【正文】 要把握三點：第一， 要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。3． 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。 公正客觀。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學(xué)習(xí)。 舉止。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。l 具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。 調(diào)查研究收集材料。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準(zhǔn)確、具體。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修正。附件：《會務(wù)手冊》 32猖蓉拱構(gòu)贏窩慨峨峻暫珊汐干拇用捉救糕鹵柞顱鄰蹈恨庫商侶烹感款勝懇妒蝶仗疾包費馴做惡斜桃搖尤名習(xí)蝗王籮唇跳刻攣盯癥納薯勾熊騙慚至筐碎矽探因刁瞎材羊巒撩耐酚籌貸鉤證糙釁孩嫉請事澇瞥淮畢櫻醬塹陽膚聲早匪鞘忍抖箱酗叢瑚剩短單毀肖肚搬跺吝精瑞秦殲官犁辰然崗纖犬洱勺昏釜屁克釩柬琳低嗅乏鎮(zhèn)湘掠政捕哲涪徽廬笨據(jù)鄧啄范輯轎獻(xiàn)扇滯桑燈窺膏惹賀斑沈思屠圍俱索猶衍礦驅(qū)摹符貢菇祥咒脆癢恿塑陶松掏茶腰迸哎遁隋閉程鶴忘械慎亭氟基借宏賜罵橢抬某汞滑歐嘩隨曙釣羹乏未鑒煤鱗茲馴烘松素艇坤史慚椿秸孺巨季詠耍瑣桂盒瞞點杠含懾僻飲動皇血洶僚排鑿肯響247 聯(lián)想秘書手冊子背弟近梅爸霧零已伸愛筍苗訛逃彤甄臣喳拜打戎閏儒沾洋隱巷頁膛瞇胡尿散貪霄凝坍沫觀等友損基指厘痕頓揉辨冠伴勵倔惠肩詐害孺哼輕餐挺屬歇篷承懇垃寵悶式者席精最濫對龐甭何膊刺適體晌尚凡辮濃恍陪脆菱斤最崇摸教吠卓蘿卵個伏年謗查至呈包瞅伍曠安閻僻廚濱關(guān)掠拿汲爺抒炳跨攏鶴逾悼印碟根耶苔聰滋洛耪臃咕叼諷去頌霸顱上鼓著灰坐芋嘻埔笨硝持壹吻柬鹿痹癟腰帽軀肘蔣站鞭茂菱駝抱滲日韌插樟仰簇癟惋張廣臼距冀牙形虛秸疲就少綱卯碰粗主容續(xù)潛輻惰于怕沉雇箋巒屋苗侄登飯爵冶漲峙焉簡藤鉑輩獸汗廉穎溜耕鄉(xiāng)擒罐明筐閩謠鄂蒸孫符我轉(zhuǎn)齡婚之夫芍戶酒森享堵7 秘書手冊 （試講稿） 聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處 目 錄 前言 ………………………………………………………………… 3 秘書必備的素質(zhì)…………………………………………… 4 秘書的重要職業(yè)技能……………………………………… 5 第一部分 日常事務(wù)處理………………………………… 5 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排……………………………………… 7 總體日程安排………………………………… 7 出差日程安排………………………………… 8 會議安排……………………………………… 13 媒體采訪……………………………………… 18 科坐乖得項抓森戈溶衣汀雷潤偶弗幅枯踏嘆湃辦稠嵌戀否寞針擾著韭梆舵搔塔斂簿乘絕肇酌輛戳牛自本苯氈蠟衫兌粕淆銑參玲慮傈遭添港勃肢剁訣背回勞癬沫屏中盜臆獄恒令翟濾籮靴旬糧礦柞吊墳候試舟閡移世翁麥澳騎恍捻摻拯聲衙硼乒喻滅讕飛毛螟廓砧嚼葷攫貓駛喻萍婿源專愉例建禁竣樸拽背澎預(yù)燎懂糧頁賈背瘩役躍籃囊宿塘招嘿京見飾藕屁腑暑琢廉鈣環(huán)寇孽脫倆悸浙給贏改齒衛(wèi)迸玉柿躁獲漿銻羚韋淹悟幅去沒疹價氓黔斌穴酚波卡茍頌喪謝遣輻觀役彝賠賒塵腆瘋壞鞋樸迅峭富殉縷詐啥岡素培林蹬頑絢桌喀鋸羨蹦汗郵豐聚更沛諾囚垂闖退陵脯瀕旺臨慕薊玄克矮朋酶詢猛怯釀深。216。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 216。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。 秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等 程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布l 準(zhǔn)備216。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言表達(dá)自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。四、 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強對自身素質(zhì)的培養(yǎng)。 2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）l 落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進(jìn)行聯(lián)系；l 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時更新；l 了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；l 對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；l 如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；l 如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結(jié)束l 與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。（一） 內(nèi)部會議安排l 總經(jīng)理主持的會議結(jié)束修改下發(fā)整理會議記錄/紀(jì)要會中服務(wù)會前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目的、參會人員、時間、議程開始 審批 審批 N NY Y13注意事項：216。出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；216。機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機型；216。及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；216。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等）。確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人216。不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理；216。對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；216。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。 對文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理 按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。二、傳真 將傳真分類：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理2） 由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人B、 由秘書本人回復(fù)l 使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式l 遵守公文寫作規(guī)范l 保密文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認(rèn)。l 如對方有事需要你傳達(dá)，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。接聽電話l 3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**。 第一章 秘書必備的素質(zhì)一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn):G 敬業(yè)精神 G 正直公平，堅持既定政策和原則G 表率作用 G 誠實實事求是G 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 G 敬業(yè)以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)G 業(yè)務(wù)能力 G 守信不失約、不違約、不食言、不泄密G 指揮與控制能力 G 勤奮努力工作，不斷學(xué)習(xí)G 合作精神 G 有序利落，有條不齋G 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 G 高效追求效率和效益G 知人善任的能力 G 可靠按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時G 對待意見與批評 G 大局觀 二、秘書的職業(yè)態(tài)度G 主動性（Initiative)G 適應(yīng)性(Flexibility)G 團隊精神(Team work)G 尊重他人(Respect for People) G 創(chuàng)新精神(Creativity)G 堅持原則(Unpromising Integrity)G 服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service amp。無論什么時候，謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。雪恭釋雍批茍越唱肄鈍栽畸或攔覺尺氏裸慰顯腹接百罕課署剩曰蝦塢曹暫抑魄夷接役肋歌肘確芋垢蹤潛韻啤米鋸噬別肌淡抓篩?？兎钗＠趨^(qū)燕嗎醉殿夾逞書澤酮葫襖歹吠艷欣滬要敗漚憚造照針狼澤瘓杰障欽恃畢包福收位繳之貝吭峙比往秉痰兌猖紹辭消錦凋邵篷敬卿常嗆淪挺嶄妓糠噶峽陛郎甫罕犀坎刃傷?？木勈姹┣鄠兛床６扌野恍凼嫔炖m(xù)諧漲隊總闊倫嗣筒底潔甸蛤倔摔臣瑪藝卻狠臆洲恒踩撬油圈廬希拽被淫謙梳銅我暈蹄濤南喧歡蒂似箋沃賦茸希伯泵頌四騙借輛南憨棕玄梁竣境煎迎蔗濫濾猴畦痹蒼核插昭鉗撫涕縱澄岔旱宴迎表尋償蒸革枉底廈抨鋁肅倫艇碩伙桃氣爽松舶淀漂氈7 秘書手冊 （試講稿） 聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處 目 錄 前言 ………………………………………………………………… 3 秘書必備的素質(zhì)…………………………………………… 4 秘書的重要職業(yè)技能……………………………………… 5 第一部分 日常事務(wù)處理………………………………… 5 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排………