【正文】 號 :SZJJ/CX4022020 A/0 記錄控制程序 頁碼 :8/34 1．目的 為 我公司 質量活動所取得的結果和提供所完成活動的客觀證據或在有可追溯性場合提供線索或提供驗證措施的證據。 2．適用范圍 適用于 我公司 內記錄的標識、收集、編目、借閱、歸檔、存貯和處理過程。 3．職責分配 總經辦 負責 我公司 記錄控制的歸口管理，負責指導，監(jiān)督各部門的記錄控制。 各部門具體負責本部門所使用的記錄填寫、收集、編目、歸檔、保管和處理。 記錄控制的流程如下： 各部門提出所需的記錄表格樣式―→ 總經辦 登記備案―→各部門對所使用的記錄填寫、收集、編目、歸檔、保管和處理―→ 總經辦 負責檢查。 4．程序內容 需制成表格的記錄，由使用單位設計表式，經主管人員審核后交 總經辦 統(tǒng)一編號和備案，并匯總表格樣本，列出清單，表格格式如需更改，應辦理審批手續(xù)。 記錄的填寫和標識 記錄應在業(yè)務、工作 過程中由相關人員按規(guī)定要求填寫，確保記錄準確、清楚、及時、完整；有審批要求的，應由負責審批人簽名。 記錄的標識，除表格應有格式版本編號并遵守《文件控制程序》的規(guī)定對表格格式進行控制外，實際記錄后應填寫流水順序號，其編號方法可采?。耗?—月 —順序號的方式用數字表示。 記錄的填寫要求如下： a) 必須及時填寫、不得事后編造； b) 內容完整、真實記錄； c) 字跡清晰，使用鋼筆或簽字筆填寫，不準用鉛筆之類填寫； d) 不準涂改和刮改，如確系筆誤宜采用劃改方式，并在劃改處加蓋印章 或簽名； e) 應簽全名和填寫年月日 (不準只寫姓不寫名，日期必須寫全年月日 )。 記錄的收集和歸檔 記錄由使用單位按需保存與歸檔，記錄應定期收集 (例如年初收集上年度的記錄 )，也可分階段收集。 記錄收集后應分類整理，按順序放置或裝訂成冊，立卷編目。 產品記錄可按產品項目等進行分類整理和編目。 記錄的保存、歸檔清單由各使用部門負責編制。 記錄的貯存和保管 記錄可貯存于預先 生產 的表格之中，也可貯存在適用的紙張形成書面記錄，或 者貯存于軟件（拷貝）或電子媒體中。 記錄按分類保管的原則由各業(yè)務主管部門負責保管。 各保管單位應具備適于保存記錄的條件，如必要的存放柜、專門的房間，適宜的環(huán)境條件（防火、防潮、防蛀、防盜等）。 記錄的保管應遵守保密規(guī)定，做好保管工作，堅持查閱制度，防止丟失或損壞，確保資料完整、標識清楚，易于查找。 對不符合要求的記錄應拒絕接收，記錄不得修改。 記錄的查閱 歸檔保管的記錄需要借閱時，應遵守約定的查閱制度，并及時歸還，一般不得復制。 必要時，應經主管領導批準。 合同要求時，在商定期內記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。 記錄的處理 編號 :SZJJ/CX4022020 A/0 記錄控制程序 頁碼 :9/34 記錄按其重要性，分別規(guī)定保存的期限。對已超過保存期限的記錄，由各單位保管部門提出書面報告，填寫處理清單、經主管領導批準，集中到指定地點監(jiān)督處理。 5．相關文件 QMS2020 《質量手冊》； CX401 《文件控制程序》 6．相關記錄 － 01 記錄清單 編號 :SZJJ/CX5012020 A/0 管理評審控制程序 頁碼 :10/34 1．目的 就質量方針和質量目標，評價質量管理體系對環(huán)境持續(xù)的適宜性，充分性和有效性。 2．適用范 圍 適用于 本公司 質量管理體系的評審工作，包括對質量方針、質量目標和質量管理體系文件的評審。 3．職責分配 總經理負責主持管理評審活動。 管理者代表負責向總經理報告質量管理體系運行情況，提出改進的建議，組織編寫相應的評審報告。 總經辦 負責管理評審計劃的編制和組織工作，收集并提供管理評審所需的資料，并負責管理評審做出的糾正 /預防和改進措施實施后的跟蹤和驗證工作。 各相關部門負責準備并提供與本部門工作有關的評審所需的資料，并負責評審中提出糾正 /預防和改進措施的實施工作。 4．程序內容 管理評審的計劃 年度管理評審計劃 一般情況下，管理評審每年進行一次，于每年 12 月份對該年度的質量管理體系運行情況進行評審。 總經辦 于每年 10 月份前編制年度管理評審計劃 ， 經管理者代表審核后，提交總經理批準。 年度管理評審計劃的內容應包括 ： a）評審目的 ； b）評審人員 ； c）評審內容 ； d）評審的準備工作要求 ； e）評審時間安排。 適時管理評審計劃 在下列情況下，由總經理提出，適時制定計劃 ，進行相應的管理評審。 a) 當 我公司 的組織結構、產品結構、資源發(fā)生重大改變與調整時； b) 當 我公司 發(fā)生重大質量事故或相關方連續(xù)投訴時 ； c) 法律、法規(guī)、標準及其它要求發(fā)生變更時 ； d) 當認為有必要時，如認證前的管理評審。 總經辦 編制適時管理評審計劃，經管理者代表審核后，提交總經理批準。適時管理評審計劃的內容參照年度管理評審計劃，但評審內容一般針對第 條款中某一具體事項。 管理評審的內容 管理評審的輸入一般包括以下內容： a）質量管理體 系審核結果（包括內部、顧客和認證機構的審核報告）； b）顧客投訴的處理，顧客的滿意度測量結果及反饋的重要信息； c）重大質量事故的處理，過程及產品質量趨勢； d）質量方針、目標，以及糾正預防和改進措施的實施情況； e）以前管理評審所確定的跟蹤措施的執(zhí)行情況； f）可能影響質量管理體系的變化（如 我公司 的組織結構、產品結構、資源發(fā)生的重大改變與調整；相關的法律法規(guī)、標準及其它要求發(fā)生的變更）。 管理評審的輸入要反映出對以上輸入進行比較和評價的結果： a）質量管理體系的過程（要素）及相應文件是否有修 正的需要； b）質量方針、目標是否正在實現，是否需要更新； c）是否需要進行相關的過程、產品審核或改進； 編號 :SZJJ/CX5012020 A/0 管理評審控制程序 頁碼 :11/34 d）為質量管理體系各項活動配合的資源是否適宜； e）對質量管理體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性的評價； f）對上述評價結果所需采取的跟蹤措施； g）對改進的建議。 管理評審的準備 總經辦 于每年 10 月底前總經理批準后的評審計劃分別發(fā)至各個部門，由部門負責人準備并提供與本部門工作有關的評審所需的資料。 總經辦 于 11 月底前將各部門準備的資料分別進行收集、整理，并根據收集的 資料制定評審具體內容。經管理者代表批準后，將評審會議的時間、地點、參加人員、評審內容通知參加評審的人員。 評審 評審會議 總經理主持評審會議，各部門負責人和有關人員參加。 參加評審會議的人員對管理評審內容進行逐項評審。 評審結論 總經理對所涉及評審作出結論（包括進一步調查、驗證等）。 總經理對評審后改進活動提出明確要求（包括體系、資源、方針、目標是否需要調整；是否需要進行產品、過程審核等與評審內容相 關的要求）。 管理評審報告 總經辦 對管理評審的內容進行總結，于管理評審會議后一周內編寫《管理評審報告》，經管理者代表審核后，提交總經理批準，并發(fā)至相關部門。 評審報告的內容包括： a）評審目的； b）評審日期； c）參加評審人員； d）評審的內容及結論； e）需采取的糾正 /預防和改進措施。 糾正預防和改進措施的實施和驗證 必要時， 質檢科 根據會議評審結果填寫《糾正和預防措施報告》，由有關責任部門填寫糾正或預防措施并實施，需采取改進措施時，由 總經辦 提交相應的改進計 劃，經管理者代表審核，總經理批準后，發(fā)給相關部門予以執(zhí)行。 總經辦 負責對上述措施實施情況進行跟蹤和驗證。 評審記錄 管理評審的相關記錄由 質檢科 負責歸檔保管。 5．相關文件 CX803 《糾正和預防措施控制程序》 6．相關記錄 － 01 管理評審計劃； － 02 管理評審報告； 編號 :SZJJ/CX6012020 A/0 人力資源控制程序 頁碼 :12/34 1．目的 為全面、深入開發(fā)企業(yè)人力資源 ， 有效提高全體員工的技術水平和業(yè)務素質，以適應 我公司 業(yè)務不斷發(fā)展的需要。 2．適用范圍 本程序所指的員工是指全體簽定勞動合同或勞動協議的員工 ， 包括試用期 員工、臨時工和退休返聘人員。 本程序規(guī)定所稱員工培訓是指 我公司 按照工作需要對員工進行企業(yè)文化、職業(yè)道德、管理知識、專業(yè)知識、意志品質、技術服務、操作技能等方面的教育和訓練活動。 本程序適用于 我公司 內部培訓、本市培訓、外部培訓和海外培訓四種形式。 3．職責分配 總經辦 是 我公司 人力資源管理和培訓工作的歸口管理部門并負責新員工入職培訓。 總經辦 負責全 我公司 員工“質量管理體系”的培訓和指導。 總經辦 負責營銷人員產品知識、銷售技巧和營銷管理培訓。 生產科 負責 全 我公司 的安全、健康、環(huán)境保護方面的培訓。 總經辦 負責 我公司 產品質量，采購產品質量的檢驗工作的培訓。 各部門負責對本部門員工的業(yè)務操作規(guī)程和崗位職責培訓。 4．程序內容 培訓需求 每年年初 我公司 制定年度培訓目標，下發(fā)各部門。 各部門根據 我公司 下達的年度培訓目標及“崗位任職資格要求”確定員工培訓需求、制定年度培訓計劃和培訓費預算 ， 報各部門領導批準后送 總經辦 備案。 我公司 員工年度培訓經費由 總經辦 統(tǒng)一控制預算。 培訓實施 我公司 員工培訓貫徹按需施教、學用結合、定向培訓、分工合作的原則。 總經辦對各部門的培訓計劃實施、完成情況進行監(jiān)督管理。 培訓方式 各類培訓主要采用 我公司 內部培訓、本市培訓、外部培訓和海外培訓四種形式，采取集中授課、現場實習和自學等方式。 培訓內容 我公司 員工根據所從事的不同崗位工作，可進行不同內容的培訓，主要包括企業(yè)文化、管理理論和方法、專業(yè)技術理論、安全意識和教育、質量意識和質量管理知識、勝任本崗位工作必須的專業(yè)技能。 新員工上崗工作前由 總經辦 負責入職培訓 (包括 我公司 簡介、企業(yè)文化、部門業(yè)務簡介、職位說明等 )、 我公司 制度和行為規(guī)范培訓、管理通用技能培訓和員工業(yè)余培訓和指導。 總經辦 負責選派合適人員參加內部質量體系審核員培訓。培訓合格后將內審員證書復印件存檔備案。 特殊工種崗位 (駕駛員、電工等 )必須經過國家規(guī)定的培訓考核 ， 取得特種作業(yè)資格證書后方能上崗； 總經辦 編制“ 我公司 人員名冊”，同時將特殊工種證書復印件存檔備案。 總經辦 負責對營銷人員產品知識、銷售技巧和營銷管理培訓及客戶服務人員必備的專業(yè)技能和顧客意識的培訓。 我公司 各部門自行組織培訓的內容，訓結束后將有關培訓結果報 總經辦 備案。 對于轉崗人員，必要時有調入部門組織轉崗培訓。 總經辦 根據 我公司 業(yè)務需要適時為部分員工提供外部培訓機會 ， 此類培訓水準及費用支出較高，能夠在短期內大幅度提高員工在某一領域的職業(yè)素質。 由 我公司 承擔培訓經費參加本市培訓、外部培訓或海外培訓的員工須與 我公司 簽定培訓服務協議書。 編號 :SZJJ/CX6012020 A/0 人力資源控制程序 頁碼 :13/34 經 我公司 領導批準的出國培訓 ， 按照國家有關規(guī)定辦理。 員工要求參加與本崗位工作業(yè)務相關的業(yè)余 外出進修 ， 應首先填寫”員工外出培訓申請單” ， 經本部門領導批準后報 總經辦 備案 ， 培訓費用憑學習結業(yè)證書報銷 ， 從員工所在部門年度培訓費用預算中支出。 培訓期間 ， 總經辦 負責對培訓進度、受訓員工培訓情況的督導、檢查和培訓紀律的管理。員工參加本市培訓、外部培訓或海外培訓時 ， 總經辦 同時負責對培訓實施機構的工作協助、協調和業(yè)務溝通。 培訓效果評估 培訓結束后 ， 通過筆試、口試（課堂提問）、實踐操作等考核形式對培訓效果進行評估。對考核不合格的采取適當的措施。 每次培訓結束后 ， 總經辦 與教師、學員進行溝通。對培訓效果方面進行總結，作為下次培訓組織的參考。 培訓記錄 總經辦 負責建立 我公司 培訓臺帳并將 我公司 各類培訓資料分類存檔。 總經辦 每年年終對照計劃對本年度培訓的人數、費用、方式、內容、效果、經驗、教訓等進行統(tǒng)計和總結 ， 以指導下一年度員工培訓的改進和提高。 5．相關文件 中華人民共和國勞動法 培