淺議會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)電算化專(zhuān)業(yè)畢業(yè)設(shè)計(jì)畢業(yè)論文-文庫(kù)吧
2024-12-29 10:11 本頁(yè)面
【正文】 目設(shè)置中應(yīng)注意的問(wèn)題 建賬時(shí) 務(wù)必 要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入軟件系統(tǒng)，建立 賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。一般在建立賬套的同時(shí)，電算化軟件會(huì)根據(jù) 我們 所選擇的單位 性質(zhì)，按照會(huì)計(jì)規(guī)則默認(rèn)安裝一套會(huì)計(jì)科目。這些會(huì)計(jì)科目大都是總賬科目，一般會(huì)滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會(huì)計(jì)核算的區(qū)別較大，明細(xì)科目還需要自己根據(jù)本單位會(huì)計(jì)核算的需要分別建立。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼，另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進(jìn)行輔助核算方面的設(shè)置。 因此 在設(shè)定會(huì)計(jì)科目時(shí) 我們 需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題： （一）科目的設(shè)置要規(guī)范。財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級(jí)科目的名稱(chēng)和 科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門(mén)制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，應(yīng)該 嚴(yán)格 按上級(jí)主管部門(mén)和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的規(guī) 5 范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。尤其是集團(tuán)公司， 例如我目前所在醫(yī)院，每個(gè) 科目的名稱(chēng)、代碼等一定要做到規(guī)范統(tǒng)一 ，如此可避免不少錯(cuò)誤的發(fā)生 。 （二）科目的設(shè)置 一定 要簡(jiǎn)潔。在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的前提下，我們應(yīng) 力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應(yīng)當(dāng)避免那些冗長(zhǎng)而又無(wú)用的科目影響日常工作的效率 ，且那樣會(huì)煩人煩己，減少大家集體的工作效率與激情 。 （三）科目設(shè)置中應(yīng)該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)核算的進(jìn)步， 而且更要 注意科目的擴(kuò)展性。 實(shí)際操作中， 會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的，例如，假設(shè) “應(yīng)收賬款 ”通常以客戶或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿 足要求，要增至三位甚至更長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類(lèi)，設(shè)置二級(jí)明細(xì)。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設(shè)置中便需要一些技巧，一般的會(huì)計(jì)軟件會(huì)提供一定的輔助核算的功能，可以將這類(lèi)科目的輔助核算的性質(zhì)設(shè)置為 “往來(lái)核算 ”，將往來(lái)單位作為輔助核算的明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行核算，這樣既減少了明細(xì)科目的設(shè)置，又增加了往來(lái)核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔 助核算可將明細(xì)科目先分類(lèi)，按分類(lèi)設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目，如 “應(yīng)收賬款 ”總賬科目下細(xì)科目，然后再按客戶名稱(chēng)設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。 6 四、初始數(shù)據(jù)的錄入工作中應(yīng)注意的問(wèn)題 完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。 如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外， 我認(rèn)為 還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這 做 是為 了 會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù) ，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢(xún)及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢(xún)以前月份的賬戶的明細(xì)時(shí)，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個(gè)問(wèn)題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財(cái)務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過(guò)去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來(lái)，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，丟失某些數(shù)據(jù) ，造成我們自己及單位不可估量的損失 ?？傊?，在會(huì)計(jì)年度中間實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問(wèn)題較多，應(yīng)盡量在會(huì)計(jì)年度的開(kāi)始或者是結(jié)尾，來(lái)更換財(cái)務(wù)軟件。 初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會(huì)自動(dòng)地核對(duì)總賬與明細(xì)賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對(duì)這個(gè)步驟不要掉以輕心，急于進(jìn)行日常的工作，應(yīng)該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)二者之間無(wú)誤后再進(jìn)行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無(wú)法改動(dòng)，當(dāng)使用一段時(shí)間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，便沒(méi)有辦法改動(dòng)，只能用調(diào)整憑證進(jìn)行調(diào)整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬 套，重新初始化。 五、報(bào)表初始化的過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題 7 會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用的會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其 它 報(bào)表，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的，需要重新設(shè)定。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置
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