【正文】 部門，行政部、人事部、采購部、銷售部（包括銷售一科、銷售二科）、中心服務部（包括倉儲部、配送部、售后安裝部），各部門的主要職責為：行政部: 負責公司后勤管理工作、維護內部治安、確保公司財產安全，對承擔的工作負責；人事部: 負責員工招聘、薪酬管理、績效管理、日常培訓、員工關系協(xié)調。銷售部： 銷售一科負責管理武漢地區(qū)客戶的銷售，銷售二科負責武漢周邊城市的銷售。倉儲部負責存貨的管理（入庫、儲存、出庫），配送部負責銷售訂單下達后商品的配送，而售后安裝部則負責銷售產品的安裝和維修。采購部負責采購部： 定期制定采購計劃，合理地組織采購，并及時供應生產所需的物資；同時負責采購材料的質量檢查，對主要供應商進行等級、品質、交貨期、價格、服務、信用等能力的評估。中心服務部： 倉儲部：負責做好物資倉儲保管管理工作；負責對進廠材料及外協(xié)品點驗收；負責材料發(fā)放管理，余料報告；以及庫存物資盤點工作。 配送部：負責物資、產品的運送服務和管理工作，負責物資、產品搬運、裝卸工作，負責對運輸途中物資的督促與管理，加強進倉貨物的驗收和出庫貨物的清點工作。 售后安裝部：合理組織產品的售后服務，開展積極地維修調度工作，負責對客戶上門訪問和信訪工作，負責安排人員上門維修服務，并做好工作完成的記錄。 長江建材批發(fā)有限公司的財務特點和記賬流程：1）、貨幣資金短缺 中小企業(yè)規(guī)模較小，資信不足，在進行貿易活動中，供應商一般不愿意給與中小企業(yè)貿易賒賬的待遇。而沒有賒賬的支持，就不得不用現(xiàn)金和銀行存款來付款，這使得不同類型中小企業(yè)貨幣持有比例低，貨幣資金常常處于短缺狀態(tài)，對其需求往往較大。2）、資金周轉能力不強 在市場競爭激烈、產品銷售疲軟、庫存積壓等情況下企業(yè)為了擴大銷售，增強競爭力而不得不采取賒銷的方式，這種方式會增加企業(yè)銷售額迅速增長，但是，高額的應收賬款會直接影響企業(yè)的現(xiàn)金流入，導致應收賬款不能兌現(xiàn)或成為呆賬，造成企業(yè)利潤下降，現(xiàn)金凈流量減少。3）、存貨占用額大 由于該公司經營的裝飾材料單位金額大，導致其存貨占用資金大。再加上該企業(yè)規(guī)模較小，發(fā)展還不太健全，其庫存商品的收、發(fā)、結、存缺乏嚴格的控制，也使得存貨積壓。過多的存貨，會造成流動資金呆滯、周轉不靈。4）、資金籌集渠道窄。 由于中小企業(yè)效益低、風險高、企業(yè)誠信度低，致使很多銀行不愿意跟中小企業(yè)貸款。該公司的出資人，既是企業(yè)的所有者又是企業(yè)的經營者；企業(yè)的資金來源基本靠內源型融資方式取得。5）、財務權責集中化 我國中小企業(yè)的財務管理權往往集中在少數(shù)高層管理者手中，尤其是“家族型”企業(yè)。項目投資、資金劃撥、融資籌資及日常的財務收支等財務管理活動都是由企業(yè)主要領導親自審批的，財務管理權責比較集中。該企業(yè)也是如此。6）、財務運行架構簡單化 一方面，由于該企業(yè)財務管理活動涉及的時空范圍比較狹窄，其資金流量和存量不大，因此，財務的組織規(guī)模相對較小，組織機構設置主張簡單實用，而且綜合管理職能突出；另一方面，企業(yè)高層管理者為了保持對財務的嚴格控制，設置的控制幅度較寬，組織層次則較少。在這種組織架構下，使得該企業(yè)財務管理人員的注意力主要集中在“上司、活動、任務”方面，而非“顧客、流程、結果”。： 1）、商品核算方法 由于該批發(fā)企業(yè)經營大宗的商品購銷活動，交易次數(shù)較少，每次成交額都較大，且每次交易都必須填制各種有關憑證，以反應和控制商品的交易活動，對“庫存商品”采用數(shù)量進價金額核算法。 ① 總分類賬、明細分類賬統(tǒng)一按售價記賬。 ② 設置“商品進銷差價”賬戶，登記商品進價與銷價之間的差額。 ③ 定期分攤進銷差價，計算已銷商品進銷差價和庫存商品進價。2） 、存貨入賬價值的核算 工業(yè)企業(yè)外購的實際成本一般要包括入庫前的包裝費、運雜費、挑選整理費等附帶成本在內；而該企業(yè)屬于商品流通企業(yè)，由于商品品種規(guī)格繁多，流轉頻率快，很難難將一筆購貨附帶成本合理且精確地分配至特定的一批購貨，因此 附帶成本一般作為發(fā)生期的經營費用處理。3）、存貨計價方法：先進先出法4）、進貨費用的核算。 由于該企業(yè)經營的產品單件大、金額大，所以其采購和銷售時發(fā)生的運雜費所占比例較大，所以在采購時直接將其歸于存貨采購成本，對于已售商品的運輸、裝卸費用，計入銷售費用。5）、商品賬管理嚴密　　由于該企業(yè)采用數(shù)量進價金額核算，對庫存商品賬的管理非常嚴密。對庫存商品明細賬的設置，銷售部門設商品調拔賬，只記數(shù)量，不記金額；倉儲部門設商品保管賬，也只記數(shù)量，不記金額；財會部門設一套完整的庫存商品賬，即除設置庫存商品總賬和明細賬外，還按庫存商品類別設置類目賬。形成庫存商品總賬以金額控制庫存商品類目賬，庫存商品類目賬以數(shù)量、金額控制庫存商品明細賬的格局?！　。旱谝徊?銷售業(yè)務員與客戶簽訂銷售合同，銷售助理根據(jù)審批合格的訂單在銷售 管理模塊錄入，并由專人審核。第二步 銷售助理根據(jù)客戶需求提取產品，在產品核算模塊根據(jù)發(fā)貨通知單生成銷售開票通知單。 第三步 財務會計根據(jù)復核后的銷售開票通知單，于總賬系統(tǒng)生成應收應付憑證，并專人進行審查。第四步 倉庫負責人在庫存管理子系統(tǒng)對銷售出庫單打印留存。
2 通用財務軟件在長江建材批發(fā)有限公司的應用和比較
一、建立賬套 在系統(tǒng)管理中點擊賬套、建立。賬套名稱為張雅婷、啟用期間為2011年1月，如圖2： 圖2建立賬套 （1）由于該企業(yè)為批發(fā)企業(yè)，需設置存貨分類、客戶分類、供應商分類。如圖3： 圖3設置分類（2）設置編碼方案由于該公司為中小型公司，規(guī)模較小，科目編碼級次設為三級?？蛻糁饕譃槿齻€城市，其中武漢市又分為三個區(qū)，每個區(qū)都有一個客戶，所以客戶編碼設為三級。供應商主要是湖北、湖南兩地的供應商、其中湖北有兩家、湖南有一家，固供應商編碼設為兩級。由于該公司經營11種產品，每種產品分為幾個不同的牌子，每個牌子又分為不同的型號，固該科目編碼設為三級。（小公司，產品種類不會超過三位數(shù)，設為222）。該公司又6個部門，其中有些部門下設幾個分部門，固部門編碼設為兩級。如圖4： 圖4設置編碼方案二、系統(tǒng)初始化 在基礎設置中選擇機構人員，設置部門檔案、人員檔案。增加部門檔案 設置六個部門。設立行政部、人事部、采購部、銷售部（銷售一科、銷售二科）中心 服務部（倉儲部、配送部、售后安裝部）如圖5： 圖5增加部門檔案 增加客戶分類 在基礎設置—客商信息中增加客戶分類、客戶檔案。如圖6： 圖6增加客戶分類增加客