【正文】 第五章 內(nèi)部控制活動(dòng)規(guī)范文件第十八條 制訂本管理制度參考的規(guī)范文件：（一）《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》（二）《中華人民共和國票據(jù)法》（三）《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范——基本規(guī)范》（四）《企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范第xx號(hào)——貨幣資金（征求意見稿）》（五）《支付結(jié)算制度》（六）《現(xiàn)金暫行管理?xiàng)l例》（七）國家其他相關(guān)法律、法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定XXXX股份有限公司內(nèi)部控制制度采購與付款第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)集團(tuán)公司對(duì)采購與付款的管理和控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)與舞弊，根據(jù)財(cái)政部《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》（征求意見稿）及國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第二條 本規(guī)范所稱采購與付款，是指企業(yè)外購商品或勞務(wù)并支付價(jià)款的行為。第三條 各職能部門及子（分）公司應(yīng)依據(jù)此制度擬定內(nèi)部相關(guān)管理制度。第二章 內(nèi)部控制目標(biāo)第四條 規(guī)范采購與付款管理行為，理順采購與付款管理程序。第五條 降低公司在采購與付款過程中的差錯(cuò)與舞弊。第六條 防范公司采購與付款的風(fēng)險(xiǎn)，減少公司損失，提高資金運(yùn)營效率。第三章 內(nèi)部控制措施第七條 授權(quán)批準(zhǔn)措施（一）授權(quán)方式董事會(huì)的權(quán)限由公司章程規(guī)定或股東大會(huì)決定；經(jīng)理層人員的權(quán)限由董事會(huì)進(jìn)行授權(quán)；其他人員的授權(quán)由公司管理制度明確。（二）權(quán)限劃分項(xiàng) 目審批人審批權(quán)限采購政策董事會(huì)或授權(quán)董事長（1）審批采購制度；（2）閉會(huì)期間授權(quán)董事長審批月度采購計(jì)劃總經(jīng)理或授權(quán)分管副總（1）以總經(jīng)理辦公會(huì)議形式審批或授權(quán)分管副總審批。采購作業(yè)計(jì)劃分管副總（1）按公司授權(quán)范圍審批。采購合同董事會(huì) 金額以上總經(jīng)理 金額以上或工程合同其它被授權(quán)人授權(quán)金額以內(nèi)戰(zhàn)略性采購（儲(chǔ)備性物資）董事會(huì)（1）重大金額審批；（2）授權(quán)總經(jīng)理審批。付款財(cái)務(wù)經(jīng)理萬以內(nèi)支付項(xiàng)目財(cái)務(wù)總監(jiān)萬元以內(nèi)項(xiàng)目總經(jīng)理萬元以上項(xiàng)目（三）批準(zhǔn)方式（1）采購政策及重大戰(zhàn)略性采購，經(jīng)董事會(huì)決議后，由董事長審批；（2）月度采購計(jì)劃，由總經(jīng)理召開總經(jīng)理辦公會(huì)議決定，總經(jīng)理簽署；（3）采購業(yè)務(wù)的其他事項(xiàng)審批，在業(yè)務(wù)單元或公司設(shè)定的審批單上簽批。（四）授權(quán)批準(zhǔn)管理審批人根據(jù)采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越權(quán)限審批；經(jīng)辦人在職責(zé)范圍內(nèi)，按照權(quán)限人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款事項(xiàng)；對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕并應(yīng)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。第八條 記錄與報(bào)告措施（一）采購與付款過程記錄采購部門對(duì)采購過程中的詢價(jià)、談判、招標(biāo)、評(píng)審、簽署等各環(huán)節(jié)設(shè)置記錄憑證，登記供應(yīng)商情況、招標(biāo)情況、評(píng)審等內(nèi)容；采購部門必須設(shè)置采購明細(xì)賬和付款明細(xì)賬，詳細(xì)記錄采購情況與付款情況等內(nèi)容，并定期與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)部門核對(duì)供應(yīng)商付款信息。（二）采購與付款會(huì)計(jì)記錄財(cái)務(wù)部門按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)及時(shí)核算，正確反映采購金額和付款金額；財(cái)務(wù)部門定期與采購部門核對(duì)采購明細(xì)賬及供應(yīng)商明細(xì)賬，核對(duì)不符，及時(shí)查明原因，并報(bào)告處理。（三）采購與付款報(bào)告采購部門應(yīng)每月編制“采購與付款情況表”，詳細(xì)注明本月采購情況及付款情況；對(duì)預(yù)付款超過3個(gè)月而未能到貨的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部和公司主管領(lǐng)導(dǎo)反映。第九條 崗位制衡控制措施（一）請(qǐng)購與審批崗位進(jìn)行分離；（二）詢價(jià)與確定供應(yīng)商崗位進(jìn)行分離；（三）采購合同的訂立與審核崗位進(jìn)行分離；（四）采購、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄崗位進(jìn)行分離；（五）付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行崗位進(jìn)行分離。第十條 采購人員素質(zhì)控制措施（一）具有良好的職業(yè)道德；（二）符合公司規(guī)定的崗位任職要求；（三）熟悉材料性質(zhì)及公司生產(chǎn)流程；（四）了解國家相關(guān)的采購法規(guī)。第十一條 崗位輪換控制措施對(duì)辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期（建議3年）進(jìn)行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)。第十二條 內(nèi)控責(zé)任控制措施（一）物資的采購由采購部門統(tǒng)一辦理；（二）付款和會(huì)計(jì)記錄由財(cái)務(wù)部門辦理；（三）公司未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員，不得辦理存貨業(yè)務(wù)。第十三條 集中采購控制措施集團(tuán)公司成立物流公司，統(tǒng)一對(duì)下述物資進(jìn)行集中采購與管理：（一）生產(chǎn)常用物資；（二）生產(chǎn)通用物資；（三）大型大批量物資；（四）貴重物資（金額超 萬元的）；（五）其他特殊物資。第十四條 計(jì)劃采購控制措施（一）采購計(jì)劃編制，采購部門根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、資金籌措計(jì)劃及倉儲(chǔ)情況等制定采購計(jì)劃，合理確定采購的結(jié)構(gòu)和數(shù)量。（二）計(jì)劃報(bào)送時(shí)間子（分）公司月度物資需求計(jì)劃必須在每月3日前報(bào)送物流公司；追加計(jì)劃在計(jì)劃確定后2日內(nèi)由子（分）公司供應(yīng)部門及時(shí)報(bào)送物流公司；物流公司匯總平衡后，提交集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審批；特需計(jì)劃要在集團(tuán)公司批復(fù)后，按照集團(tuán)公司批復(fù)要求由供應(yīng)部門3日內(nèi)報(bào)送物流公司。（三）采購計(jì)劃一經(jīng)確定，必須從嚴(yán)執(zhí)行，嚴(yán)禁無計(jì)劃執(zhí)行采購。（四）在物流公司沒有成立的時(shí)間內(nèi)，各子公司采購計(jì)劃按上述時(shí)間報(bào)集團(tuán)公司供銷部，由供銷部匯總平衡后，提交集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審批。第十五條 監(jiān)督控制措施（一）監(jiān)督檢查主體，集團(tuán)公司審計(jì)部及財(cái)務(wù)部采用定期或不定期方式對(duì)公司采購與付款行為進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況，重點(diǎn)檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象；采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況，重點(diǎn)檢查授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批行為；物資采購是否嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行采購，有無預(yù)算外采購項(xiàng)目；付款有無付款計(jì)劃，采購預(yù)付款控制情況；會(huì)計(jì)核算制度的執(zhí)行情況，重點(diǎn)檢查采購與付款記錄是否真實(shí)、完整、及時(shí)。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理對(duì)監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的部門應(yīng)當(dāng)告知有關(guān)部門，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)查明原因，采取措施加以糾正和完善。監(jiān)督檢查部門應(yīng)當(dāng)向總經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)報(bào)告采購與付款事項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制監(jiān)督檢查情況和有關(guān)部門的整改情況。第四章 內(nèi)部控制關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程第十四條 采購流程（一） 業(yè)務(wù)流程圖物流公司集團(tuán)公司本部領(lǐng)導(dǎo)審批內(nèi)部審核制訂月度采購計(jì)劃制訂采購作業(yè)計(jì)劃權(quán)限審批超權(quán)限審批選擇供應(yīng)商招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)參與及審核簽約監(jiān)督檢查采購驗(yàn)收會(huì)計(jì)處理貨款支付程序物資需求計(jì)劃匯總計(jì)劃審閱（二）業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵控制點(diǎn)業(yè)務(wù)操作操作人控制要求物資需求計(jì)劃子（分）公司生產(chǎn)部門計(jì)劃員（1）每月3日前根據(jù)本月銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃和物資消耗定額編制物資需求計(jì)劃。物流公司計(jì)劃員（1）每月5日前匯總各子（分）公司物資需求計(jì)劃?？偨?jīng)理或被授權(quán)的物流公司經(jīng)理（1）審閱需求計(jì)劃。月度采購計(jì)劃物流公司計(jì)劃員（1）依據(jù)物資需求計(jì)劃及倉庫存儲(chǔ)量編制月度采購計(jì)劃。總經(jīng)理或被授權(quán)的權(quán)限審批人（2）審批月度采購計(jì)劃。采購作業(yè)計(jì)劃采購計(jì)劃員（1）根據(jù)物料管理系統(tǒng)采購提示和月度物資月度計(jì)劃，編制采購作業(yè)計(jì)劃；（2）按授權(quán)報(bào)審批人批準(zhǔn)后，將采購作業(yè)單下達(dá)采購員；（3）采購作業(yè)計(jì)劃分送倉庫、財(cái)務(wù)等部門?？偨?jīng)理或被授權(quán)的物流公司經(jīng)理（1）按授權(quán)審簽作業(yè)計(jì)劃。選擇供應(yīng)商采購員（1）尋找供應(yīng)商以保證：①供應(yīng)物料順暢；②進(jìn)料品質(zhì)穩(wěn)定；③交貨數(shù)量符合；④交貨期準(zhǔn)確；⑤各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)。（2）建立供應(yīng)商檔案，編制供應(yīng)商清單，記錄主要供應(yīng)商的表現(xiàn)和交易情況；（3）建立與供應(yīng)商的穩(wěn)定關(guān)系；（4）采購前在合格的供應(yīng)商清單中選擇并通知至少三家供應(yīng)商報(bào)送報(bào)價(jià)清單。生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購、保管、財(cái)務(wù)部門（1）制訂選擇主要供應(yīng)商評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，包括：①供貨歷史；②供貨能力和頻率；③產(chǎn)品質(zhì)量及質(zhì)量控制能力；④服務(wù)水平；⑤財(cái)務(wù)及信用狀況；⑥管理規(guī)范；⑦來自其他客戶的評(píng)價(jià)。（2）定期審定供應(yīng)商清單。（3）定期對(duì)供應(yīng)商優(yōu)化，將不合格供應(yīng)商剔出供應(yīng)商清單。招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)采購員/招標(biāo)小組（1）收集市場(chǎng)價(jià)格信息；（2）在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)，選擇供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，并對(duì)供應(yīng)商報(bào)送的報(bào)價(jià)清單進(jìn)行比價(jià)；（3）與歷史交易記錄比較（最近三筆以上同一材料的交易價(jià)格和去年同期交易價(jià)格）；（4）與公司下達(dá)的采購指導(dǎo)價(jià)比較；（5）分析價(jià)格趨勢(shì)，填寫價(jià)格比較單，報(bào)主管審批；（6）招標(biāo)按照招標(biāo)管理程序執(zhí)行；（7）確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商談判，就交易數(shù)量、質(zhì)量、交貨期、運(yùn)輸方式、結(jié)算、責(zé)任等達(dá)成協(xié)議，擬定合同，按授權(quán)報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)或確認(rèn)；（8）合同條款應(yīng)符合《中華人民共和國合同法》的規(guī)定；（9）重要采購合同至少有兩人參加洽談；（10） 元以上的采購必須簽訂合同，并送財(cái)務(wù)部門一份；（11） 元以上的采購合同必須經(jīng)審計(jì)部門審計(jì)；（12）雙方簽署的訂單視同合同；審計(jì)部（1）單項(xiàng) 萬元以上的大宗采購，在合同簽署前進(jìn)行審計(jì)，在審批單上簽署書面意見；（2）重點(diǎn)審計(jì)合同的采購方式選擇是否合理、供應(yīng)商是否合格、采購價(jià)格是否合理等。簽約物流公司經(jīng)理（1）根據(jù)市場(chǎng)情況確定采購方式：①反拍賣；②招標(biāo)；③比價(jià)；④議價(jià)；⑤訪價(jià)（金額小，且對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響小或無影響）。（2）按授權(quán)審簽合同。采購采購員（1）提貨或通知供應(yīng)商送貨；（2）記錄供應(yīng)商檔案；（3）登記采購手冊(cè)；（4）裝訂采購作業(yè)單、訂單或合同存檔。驗(yàn)收子（分）公司質(zhì)量檢驗(yàn)員（1）制定需質(zhì)檢的材料清單；（2）對(duì)需質(zhì)量檢驗(yàn)的材料，接到質(zhì)檢通知后立即進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)；（3）出具質(zhì)檢報(bào)告或在收料單上標(biāo)明質(zhì)檢結(jié)果：“合格”或“不合格”；（4）對(duì)不符合質(zhì)量要求的材料提出處理意見；（5）對(duì)不符質(zhì)量要求的材料加以顯著標(biāo)記。倉庫保管員（1）將送來的貨物放在待驗(yàn)區(qū)，將檢驗(yàn)合格的貨物放在適當(dāng)?shù)奈恢?；?）對(duì)需質(zhì)檢員質(zhì)檢的材料，通知質(zhì)檢員質(zhì)檢；（3）對(duì)貨物進(jìn)行數(shù)量驗(yàn)收和質(zhì)量驗(yàn)收，對(duì)無采購作業(yè)計(jì)劃的貨物以及超計(jì)劃采購的貨物經(jīng)批準(zhǔn)后方能驗(yàn)收；（4）將不合格的貨物隔離放置，并加以標(biāo)記；（5）正確使用計(jì)量設(shè)備和儀器；（6）出具送貨差異報(bào)告（多送或少送）；（7）對(duì)驗(yàn)收合格的材料，填制入庫單，登記實(shí)物賬，對(duì)實(shí)際驗(yàn)收入庫的貨物予以確認(rèn)，對(duì)發(fā)票未到的收料在月末暫估入庫。物流公司經(jīng)理（1）批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)超計(jì)劃采購；（2）對(duì)質(zhì)量差異報(bào)告提出退貨或降價(jià)處理批示；（3）對(duì)送貨差異報(bào)告批示；（4）責(zé)成查明差異責(zé)任和質(zhì)量不符責(zé)任。采購員（1）查明差異原因和質(zhì)量不符原因；（2）按物流公司經(jīng)理批示辦理退貨、降價(jià)談判、補(bǔ)足貨物等事宜；（3）記錄采購差異的內(nèi)容及處置過程。貨款支付財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)（1）將發(fā)票聯(lián)與稅收抵扣聯(lián)匹配核對(duì)；（2）發(fā)票與合同及采購計(jì)劃匹配核對(duì)；（3）發(fā)票與收料單匹配核對(duì)；（4）按合同及付款手續(xù)填制付款憑證；出納（1）根據(jù)審核的付款憑證和合同規(guī)定的付款方式付款。（三）權(quán)限指引物流公司（1）負(fù)責(zé)匯總物資需求計(jì)劃；（2）負(fù)責(zé)制訂采購計(jì)劃；（3）負(fù)責(zé)采購事項(xiàng)辦理；（4）負(fù)責(zé)供應(yīng)商評(píng)價(jià)及檔案系統(tǒng)建立；（5）負(fù)責(zé)物資調(diào)配及退貨處理；（6）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)處理。集團(tuán)公司本部（1）審閱物資需求計(jì)劃；（2）審批物資采購計(jì)劃；（3）監(jiān)督檢查物流公司采購與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行情況。第十五條 貨款支付（一） 業(yè)務(wù)流程圖物流公司集團(tuán)公司本部業(yè)務(wù)科財(cái)務(wù)科財(cái)務(wù)經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理付款申請(qǐng)審核權(quán)限審批負(fù)責(zé)人審核權(quán)限審批權(quán)限審批對(duì)外付款（二）業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵控制點(diǎn)業(yè)務(wù)操作操作人控 制 要 求備注（1）付款申請(qǐng)物流公司業(yè)務(wù)科（1）填寫付款申請(qǐng)單，注明款項(xiàng)的用途、金額、預(yù)算、支付方式等；（2）附相關(guān)附件：計(jì)劃、發(fā)票、入庫單等；（3）由業(yè)務(wù)科室的經(jīng)辦人員辦理申請(qǐng)；（4）需要大額現(xiàn)金支付提前一天通知結(jié)算中心。（2）財(cái)務(wù)審核物流公司財(cái)務(wù)科（1）審核發(fā)票情況；（2）審核物資入庫情況；（3）審核合同約定的結(jié)算方式；（4）審核有無資金計(jì)劃。（3）權(quán)限審批集團(tuán)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理/財(cái)務(wù)總監(jiān)/總經(jīng)理（1）財(cái)務(wù)經(jīng)理核準(zhǔn) 萬元以下支付項(xiàng)目（含 萬）；（2）財(cái)務(wù)總監(jiān)審批 萬到 萬元以下支付項(xiàng)目（含 萬）；（3）總經(jīng)理審批 萬元以上項(xiàng)目。（三）權(quán)限指引物流公司（1）提出付款申請(qǐng)；（2）負(fù)責(zé)審核付款的合理性、必要性；（3）辦理付款審批手續(xù)；（4）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算。集團(tuán)公司本部（1）權(quán)限審批付款項(xiàng)目。第五章 內(nèi)部控制活動(dòng)規(guī)范文件第十七條 制訂本管理制度參考的規(guī)范文件：（一）《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》；（二）《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范》；（三）《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制具體規(guī)范第xx號(hào)——采購與付款》（征求意見稿）；（四）國家其他相關(guān)法律、法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)定。XXXX股份有限公司內(nèi)部控制制度存貨第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)集團(tuán)公司對(duì)存貨的管理和控制，保證公司存貨的安全完整，提高存貨運(yùn)營效率，根據(jù)財(cái)政部《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》（征求意見稿）以及《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》等國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第二條 本規(guī)范所稱存貨，是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或