【正文】 外來文件按接收時間予以登記。各部門把外來文件轉(zhuǎn)交資料室時，須在 《外來文件登記表》上轉(zhuǎn)交簽字。 資料室按外來文件發(fā)出單位建立外來文件檔案并列出《 XXX 單位文件登記表》與該單位外來文件一起放在檔案袋內(nèi)。 各部門留存的外來文件以相關(guān)事項處理完為原則可以自行銷毀，資料室外來文件可長期保存。 （三） 公司內(nèi)部文件管理規(guī)定： 文件編號：公司文件分公司級文件與部門級文件。 1） 公司級文件編號為“三南港字【年份】 XX 號文”。 2） 部門級文件按部門分為：經(jīng)營部文件編號“三南港經(jīng)字【年份】 XX 號文”、理貨部文件編號“三南港理字【年份】 XX 號文”、人力資源部文件編號“三南港人字【年份】 XX 號文”、財務(wù)會計部文件編號“三南港財字【年份】 XX 號文”、行政事務(wù)部文件編號“三南港行字【年份】 XX 號文”、安全設(shè)備部文件編號“三南港安字【年份】 XX 號文”等。 文件格式：一般文件由三部分組成。 1） 第一部分明確為那里文件、文件編號及簽發(fā)人。通?！胺鹕绞腥细鄞a頭有限公司文件”為大一號宋體加粗字，“文件編號”及“簽發(fā)人“為小四號黑體加粗字； 2） 第二部分為文件標題、正文與落款，文件標題一般為二號黑體加粗字、正文與落款一般為四號宋體字； 3） 第三部分為明確文件主題詞、接收部門及人員、印刷份數(shù)及是否公開張貼 等，一般文件主題詞為四號黑體加粗字、發(fā)送部門及人員、印刷份數(shù)及是否公開張貼通常是四號宋體字。 文件簽發(fā)：文件應(yīng)明確文件簽發(fā)人。 1） 聘任文件統(tǒng)一由人力資源部發(fā)文，班組長級及以下人員聘任由人力資源主管副總經(jīng)理簽發(fā)、班組長級以上管理干部由公司總經(jīng)理簽發(fā)、副總經(jīng)理級以上管理干部聘任由董事長簽發(fā)。 2） 制度發(fā)布文件由總經(jīng)理簽發(fā)、重要制度，如工資制度、考核制度、福利制度、獎罰制度等由董事長簽發(fā)。 3） 部門流程發(fā)布文件由各主管副總經(jīng)理簽發(fā)。涉及跨部門的流程文件由總經(jīng)理簽發(fā)。 4） 部門內(nèi)部通知文件由各主管副總經(jīng)理簽發(fā) ，涉及跨部門的通知文件由總經(jīng)理簽發(fā)。 5） 公司級文件統(tǒng)一由總經(jīng)理簽發(fā)，特別重要的須由董事長簽發(fā)。 6） 各部門向公司外發(fā)文統(tǒng)一由總經(jīng)理簽發(fā)。 7） 各部門申請或請示性文件由各主管副總經(jīng)理簽發(fā)。 文件發(fā)送： 1） 文件經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)后，統(tǒng)一送資料室復印發(fā)送，原件由資料室存檔。 2） 資料室建立《公司文件登記表》，并對文件按接收時間予以登記。各部門把文件轉(zhuǎn)交資料室時，須在《公司文件登記表》上轉(zhuǎn)交簽字。 3） 資料室按文件發(fā)出部門建立公司文件檔案并列出《 XXX 部門文件登記表》與該部門文件一起放在檔案袋內(nèi)。 4） 各部門留存 的文件由各自部門保存及銷毀，資料室保存文件可長期保存。 5） 資料室應(yīng)建立《文件收發(fā)登記表》，在發(fā)放文件時，接收人應(yīng)在《文件收發(fā)登記表》上簽字。 六、公司合同管理規(guī)定： （一）公司合同分為購銷合同、工程施工合同、服務(wù)合同、勞動用工合同等。 （二）公司合同的批準權(quán)力在公司董事長，總經(jīng)理、副總經(jīng)理在公司董事長授權(quán)范圍內(nèi)可以簽訂合同。 （三）合同簽訂后，簽字人在合同首頁注明合同發(fā)送至部門或人員，原件放在資料室保管。 （四）資料室建立《公司合同登記表》，并對合同按接收時間予以登記。合同簽訂人把合同轉(zhuǎn)交資料室時，須在《 公司合同登記表》上轉(zhuǎn)交簽字。 （五） 資料室按合同簽訂單位建立公司合同檔案。 （六） 資料室應(yīng)建立《合同收發(fā)登記表》，在發(fā)放合同時，接收人應(yīng)在《合同收發(fā)登記表》上簽字。 （七） 各部門留存的合同復印件由各自部門保存及銷毀，資料室保存的合同可長期保存。 七、公司檔案管理規(guī)定： （一）公司檔案分為人事檔案、客戶檔案、設(shè)備車輛檔案、辦公設(shè)備檔案、房屋不動產(chǎn)檔案等。 （二）人事檔案可由人力資源部根據(jù)《員工聘用管理規(guī)定》建立，建好后轉(zhuǎn)交檔案室保管，轉(zhuǎn)交時須在《公司人事檔案登記表》上交接簽字。 （三）公司客戶檔案由經(jīng)營部建立 ，建好后轉(zhuǎn)交檔案室保管，轉(zhuǎn)交時須在《公司客戶檔案登記表》上交接簽字。 （四）公司設(shè)備車輛檔案由公司安全設(shè)備部建立，建好后轉(zhuǎn)交檔案室保管，轉(zhuǎn)交時須在《公司設(shè)備車輛檔案登記表》上交接簽字。 （五）公司辦公設(shè)備檔案由公司行政事務(wù)部建立，建好后轉(zhuǎn)交檔案室保管，轉(zhuǎn)交時須在《公司辦公設(shè)備檔案登記表》上交接簽字。 （六）公司房屋不動產(chǎn)等檔案由公司財務(wù)會計部建立，建好后轉(zhuǎn)交檔案室保管，轉(zhuǎn)交時須在《公司房屋不動產(chǎn)檔案登記表》上交接簽字。 （七）各檔案包括內(nèi)容由公司檔案室與相關(guān)部門研究確定。 （八）公司運營過程中新增的檔案或在 原檔案基礎(chǔ)上新增的資料，各相關(guān)部門必須及時提供給資料室。 八、公司財務(wù)報表及憑證管理規(guī)定： （一）公司財務(wù)會計部財務(wù)報表及相關(guān)憑證由財務(wù)部根據(jù)需要妥善保管。長期保管。 （二）其它部門報表及相關(guān)憑證由各自部門妥善保管，保管期一年。 九、公司電腦資料管理規(guī)定： 為防止電腦硬盤損壞或突然停電丟失電腦資料，公司資料室配備移動硬盤，每周對需要備份的重要電腦資料進行備份。 十、資料保管及查閱： （一）公司資料保管分二級，一級保管部門為公司資料室，二級保管部門為公司各部門。 （二）一級保管部門保管的資料要長期保管，經(jīng)常整 理，對過期的資料須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后才能銷毀，資料管理員不能擅自銷毀。 （三）二級保管部門保管的資料由各部門視情況決定保管時間及銷毀時間。 （四）副總經(jīng)理級以下人員到資料室查找資料，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后才能查找。 （五）借閱資料室資料必須在《查閱借閱表》上登記并按時歸還。 十一、罰 則： 對未按上述要求操作的資料室管理員、各相關(guān)責任人，行政事務(wù)部有權(quán)給予 30100 元的罰款處理。 十二、附 則： （一） 本制度由公司行政事務(wù)部制定、修改和解釋。 （二） 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后實施、修訂也同。 （三 ） 本制度由公司行政事務(wù)部資料室和公司各部門協(xié)調(diào)執(zhí)行。 （四） 本制度執(zhí)行時間： 20xx1015。 行政事務(wù)部 二 00 八年十月四日 第二章 人事規(guī)章制度 第一節(jié) 人事聘用管理規(guī)定 一、規(guī)定目的：為規(guī)范公司人事聘用管理，使其走向規(guī)范化、正規(guī)化、程序化 ，特制定本規(guī)定。 二、 適用范圍：佛山市三水南港碼頭有限公司的勞動用工管理。 三、用工原則： （一）按需原則：根據(jù)公司發(fā)展的需要和當前的職位空缺情況，人力資源部制定人力資源招聘計劃。 （二）內(nèi)部優(yōu)先原則：對外招聘前，人力資源部應(yīng)首先考慮本公司內(nèi)部是否有適合崗位工作并可以調(diào)動的人員，如有則采用內(nèi)部優(yōu)先聘用的原則。 （三）適崗原則：不管是內(nèi)部招聘還是外部招聘，被錄用的人員必須具備該崗位的工作知識、工作技能和作業(yè)能力，適合崗位的工作需要。 （四）內(nèi)部競爭上崗原則：對公司內(nèi)所有的中、基層管理職位采用競爭或竟聘上崗，充分體現(xiàn)“能者上、平者降、庸者讓”的用工思路。 （五） 充分體現(xiàn)公司“任人唯賢，德才兼?zhèn)洌灰匀藶楸?，尊重人性；位以授能，爵以酬功”的人力資源政策的原則。 四、 員工聘用管理機構(gòu)及職責： （一） 公司人力資源部為一級管理機構(gòu)，主要職責： 負責公司人力需求調(diào)查、人力需求預測 ，編制人才招聘計劃。 負責公司人員的聘用管理，為公司各部門員工聘用提供參考意見。 在各部門申請的情況下，可幫助各部門搜集應(yīng)聘者資料，供其篩選。 負責公司人事檔案管理。 負責公司員工的工作業(yè)績考核及人事手續(xù)的辦理工作。 有監(jiān)督各部門人事運做及提高其業(yè)務(wù)水平更好完成工作的義務(wù)及權(quán)力。 （二） 各用人部門為二級管理機構(gòu)，主要職責： 協(xié)助 人力資源部 做好本部門的人力需求預測，配合其編制人才招聘計劃。 協(xié)助 人力資源部 建立本部門員工的人事檔案。 協(xié)助 人力資源部 進行本部門員工的工作業(yè)績考核及人 事手續(xù)的辦理工作。 本部門招聘員工的面試、測評，培訓及業(yè)績考核。 受 人力資源部 指導及監(jiān)督，有不斷提高業(yè)務(wù)水平更好完成工作的義務(wù)。 二級管理機構(gòu)不具備獨自招聘的權(quán)力，其人事聘用必須通過一級管理機構(gòu)來完成。 五、 員工招聘管理規(guī)定： （一） 人才需求調(diào)查：調(diào)查當前需求及未來需求，公司人才需求調(diào)查由 人力資源部 負責。 （二） 招聘申請審批程序： 用人部門申請 人力資源部經(jīng)理審核 主管副總經(jīng)理批準。如增編招聘申請必須通過總經(jīng)理批準。 填制《招聘申請表》時應(yīng)寫明招聘崗位名稱、招聘人數(shù)、勝任條件、到 崗時間、崗位工作描述以及崗位薪資幅度等內(nèi)容。 （三） 制定招聘計劃： 人力資源部 根據(jù)收到的招聘申請及未來人力需求制定招聘計劃。 （四） 資料搜集： 內(nèi)部搜集：應(yīng)聘人員在 人力資源部 處領(lǐng)取《個人資料登記表》并按要求填寫，連同證件復印件報交 人力資源部 ，由人力資源部統(tǒng)一報交用人部門。 外部搜集： 人力資源部 通過各種渠道搜集應(yīng)聘資料。 （五） 面試測評： 人力資源部 對所有應(yīng)聘資料進行篩選后，將基本符合職位條件的應(yīng)聘人員推薦給公司各招聘部門予以最后確定。 被 人力資源部 推薦的應(yīng)聘人員，用人部門面試后是否錄用必須在三 天內(nèi)向 人力資源部 回復。 應(yīng)聘成功的本公司人員調(diào)動按公司人事制度辦理。 （六） 資歷調(diào)查：在新員工入職前，對部分有需要調(diào)查的崗位進行資歷調(diào)查，確保用人適崗、安全。 （七） 健康檢查：凡公司員工入職前必須去指定的醫(yī)院體檢?；虺中l(wèi)生防疫部門有效的《健康證》辦理入職手續(xù)。未體檢人員不準辦理入職手續(xù)。 （八） 入職手續(xù)辦理：見《入職手續(xù)管理規(guī)定》 （九） 入職培訓：公司新進人員入職后 3 天內(nèi)由 人力資源部組織安排 入職培訓。 （十一）崗位培訓：新進人員入職培訓后，由各崗位主管人員或督導人員進行崗位培訓，合格后正式上崗工作。 （ 十二）上崗試工：新進員工經(jīng)過為期 13 個月的試用，經(jīng)考核合格者轉(zhuǎn)為正式員工，不合格者延長試用期或終止試用。 六、入職手續(xù)管理規(guī)定： （一）健康體檢：公司員工入職前必須到公司指定醫(yī)院辦理健康體檢。 （二）保密協(xié)議：公司對于部分掌握公司重要機密的崗位需要辦理保密協(xié)議，要求員工在入職前簽訂《保密協(xié)議書》。 （三）入職手續(xù)： 員工到 人力資源部處 填寫《個人資料登記表》，并按要求交彩色一寸證件相片 2 張，及按要求提交各種證件的復印件； 人力資源部 編制員工工號并制作員工識別證，如員工識別證無法及時制作，可先發(fā)臨時工 作證； 人力資源部 給新員工發(fā)放上班卡并記錄上班時間； 人力資源部 給新員工發(fā)放《新員工入職手續(xù)辦理須知》，新員工按其說明到其他部門辦理相關(guān)手續(xù)。 七、員工檔案管理規(guī)定： （一）員工檔案主要包括： 《個人資料登記表》； 《員工簡歷》； 身份證、計生證、畢業(yè)證、技術(shù)等級證書等證書復印件； 體檢健康證明； 《保密合同》（有需要的人員）； 《勞動合同》； （二）借閱或調(diào)檔：各部門借閱員工檔案必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理同意，方可借閱或調(diào)檔。 （三） 員工檔案保存期限：如員工在職長期保存，員工離職 一年后銷毀。 （四） 未入職人員檔案的保管：對于求職但未予錄用人員之檔案資料 人力資源部 負責保管三個月，三個月后，經(jīng)篩選無用的資料統(tǒng)一銷毀。 八、員工試用管理規(guī)定： （一）所有員工試用期為 13 個月。 （二）所有員工必須通過試用考核，如員工試用考核不合格或試用期犯有嚴重過失者，公司有權(quán)隨時予以辭退，員工試用期內(nèi)對公司不滿意，可以終止試用。 （三）試用期滿，對符合公司錄用條件的員工，在雙方自愿的前提下，公司與其簽訂《員工勞動合同》，合同期限分長期、短期兩種，短期為一年，長期為二至五年，在合同期屆滿前一 個月內(nèi)，如雙 方愿意延長合同期限，應(yīng)重新簽訂合同。 （四）試用期后，如不愿意簽訂《員工勞動合同》的員工公司可辭退處理或讓其簽訂《自愿放棄簽定勞動合同》的協(xié)議。 （五）試用期內(nèi)，公司將根據(jù)試用員工的工作崗位發(fā)給試用期工資，試用合格后發(fā)給正式崗位工資。 九、員工異動管理規(guī)定 （一）調(diào) 動： 公司基于工作需要，經(jīng)協(xié)商同意，部門主管可調(diào)動員工的崗位，員工也可根據(jù)自己的能力及愛好申請調(diào)動工作崗位。 各部門主管人員應(yīng)就所屬人員依其個性、能力、調(diào)配適當?shù)墓ぷ?，?wù)使人盡其才、才盡其用。 在接任者到職前，其所派職務(wù)由原 直屬主管暫行代理。 調(diào)動程序：員工接到 人力資源部 《員工異動交接通知單》后，按通知單的調(diào)動時間辦理調(diào)動及交接手續(xù)并按報到時間到新職位報到。 （二）晉 升： 公司根據(jù)工作需要，對員工晉升至其他部門或其他崗位工作。 所有員工均有被晉升的機會，升職主要根據(jù)該員工的工作業(yè)績，工作技能、工作態(tài)度、工作能力以及崗位是否有空缺。 員工被晉升后，如因工作不勝任該職位或犯有過失，公司可視情節(jié)輕重做出降職或免職決定。 晉升程序：晉升程序同員工調(diào)動程序。 （三）降 職： 員工工作期間被證實不符合崗位 需要，降級使