【正文】 司 字發(fā)文。 公司 影響較大， 涉及兩個以上 公司 領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由 總裁 批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍： 公司 名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。 下發(fā)文件主要用于： (1)公布 公司 規(guī)章制度； (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的 公司 文件； (3)公布 公司 體制機構(gòu)變動或干部任免事項； (4)公布 公司 的重大經(jīng)營管理、 內(nèi)務(wù) 工作、生活福利等工作的決定； (5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報； (6)其他有關(guān) 公司 的重大事項； 上行文、外發(fā)文主要用于： 公司文件管理制度 編 號 Q/WJG GL 02 修 改 0 頁 次 3/5 (1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定； (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān) 公司 科研、經(jīng)營管理、 聯(lián)系函 等事宜。 公司 日常 管理 、經(jīng)營管理中，有關(guān) 文件 修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng) 相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由 行政部 書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用文件發(fā)布。 部 室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以 部 室名義用《工作簡訊》發(fā)會 議紀(jì)要。 部門 與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用 部門 的名義對外發(fā)函 (應(yīng)各自編號備查 )不用 行政部 名義發(fā)文。 (四 )發(fā)文程序與要求 第十條 發(fā)文程序規(guī)定： ，應(yīng)事先分別向 行政部 提出申請； 同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以 公司的規(guī)定 ， 領(lǐng)導(dǎo) 指示或工作實際需要草擬文件初稿； 公司 角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫； ，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件 標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級； 應(yīng)根據(jù) 公司 的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿； 行政部 審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿 (對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) )； ，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚； ，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽； ，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送 行政部 領(lǐng)導(dǎo)審定 批準(zhǔn)簽發(fā)； 行政部 機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打??； ，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； ，由 行政部 派專人按數(shù)印刷，再由 行政部 機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。 (五 )文件的借閱和清退 公司文件管理制度 編 號 Q/WJG GL 02 修 改 0 頁 次 4/5 第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部 門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須 行政部 主任同意后方可借閱。 第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十三條 行政部 機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本 公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。 (一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清 )。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。 第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 (六 )文件的 立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍： 行政部 負(fù)責(zé)歸檔： (1)上級機關(guān)來文，包括上級對 公司 報告、申請的批復(fù)； (2)公司 發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等； (3)公司 務(wù)會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； (4)公司 召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等； (5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果； (6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本 公司 在會上匯報表言材料等； (7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來 公司 檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本 公司 向上級進行匯報的提綱和材料； (8)反映本 公司 活動、先進人物事跡及 公司 領(lǐng)導(dǎo)等的音、像攝制品； (9)公司 日志和大事記； (10)公司 向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。 形成的活動資料，由 各部門 負(fù)責(zé)立卷歸檔。 第十六條 立卷要求 、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。 ，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。 公司文件管理制度 編 號 Q/WJG GL 02 修 改 0 頁 次 5/5 ，要求在下年度 5 月份以前整理完。 6 月份正式向檔案室移交，清單一式兩份。 (接交單位各留存一份備查 )。 (七 )文件的銷毀 第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件， 行政部 機要 秘書 應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件 ，應(yīng) 由 行政部 機要秘書和 一名指定人員 監(jiān)視銷毀。 公司檔案管理制度 編 號 Q/WJG GL 03 修 改 0 頁 次 1/2 第一章 總則 第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、 公司 管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對 公司 有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤 片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。 第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。 第二章 檔案機構(gòu)及其職責(zé) 第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。 第六條 檔案工作由 行政部主任 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)， 行政部辦公室 負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由 行政部辦公