【正文】 處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī)和飯店有關(guān)的保密規(guī)定，確保國(guó)家和飯店商業(yè)秘密的安全。第三條 飯店適用的公文種類分為：請(qǐng)示；報(bào)告；意見；決定；通知；通報(bào)；批復(fù)；函；通告；議案；1會(huì)議紀(jì)要；1簡(jiǎn)報(bào)等。第四條 遼寧營(yíng)口東華大飯店公文按行文關(guān)系、方式和內(nèi)容等的不同，劃分為不同類別，也可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整。一、以遼寧營(yíng)口東華大飯店名義的發(fā)文。以遼寧營(yíng)口東華大飯店名義的發(fā)文，除有規(guī)定外，統(tǒng)一使用“遼寧營(yíng)口東華大飯店”文頭，加蓋“遼寧營(yíng)口東華大飯店”公章。其類別：（一）遼營(yíng)華報(bào)〔 〕號(hào)適用于飯店公司向省、市、區(qū)請(qǐng)示與報(bào)告工作。包括：請(qǐng)示、報(bào)告、意見三個(gè)文種。（二）遼營(yíng)華發(fā)〔 〕號(hào)適用于向所屬各部門發(fā)布的章程、辦法、規(guī)定、實(shí)施辦法、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程，向外宣布的會(huì)議紀(jì)要、表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤等重要事項(xiàng)。包括：決定、通知、通報(bào)和意見等文種。（三）遼營(yíng)華函〔 〕號(hào)適用于便函或非正式文件，如下達(dá)計(jì)劃或通報(bào)情況、表彰先進(jìn)、處理單位和個(gè)人、通知一般性、日常性工作等事項(xiàng)。包括：決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見、函等文種。（四）遼營(yíng)華任〔 〕號(hào)適用于飯店中層以上管理干部的任免。（五）以飯店所屬各部門名義的發(fā)文本類文件只限于各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，由飯店辦公室統(tǒng)一確定。使用“遼寧營(yíng)口東華大飯店文件（）”文頭，括號(hào)內(nèi)標(biāo)注各部門名稱，加蓋發(fā)文單位公章。二、公文一般由眉首、主體和版記三部分組成。（一）公文眉首包括發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、上行文的簽發(fā)人。（二）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)。使用全稱“遼寧營(yíng)口東華大飯店”；各部門也應(yīng)使用全稱；聯(lián)合行文，主辦單位標(biāo)識(shí)應(yīng)排列在前。（三）發(fā)文字號(hào)。包括飯店各部門代字、年份、序號(hào)。年份一律用公元全稱和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。（四）秘密等級(jí)和保密期限。涉及國(guó)家秘密和本飯店商業(yè)秘密的公文，應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級(jí)、保密期限和份數(shù)序號(hào)。公文的秘密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密和秘密。公文的秘密等級(jí)經(jīng)擬稿人根據(jù)《保密法》等有關(guān)飯店保密規(guī)定擬定后，由部門負(fù)責(zé)人審核。對(duì)難以確定密級(jí)的，應(yīng)由飯店辦公室保密人員確定。密級(jí)標(biāo)注于首頁右上角，如同時(shí)標(biāo)注期限，用“★”號(hào)隔開?！敖^密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，份數(shù)序號(hào)標(biāo)在首頁左上角。（五）緊急程度。緊急公文，擬稿人應(yīng)在發(fā)文稿紙上填寫緊急程度，并注明公文送出的具體時(shí)間。緊急公文分為：“特急”、“急件”；緊急電報(bào)分為：“特提”、“特急”、“加急”和“平急“。緊急程度標(biāo)在首頁右上角，如已標(biāo)密，則在密級(jí)的下一行。（六）上報(bào)的公文應(yīng)在首頁紅線上右側(cè)注明簽發(fā)人，排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。其中，“請(qǐng)示”還應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、主體部分包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。（一）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文單位、事由和公文種類三部分組成（發(fā)文單位可以省略）。公文標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，同一文種詞原則上不得重復(fù)出現(xiàn)。（二）主送單位是指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱、并按其性質(zhì)、級(jí)別或慣例依次排列。（三）正文為公文的主體，包括事由、要求、建議和措施等。正文擬寫要做到：語言規(guī)范、精煉，邏輯清楚，層次分明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，直接附于正文之后，不作附件處理。（四）公文如有附件，應(yīng)標(biāo)明附件順序和名稱。其位置列于正文下一行，左空兩字，序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱之后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（五）公文如有附注（主要用于說明在公文其他位置不便說明的事項(xiàng)，如印發(fā)范圍、請(qǐng)求件的聯(lián)系人、聯(lián)系電話等），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。其位置列于發(fā)文日期和印章之下，主題詞之上。（六）成文日期。公文以簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（七）除“會(huì)議紀(jì)要”、“情況通報(bào)”以外，印發(fā)公文一律加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章，其順序與文頭中發(fā)文機(jī)關(guān)排列順序相一致。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，印章必須與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。第五條 版記包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、本飯店發(fā)送、印制版記。一、公文應(yīng)標(biāo)注主題詞。主題詞是用于文件的分類和檢索的標(biāo)識(shí)符號(hào)。公文主題詞由類別詞、類屬詞和文種詞三部分組成。二、抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，并按上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)的次序排列。抄送欄位于在主題詞下一行。三、印制版記包括公文制發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。位于全文之后。第六條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第七條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)騎馬裝訂，標(biāo)題用2號(hào)或小2號(hào)宋體加粗，正文用4號(hào)宋體，一般每頁排25行，每行排32字。第八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，堅(jiān)持少而精。第九條 草擬公文的基本要求一、符合國(guó)家的法律法規(guī)及本飯店的有關(guān)規(guī)定。如提出新的規(guī)定，要切實(shí)可行并加以說明。二、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。三、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。四、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。五、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文，一般不得代替中文句子成份，特殊情況使用外文代替中文字詞或句子成份，應(yīng)當(dāng)注明中文含義，標(biāo)題應(yīng)盡量避免使用外文。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。六、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。七、應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。八、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。九、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。十、起草公文所依據(jù)的參考資料，應(yīng)附在文稿之后，一并送審。十一、屬于密級(jí)類公文，擬稿人應(yīng)在公文發(fā)文稿面紙上按保密規(guī)定標(biāo)注?！敖^密”、“機(jī)密”類公文擬稿人應(yīng)自始至終全程負(fù)責(zé)，包括送核、送印及印刷、校對(duì)等。第十條 飯店所擬公文都必須由辦公室主任審核，規(guī)章制度類公文還需履行合法性審核程序，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批改后呈總裁或策略委員會(huì)審批通過印發(fā)。第十一條 飯店的各種文件由辦公室統(tǒng)一編號(hào)，底稿隨文件歸檔。第十二條 公文校對(duì)由擬稿人負(fù)責(zé)，重要文件由承辦部門指定專人負(fù)責(zé)，校對(duì)過程中如發(fā)現(xiàn)原稿有誤或不妥之處，應(yīng)及時(shí)修改，把握不準(zhǔn)時(shí)要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。第十三條 公文核稿要及時(shí)準(zhǔn)確，一般不超過一個(gè)工作日，校稿人要在文件上簽署姓名和校對(duì)時(shí)間，以示負(fù)責(zé)。第十四條 公文打印分兩種方式進(jìn)行，飯店文件由辦公室文印員負(fù)責(zé)，出稿前，文印員要嚴(yán)格檢查文件的審批手續(xù)。第十五條 打印的文件必須符合公文規(guī)定格式，文字清晰，排列整齊，排版美觀大方。第十六條 密級(jí)類文件的打印，原則上由辦公室文印室負(fù)責(zé)，并注意做好保密工作。第十七條 飯店發(fā)送的公文，由飯店辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)登記與分發(fā)。第十八條 經(jīng)飯店辦公室登記的重要來文，經(jīng)辦人員都要認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)呈主管領(lǐng)導(dǎo)批示，按批示分送各單位承辦，并負(fù)責(zé)催辦、督辦，及時(shí)反饋。第十九條 文件歸檔，本飯店印發(fā)的文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理的各類公文，包括文件正本、底稿、附件及有關(guān)簽報(bào)、批示等附屬材料收集齊全完整，并按照文書檔案的有關(guān)管理規(guī)定整理立卷。第二十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)飯店辦公室和承辦部門共同鑒別，即可銷毀。文印工作管理制度一、 為提高飯店文印工作效率，規(guī)范文印管理工作，厲行節(jié)約，防止泄密，加強(qiáng)文印管理工作，特制定本制度；二、文印室是飯店辦公室的重要工作室，非公莫入，因工作需要進(jìn)入文印室者都不能擅自使用文印室計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備，以防止操作不當(dāng)造成文件丟失、失密、損壞設(shè)置及設(shè)備；三、任何人不得隨意拷貝、翻看、復(fù)印資料；四、每天下班前，最后離開的工作人員，要將應(yīng)關(guān)閉的設(shè)備關(guān)閉；五、文印員應(yīng)不斷提高操作技能和工作效率，嚴(yán)守飯店秘密，對(duì)錄入印制的秘密文件不傳播，印制的清樣要及時(shí)銷毀，電子文檔要做好保密；六、文印員要愛護(hù)設(shè)備，經(jīng)常對(duì)各種設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，提高防毒意識(shí)，經(jīng)常查毒、殺毒；七、文印員不得在文印設(shè)備上做與工作無關(guān)的事，保持文印室的整潔、衛(wèi)生和安靜；各部門打字、復(fù)印管理制度一、文印室打字、復(fù)印工作主要服務(wù)對(duì)象是飯店領(lǐng)導(dǎo)和各部門，原則上自行解決，特殊情況也可由文印室打字，但必須填寫《打字復(fù)印審批表》，需由辦公室主任簽字批準(zhǔn)；二、為節(jié)約費(fèi)用，降低成本，加強(qiáng)管理，文件只允許打印一份，太大量的出稿復(fù)印工作，各部門必須派人協(xié)助；三、出稿打印、復(fù)印的文件，不得少記或多記，以準(zhǔn)確核實(shí)耗材情況；四、接、發(fā)傳真時(shí)必須由文印員操作，其他人不得隨意使用，任何人不準(zhǔn)使用傳真機(jī)撥打長(zhǎng)途電話。檔案管理制度一、飯店檔案管理工作的原則（一）集中保管與分散管理相結(jié)合的原則；（二）嚴(yán)守飯店秘密原則；（三）方便查詢使用原則；二、飯店檔案資料的統(tǒng)一管理由辦公室負(fù)責(zé)，其任務(wù)如下：（一）掌握立卷的基本方法，不斷完善現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)，保證檔案質(zhì)量；（二）收集、整理、立卷、歸檔及保管飯店的文書檔案；（三）為飯店領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供利用檔案；三、立卷范圍（一）飯店重要的證明和證書材料；（二）飯店出資辦理的工作人員的職稱、學(xué)歷證明的原件、復(fù)印件；（三）飯店同外界來往的重要信函原件；（四）飯店重要會(huì)議的記錄及講話等材料；（五）上級(jí)機(jī)關(guān)的重要決定、決議、批示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；（六）飯店干部任免的文件材料；（七）其他有保存價(jià)值的重要文件材料、主要的工作經(jīng)驗(yàn)材料等。四、立卷要求（一）按照自然形成保持歷史聯(lián)系的原則立卷；（二）按規(guī)范立卷與飯店權(quán)益相結(jié)合的原則立卷；（三）同一案卷內(nèi)，按問題或文件形成的時(shí)間立卷；（四）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄備考表；（五）全部案卷組成后，統(tǒng)一登記，然后逐卷登記，填寫案卷目錄；（六）立卷工作由相關(guān)部門專職工作人員負(fù)責(zé)組卷和編目；（七）遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；（八）歸檔的文件中，所有文件的種類、份數(shù)均必須齊備完整。五、保管場(chǎng)所（一）集中保管的檔案資料在辦公室內(nèi)妥善保管；（二）飯店分散保管的檔案資料，由各部門妥善保管，每年初將上年度工作的資料案卷辦妥后，按程序移交辦公室保存；（三）各部門保管的檔案文件內(nèi)容及位置記錄要適時(shí)報(bào)辦公室。（四）檔案資料的借閱要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)，重要檔案要經(jīng)過飯店辦公室主任簽字后才能夠借閱。（五）沒有飯店領(lǐng)導(dǎo)簽署的特別批示，嚴(yán)格禁止任何人將飯店檔案資料帶出飯店。（六）借閱檔案人要愛護(hù)文件，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，未經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，不能復(fù)印檔案資料。（七）檔案的銷毀：對(duì)于到期的檔案材料,由保管單位主管經(jīng)理牽頭,會(huì)同檔案管理人員,在征得辦公室主任同意后,予以銷毀。檔案文件借閱管理制度一、借閱檔案（包括文件、資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)飯店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱；二、案卷不給借出，只供在總經(jīng)理室查閱，未立卷的文件及資料可借出；三、借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；四、借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞；五、借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；六、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離總經(jīng)理室；七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。合同管理制度第一條 為保證合同的正確簽訂、履行，減少合同失誤，樹立“重合同、守信譽(yù)”的飯店形象，維護(hù)飯店的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本飯店實(shí)際情況，制定本規(guī)定。一、嚴(yán)格合同的審查、批準(zhǔn)權(quán)限及程序：（一）對(duì)外簽訂合同，由合同簽訂部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）專業(yè)性、針對(duì)性較強(qiáng)的合同，應(yīng)由相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審查，以確保合同條款的規(guī)范性、條理性、嚴(yán)密性。（三）本規(guī)定中具有合同審查、批準(zhǔn)權(quán)限的人員和部門，應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行審查上報(bào)。如遇領(lǐng)導(dǎo)外出，應(yīng)報(bào)其指定的臨時(shí)負(fù)責(zé)人審查、批準(zhǔn)。二、提高人員素質(zhì)，定崗定責(zé)。（一）負(fù)責(zé)合同管理的人員應(yīng)具備相應(yīng)的法律及業(yè)務(wù)知識(shí)，且應(yīng)定期參加法律知識(shí)培訓(xùn)，使理論與實(shí)踐較好地結(jié)合，不斷提高自身素質(zhì)，適應(yīng)飯店不斷發(fā)展的需要。（二）負(fù)責(zé)合同簽訂和管理的人員應(yīng)定崗定責(zé)，忠于職守，具體工作為：審定格式合同文本；審核重要合同文本；負(fù)責(zé)合同糾紛的處理；負(fù)責(zé)訴訟事務(wù)的處理；指導(dǎo)法律知識(shí)培訓(xùn)；監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)企業(yè)合同管理工作。三、強(qiáng)化檔案管理，嚴(yán)格規(guī)范。（一）簽訂合同時(shí)，簽約單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定持有的合同文本份數(shù)，最少兩份，留檔一份。（二）為了便于以后檢查核對(duì)，對(duì)已蓋章的合同及授權(quán)委托書等應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，同時(shí)注明簽訂的時(shí)間及事件內(nèi)容。（三）檔案管理部門應(yīng)做好合同的分類、編號(hào)，逐月填寫合同匯總表。（四）應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)合同管理，各類合同應(yīng)分類、編號(hào)，一并入檔妥善保管，建立健全合同管理制度，逐月填寫，作到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。（五）合同編號(hào)是合同管理工作的重要組成部分，各部門應(yīng)對(duì)所簽訂的各種合同按照“合同號(hào)碼=公司代號(hào)+年份+合同類型代號(hào)+合同序號(hào)”編號(hào)存檔。（六）合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按飯店相關(guān)制度進(jìn)行管理，并嚴(yán)格按授權(quán)權(quán)限使用，不得混用、代用或借用等。當(dāng)合同從訂立到履行完成，都應(yīng)設(shè)有完整