(wù)分離，并且在采購原材料確定價格環(huán)節(jié)上，增加控制程序數(shù)據(jù)保密性差、安全性差。致使非法篡改現(xiàn)象嚴(yán)重，即購買原材料的價格應(yīng)經(jīng)價格委員會討論，并由財務(wù)部門分析審查后，報管理層審批，可有效地防止錯誤和舞弊的發(fā)生。建議KY公司加強對會計人員電算化水平的進一步提高。