【正文】 日記賬 15 年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25 年 7 固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管 5年 8 輔助賬簿 15 年 三 財(cái)務(wù)報(bào)告類 包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 9 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3 年 包括文字分析 10 年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算） 永久 包括文字分析 四 其他類 11 會(huì)計(jì)移交清冊 15 年 12 會(huì)計(jì)檔案保管清冊 永久 13 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 永久 14 銀行余額調(diào)節(jié)表 5 年 15 銀行對賬單 5 年 中國最大的管理資源中心 第 8 頁 共 27 頁 本公司人員調(diào)閱以前年度財(cái)務(wù)檔案，須經(jīng)財(cái)務(wù)處處長同意簽字后方可調(diào)閱，并辦理調(diào)閱登記手續(xù)，查閱本年度財(cái)務(wù)檔案資料需得到財(cái)務(wù)處處長或主辦會(huì)計(jì)人員的同意并辦理登記手續(xù)后查閱。 外單位的人員調(diào)閱本年度和以前年度的財(cái)務(wù)檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)處處長同意、簽批后方可調(diào)閱。財(cái)務(wù)檔案保管人員要詳細(xì)登記調(diào)閱檔案名稱，調(diào)閱日期，調(diào)閱人員的姓名和所在單位，調(diào)閱理由，歸還日期等情況，調(diào)閱人員不得將財(cái) 務(wù)檔案攜帶外出，要經(jīng)批準(zhǔn)同意后，方可進(jìn)行復(fù)制。 查閱或者復(fù)制 財(cái)務(wù) 檔案的人員，嚴(yán)禁在 財(cái)務(wù) 檔案上涂畫、拆封 、 抽換 或進(jìn)行其他改變 。 會(huì)計(jì)檔案的保管期期滿后銷毀事宜，按照財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。 會(huì)計(jì)電算化管理 保證會(huì)計(jì)電算化設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持辦公室和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。 會(huì)計(jì)電算化硬件設(shè)備由財(cái)務(wù)處統(tǒng)一管理和使用，非會(huì)計(jì)電算化工作人員一般情況下不得使用，特殊情況確需使用時(shí)，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)處經(jīng)理批準(zhǔn)，在不影響會(huì)計(jì)電算化正 常工作情況下進(jìn)行。 操作人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)軟件的設(shè)計(jì)功能未能正常實(shí)現(xiàn)時(shí)，應(yīng)立即與軟件開發(fā)商聯(lián)系，進(jìn)行修改、調(diào)試，完成調(diào)試后，應(yīng)及時(shí)檢查、核對，以確保相應(yīng)帳務(wù)數(shù)據(jù)和功能模塊的正確性。 進(jìn)行電算化操作時(shí)，操作人員運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件必須是通過系統(tǒng)菜單選項(xiàng)進(jìn)入系統(tǒng)操作，應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)置操作權(quán)限和密碼。對操作密碼要嚴(yán)格管理，指點(diǎn)專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。 進(jìn)行會(huì)計(jì)處理時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的稽核制度，由專人負(fù)責(zé)對原始憑證和記賬憑證的審核，預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記入 機(jī)內(nèi)賬簿。 操作人員對使用的硬件設(shè)備的安全負(fù)責(zé)，設(shè)備的開啟和關(guān)閉應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)范程序進(jìn)行，下班時(shí)，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備的電源。操作人員離開辦公室前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件。 確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；根據(jù)公司實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。 對會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升級和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，須經(jīng)財(cái)務(wù)處處長的同意，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；在軟件升級和硬件更換過程中，要保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由財(cái)務(wù)處處長指定專人進(jìn)行監(jiān)督。 健全排 除計(jì)算機(jī)硬件和軟件故障的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性；健全計(jì)算機(jī)病毒防范措施 , 未經(jīng)允許不得在記帳電腦上安裝、拷貝無關(guān)軟件、文件。 電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。 對電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份， 存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)； 每月 10 日前對上個(gè)月的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。 所使用會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。 中國最大的管理資源中心 第 9 頁 共 27 頁 會(huì)計(jì)工作交接 會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)或離職， 應(yīng)詳列移交事項(xiàng)、編寫清冊辦理交接， 將本人所經(jīng)管的會(huì)計(jì)工作全部移交給接替人員。未辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或離職。 會(huì)計(jì)人員辦理移交手續(xù)前，必須及時(shí)做好以下工作： 已受理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未填制會(huì)計(jì)憑證的，應(yīng)當(dāng)填 制完畢。 未登記賬目應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤?，并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。 整理應(yīng)該移交的各項(xiàng)資料，對未了事項(xiàng)寫出書面材料。 編制移交清冊，列名應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、印章、現(xiàn)金、有價(jià)證券、支票簿、發(fā)票、文件、財(cái)務(wù)軟件及密碼、數(shù)據(jù)磁盤及有關(guān)資料等。 移交人員在辦理移交時(shí)，要按移交清冊逐項(xiàng)移交；接替人員要逐項(xiàng)核對查收。 移交人員從事會(huì)計(jì)電 算化工作的，要對有關(guān)電子數(shù)據(jù)在實(shí)際操作狀態(tài)下進(jìn)行交接 。 會(huì)計(jì)人員辦理交接手續(xù)時(shí)，必須有監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般會(huì)計(jì)人員交接，由財(cái)務(wù)處處長或其代表負(fù)責(zé)監(jiān)交；財(cái)務(wù)處處長 交接時(shí)，由公司總經(jīng)理（或其授權(quán)代理人）負(fù)責(zé)監(jiān)交。 財(cái)務(wù)處處長 移交時(shí)，還必須將全部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作、重大 財(cái)務(wù)收支和會(huì)計(jì)人員的情況等向接替人員詳細(xì)介紹。對需要移交的遺留問題，應(yīng)當(dāng)寫出書面材料。 交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章，并應(yīng)在 移交注冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監(jiān)交人員的職務(wù)、姓名，移交清冊頁數(shù) 以及需要說明的問題和意見等。 移交清冊一般應(yīng)當(dāng)填制一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。 接替人員應(yīng)當(dāng)繼續(xù)使用移交的會(huì)計(jì) 賬簿 ，不得自行另立新帳，以保持會(huì)計(jì) 記錄的連續(xù)性。 第二 部分 財(cái)務(wù)管理 資金管理規(guī)定 公司的資金管理實(shí)行統(tǒng)一使用、集中管理的原則。公司及各店的資金由公司財(cái)務(wù)處統(tǒng)一籌措、集中管理、統(tǒng)一使用。各部門的費(fèi)用由財(cái)務(wù)處統(tǒng)一核定、統(tǒng)一支付，各店的工資等日常費(fèi)用及大額費(fèi)用的支出，由總部統(tǒng)一核定開支。經(jīng)請示公司財(cái)務(wù)處同意后或在財(cái)務(wù)處授權(quán)的范圍內(nèi)，各店可以用備用金支付一些零星開支。 各店在公司財(cái)務(wù)處指定的銀行分別辦理存款帳戶和取款帳戶，存款帳戶只存款不出款，各店每日必須將營業(yè)資金全額存入該帳戶，不得坐支營業(yè)資金。各店的資金支出在報(bào)經(jīng)公司財(cái)務(wù)處審批同意后，由取款帳戶提取現(xiàn)金支付。 現(xiàn)金管理 現(xiàn)金支付范圍： 1. 支付給員工的工資、獎(jiǎng)金、津貼及勞保福利等開支； 2. 個(gè)人勞務(wù)報(bào)酬； 3. 報(bào)銷（或借支）的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、修理費(fèi)等； 4. 結(jié)算起點(diǎn)以下的零星支出； 中國最大的管理資源中心 第 10 頁 共 27 頁 5. 公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他符合現(xiàn)金支付范圍的支出。 除以上規(guī)定的支付范圍以外，財(cái)務(wù)人員支付個(gè)人款項(xiàng)，超過使用現(xiàn)金限額的部分，應(yīng)當(dāng)以支票支付；確需全額支付現(xiàn)金的，經(jīng)會(huì)計(jì)審核，財(cái)務(wù)處處長批準(zhǔn)后支付現(xiàn)金。 各部門、單店現(xiàn)金的使用范圍應(yīng)符合國家《現(xiàn)金管理辦法》的規(guī)定，嚴(yán)格控制現(xiàn)金結(jié)算，超出結(jié)算起點(diǎn)的付款應(yīng)通過銀行結(jié)算；特 殊情況下需用現(xiàn)金結(jié)算時(shí)，必須取得對方的收款收據(jù)并經(jīng)會(huì)計(jì)審核，財(cái)務(wù)處處長批準(zhǔn)后支付；各公司不得為任何單位和個(gè)人套取現(xiàn)金。 各店必須核定庫存現(xiàn)金限額，限額的核定以本店 3天以內(nèi)的現(xiàn)金日常用量為準(zhǔn)，凡超過庫存限額的現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送存銀行，現(xiàn)金的存入及取出 應(yīng)派車輛接送， 切實(shí)做好安全保衛(wèi)措施。 除零星現(xiàn)金收入可以補(bǔ)充庫存外，各店每天營業(yè)收入的現(xiàn)金應(yīng)在當(dāng)天送存銀行，在銀行停止收款后收進(jìn)的現(xiàn)金，應(yīng)存入店內(nèi)的保險(xiǎn)柜，于第二天上班后及時(shí)送存銀行。 出納員在辦理現(xiàn)金收付時(shí)，必須檢查收付款憑證是否按規(guī)定的審批權(quán)限及程序經(jīng)過審批，不得受 理未按規(guī)定審批的收付款業(yè)務(wù)；不得受理不完整、不真實(shí)、不合法的內(nèi)外部憑證，并視情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。 出納員在辦理現(xiàn)金收付時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持“當(dāng)面點(diǎn)清”的原則，每筆現(xiàn)金收付后，須加蓋“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”戳記。 “現(xiàn)金日記賬”應(yīng)使用訂本式賬簿，即使在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的情況下，出納員和各店仍要設(shè)置現(xiàn)金收付登記簿，逐筆登記。 出納員及各店必須做到“日清月結(jié)”，日記賬與庫存現(xiàn)金應(yīng)于每日終了后核對，如出現(xiàn)長短款，應(yīng)報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，查明原因后及時(shí)處理。 不準(zhǔn)用白條抵充現(xiàn)金，不準(zhǔn)因私借支現(xiàn)金，不準(zhǔn)保存帳外現(xiàn)金，不得公款私存。 財(cái) 務(wù)處負(fù)責(zé)人或被指定的會(huì)計(jì)主管 中國最大的管理資源中心 第 11 頁 共 27 頁 每月至少對出納庫存現(xiàn)金檢查核對一次，驗(yàn)證帳實(shí)是否相符， 情況異常時(shí)，應(yīng)進(jìn)行突發(fā)性檢查。 出納員不得兼管任何購、銷業(yè)務(wù)和實(shí)物收發(fā)；不登記除銀行存款、現(xiàn)金日記賬以外的任何其他賬簿；不兼管財(cái)務(wù)稽核。 銀行存款管理 銀行戶頭必須按國家規(guī)定開立和使用，僅供公司收支結(jié)算使用，不得出借銀行戶頭給外單位或個(gè)人使用，不得為外單位或個(gè)人代收代支、轉(zhuǎn)帳套現(xiàn)。 銀行存款支付審批權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，出納人員要嚴(yán)格審核是否履行審批程序、單據(jù)是否齊全、審批手續(xù)是否完備、支付是否合乎公司規(guī)章制度。各級審批人員出差、休 假等不在公司期間，應(yīng)對審批權(quán)限進(jìn)行書面授權(quán)。 財(cái)務(wù)人員應(yīng)通曉各類銀行結(jié)算方法，并根據(jù)情況選擇對公司較為有利的方法進(jìn)行結(jié)算。采用銀行匯票，匯兌等其他結(jié)算方式的要嚴(yán)格按照《票據(jù)法》和銀行規(guī)定，按照規(guī)定的內(nèi)部申請、審批程序和銀行的結(jié)算制度辦理。 每日的銀行收付業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證逐筆登記銀行存款日記賬并結(jié)出余額，定期與銀行對賬單核對并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，月末與總賬核對。必須保證賬賬、賬實(shí)相符。 出納員在每月終了后 5 個(gè)工作日內(nèi)， 應(yīng)根據(jù)銀行對賬單仔細(xì)核對和清理銀行日記賬，查明未達(dá)賬項(xiàng)及其原因，編制《銀行 存款余額調(diào)節(jié)表》及其說明，交稽核人員審查核對并簽字認(rèn)可后報(bào)財(cái)務(wù)處處長審批?！躲y行存款余額調(diào)節(jié)表》及其說明應(yīng)每年裝訂成冊歸檔。 票據(jù)及財(cái)務(wù)印鑒管理 支票領(lǐng)?。? 1. 凡領(lǐng)取支票，先填制支票申領(lǐng)單，寫明用途、金額、使用人等項(xiàng)，經(jīng)有關(guān)財(cái)務(wù)人員審核、財(cái)務(wù)處處長復(fù)核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能領(lǐng)取。 2. 簽發(fā)支票的金額超過＿＿＿元，在填寫申領(lǐng)單時(shí)，須提交符合審批程序的用款報(bào)告及附件（合同、采購單、計(jì)劃書等）。 3. 領(lǐng)取人應(yīng)辦理登記手續(xù)，于領(lǐng)取支票后 10 日內(nèi)報(bào)賬。 4. 對未及時(shí)報(bào)賬者財(cái)務(wù)人員應(yīng)該及時(shí)督促，并有權(quán)不予簽發(fā)新支票。 中國最大的管理資源中心 第 12 頁 共 27 頁 5. 在支票有效期內(nèi)未使 用的支票，或因情況變化未使用的支票應(yīng)及時(shí)退還財(cái)務(wù)處，對未及時(shí)歸還者財(cái)務(wù)處應(yīng)及時(shí)督促，并不予簽發(fā)新支票。 支票等銀行結(jié)算票據(jù)管理： 1. 支票由出納負(fù)責(zé)簽發(fā)，嚴(yán)格控制簽發(fā)不記名甚至空