【正文】 件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。 必要的傳真分類存檔三、郵件 根據郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設置子文件夾。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：1） 需要總經理本人審閱的，存入相應文件夾，部分根據總經理授意回復郵件，或督促、協(xié)助總經理在規(guī)定時間內處理相關事宜。l 以總經理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經理信箱發(fā)出；l 以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內容為總經理授意。2） 由秘書來待為處理的： A、轉給其他相關負責人。 B、由秘書本人回復 如發(fā)出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。 需要總經理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達； 重要郵件及時進行存檔四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第3336頁）（附文件處理流程） 閱讀文件，判斷是否應由總經理處理，然后審核文件格式是否正確、內容表述是否清晰、完整。 對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經理 按總經理批改意見復印后轉發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進行追蹤，反饋結果。 必要文件進行存檔。注：傳真、郵件、信函等內容為外文的，應及時譯出五、名片 分類：可根據總經理業(yè)務情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等； 存放：l 名片盒l(wèi) 錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間） 應準備一名片夾，存放與總經理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與總經理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術的集中體現。秘書的職責是當好“管家”按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。日程是領導的工作質量，工作效率，工作成果的一種體現，而規(guī)劃 、安排領導的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經理工作的基礎，安排好總經理的日程，意味著秘書將和總經理一起進行有序的工作。作為秘書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格，調整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用。一、 總體日程安排領導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。（一）總體原則：216。了解總經理的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況， 優(yōu)化工作方法，細心觀察總經理的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍； 了解公司業(yè)務發(fā)展情況，特別是所服務總經理的業(yè)務進展情況，留意近期的工作興奮點；216。對計劃內事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；216。明確事情的優(yōu)先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；216。定期與總經理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；216。注意日程安排的時間松緊，適當安排；（二）經驗與技巧216。周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；216。在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經理留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；216。根據總經理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；216。對于總經理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間與總經理核對日程，保證秘書與總經理日程表內容一致；216。不要代替領導做決定，在總經理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理；216。控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；216。掌握近期要回避的人物；月/周計劃安排模版216。可使用NOTES日歷功能，填入相關安排，打印即可；216。也可按照總經理習慣，自行制作日程表；二、出差日程安排 做為秘書，安排總經理出差是經常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過秘書的計劃，把總經理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現。（一）國內出差J 出差前： 216。確定出差目的和日期；216。確認總經理出差陪同人216。與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。）216。確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經理習慣的酒 店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；216。完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。216。根據總經理的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。216。擬寫授權書并于總經理出差前一天向各相關部門及相關人員發(fā)出郵件和復印件（財務部等）。（見范例）J 出差中 216。在第一時間掌握總經理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。216。根據總經理日程安排，隨時通報公司及GM關心的業(yè)務進展情況；216。配合總經理授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。216。根據情況及時與相關人員及總經理溝通，及時調整日程安排；J 出差后 216。及時向總經理匯報出差期間公司內部事務及業(yè)務進展；216。出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據需要轉發(fā)相關人員或存檔；216。向總經理認為有必要的合作方致感謝函。216。各種差旅費用報銷；216。跟進業(yè)務后續(xù)事宜；（二） 國外出差出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：216。根據公司最新業(yè)務情況準備PRESETATION （中/英文），與對方確認演示設備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。216。機票購買時注意避免經停中轉，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好的機型；216。注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經理攜帶；216。根據客人的級別和國家風俗習慣準備禮物；216。準備當地的地圖及國家風情資料；216。確認對方還是我方提供翻譯服務；216?；貒笙蜓埛街轮x。（三）陪同出差 陪同總經理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：216。登機前，為總經理辦理機場建設費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認接車人；216。到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經理；216。每日及時核對本日及第二天的日程安排；216。提前設置清晨叫醒，并安排早餐；216。根據當天的日程安排落實車輛；216。及時提醒并事先落實各項安排；216。攜帶總經理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；216。注意建立各種客戶關系（包括政府領導、合作伙伴、媒體記者）216。著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；216。出差返回后將總經理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準備現金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應急藥及常用藥品附件二：授權書模版文件編號OUR REF.：LCSDTB6002399發(fā)文日期DATE：文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務器事業(yè)部、外設事業(yè)部抄送 CC:總裁室、企劃部秘書處、財務附件ATTACHMENT:// 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS//頁 數 PAGES1授 權 通 知 電腦公司副總裁在2000年6月15日16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質控、經營管理等相關簽字權授予副總經理，臺式電腦事業(yè)部其他相關財務及文件審批授權予常務副總經理，除臺式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關財務簽字及文件審批委托副總裁處理。 特此通知 附件三：國內出差日程范例劉軍總經理出差深圳日程安排（4月2527日）時間日程地點備注 4月25日17：25北京—深圳CA1305機場接機人： 1360――― 入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發(fā)前往EMC office、陪同前往 14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)2123棟北座聯(lián)想參加人：、 、EMC參加人： 總經理 余昭信 副總經理 陸楊 業(yè)管處經理 張界楊 技術處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經理 張濱 會面安排：14:00~ 15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00 產品研討（顯示器/電腦相關產品）及未來業(yè)務合作磋商 17：20返回新世紀，梁青陪同18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經理 董合枝 生產經理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球