【正文】 第二部分 辦公室管理制度一、收文、發(fā)文管理制度 收文（1）登記。收文后，根據(jù)來文單位（上級來文、平級來文、下級來文）及時錄入來文登記簿；（2）辦理。來文登記后，視緩、急情況，及時填寫文件處理標簽報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批；（3）歸檔。文件辦理完畢，及時歸檔，定期或按公司規(guī)定將已歸檔文件再次分類整理，交由公司檔案室集中管理。 發(fā)文（1）提出申請。各部門根據(jù)需要提出發(fā)文申請，由部門負責人草擬文件內(nèi)容（草擬內(nèi)容需用水筆書寫，以便長期保存）；（2）文件審核。各部門草擬文件必須交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核；（3）領(lǐng)導(dǎo)審批。所有公司發(fā)文必須由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可印制；（4）文件發(fā)布。公司文件領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)辦校對，用印，然后正式發(fā)布；（5）文稿歸檔。所有公司發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。二、會議籌備制度會議組織（1）每年召開一次總結(jié)表彰大會；（2）每半年至少召開一次支部大會和經(jīng)理以上管理人員會議；（3）每季度召開一次辦公會；（4）每月召開一次產(chǎn)品溝通會議；（5）每周各部門召開一次周例會。會前準備：（根據(jù)會議的規(guī)模大小、重要程度安排）（1）安排會議議題；（2）確定會議籌備方案；（3）辦理會議報批手續(xù)；（4）印發(fā)會議通知；（5）準備會議文件材料；（6）會場的衛(wèi)生、照明、通風(fēng)、音響、桌椅排列；（7）安排座次編組和邀請嘉賓；（8）重要會議的新聞發(fā)布。會中、會后安排：（1）會議簽到；（2）導(dǎo)入會場；（3）安排發(fā)言；（4）會議記錄（錄音）；（5）會場秩序和后勤服務(wù)；（6）參會人員離會；（7）清理會場；（8）會議文件的整理；（9）會議新聞的報道；（10）會議紀要的印發(fā)；（11）會議精神的貫徹；（12）會議決定事項的督辦。精簡會議：辦公室應(yīng)當從實際出發(fā)嚴格控制會議的規(guī)模、會期，力戒形式主義，開會不得攀規(guī)格、講排場，要嚴格控制會議成本，努力提高會議質(zhì)量。三、辦公用品管理制度采購、印制（1）提前三天書面申請。部門負責人審核，報公司總經(jīng)理批準，交由辦公室統(tǒng)一采購或印制。（特殊情況可委托辦理）。（2）各部門在申報時，需認真填寫計劃單，計算好月使用量，一般采購或印制數(shù)量以半年使用數(shù)為上限。（3）申請印制，應(yīng)設(shè)計好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價格。（4）各部門驗收時，要先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價格是否相符，確認后在交貨單上簽字。（5）辦公室在審核發(fā)票時，認真查對交貨單，確認無誤后簽字，報總經(jīng)理批準后付款。（6）低值易耗辦公用品，各部門應(yīng)本著不鋪張不浪費的原則，從嚴從細控制使用。（7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機）在使用中，應(yīng)注意日常的維護與保養(yǎng)；確需維修時，報請總經(jīng)理同意后，辦公室通知具辦。文印、傳真（1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購，各部門登記領(lǐng)用。（2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用A4紙，標題用華文中宋體，小二號字，正文用仿宋體，小三號字，紙張盡量雙面使用。（3）要求能夠手工書寫的材料盡量手工書寫。（4）工作之外，需要打、復(fù)印的，一律收費（總經(jīng)辦代收）；不允許私自打、復(fù)印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實，將給予當事人10元——50元/次罰款。收費標準：打印：復(fù)?。簜髡妫海òl(fā)） （收）四、印章管理制度印章刊刻與啟用（1）公司行政章、合同專用章、財務(wù)專用章、鋼印、法定代表人簽名章、財務(wù)使用的法定代表章，在刊刻前應(yīng)當由經(jīng)辦人到公司辦公室開具專門介紹信。（2）公司直屬機構(gòu)印章和出納印章刊刻前應(yīng)由經(jīng)辦人到公司辦公室開具介紹信。（3）機構(gòu)注銷、裁撤、法定代表人變更及出納變更時，相關(guān)印章必須由辦公室及時收回、集中保管。（4）印章啟用與變更按公安機關(guān)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.、印章保管（1）各類印章應(yīng)確定專人保管，保管人員應(yīng)當同公司簽訂《責任狀》。（2）各類印章保管人變動，必須先辦理印章交接手續(xù)。印章使用（1）用印審批：經(jīng)濟合同、正式文件用印前必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)文字批準，日常事務(wù)由辦公室主任或分管副職批準。（2）蓋章登記：印章保管人蓋章時，應(yīng)逐筆在《用印登記表》上登記，口頭批準用印的領(lǐng)導(dǎo)必須在登記表上簽字。（3）空白介紹信：未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)部門文字批準，嚴禁發(fā)出空白介紹信，空白介紹信必須留存根，領(lǐng)導(dǎo)人必須在村跟上簽字，空白介紹信上必須注明有效期，未使用的空白介紹信應(yīng)及時退回。（4）空白信箋：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴禁發(fā)出空白信箋。經(jīng)批準發(fā)出的空白信箋印章上必須注明用途。（5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出的，應(yīng)當?shù)怯?，攜章人應(yīng)當簽字并保證妥善保管、及時退還。五、合同管理制度訂立合同必須使用湖南省工商局制定的統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局批準、監(jiān)制，企業(yè)設(shè)計的格式合同文本和數(shù)據(jù)電文合同，如：電子郵件、電報、傳真等，要求先簽訂合同。若特殊情況用電話、口頭、便條訂貨，必須嚴格執(zhí)行事后補訂合同。對外訂立合同時，必須掌握供方的一些基本情況，必要時對供方進行現(xiàn)場考察。訂立合同必須遵循平等、自愿、公平誠實信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國家法律法規(guī)，損害國家和企業(yè)利益。所定合同必須主體合格，標的合法，手續(xù)完備，條款齊全，意思表達真實，約定明確，文字清晰，語言規(guī)范，無矛盾條款，無空白條款。嚴肅合同報批制度，訂立合同時，必須使用統(tǒng)一的合同審批標簽，經(jīng)部門負責人審核、簽字，報請公司或集團主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，加蓋合同專用章方為生效。合同管理人員建立合同檔案分類臺賬，合同執(zhí)行完畢叫集團合同管理員存檔。委托代理人在簽訂合同時，不得超越委托書的權(quán)限范圍，不得簽訂無效