【正文】 據(jù)市場變動情況、結(jié)合歷史銷售業(yè)績和上級公司下達的購銷指標(biāo)，做出銷售預(yù)測，在每年的5月和10月和省內(nèi)供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)洽談，形成購銷意向。然后X公司在省內(nèi)的兩次定貨會上簽定計劃銜接書。在計劃銜接書中沒有細化到品牌，只明確購進總量。在總量不變的情況下，由省內(nèi)供應(yīng)商（中央直屬煙廠）為主確定每月安排發(fā)貨的卷煙品牌及數(shù)量。供應(yīng)商通知發(fā)貨并開出發(fā)票省外供應(yīng)商在發(fā)貨之前與業(yè)務(wù)部門協(xié)商，確定是否執(zhí)行合同，一般是按合同執(zhí)行，但也有不執(zhí)行、變更合同和推遲執(zhí)行等情況。確定執(zhí)行合同后，省外煙廠根據(jù)合同安排發(fā)貨。同時該供應(yīng)商開出銷售發(fā)票遞交到業(yè)務(wù)部門。驗收入庫貨到達倉庫以后，倉庫保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗收入庫，填寫卷煙入庫驗收單，一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門、第三聯(lián)財務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計。第三聯(lián)送交財務(wù)科作帳，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)庫存情況開展銷售業(yè)務(wù)。同時，倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。申請付款業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的發(fā)票，核實無誤后填寫付款申請單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管簽字后將發(fā)票和付款申請單一并交財務(wù)部門。另外，如供應(yīng)商要求先付款后發(fā)貨，業(yè)務(wù)員填寫預(yù)付款申請單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管同意簽字后交財務(wù)部門。財務(wù)付款財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)來的付款申請單、采購發(fā)票以及庫管部門轉(zhuǎn)來的入庫驗收單，審核無誤后付款，或者根據(jù)預(yù)付款申請單審核付款并做相應(yīng)的財務(wù)處理。付款方式有匯票和托收承付兩種。運費付款方式：一般是自提，若對方送貨，承運人開票給財務(wù)，由財務(wù)付款。4．1．3向上級公司采購一般有兩種情況：分公司替縣公司代簽合同；下級公司向上級公司申請調(diào)劑（臨時性）。第一種情況下，縣公司的購進流程如下： 縣公司向分公司上報購進計劃（品牌、型號、數(shù)量等） 由分公司替縣公司到全國定貨會上代簽合同 省外煙廠向分公司發(fā)貨并開票 貨到分公司后，分公司通知縣公司提貨 縣公司的業(yè)務(wù)員帶匯票去分公司先交錢取得發(fā)票后自行提貨 到縣公司后，倉庫保管員憑隨貨通行聯(lián)驗收入庫，并填寫入庫驗收單，分別交財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門處理。 下級公司向上級公司申請調(diào)劑購進時，其購進流程如下： 下級公司提出申請 上級公司進行審核 下級公司叫款提貨并取得增值稅發(fā)票 貨到下級公司倉庫后，倉庫保管員憑隨貨通行聯(lián)驗收入庫，并填寫入庫驗收單，分別交財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門。4．1．4調(diào)撥站購進 由于調(diào)撥站和煙廠的特殊關(guān)系，調(diào)撥站一般沒有獨立的倉庫，沒有獨立的采購環(huán)節(jié)。對于調(diào)撥站而言，銷售和采購是同步實現(xiàn)的。也就是說銷售時，調(diào)撥站向客戶開票，同時煙廠向調(diào)撥站開票。4．1．5對于罰沒煙罰沒煙由專賣部門以較低的價格收購或沒收，存儲在倉庫中，然后以較低的價格買出。49 / 494．1．6采購流程的例外情況由于煙草行業(yè)的特殊性，各級公司的部分業(yè)務(wù)流程是不相同的，采購流程也如此。1． 存在代簽的情況：有些縣級公司沒有與某些省外煙草公司簽合同的權(quán)限，所以由其上一級分公司代它簽合同。2． 縣級公司或分公司向其上級公司購進卷煙：由于市場行情好，縣級公司可能出現(xiàn)某種品牌短缺，這時可以向其上級分公司要貨，如果分公司同意則成交，但沒有正式的采購合同。分公司同樣存在向省公司要煙的情況，但也沒有正式的采購合同。3． 向省外煙草公司購進卷煙：省公司或分公司可以從省外煙草公司購進卷煙，但必須在國家煙草交易中心簽合同。4． 長沙煙廠每季度訂一次貨。 4．2庫存現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程主要涉及采購入庫，銷售出庫，內(nèi)部調(diào)撥，從煙廠購進，批發(fā)部向所屬零售戶配送等五種主要業(yè)務(wù)流程。其中內(nèi)部調(diào)撥又應(yīng)分為內(nèi)部調(diào)撥的特殊情況和煙草公司向自己下屬的批發(fā)部的內(nèi)部調(diào)撥業(yè)務(wù)。4．2．1倉庫基本情況目前幾乎所有倉庫的庫存管理均實行非嚴(yán)格貨位區(qū)分，并不直接在出入庫單上填具產(chǎn)品所存放的庫位。僅以根據(jù)卷煙完工入庫日期確定其在倉庫中的存放時間，并以此為基礎(chǔ)對庫存卷煙實行批次控制。由于卷煙有保質(zhì)期要求，故倉庫在發(fā)貨全部實行先進先出法。倉庫每月盤點在絕大多數(shù)情況下，不會有盤盈盤虧情況發(fā)生。目前公司對倉庫盤虧的處理辦法是由倉庫保管員按售價賠償，即相當(dāng)于卷煙零售。對于發(fā)貨成本的計價方式，財務(wù)核算上目前采用全月一次加權(quán)平均計算其銷售成本。倉庫保管員對所管實物實行日清日結(jié)，按月盤點庫存并進行對帳。一般按日填制收發(fā)存日報表以作對帳處理。此外，省公司倉庫則是外部租用而非自己擁有的，調(diào)撥站和煙廠共用一個倉庫。4．2．3采購入庫業(yè)務(wù)流程：在省內(nèi)，省外所采購的卷煙經(jīng)運輸?shù)竭_倉庫之后，倉庫保管員根據(jù)供貨方提供的隨貨同行聯(lián)及到貨產(chǎn)品并進行驗貨無誤后，填寫入庫驗收單，同時在對方的送貨回單上簽字表示卷煙已收到并由承運人帶回送貨回單，對方即可憑此送貨回單向公司收取貨款（托收或電匯），同時送貨回單亦可是承運方結(jié)算運費的依據(jù)。入庫驗收單記帳聯(lián)則由倉庫保管員交財務(wù)做相應(yīng)處理。參見圖264．2．3銷售出庫業(yè)務(wù)流程銷售時首先由業(yè)務(wù)員通知開票員開出一式七聯(lián)增值稅專用發(fā)票（對一般納稅人）或是普通發(fā)票（小規(guī)模納稅人，如零售戶等），客戶憑發(fā)票提貨聯(lián)到倉庫提貨或是由銷售方組織送貨，倉庫保管員根據(jù)提貨聯(lián)發(fā)貨（在湘南集團倉庫保管員在發(fā)貨后還需填制出庫單）。另外，批發(fā)部銷售為了簡化開票工作，對一般零售戶不開具普通發(fā)票，只開卷煙供應(yīng)通知單（即銷貨小票），倉庫憑通知單而不是普通發(fā)票的提貨聯(lián)發(fā)貨，而在每日營業(yè)結(jié)束后對當(dāng)日尚未開票部分按品種匯總開具普通發(fā)票。這里存在專人保管制度下的發(fā)貨問題：對于一張發(fā)票銷售涉及多個保管人負責(zé)的品牌時，則需分開填列一張或多張出庫單以便于倉庫保管員發(fā)貨并記帳。參見圖274．2．4煙草公司向自己下屬的批發(fā)部的內(nèi)部調(diào)撥公司所屬各批發(fā)部一般有獨立的倉庫。市、縣煙草公司將自己的庫存卷煙調(diào)撥到下屬各批發(fā)部倉庫的業(yè)務(wù)稱為內(nèi)部調(diào)撥。先由網(wǎng)點批發(fā)部根據(jù)自己的庫存情況提出調(diào)撥申請，經(jīng)公司經(jīng)理部業(yè)務(wù)主管人員簽字同意后開出內(nèi)部調(diào)撥單，公司倉庫憑內(nèi)部調(diào)撥單發(fā)貨聯(lián)發(fā)貨，批發(fā)部倉庫憑此單可進行收貨。在一些地方如岳陽市煙草公司，有些批發(fā)部的配送車直接從公司倉庫提貨銷售，然后在每月末匯總補充開具相應(yīng)的內(nèi)部調(diào)撥單。參見圖284．2．5調(diào)撥站工作流程卷煙廠按計劃產(chǎn)品完工后，填制成品入庫單一式五聯(lián)，依次為車間，企業(yè)部，卷煙銷售公司，生產(chǎn)科，財務(wù)部聯(lián)。倉庫交接員或質(zhì)檢部門根據(jù)成品入庫單所填內(nèi)容與實際到貨產(chǎn)品經(jīng)核查合格后，填制卷煙銷售公司成品入庫驗收單一式二聯(lián)，依次分別為交接，保管聯(lián)。并將實物和入庫驗收單保管聯(lián)移交倉庫保管員保管。另外，由于倉庫實行的是專人保管制度，所以煙廠成品入庫單上如填列多個品牌卷煙且涉及到不同倉庫保管員時，交接員填入庫驗收單則將多個品牌卷煙按保管負責(zé)人范圍分別填寫數(shù)張入庫驗收單以便于入庫記帳。當(dāng)調(diào)撥站按計劃發(fā)貨后，由開票員開出銷售發(fā)票并將有關(guān)聯(lián)次交客戶?？蛻糍U提貨聯(lián)到倉庫提貨或由倉庫組織送貨。這些信息傳遞至財務(wù)后，財務(wù)根據(jù)當(dāng)月銷售和購進數(shù)額按調(diào)撥站零庫存原則通知煙廠開出增值稅專用發(fā)票，煙廠應(yīng)調(diào)撥站要求開出相應(yīng)的增值稅專用發(fā)票并交調(diào)撥站財務(wù)。參見圖294．2．6批發(fā)部向所屬零售戶配送目前大多數(shù)批發(fā)部存在送貨業(yè)務(wù)。即由市區(qū)各批發(fā)部的送貨組（車）從銷售經(jīng)理部倉庫開具借出清單，從倉庫中借出卷煙裝車送貨，并向所轄區(qū)內(nèi)零售戶開出配送單，每天送貨回來根據(jù)所送出的卷煙及所開出的配送單交回所收現(xiàn)金，匯總開具普通發(fā)票，其所開發(fā)票應(yīng)與交回現(xiàn)金完全核對一致，將現(xiàn)金繳存銀行。余貨存放于車廂內(nèi)，如此反復(fù)，一星期結(jié)算一次，并沖減借據(jù)，余貨歸還批發(fā)部倉庫。市區(qū)配貨業(yè)務(wù)今后將可能被取代為事先由訪銷員確定第二天將要送貨數(shù)量，次日統(tǒng)一裝車送貨，回來匯總開具發(fā)票的形式。在縣以下農(nóng)村批發(fā)部，由于村落分散，道路崎嶇，交通不便，故事先訪銷的形式在農(nóng)村目前還不太可能采用。參見圖2104．2．7罰沒品入庫流程：各級公司專賣辦在實施對零售