【正文】 開會)。 ⑦開會通知內(nèi)容欠周詳。 ⑧會議地點(diǎn)不當(dāng)。 ⑨會議場地設(shè)備欠佳。 10與會者無準(zhǔn)備而來。 11未訂明會議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。 12會議不能準(zhǔn)時(shí)開始。 13會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。 14向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。 (2)會議中 ①從事交誼活動。 ②外界干擾。 ③與會者發(fā)言離題。 ④主席出難題。 ⑤讓沒有必要留在會場的人員留在會場。 ⑥猶豫不決。 ⑦資料不充足，卻貿(mào)然決策。 ⑧少數(shù)人壟斷會議。 ⑨與會者之間交頭接耳。 10與會者不表明真正感受或意見。 11與會者之間爭論。 12與會者與主席爭論。 13視聽器材發(fā)生故障。 14 與會者欠缺熱心。 15會議超出預(yù)定時(shí)間。 16主席未能總結(jié)會議成果。 (3)會議后 ①欠缺會議記錄。 ②不能對決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。 ③不能對會議成敗得失進(jìn)行檢討。 ④不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會或工作小組。 ⑤與會者對會議感到不滿。 以上諸種因素大都可由主席加以控制。以后將在有關(guān)章節(jié)中分別闡釋主席所扮演的角色，以及主席角色所應(yīng)具備的條件，之后再循序探討主席應(yīng)如何克服導(dǎo)致會議沒有實(shí)效的諸種因素。 主席角色 　 有人說：“會議的主席有如樂隊(duì)的指揮。”這句話只說對一半。會議的主席固然有如樂隊(duì)的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔(dān)當(dāng)會議的主席卻比擔(dān)當(dāng)樂隊(duì)的指揮更加困難，因?yàn)榍罢咴谥鞒謺h過程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色?，F(xiàn)將主席在各種會議中所扮演的角色闡釋如下： 1提供信息 在這一類會議中，主席所扮演的角色是信息的提供者。主席不但要令與會者了解信息的內(nèi)容，而且要避免使他們對信息產(chǎn)生誤解或曲解。為了達(dá)到這個(gè)目的，主席應(yīng)盡量避免以單向說教的方式壟斷整個(gè)會議，而最好是能留出一些時(shí)間(比方說10%的時(shí)間)解答與會者的疑問。在這種情況下，主席又扮演了解說者的角色。 2培育訓(xùn)練 在這一類會議里，主席所扮演的角色是傳道、授業(yè)、解惑的教師。主席的參與程度要視課程的性質(zhì)，以及與會者對課程的熟悉程度而定。例如課程本身頗為深?yuàn)W，而且與會者對該課程相當(dāng)陌生，則主席的參與程度恐怕非高達(dá)總會議時(shí)間的75%—90%不可。但若課程本身很適合采取專案討論或角色扮演等方式進(jìn)行，那么即使與會者對該課程不甚了解，主席的參與程度大概可以降低到總會議時(shí)間的50%左右。再如與會者對課程相當(dāng)熟悉，而且課程本身又適合廣泛的討論，則主席的參與程度甚至可以減至總會議時(shí)間的20%。 3宣傳政策 在這一類會議中，主席為使與會者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。其次，他必須扮演媒介的角色，鼓勵(lì)與會者對他所提供的政策發(fā)生興趣。再次，他必須扮演解說者的角色，對與會者的任何疑問提供解答。最后，他必須扮演說服者的角色，設(shè)法使與會者心悅誠服地接受方針政策。在這一類會議中，主席的參與程度，大致以占總會議時(shí)間的50%至70%較為恰當(dāng)。 4解決問題 在這一類會議中，主席最重要的任務(wù)在于領(lǐng)導(dǎo)與會者探索問題最佳解決途徑。他通常需要做到下列五件事： 闡釋問題的內(nèi)涵、問題發(fā)生的背景、以及解決問題的重要性。 (2)借解說者角色，鼓動所有與會者參與問題解決。 (3)借控制者角色，將會議導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)目標(biāo)途徑，以避免時(shí)間浪費(fèi)以及無謂的意見沖突。 (4)借與會者角色(即脫離主席身份而成為與會者之一)，提出自己的見解。 (5)回復(fù)主席身份，歸結(jié)會議的成果及指明未來方向。在這一類會議里，主席的參與程度，大概介于總會議時(shí)間的40%至60%較為理想。 5收集信息 在這一類會議中，主席除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會議目標(biāo)及鼓動與會者提供信息外，最重要的便是扮演聆聽者角色，以搜集與會者所提供的信息。因此，主席的參與程度，應(yīng)以不超過總會議時(shí)間的20%較為理想。 由以上闡釋可知，主席在不同的會議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個(gè)會議中，也要扮演多種不同的角色。因此，除非主席能夠恰如其分地扮演各種角色，以及適當(dāng)?shù)貜氖陆巧D(zhuǎn)換，否則他將難以實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)。任何一種會議極少為單一目標(biāo)而召開，它通常是為實(shí)現(xiàn)多種目標(biāo)而召開的。在這種情況下，主席所需扮演的角色將要更多，角色轉(zhuǎn)換自然更加頻繁。 主席素質(zhì)〖HT〗 在任何一場會議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉(zhuǎn)換。由此可知，要成為優(yōu)秀的會議主席并不是一件容易的事。現(xiàn)在，看看一位卓越的主席所應(yīng)具備的素質(zhì)： 1思考清晰敏銳 盡管主席沒有必要成為參加會議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會者的尊敬，他的思考至少應(yīng)比大多數(shù)的與會者更加清晰敏銳。只要主席能在會議之前多作準(zhǔn)備，則他的思考能力一定可以大大提高。 2善于言詞表達(dá) 主席對語言應(yīng)具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準(zhǔn)確、無誤地表達(dá)出來。他必須能夠以語言推動討論、疏導(dǎo)與會者的思維方向，以及在會議的各個(gè)階段總結(jié)所取得的成果。 3良好的分析能力 主席必須懂得如何澄清問題，透視問題的每一個(gè)層面，指出每一種見解的利弊得失，以及分辨事情的輕重緩急。 4抱著對事不對人的態(tài)度 主席必須使每一位與會者的意見，都能得到其他與會者所關(guān)注。即使主席本人對某些與會者的某些觀點(diǎn)有所偏愛或厭惡感，他都不應(yīng)以他的個(gè)人好惡影響他對事情的判斷。當(dāng)他想提出個(gè)人觀點(diǎn)時(shí)，他必須告訴與會者他是站在個(gè)人立場發(fā)言，而并非以主席的身份說話。 5公正 主席在會議中絕對不應(yīng)有袒護(hù)的行為，因?yàn)樗羞@種行為，不但阻礙進(jìn)一步的討論，而且將使與會者——甚至包括被袒護(hù)者在內(nèi)——對他失去信心。 6耐性 有些與會者在發(fā)表意見時(shí)往往辭不達(dá)意，另一些與會者則可能在群眾面前因感到膽怯而回避發(fā)言。面對這一類的與會者，主席應(yīng)主動提供協(xié)助與鼓勵(lì)，要做到這一點(diǎn)，主席非具有高度的耐性不可。 7能靈活地應(yīng)付“挑刺”人物 與會者之中，難免會有少數(shù)“挑刺”人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷發(fā)言者、火氣特別大者等。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對付他們。 8沉著并自我約束 為了激勵(lì)與會者信心，主席除了應(yīng)表現(xiàn)熱誠與果敢的態(tài)度之外，須保持沉著堅(jiān)定，并自我約束。他應(yīng)避免在幕前過度地暴露自己。比如不應(yīng)放蕩不羈地發(fā)表自己的意見、壟斷發(fā)言或理論說教等等。 9具有幽默感 幽默感對消除緊張氣氛，以及令會議順利進(jìn)行具有很大的作用。主席在運(yùn)用時(shí)應(yīng)特別注意避免輕浮或淺薄的話語。 二、會議過程 全體小組討論 　 如果說，成功的會議有什么秘訣的話，那就是自由而公開的討論。訓(xùn)斥或指令對現(xiàn)代的員工都是沒用的。幾乎每個(gè)下屬人員都希望有機(jī)會自由提問和討論組織內(nèi)部的重大事件的決策內(nèi)容，相互交流切磋彼此的思想。 有成效的小組討論和“漫談”的區(qū)別，可以歸結(jié)為會議主持人的統(tǒng)馭能力的大小。圓桌會議的成功或失敗完全取決于會議主持人本身。 1對領(lǐng)導(dǎo)人的提示 一般都認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)人的工作就是在會議中組織、激發(fā)和引導(dǎo)會議的思考和進(jìn)程。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責(zé)任放在會議主持人肩上。由于討論的質(zhì)量取決于與會者態(tài)度的相互影響，所以會議領(lǐng)導(dǎo)人必須既敏感又靈活。他必須能適應(yīng)討論問題多變的要求以及各人的性格。雖然沒有可以做為模式的實(shí)際做法，領(lǐng)導(dǎo)討論的能力一般可以應(yīng)用以下原則和技巧得到改進(jìn)： (1)做好準(zhǔn)備，會議主持人應(yīng)對討論主題的背景有完善充分的了解。 (2)事先思考，以便發(fā)現(xiàn)常見的可能出現(xiàn)的問題和反對者可能采取的論點(diǎn)。 (3)通過事先計(jì)劃來防止干擾。假如打進(jìn)來的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會；要檢查材料和視聽設(shè)備，以保證一切順利。 (4)評估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識的豐富程度。 (5)了解與會者中的每一個(gè)人，充分考慮與每個(gè)具有特殊個(gè)性的與會者的交流方式。 (6)為了讓與會者感覺輕松，你應(yīng)表現(xiàn)為小組的一員，而不是做有威脅性的局外人。幽默和插話能起作用，但當(dāng)這種情況達(dá)到一定程度時(shí)，會議領(lǐng)導(dǎo)人要向小組及時(shí)提醒會議的目的。 (7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。 (8)用一般的語言講話，不要總想表現(xiàn)得高人一等。 (9)明確會議的目的，假如宗旨是解決問題，則用簡潔而精確的話陳述問題，以使與會者確切了解會議內(nèi)容。要正視和處理爭論的焦點(diǎn)，避免爭論白熱化，個(gè)個(gè)面紅耳赤。 (10)引導(dǎo)會議按規(guī)定的議程進(jìn)行，始終要圍繞中心議題展開。 (11)要遏制操縱會議的任何傾向，實(shí)際經(jīng)驗(yàn)表明，任何人談話超過時(shí)間的20%，就意味著失效。 (12)避免材料不足，如果缺少的資料對討論本身確實(shí)是必不可少的，在緊急情況下，可以考慮暫時(shí)休會。 (13)不斷核對回饋的信息，要問一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的 目的行動。 (14)既講述，又表演，選用直觀器材。用黑板記錄小組成員的論點(diǎn)。這樣可以避免離題， 也可以幫助你歸納和做出結(jié)論。 (15)鼓勵(lì)小組的全體成員參加討論。 (16)鼓勵(lì)在友好協(xié)作的基礎(chǔ)上進(jìn)行生氣勃勃的討論。 (17)扮演公平的調(diào)解人來緩和激烈的爭論，或引導(dǎo)其他與會者介入討論，以使?fàn)幷撝鹘抢潇o下來，或者宣布極短暫的休息，要?jiǎng)?chuàng)造性地利用不同意見。 (18)在還有其他觀點(diǎn)需要聆聽時(shí)，要限制某一個(gè)觀點(diǎn)的發(fā)表時(shí)間。 (19)隨時(shí)提防注意力的分散，保持會議活躍。假如與會者開始煩躁不安，要設(shè)法讓他們參加行動。 (20)要有節(jié)制地使用直接問句，這種問句會產(chǎn)生一種學(xué)校教室的氣氛，而阻礙自由表達(dá)的氣氛。但直接問句可用以介紹一個(gè)特殊觀點(diǎn)，中止離開正題的討論，使漫不經(jīng)心或靦腆的人介入討論，縮短冗長獨(dú)白，領(lǐng)導(dǎo)人意識到有某些意見與已經(jīng)發(fā)表的觀點(diǎn)相反的時(shí)候，應(yīng)設(shè)法激發(fā)辯論。 (21)要有耐心，要記住交流意見是需要時(shí)間的，當(dāng)想法新奇或是有許多言外之意有待探索時(shí)，尤為如此。 (22)要預(yù)先考慮到對與會者可能提出的意見的抵制。 (23)在任何會議閉幕以前，要做出總結(jié)，歸納會議成果或著手行動。 2應(yīng)該避免的一些問題 當(dāng)會議不能實(shí)現(xiàn)與會者的期望時(shí)，指責(zé)通常指向會議的領(lǐng)導(dǎo)。常見的情況是領(lǐng)導(dǎo)方式有毛病——領(lǐng)導(dǎo)人壟斷會議或其它原因。領(lǐng)導(dǎo)人如果能學(xué)會如下的避免事項(xiàng)，可以更有效地領(lǐng)導(dǎo)： (1)避免使與會者為難。你也許想責(zé)備某一個(gè)人，但是這種行動會使得所有的與會者產(chǎn)生自衛(wèi)態(tài)度。 (2)避免代替小組思考。有些領(lǐng)導(dǎo)人往往想走在小組的前頭，做總結(jié)或回答問題，而不是鼓勵(lì)討論。 (3)避免以錯(cuò)誤的方式敘述事情。小組的對立很容易由于領(lǐng)導(dǎo)人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。平淡地陳述意見容易抑制討論。 (4)避免透露領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為能接受的答案或解決辦法。表面上，職員傾向于按照他們想象的管理部門的希望來做出反應(yīng)。假如目的是客觀地思考和真誠的雙向交流，那就要避免偏頗錯(cuò)誤的想法。 (5)避免把討論從中心目的引發(fā)離題議論。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會議的目的。當(dāng)人們從事于細(xì)節(jié)性討論時(shí)，最好用提問把他們引回到正題。 (6)避免傲慢地對待關(guān)鍵問題或與會者。不同的人以不同的形式吸收信息。要核查回饋的信息，以確定會議的成效。 (7)避免尚未得出結(jié)論或者尚未開始積極行動就休會。要使結(jié)論為大家共同理解，并且 即將付諸于行動。 3難應(yīng)付的與會者 有些難對付的人可能使主持人左右為難，下面是應(yīng)付他們的一些建議： (1)對付萬事通的人，鼓勵(lì)其他與會者附和他們自己的見解，使小組成員降低他議論的重要性。 (2)從容地應(yīng)付好辯的與會者，并保持冷靜。利用提問