公司內(nèi)部控制制度-文庫吧
2025-03-31 00:24 本頁面
【正文】 更與解除 業(yè)務(wù)員與客戶洽談達成合同意向，擬定合同交業(yè)務(wù)經(jīng)理/主管審核，審核后交總經(jīng)辦審批或蓋章。 合同簽訂后，由業(yè)務(wù)員將合同正本存檔，副本送交財務(wù)部等相關(guān)部門。 合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，業(yè)務(wù)部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協(xié)商變更，重大合同應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理審核后方可變更。 根據(jù)合同規(guī)定的解除條件，產(chǎn)品銷售的實際情況和客戶的要求，業(yè)務(wù)部與客戶協(xié)商解除合同。 銷售合同的變更、解除一律采用書面形式，開頭形式一律無效。 在銷售合同執(zhí)行過程中，若客戶有任何合同信息的變更，業(yè)務(wù)部要第一時間以書面形式通知相關(guān)部門并得到相關(guān)部門的確認(rèn)。若因業(yè)務(wù)部通知不及時而導(dǎo)致公司經(jīng)濟損失的，將追究其責(zé)任，扣罰損失成本的20%。 采購管理制度 目的：為規(guī)范公司采購工作流程，確保采購貨品與銷售合同貨物一致，避免或減少因工作失誤導(dǎo)致庫存增加致使公司經(jīng)濟損失。 適用范圍：適用于公司所有采購工作。 采購管理規(guī)定： 瓶采購組根據(jù)業(yè)務(wù)部下推的采購申請單查看庫存，若庫存有貨則不需安排生產(chǎn)，若無庫存或庫存不足則安排廠商生產(chǎn)或者調(diào)配，貨物完成后發(fā)出《收料通知單》安排入庫。 瓶采購組根據(jù)采購申請單要求安排玻璃瓶進行蒙砂工藝，查看庫存，若庫存有貨則不需安排生產(chǎn)，若無庫存或庫存不足則安排蒙砂廠生產(chǎn)，填寫《委外加工出庫單》，經(jīng)采購主管及倉儲部主管簽名確認(rèn)后方可安排出庫。《委外加工出庫單》一式四聯(lián)，經(jīng)加工商簽名后，紅聯(lián)留加工商，藍聯(lián)留財務(wù)部，白聯(lián)留倉儲部，黃聯(lián)留業(yè)務(wù)部。 貨物蒙砂完成后，玻璃瓶外加工組安排蒙砂瓶進行噴涂、絲印等工藝，在蒙砂及深加工階段質(zhì)檢人員要嚴(yán)格把關(guān)，及時反饋生產(chǎn)情況，如出現(xiàn)異常情況不能按時交貨要立即查明原因后與業(yè)務(wù)員溝通。貨物完成后開具《委外加工入庫單》。 配套采購組根據(jù)訂單要求采購相應(yīng)配套，查詢庫存，若有庫存則不需采購，若沒有庫存則安排廠商生產(chǎn)，如是新產(chǎn)品則安排打樣，經(jīng)客戶確認(rèn)后方可安排大貨生產(chǎn)，如之前有生產(chǎn)過此類產(chǎn)品則直接下單生產(chǎn)。貨物完成后發(fā)出《收料通知單》，倉儲部收到貨物后與通知單上的物品核對，核對無誤后送至質(zhì)檢部進行貨品質(zhì)量檢查。 發(fā)貨管理制度 目的:為規(guī)范公司發(fā)貨工作流程，確保銷售合同準(zhǔn)確執(zhí)行，避免或減少公司損失，特制定本制度。 適用范圍：適用于公司所有銷售發(fā)貨工作。 各部門職責(zé)： 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)貨、退貨的組織及全程跟蹤工作。 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)檢查來貨質(zhì)量。 倉儲部負(fù)責(zé)貨物的清點、出庫、入庫及物流運輸工作。 發(fā)貨管理規(guī)定： 業(yè)務(wù)員根據(jù)正式簽訂的合同開具《發(fā)貨通知單》，經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理/主管確認(rèn)交財務(wù)部簽名確認(rèn)后交倉儲部備貨?！栋l(fā)貨通知單》一式四聯(lián)，財務(wù)簽名后的《發(fā)貨通知單》的第三聯(lián)留財務(wù)部，第四聯(lián)業(yè)務(wù)部留底，第一、二聯(lián)留倉儲部，第一聯(lián)交物流司機給客戶簽名確認(rèn)后再交回給倉儲部。 倉儲部按照財務(wù)簽名確認(rèn)的《發(fā)貨通知單》清點貨物，編制《出庫單》，與《發(fā)貨通知單》核對無誤后安排貨物出庫并做好的記錄。 運輸隊根據(jù)倉儲部提供的《出貨單》出貨，發(fā)車前電話通知業(yè)務(wù)員，如送貨途中有任何異常造成延誤或不能送貨，要及時通知業(yè)務(wù)員與客戶溝通，確保在合同規(guī)定的時間內(nèi)將貨物完好無損地送達客戶指點地點，并取回客戶確認(rèn)簽名的《發(fā)貨通知單》、《出庫單》?！冻鰩靻巍芬皇剿穆?lián)，紅聯(lián)留客戶，藍聯(lián)留財務(wù)，白聯(lián)留倉儲部，黃聯(lián)由業(yè)務(wù)員保管至客戶對賬完畢，對賬后30天內(nèi)與客戶簽名的對賬單一同上交財務(wù)部。對于付款后發(fā)貨的在出庫單上標(biāo)注“貨款已收”交財務(wù)部，對賬單則不需交。 對于進倉一個月后還未發(fā)貨的貨物，倉儲部出一份書面報告交采購部，采購部將此種情況反饋給相應(yīng)的業(yè)務(wù)組，并跟進，業(yè)務(wù)組收到反饋報告后在5天內(nèi)給出合理答復(fù)。 正常下單情況下，按照合同交貨期為準(zhǔn)準(zhǔn)時發(fā)貨，對于做好的貨物超過三個月還未發(fā)貨，扣罰相應(yīng)業(yè)務(wù)組未發(fā)貨貨值的5%，超過六個月未發(fā)貨再扣罰5%。有收取客戶30%以上定金則不扣罰，但若超出六個月還未支付剩余貨款，則所收定金不退還。業(yè)務(wù)組在時滿六個月時作出處理意見，若未作出處理意見則扣罰相應(yīng)業(yè)務(wù)組300元。 貨款支付 對于付款后發(fā)貨的客戶，會計人員根據(jù)客戶的匯款憑證或現(xiàn)金開具發(fā)票交業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)交客戶。 對于貨到后付款的客戶，會計人員根據(jù)客戶簽名的《發(fā)貨通知單》及《出庫單》，結(jié)合銷售合同對貨品價格進行復(fù)核，計算總金額并開具收款收據(jù)，交出納向客戶收取貨款，貨款到賬后財務(wù)根據(jù)回執(zhí)開具發(fā)票交業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)交客戶。第二章 采購1. 目的:為規(guī)范公司采購行為，加強對采購行為的監(jiān)督與控制，防范采購過程中的差錯與舞弊，減少公司損失。2. 適用范圍：適用于公司所有采購行為。3. 采購管理風(fēng)險風(fēng)險1 因工作失誤導(dǎo)致公司損失風(fēng)險2 采購未經(jīng)適當(dāng)?shù)膶徟绦?
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