【正文】 49. 公文處理工作的作用：助手作用、紐帶作用、查考作用 50. 公文處理工作的組織包括：組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式 51. 公文處理工作的形式選擇要考慮哪些情況？ 1）機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)，任務(wù)和職權(quán)范圍； 2）機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次 ，數(shù)量； 3）機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少； 4）機(jī)關(guān)辦公駐地的遠(yuǎn)近 5）工作人員的配備 52. 公文處理工作的原則 公文處理必須準(zhǔn)確，及時(shí)，安全，保安，加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則。 53. 公文處理工作的具體要求 準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量；及時(shí)迅速，注重時(shí)效 保守機(jī)密，安全可靠；集中統(tǒng)一，加強(qiáng)管理 事實(shí)求是，遵規(guī)守紀(jì)；精減文件，提高效率 54. 收文辦理程序主要有： 1） 第一個(gè)環(huán)節(jié)：簽收，拆封與登記 2） 第二個(gè)環(huán)節(jié)：分發(fā) 與傳閱 3） 第三個(gè)環(huán)節(jié)：擬辦，批辦與承辦 4） 第四個(gè)環(huán)節(jié)：催辦查辦與注辦 55. 如何做好擬辦工作？ 1） 擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求；弄清來(lái)文的背景，查明問(wèn)題的癥結(jié)所在，以便有針對(duì)性的提出切實(shí)可性的擬辦意見(jiàn)。 2） 要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，辦求使擬辦意見(jiàn)既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。 3）要熟悉業(yè)務(wù)，要及時(shí)了解和掌握本機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)變化情況。 4） 擬辦意見(jiàn)要周到要綜合考慮各方面的因素和影響。如需要與有關(guān)部門溝通意見(jiàn)時(shí)，要事先了解 清楚，商洽妥當(dāng)。 5） 擬辦意見(jiàn)不是具體的承辦計(jì)劃或方案，文字要簡(jiǎn)明扼要，除講明簡(jiǎn)單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見(jiàn)之下，要簽署擬辦人性名和擬辦日期。 56. 承辦這一環(huán)節(jié)既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文的開(kāi)始。 57. 簡(jiǎn)述查辦與催辦的異同？ 1） 查辦與催辦都是對(duì)公文承辦情況進(jìn)行督促檢查或詢問(wèn)。 2） 查辦主要是對(duì)大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，查辦的事項(xiàng)要領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催則是文書(shū)部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文，文書(shū)部門應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。 3） 查辦的實(shí)質(zhì)是督促檢查，限期落實(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同官僚主義作風(fēng)作斗爭(zhēng)的一種手段，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文辦理的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對(duì)如何辦理及辦理結(jié)果是不大過(guò)問(wèn)的。 58. 發(fā)文辦理程序：（ P325） 擬稿、審核與簽發(fā)，核發(fā)、繕印與校對(duì)，用印、登記與分發(fā) 59. 審核的重點(diǎn)是：是否需要行文、公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。 60. 公文審核要做到 “ 六查 ” 1） 查是否需要行文，以什么名義行文； 2） 查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和 政策以及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾； 3） 查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行； 4） 查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽； 5）查文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，簡(jiǎn)練，條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范。 6） 查公文格式是否符合規(guī)定。 61. 核發(fā) —— 指在公文正式印發(fā)之前，對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。 62. 如何理解公文立卷和案卷？ 1） 公文立卷：是將已經(jīng)辦理完畢的文件組合成 案卷； 2） 公文立卷是將有一定查考利用價(jià)值的文件組合成案卷，凡是需要立卷的文件，必須是有一定查考利用價(jià)值的文件。 3） 立卷是按文件在形成過(guò)程中的內(nèi)在聯(lián)系和一定的規(guī)律組合成案卷。 4） 通過(guò)公文立卷所組成的案卷是文書(shū)當(dāng)案的基本保管單位和統(tǒng)計(jì)單位。 63. 選擇機(jī)關(guān)立卷的地點(diǎn)應(yīng)考慮的因素是： 1） 被確定為立卷地點(diǎn)的文書(shū)部門要直接經(jīng)手文件的處理。 2） 對(duì)立卷地點(diǎn)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。 3） 還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況； 對(duì)小機(jī)關(guān)基層單位來(lái)說(shuō)，負(fù)責(zé)集中進(jìn)行立卷 的工作。 對(duì)大機(jī)關(guān)采取分散立卷 64. 明確公文立卷的范圍以什么為指導(dǎo)思想？（ P353） 應(yīng)以國(guó)家檔案局 1987 年 12 月頒發(fā)的《關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定》、《文書(shū)檔案保管期限表》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導(dǎo)。 65. 掌握公文處理的范圍要抓住反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和具有查考利用價(jià)值這個(gè)兩個(gè)主要條件。 66. 不需要立卷歸檔的文件材料的范圍： 1） 重份文件 2） 未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿； 3） 一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒(méi)有查考價(jià)值的文件材料； 4） 與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的及非隸屬的機(jī)關(guān)送來(lái)的參考性文件； 5） 內(nèi)容已被包括了的文件； 6） 信封，一般機(jī)關(guān)往來(lái)發(fā)文的信封，無(wú)必要保管； 7） 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料。 67. 公文立卷的原則與要求（ P362） 1） 原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。 2） 要求：必需保持文件之間的歷史聯(lián)系 —— 是前提，起主導(dǎo)作用。 3）應(yīng)當(dāng)區(qū)分文件材料的保存價(jià)值 4）應(yīng)當(dāng)使立成的案卷便于保管和利用 —— 是根本目的，也是衡量公文立卷工作質(zhì) 量的重要標(biāo)準(zhǔn)。 68. 公文立卷根據(jù)文件材料的哪些特征？ 根據(jù)文件的特征組卷。六個(gè)特征：時(shí)間、地區(qū)、作者、通訊者、問(wèn)題、文種特征 較常用的特征是：?jiǎn)栴}、作者、名稱 69. 列為永久保存的文件材料： 1）本機(jī)關(guān)制定的屬于法規(guī)政策性，處理重要問(wèn)題的 2） 要貫徹執(zhí)行的重要文件材料 70. 調(diào)整定卷應(yīng)注意的問(wèn)題： 1） 要檢查卷內(nèi)文件成分； 2） 要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系； 3） 要檢查卷內(nèi)文件的數(shù)量； 4） 要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價(jià)值。 71. 案卷標(biāo)題 —— 也稱案卷 題名。是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括，是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以編制檔案檢索工具的主要依據(jù)。 結(jié)構(gòu)由文件作者、問(wèn)題（是核心）、名稱三個(gè)基本部分 72. 案卷的編目 —— 是指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。是進(jìn)行手工檢索的基本條件，也是實(shí)現(xiàn)樓案計(jì)算機(jī)檢索與儲(chǔ)存的基礎(chǔ)性工作。 全宗號(hào) —— 是檔案館指定給立檔單位的編號(hào)，在一個(gè)檔案館內(nèi)全宗號(hào)不能重復(fù)，目錄號(hào)是全案卷所屬目錄的編號(hào)，在一個(gè)全宗內(nèi)案卷目錄號(hào)不能重復(fù)；案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在一個(gè)案卷目錄內(nèi)案卷號(hào)不能重 復(fù)。 公文的種類 公文的種類簡(jiǎn)稱文種。根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳 1993 年修訂發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括： 命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。 公文作為傳達(dá)和貫徹黨和國(guó)家的方針政策、聯(lián)系和處理各級(jí)機(jī)關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達(dá)著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動(dòng)的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機(jī)關(guān)在擬制公文時(shí)，必須從實(shí)際需要出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán) 范圍、所 處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。在機(jī)關(guān)單位，除了應(yīng)用公文之外，經(jīng)常用到的還有 常用文書(shū) 。常用文書(shū)包括：計(jì)劃類、總結(jié)類、講話類和信息類等。 一、通告的概念 通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 二、通告的特征 （一）用于宣布一般性事項(xiàng)，有別于公告宣布重大事項(xiàng)。 （二）通告只在國(guó)內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國(guó)內(nèi)也向國(guó)外公布。 （三）通告可以由各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機(jī)關(guān)發(fā)布。 （四）通告不寫(xiě)抬頭，無(wú)主送單位。 三、通告的種類 周知類通 告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。 執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強(qiáng)制力。 四、通告的寫(xiě)作格式 通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期等部分組成。 標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)加文種、事由加文種或只寫(xiě) “ 通告 ” 二字。 正文 由緣由和通告事項(xiàng)兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項(xiàng)為須知和遵守的內(nèi)容。用 “ 特通告如下 ” 轉(zhuǎn)承連接。通告事項(xiàng)是面對(duì)大眾的，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌 握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用 “ 特此通告 ” 作結(jié)。有時(shí)也可不寫(xiě)，形式比較靈活。 署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機(jī)關(guān)名稱和日期。 通 知 一、通知的概念 通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。 二、通知的種類 印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。 用于印發(fā)本級(jí)機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。 指示性通知。 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān) 某一項(xiàng)工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用 “ 命令 ” 或 “ 指示 ” 時(shí)，可使用這類通知。 知照性通知。 用于告之各有關(guān)方面周知的事項(xiàng)等。這種通知發(fā)送對(duì)象廣泛，對(duì)下級(jí)、平級(jí)均可發(fā)送。 事務(wù)性通知。 用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)就某一具體事項(xiàng)布置工作，交待任務(wù)；同級(jí)機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項(xiàng)具體工作的進(jìn)行或某一具體問(wèn)題的解決要求對(duì)方配合、協(xié)助辦理等。 任免、聘用通知。 用于任免或聘用國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員職務(wù)等。 三、通知的寫(xiě)作格式 通知的寫(xiě)作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫(xiě)作方法。 （一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、 轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫(xiě)法。 標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn)：對(duì)印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見(jiàn)，表明態(tài)度，如 “ 同意 ” 、 “ 原則同意 ” 、 “ 要認(rèn)真貫徹執(zhí)行 ” 、 “ 望遵照?qǐng)?zhí)行 ” 、“ 參照?qǐng)?zhí)行 ” 等；寫(xiě)明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫(xiě)明發(fā)文日期。 （二） 批示性通知的寫(xiě)法。 標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡(jiǎn)潔明了，說(shuō)理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政 策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。 （三）知照性通知的寫(xiě)法 。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項(xiàng)。 （四）事務(wù)性通知的寫(xiě)法。 通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會(huì)議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫(xiě)法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會(huì)議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫(xiě)明召開(kāi)會(huì)議的原因、目的、名稱，通知對(duì)象，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)備的材料等 （五）任免、聘用通知的寫(xiě)法。 一般只寫(xiě)決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。 報(bào) 告 一、報(bào)告的概念 報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。報(bào)告屬 上行文 ，一般產(chǎn)生于事后和事情過(guò)程中。 二、報(bào)告的種類 綜合性報(bào)告 。是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來(lái)寫(xiě)成的報(bào)告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫(xiě)作難度較大，要求較高。 專題性報(bào)告 。是針對(duì)某項(xiàng)工作、某一問(wèn)題、某一事件或某一活動(dòng)寫(xiě)成的報(bào)告，在內(nèi)容上具有專一性。 回復(fù)報(bào)告 。是根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問(wèn)作出的報(bào)告。 三、報(bào)告的寫(xiě)作格式 （一）綜合性報(bào)告的寫(xiě)法 標(biāo) 題 事由加文種，如《關(guān)于 2020 年上半年工作情況的報(bào)告》；報(bào)告單位、事由加文種，如《玉溪師院教務(wù)處關(guān)于 2020 年度工作情況的報(bào)告》。 正 文 把握三點(diǎn) ： （ 1）開(kāi)頭 ，概括說(shuō)明全文主旨，開(kāi)門見(jiàn)山，起名立意。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。 （ 2）主體 ，內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說(shuō)話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。 （ 3）結(jié)尾， 要具體切實(shí)。寫(xiě)工作上存在的問(wèn)題，提出下步工作具體意見(jiàn)。最后 可寫(xiě) “ 請(qǐng)審閱 ” 或 “ 特此報(bào)告 ” 等語(yǔ)作結(jié)。 （二）專題報(bào)告的寫(xiě)法 標(biāo)題 由事由、文種組成， 如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報(bào)告》。有的報(bào)告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報(bào)告專題事由，突出其專一性。 正 文 可采用 “ 三段式 ” 結(jié)構(gòu)法 。以反映情況為主的專題工作報(bào)告主要寫(xiě)情況、存在的問(wèn)題、今后的打算和意見(jiàn)；以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告主要寫(xiě)情況、經(jīng)驗(yàn)，有的 還可略寫(xiě)不足之處和改進(jìn)措施；因工作失誤向上級(jí)寫(xiě)的檢查報(bào)告主要寫(xiě)錯(cuò)誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯(cuò)誤的主客觀原因、造成錯(cuò)誤的責(zé)任、處理意見(jiàn)及改進(jìn)措施等。結(jié)尾通常 以 “ 請(qǐng)審核 ” 、 “ 請(qǐng)審示 ” 等語(yǔ)作結(jié)。 （三）回復(fù)