【正文】 、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件； （ 2）同一文件的不同稿本，正本在前，處理表及背景材料在后；不同文字的文本，中文本在前，外語本在后；漢文本在前，少數民族文本在后。 排列 歸檔文件在分類的基礎上進行排列。先將歸檔文件按保管期限分開，同一個保管期限的文件材料，按照機構 —— 時間先后排列，并盡可能將關系密切的（如同一次活動、同一項工作 、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。 填寫檔號、卷內目錄、備考表、案卷封皮 （ 1）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號； （ 2）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名的應擬寫題名，有題名但沒有實質內容的亦應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；會議記錄應填寫每次會 議的時間和主要內容；填寫字跡要工整。卷內文件目錄放在卷首。 （ 3）有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。 （ 4）案卷封皮，應逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內文件材料內容，一般包括責任者、內容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整清晰。 （ 5）文書檔案按案卷封面 卷內文件目錄 — 文件 — 備考表 — 封底排列。各部分格式按國家 1998 年《文書檔案案卷格式》執(zhí)行。 （四） 發(fā)文文件材料立卷程序 省聯(lián)社發(fā)文采用集中立卷的原則。省聯(lián)社發(fā)文辦理完畢后，由辦公室直接交由檔案崗管理，檔案崗將收到的發(fā)文紙文件按主辦部門分開，不定期通知各部門兼職檔案人員到檔案室整理本部門形成的文件。各部門發(fā)文及其它文件材料，經辦人員在辦理完畢后應將其及時、全部交給本部門兼職檔案管理人員整理、保管，并于次年初將經本部門整理符合檔案管理要求的紙質文件、移交清單及電子文件一同移交檔案室歸檔。 第十二條 收文歸檔處理 省聯(lián)社各部門收文，按來文單位排列，各部門造好移交清冊（一式兩份）于次年初移交檔案室整理歸檔。收文 分類采用年度 —— 來文單位進行歸檔。在同一年度內，每個單位來文按字號順序排列入盒，編上件號，然后按上級機關 —— 平級機關 —— 下級機關的順序進行排列上架。 省聯(lián)社收文辦理完畢后由辦公室直接移交檔案室歸檔。 第十三條 基建項目文件材料的立卷歸檔 基建檔案資料是指建設項目（工程）從醞釀、決策到建成投產（使用）全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料。主要有12 類： （一）可行性研究、任務書； （二）設計基礎材料； （三）設計文件； （四）項目（工程）管理文件； （五）施工文件； （六）竣工文件； （七）生產技術設備、試生 產文件材料； （八）工藝、設備文件材料； （九）涉外文件； （十）財務、器材管理計劃賬目材料； （十一）科研項目材料； （十二）其它應歸檔文件材料。 第十四條 基建項目文件材料的形成 基建項目檔案資料的管理要與項目建設同步進行。建設單位、監(jiān)理單位、工程總承包單位、工程現場指揮部、施工單位、勘察設計單位必須有一位負責人分管檔案資料工作。并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設項目檔案資料。施工過程中要有能夠保證檔案資料安全的庫房、裝具及必要的設備。 省聯(lián)社 基建檔案由負責部門負責收集、整理。新建工程驗收后，三個月內，負責部門將整理好的檔案移交檔案室。 第十五條 基建文件材料的歸檔方法 基建項目（工程）檔案的整理符合國家標準 GB/T11822—89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。整理工作劃分為分類組卷、編目、裝訂三個步驟。 （一）基建項目檔案的分類組卷方法 對收集的項目技術文件材料逐件整理，剔除重份、沒有歸檔價值的零散材料，補齊缺頁，使每份文件材料都有頭有尾。同時，將基建項目檔案、資料、文書檔案區(qū)分清楚。對一文多性的文件，諸如計劃任務書的批復，項目任務書 的上報等等。應將原件歸入基建項目檔案，以確保項目檔案的完整性。 應將歸入基建項目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設計、施工、竣工四個階段歸類劃分。在此基礎上，對設計、施工、竣工階段的文字材料、圖表、圖紙先按單項工程予以分開，再按單位工程組合。 不同的形成階段、不同的單項工程、不同的單位工程，技術文件材料不能混淆在一起（如果施工單位向建設單位移交的施工技術文件材料已按建筑管理部門規(guī)定，分生產、質量、技術等類型予以系統(tǒng)排列的，可以保持原貌，不再打亂重新整理），應依照技術文件材料的自然規(guī)律，進行有次序、有 聯(lián)系的排列，其原則是： 對文件材料的排列次序應按先問題后時間、先批復后請示、先正文后附件、先打印件后稿件、先文字材料后圖樣等原則進行。對圖紙排列可按原設計圖紙目錄進行。 對施工技術文件材料的排列應遵循原施工單位已整理有序的編號，沒有編號或編號較亂的可重新按單項施工性質進行排列。 對基建項目中引進國外設備的技術文件材料應分項予以整理。 竣工圖是工程的實際反映，是工程的重要檔案。工程承包合同或施工協(xié)議中要根據國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收作出規(guī)定，施工單位不按時提交竣工圖或提交竣 工圖不完整、不準確的，不算完成施工任務，應承擔責任。 根據文字材料、圖表、圖紙的多少，組成若干個保管單位，保管單位一般不宜過厚（不超過 60 毫米），但在特殊情況下，為保持圖紙材料的完整性，可以稍微超出一點。 （二）基建項目檔案的編目方法 編頁號 保管單位內的文件材料一律編頁號，順序均從“ 001”開始，一頁一號（保管單位之間不連號，一個保管單位一個順序號）。有些技術資料的說明書，如果是一本本的，并有序號的，以往習慣上僅編一個序號，爾后在備考表上說明此序號共有多少頁，但隨著縮微檔案的發(fā)展，需要對這些檔案資 料依序編制頁號。所有的編號正面應編在右上角，反面編在左上角，全部編在原文件上，不可編在裱糊的白紙上。如果原文件、圖紙已有編號，重新編號時應用黑鋼筆斜線將它刪掉，以防查閱檔案時混淆。逢有缺漏編頁號時可以在原編號后面加“ —— 1”或“ —— 2”予以標志，在填寫總頁數時也相應增加其頁數，并在備考表中加以說明。 編寫卷內目錄 卷內目錄編制內容包括：文件順序號、名稱、編號或作者名稱、頁數、產生日期、所在頁號、備注。某些圖紙原來已有圖紙目錄的，應保留其目錄，可不再編制卷內目錄。如果圖紙目錄與圖紙排列不相一致，應當重新編 制卷內目錄，保留原目錄，并編上頁號。 編制案卷目錄 基建項目檔案案卷目錄應以保管單位為對象進行登記編寫。 編制備考表 備考表是對保管單位單份文件編號數量的統(tǒng)計，以及對文字、圖紙、照片的分類統(tǒng)計，主要用于維護每一保管單位的完整情況，確保檔案質量并方便利用。 編制案卷封面 案卷封面是固定整理、分類組卷的成果，從封面上揭示保管單位內技術文件材料的內容與成份。內容主要包括：類別、項目名稱、案卷題名、密級、保管期限、檔案號、縮微號、編制單位、編制日期等等。 （ 1）類別：指檔案種類：《基本建設項目檔案》。 （ 2）項目名稱：指上級正式批準的項目全稱。 （ 3）案卷題名：即保管單位標題，應載明該案卷內材料所涉及的單項、專業(yè)（問題）和文件名稱。擬定案卷題名應符合工程術語和檔案用語習慣。 編制檔案號 編制基建項目檔案的檔案號應一律采用漢語拼音和阿拉伯字母作為混合組成。檔案號的編制結構為：檔案類別代號 —— 項目代號 —— 案卷號。 編制檔案索引目錄 檔案索引目錄的編制內容、順序為：檔案編制說明、檔案驗收證書、檔案移交接收單、案卷目錄、卷內目錄。整套卷內目錄的右角上應標明第幾卷。 （三）案卷的裝訂方法 裝訂的案卷卷內文字 材料為 A4 幅面；不裝訂的圖紙，應按卷內目錄排列并在每份材料上加蓋檔號章。 （四）基建文件歸檔要求 歸檔的文件應按《基本建設項目文件材料歸檔范圍》的要求做到完整、準確、系統(tǒng)，以保證生產（使用）、管理、維護、改擴建的需要。凡按批準的設計文件所規(guī)定的內容新建、擴建、改建的基本建設項目的技術改造項目的竣工驗收工作均應包括對檔案的驗收。在工程的初步驗收和竣工驗收兩個階段都應包括對檔案的驗收。建設項目初步驗收前，建設單位應組織施工、設計及生產（使用）等有關單位的項目負責人、工程管理、工程技術負責人，進行檔案的自檢工作， 并做出檔案自檢報告。 （五）基建檔案驗收要求 工程竣工驗收時，驗收報告中應寫明檔案的情況。 檔案驗收報告應包括以下內容：項目檔案資料概況；項目檔案管理體制；項目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔情況；存在問題及解決措施；檔案完整、準確、系統(tǒng)性評價及在施工、試生產中的作用；附表；附表中包括的條目：單項、單位工程名稱、文字材料（卷、頁）、竣工圖（卷、頁）。 在竣工驗收鑒定書中要有關于檔案情況的評價。 第十六條 會計文件材料的立卷歸檔 會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和財務報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映單位經濟 業(yè)務的重要史料和證據。具體包括： （一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會計憑證。 （二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其它會計賬簿。 （三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其它財務報告。 （四）其它類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其它應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。 第十七條 會計檔案的立卷要求 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計檔案形成部門保管一年，期滿 之后，由會計檔案形成部門按照歸檔要求整理立卷，裝訂成冊，編制移交清冊（一式兩份），交由檔案室統(tǒng)一保管；出納人員不得兼管會計檔案。 移交檔案室保管的會計檔案，原則上保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案室會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。 會計檔案移交到檔案室時，有關部門應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交 人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。 第十八條 會計檔案的保管期限 會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25 年 5 類。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 第十九條 信貸文件材料的立卷歸檔 信貸文件材料檔案是指在辦理貸款業(yè)務過程中形成的、記錄和反映貸款業(yè)務的重要文件和憑證。信貸檔案歸檔范圍包括： （一）借款人基本資料 （二）貸款資料 （三）不良貸款記錄資料 （四）擔保文件資料： 第二十條 信貸檔案保