【正文】 、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件； （ 2）同一文件的不同稿本，正本在前，處理表及背景材料在后；不同文字的文本，中文本在前，外語本在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后。 排列 歸檔文件在分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行排列。先將歸檔文件按保管期限分開，同一個(gè)保管期限的文件材料，按照機(jī)構(gòu) —— 時(shí)間先后排列，并盡可能將關(guān)系密切的（如同一次活動、同一項(xiàng)工作 、同一個(gè)會議形成的）文件材料排列在一起。 填寫檔號、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷封皮 （ 1）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號； （ 2）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名的應(yīng)擬寫題名，有題名但沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會 議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。 （ 3）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 （ 4）案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整清晰。 （ 5）文書檔案按案卷封面 卷內(nèi)文件目錄 — 文件 — 備考表 — 封底排列。各部分格式按國家 1998 年《文書檔案案卷格式》執(zhí)行。 （四） 發(fā)文文件材料立卷程序 省聯(lián)社發(fā)文采用集中立卷的原則。省聯(lián)社發(fā)文辦理完畢后，由辦公室直接交由檔案崗管理，檔案崗將收到的發(fā)文紙文件按主辦部門分開，不定期通知各部門兼職檔案人員到檔案室整理本部門形成的文件。各部門發(fā)文及其它文件材料，經(jīng)辦人員在辦理完畢后應(yīng)將其及時(shí)、全部交給本部門兼職檔案管理人員整理、保管，并于次年初將經(jīng)本部門整理符合檔案管理要求的紙質(zhì)文件、移交清單及電子文件一同移交檔案室歸檔。 第十二條 收文歸檔處理 省聯(lián)社各部門收文，按來文單位排列，各部門造好移交清冊（一式兩份）于次年初移交檔案室整理歸檔。收文 分類采用年度 —— 來文單位進(jìn)行歸檔。在同一年度內(nèi)，每個(gè)單位來文按字號順序排列入盒，編上件號，然后按上級機(jī)關(guān) —— 平級機(jī)關(guān) —— 下級機(jī)關(guān)的順序進(jìn)行排列上架。 省聯(lián)社收文辦理完畢后由辦公室直接移交檔案室歸檔。 第十三條 基建項(xiàng)目文件材料的立卷歸檔 基建檔案資料是指建設(shè)項(xiàng)目（工程）從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。主要有12 類： （一）可行性研究、任務(wù)書； （二）設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料； （三）設(shè)計(jì)文件； （四）項(xiàng)目（工程）管理文件； （五）施工文件； （六）竣工文件； （七）生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備、試生 產(chǎn)文件材料； （八）工藝、設(shè)備文件材料； （九）涉外文件； （十）財(cái)務(wù)、器材管理計(jì)劃賬目材料； （十一）科研項(xiàng)目材料； （十二）其它應(yīng)歸檔文件材料。 第十四條 基建項(xiàng)目文件材料的形成 基建項(xiàng)目檔案資料的管理要與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。建設(shè)單位、監(jiān)理單位、工程總承包單位、工程現(xiàn)場指揮部、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作。并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目檔案資料。施工過程中要有能夠保證檔案資料安全的庫房、裝具及必要的設(shè)備。 省聯(lián)社 基建檔案由負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)收集、整理。新建工程驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)，負(fù)責(zé)部門將整理好的檔案移交檔案室。 第十五條 基建文件材料的歸檔方法 基建項(xiàng)目（工程）檔案的整理符合國家標(biāo)準(zhǔn) GB/T11822—89《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。整理工作劃分為分類組卷、編目、裝訂三個(gè)步驟。 （一）基建項(xiàng)目檔案的分類組卷方法 對收集的項(xiàng)目技術(shù)文件材料逐件整理，剔除重份、沒有歸檔價(jià)值的零散材料，補(bǔ)齊缺頁，使每份文件材料都有頭有尾。同時(shí)，將基建項(xiàng)目檔案、資料、文書檔案區(qū)分清楚。對一文多性的文件，諸如計(jì)劃任務(wù)書的批復(fù)，項(xiàng)目任務(wù)書 的上報(bào)等等。應(yīng)將原件歸入基建項(xiàng)目檔案，以確保項(xiàng)目檔案的完整性。 應(yīng)將歸入基建項(xiàng)目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段歸類劃分。在此基礎(chǔ)上，對設(shè)計(jì)、施工、竣工階段的文字材料、圖表、圖紙先按單項(xiàng)工程予以分開，再按單位工程組合。 不同的形成階段、不同的單項(xiàng)工程、不同的單位工程，技術(shù)文件材料不能混淆在一起（如果施工單位向建設(shè)單位移交的施工技術(shù)文件材料已按建筑管理部門規(guī)定，分生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)等類型予以系統(tǒng)排列的，可以保持原貌，不再打亂重新整理），應(yīng)依照技術(shù)文件材料的自然規(guī)律，進(jìn)行有次序、有 聯(lián)系的排列，其原則是： 對文件材料的排列次序應(yīng)按先問題后時(shí)間、先批復(fù)后請示、先正文后附件、先打印件后稿件、先文字材料后圖樣等原則進(jìn)行。對圖紙排列可按原設(shè)計(jì)圖紙目錄進(jìn)行。 對施工技術(shù)文件材料的排列應(yīng)遵循原施工單位已整理有序的編號，沒有編號或編號較亂的可重新按單項(xiàng)施工性質(zhì)進(jìn)行排列。 對基建項(xiàng)目中引進(jìn)國外設(shè)備的技術(shù)文件材料應(yīng)分項(xiàng)予以整理。 竣工圖是工程的實(shí)際反映，是工程的重要檔案。工程承包合同或施工協(xié)議中要根據(jù)國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收作出規(guī)定，施工單位不按時(shí)提交竣工圖或提交竣 工圖不完整、不準(zhǔn)確的，不算完成施工任務(wù)，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。 根據(jù)文字材料、圖表、圖紙的多少，組成若干個(gè)保管單位，保管單位一般不宜過厚（不超過 60 毫米），但在特殊情況下，為保持圖紙材料的完整性，可以稍微超出一點(diǎn)。 （二）基建項(xiàng)目檔案的編目方法 編頁號 保管單位內(nèi)的文件材料一律編頁號，順序均從“ 001”開始，一頁一號（保管單位之間不連號，一個(gè)保管單位一個(gè)順序號）。有些技術(shù)資料的說明書，如果是一本本的，并有序號的，以往習(xí)慣上僅編一個(gè)序號，爾后在備考表上說明此序號共有多少頁，但隨著縮微檔案的發(fā)展，需要對這些檔案資 料依序編制頁號。所有的編號正面應(yīng)編在右上角，反面編在左上角，全部編在原文件上，不可編在裱糊的白紙上。如果原文件、圖紙已有編號，重新編號時(shí)應(yīng)用黑鋼筆斜線將它刪掉，以防查閱檔案時(shí)混淆。逢有缺漏編頁號時(shí)可以在原編號后面加“ —— 1”或“ —— 2”予以標(biāo)志，在填寫總頁數(shù)時(shí)也相應(yīng)增加其頁數(shù)，并在備考表中加以說明。 編寫卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄編制內(nèi)容包括：文件順序號、名稱、編號或作者名稱、頁數(shù)、產(chǎn)生日期、所在頁號、備注。某些圖紙?jiān)瓉硪延袌D紙目錄的，應(yīng)保留其目錄，可不再編制卷內(nèi)目錄。如果圖紙目錄與圖紙排列不相一致，應(yīng)當(dāng)重新編 制卷內(nèi)目錄，保留原目錄，并編上頁號。 編制案卷目錄 基建項(xiàng)目檔案案卷目錄應(yīng)以保管單位為對象進(jìn)行登記編寫。 編制備考表 備考表是對保管單位單份文件編號數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，以及對文字、圖紙、照片的分類統(tǒng)計(jì)，主要用于維護(hù)每一保管單位的完整情況，確保檔案質(zhì)量并方便利用。 編制案卷封面 案卷封面是固定整理、分類組卷的成果，從封面上揭示保管單位內(nèi)技術(shù)文件材料的內(nèi)容與成份。內(nèi)容主要包括：類別、項(xiàng)目名稱、案卷題名、密級、保管期限、檔案號、縮微號、編制單位、編制日期等等。 （ 1）類別：指檔案種類：《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案》。 （ 2）項(xiàng)目名稱：指上級正式批準(zhǔn)的項(xiàng)目全稱。 （ 3）案卷題名：即保管單位標(biāo)題，應(yīng)載明該案卷內(nèi)材料所涉及的單項(xiàng)、專業(yè)（問題）和文件名稱。擬定案卷題名應(yīng)符合工程術(shù)語和檔案用語習(xí)慣。 編制檔案號 編制基建項(xiàng)目檔案的檔案號應(yīng)一律采用漢語拼音和阿拉伯字母作為混合組成。檔案號的編制結(jié)構(gòu)為：檔案類別代號 —— 項(xiàng)目代號 —— 案卷號。 編制檔案索引目錄 檔案索引目錄的編制內(nèi)容、順序?yàn)椋簷n案編制說明、檔案驗(yàn)收證書、檔案移交接收單、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。整套卷內(nèi)目錄的右角上應(yīng)標(biāo)明第幾卷。 （三）案卷的裝訂方法 裝訂的案卷卷內(nèi)文字 材料為 A4 幅面；不裝訂的圖紙，應(yīng)按卷內(nèi)目錄排列并在每份材料上加蓋檔號章。 （四）基建文件歸檔要求 歸檔的文件應(yīng)按《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》的要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，以保證生產(chǎn)（使用）、管理、維護(hù)、改擴(kuò)建的需要。凡按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的內(nèi)容新建、擴(kuò)建、改建的基本建設(shè)項(xiàng)目的技術(shù)改造項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作均應(yīng)包括對檔案的驗(yàn)收。在工程的初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收兩個(gè)階段都應(yīng)包括對檔案的驗(yàn)收。建設(shè)項(xiàng)目初步驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)組織施工、設(shè)計(jì)及生產(chǎn)（使用）等有關(guān)單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程管理、工程技術(shù)負(fù)責(zé)人，進(jìn)行檔案的自檢工作， 并做出檔案自檢報(bào)告。 （五）基建檔案驗(yàn)收要求 工程竣工驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收報(bào)告中應(yīng)寫明檔案的情況。 檔案驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：項(xiàng)目檔案資料概況；項(xiàng)目檔案管理體制；項(xiàng)目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔情況；存在問題及解決措施；檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評價(jià)及在施工、試生產(chǎn)中的作用；附表；附表中包括的條目：單項(xiàng)、單位工程名稱、文字材料（卷、頁）、竣工圖（卷、頁）。 在竣工驗(yàn)收鑒定書中要有關(guān)于檔案情況的評價(jià)。 第十六條 會計(jì)文件材料的立卷歸檔 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì) 業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： （一）會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會計(jì)憑證。 （二）會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其它會計(jì)賬簿。 （三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。 （四）其它類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其它應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。 第十七條 會計(jì)檔案的立卷要求 當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)檔案形成部門保管一年，期滿 之后，由會計(jì)檔案形成部門按照歸檔要求整理立卷，裝訂成冊，編制移交清冊（一式兩份），交由檔案室統(tǒng)一保管；出納人員不得兼管會計(jì)檔案。 移交檔案室保管的會計(jì)檔案，原則上保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案室會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 會計(jì)檔案移交到檔案室時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交 人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。 第十八條 會計(jì)檔案的保管期限 會計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25 年 5 類。會計(jì)檔案保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。 第十九條 信貸文件材料的立卷歸檔 信貸文件材料檔案是指在辦理貸款業(yè)務(wù)過程中形成的、記錄和反映貸款業(yè)務(wù)的重要文件和憑證。信貸檔案歸檔范圍包括： （一）借款人基本資料 （二）貸款資料 （三）不良貸款記錄資料 （四）擔(dān)保文件資料： 第二十條 信貸檔案保