行政辦公室日常管理制度(實用)-文庫吧
2025-03-28 04:20 本頁面
【正文】 質易耗品登記。八、會議室管理制度會議室音響設備、器材等由行政辦公室宣傳科負責管理。會議室衛(wèi)生、供水、會標等實際會務工作由行政科負責。 各個會議室的用電設備、音響設備安排專人管理，掌握會議室設備的操作要領，對近期會議安排心中有數(shù)。重要會議須提前到達會場，檢查落實會議室準備情況。 音響設備管理人員應熟練掌握會議室內各種設備的使用操作方法，保持其經(jīng)常處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時報告處理。 會議室音響由專人管理，任何無關人員未經(jīng)許可不得進入，更不可隨意操作相關設備（包括投影議）。連接自帶設備（如IT、電臺錄音等），請在會議室預定時向管理員提出相關要求，根據(jù)設備的兼容性、連接線接口是否匹配等情況，需提前30至60分鐘到場。會議結束后，辦公室應安排人員做好衛(wèi)生清掃、關閉所有電器設備，關嚴窗，鎖好門。 會議室音響設備管理人員應本著認真負責的態(tài)度去做好音響設備的日常維護和管理工作。每季度應對音響設備進行清點和檢查，平時應不定期做好日常檢查和維護工作，確保設備有較高的完好率。發(fā)現(xiàn)失竊，及時報案。音響設備使用前，應檢查線路連接是否正確，電壓是否正常，確保設備用電安全。未經(jīng)管理人員同意，嚴禁私自改動設備線路的連接。音響設備使用完畢后，要關閉音響，切斷電源，做到人走電斷。各音響設備和場地的保管單位應由指定專人負責保管，所借音響設備場地的鑰匙應由借用人或指定專人負責保管。新設備交付使用，要把說明書、保修卡、供應商、驗收單等設備資料及時收集和保存，配合公司檔案管理部門做好建檔工作；對各套設備按場地分類，在保管人員變動時，做好設備和檔案資料移交工作；年終對音響設備使用記錄進行總結統(tǒng)計，統(tǒng)計結果存入設備管理檔案。九、郵件收發(fā)管理制度為保障公司全體員工的個人信件、訂閱報刊能及時收到，根據(jù)需要，特制定本制度。辦公室內勤每天負責收取分發(fā)信件、報刊，并對各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。屬于掛號信、包裹單、匯款單等由辦公室內勤及時通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領取。收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時通知收件人或其家屬，并直接面交收件人。一般信件，要及時通知收件人領取。查無收件人的信件，要注明情況退回。凡是只寫明“山西通洲煤焦集團收”的信件，由辦公室文書負責拆閱，視情況處理；寫明董事長收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。凡收到信件、報刊須及時分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關規(guī)定追究責任。公文管理規(guī)定第一條 為了規(guī)范公司各類公文的收發(fā)、審批、處理，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。第三條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具，由辦公室實行統(tǒng)一管理、科學管理、保密管理，真正做到規(guī)范、準確、及時、安全。第四條 公文管理在公司分管經(jīng)理的領導下，由辦公室主任、秘書、文書和檔案管理員負責，對上級公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內部公文的起草、核對、簽發(fā)、歸檔進行管理，相關部門要密切配合。第五條 上級來文、函件、傳真，均由辦公室文書登記編號，并附“公文閱辦卡”，由辦公室主任提出分送或擬辦意見，及時送有關領導批閱處理。第六條 對于急件、急電，或是無法及時請示辦公室主任批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接送分管領導批示或交由相關部門處理，再另行匯報。第七條 機、絕密文件不得自行處理，要單獨造冊，安全存放。一般的函件，可由辦公室轉有關部門處理。第八條 業(yè)務往來的文件由辦公室主任和文書根據(jù)文件內容要求經(jīng)公司領導批示后，交有關部門處理。第九條 凡是寫給“通洲集團公司”且沒有具體處室和姓名的函件一律由辦公室文書拆閱。寫明部門和姓名的直接轉給相關部門處理。第十條 要符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級的有關辦法等。如提出新的政策規(guī)定應盡量與原來的有關政策銜接，并加以說明。第十一條 情況要確實，觀點要明確，文字要簡練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡短。第十二條 引用的公文要寫明標題、發(fā)文機關、公文編號和發(fā)文時間。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序。第十三條 在使用簡稱時，應先用全稱，再加以說明。字體要規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要用簡稱。約定俗成的可以用簡稱。第十四條 注意數(shù)字的寫法，正式的文件中除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號專用術語和百分比等必須用阿拉伯數(shù)字外，其他均用漢字書寫。第十五條 公文由辦公室秘書和文書根據(jù)相關會議或精神起草，由辦公室主任核稿，送主管副總審批，然后安排打印，辦公室蓋章、發(fā)送。分送要填寫文件收發(fā)登記表。第十六條 核稿的重點：看有無必要行文要素；是否符合國家的方針政策、法律法規(guī)；與本單位已發(fā)公文是否銜接、是否相互抵觸；所涉及的要求和措施是否明確，切實可行；行文關系和公文格式是否符合相關規(guī)定或是習慣；文字敘述是否符合文法邏輯；標點符號是否合適等。如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要內容或是原則性問題，則應退回起草部門修改。第十七條 專業(yè)性公文由相關部門起草，分管副總審批后按原程序進行。第十八條 重大決策、規(guī)章制度、人事任免、機構設置、以及其他重要公文，由董事長簽發(fā)。一般性公文由分管副總簽發(fā)。第十九條 簽發(fā)的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。公文發(fā)送的范圍、份數(shù)根據(jù)其內容確定，需要的發(fā)夠，無關的不發(fā)。第二十條 每年總結完畢后，將一年來形成的文書，按相關檔案管理規(guī)定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定保存期限。第二十一條 重要的會議材料，包括通知、報告、決議、總結、講
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