【正文】 面時。首先準(zhǔn)備好設(shè)備，包括書面材料和整套身體語言。有多種類型的會議正式的和非正式的，每一種類型適合于一種特定的目的，因此在你開始安排會議和通知與會者之前，決定哪種類型的會議最能達(dá)到你和目的。小提示14：仔細(xì)地思考你需要舉行的會議的類型。小提示15：使會議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。一旦你已經(jīng)決定召開一次會議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會議的緊迫性，即是否必須立即召開？誰參加？你想從會議中得到什么？牢記這些問題和你的主要目標(biāo)，然后選擇最合適的會議類型。例如一對一的會議或正式的委員會會議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會議對于交流想法是非常有益的。會議的目的會影響其理想的規(guī)模。大會或小會都有其優(yōu)缺點：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會分成派系；小群人一起行動可能會更有效，但是思路比較狹窄。通常的會議有六至九人參加。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。這樣規(guī)模的會議能鼓勵人們出席會議，因為與會者知道他們的意見能引起他與會者的注意。小提示16：在一個顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時間。目的需要考慮的事項會議類型處理信息例如聽取報告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個人非正式的小及四個人以上，或一個團(tuán)隊正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢正式的涉及股東年會或臨時股東大會要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。公開的涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會解決問題例如應(yīng)付不滿。僅涉及一人一對一需要幾個人或一個團(tuán)隊的投入專門委員會涉及緊急問題臨時的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問題監(jiān)時的涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問題正式的要求一個組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán)董事會要求公司的股東們授權(quán)年會或臨時股大會激發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風(fēng)暴需要對有關(guān)事宜的報告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備正式的會議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會者可能帶有相互沖突的目的，會議可能迷失了方向，或者議題太多，時間不夠。事先商定會議目標(biāo)有助于實現(xiàn)這些目標(biāo)。小提示17：傳閱議程及所有的相關(guān)材料。小提示18：會前爭取來自可能的同盟者的支持。會議之前，考慮周到并詳細(xì)計劃是非常重要的，這樣可以保證會議順利進(jìn)行。首先，傳閱一份清晰的議程。確保會議有充足的時間，避免匆匆掠過議程上的主要項目而結(jié)束會議。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會議控制權(quán)的與會者，并估計他們的論點。找出那些與你有同樣觀點的人，并鼓勵他們支持你的論點。通過良好的準(zhǔn)備和全體與會者的參與，會議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。必須確保：● 研究會前傳閱的全部會議材料；● 準(zhǔn)時開始會議，準(zhǔn)時結(jié)束會議；● 嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會議；● 如果主持會議，盡可能讓更多的人提出問題和回答；● 保證與會者充分了解已經(jīng)做出的決定。當(dāng)議程上最后一項（通常標(biāo)以”其他事宜”）開始進(jìn)行時，與會者可能會在底下相互交談，提出一些小問題。如果你主持會議，讓每個人有秩序地獲得發(fā)言機會。小提示19：確保在會議之前就會議目的取得一致。小提示20：當(dāng)與會者偏離議程時提醒他們。 積極的行為 消極的行為會議開始一次討論議程上的問題獲得關(guān)于每個問題的意見果斷而積極地開始與會者遲到把討論控制在預(yù)定的時間內(nèi)出現(xiàn)偏離議程的情況與會者有效地提出建議與會者之間出現(xiàn)分歧找到可行的解決辦法各種意見都探討過概括要點并取得一致會議沒有結(jié)果允許其繼續(xù)爭吵爭吵以僵局告終商討折衷辦法轉(zhuǎn)入目標(biāo)做出決定結(jié)束會議第2章 準(zhǔn)備會議花費在準(zhǔn)備會議上的時間很少會浪費。確保會議在恰當(dāng)?shù)臅r間和地點舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h可以決定會議是否能達(dá)到目的。每一個被邀請者都應(yīng)當(dāng)出席，因為他們能提出各自特殊的意見，否則會議就不能充分利用與會者們的時間。小提示21：考慮與會者在一個小組環(huán)境中如何工作。小提示22：排定會議時間表之前要考慮旅行時間。當(dāng)你考慮邀請誰時，可能某些人是當(dāng)然的出席對象。例如，如果討論一個貸款項目，你應(yīng)當(dāng)邀請有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。另一些人可以提供專門的技巧或建議。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會議。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。，并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。若某些與會者只需參加會議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項的開始和結(jié)束時間，這樣可以節(jié)約這些與會者的時間，并使會議易于控制。 當(dāng)你列出了與會者的初步名單時，依次確認(rèn)每個人可能做出的貢獻(xiàn)：● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報告客戶的反應(yīng)?！?他們能否提供特殊的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理?！?他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭議的律師?！?他們能否實施已獲得同意的行動？例如，在一個預(yù)算會議上的一位財務(wù)主管。提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進(jìn)展情況。提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見。 提供特殊的專長：具有特殊技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或者來自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。授權(quán)行動：尤其是財務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，可能要求一位財務(wù)主管在場授權(quán)這個行動。小提示24：議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名組織會議最困難的部分之一是確定一個時間，以適合你的全體與會者。有時，確定會議時間的最簡單的方法是。把會議安排在由同一批與會者參加的另一個會議之后，否則電子郵件或電話要來來往往直到至確定會議日期。如果有人不能按所提出的時間出席會議，在重新安排會議時間之前，考慮下下如果沒有他參加，會議是否仍可舉行。通常需要就會議的時間和地點作書面的確認(rèn)。要點● 必須明確通知與會者關(guān)于會議的日期、時間、地點和會議的目的?！?與會者應(yīng)當(dāng)明白他們將對會議做出哪些貢獻(xiàn)。● 會前向全體與會者提供書面的背景材料。● 會議場所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會場大小適宜。使與會者明確會議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的議程。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個適合你目的的方法。小提示25：避免在一天的情緒低落時段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。會議議程是需要提出度討論的問題或項目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項目需要確定細(xì)致程度。你會發(fā)現(xiàn)與其他會者商計是有用的。若有許多的問題要討論，就給每一項目分配一個時間限度，以保證你不會超過規(guī)定的時間。在會前多久開始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時間。小提示26：保證將議程的任何改變都通知會議主席。在為類似會議編寫議程時，可把這份簡單的議程作為模板。給每一項標(biāo)出號碼，并給每一項分配一個開始時間，以有利于那些不需參加整個會議的與會者。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡短。例如：委員會會議議程7月6日上午11點格林?德雷 飯店（議程開頭為會議日期、時間與地點）⒈（11：00）任命一位會議主席⒉（11：10）為缺席致 ⒊（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄⒋（11：30）上次會議提出的事項⒌（11：45）討論聯(lián)絡(luò)司宜(每項編號、每項均有一個起紿時間)（12：00）會間休息⒍（12：15）財務(wù)事項⒎（12：45）特別事項⒏（13：00）其他動議⒐（13：15）其他事宜⒑（13：35）下次會議細(xì)節(jié)（下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的未尾）小提示28：試將議程限于一頁紙要點● 議程包括會議日期、時間、地點和目的等細(xì)節(jié)?！?議程中關(guān)于會議的主要目的應(yīng)盡量明確● 全體與會者需要確切知道會議對他們的要求● 分配給每一項的時間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序● 時間。無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預(yù)定時間是令人不快的。當(dāng)你撰寫會議議程時，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從常規(guī)事情開始，如指定一位會議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會議（若相關(guān)）備忘錄并聽取前次會議上接受任務(wù)者的報告。會議的下一個議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財務(wù)會計及銷售情況，進(jìn)行大量的討論。最后是其他事宜，并計劃確定下次會議的日期、時間和地點。小提示29：早些討論最重要的問題，此時與會者最有精神。一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補充或征求同意。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項目，必須征得與會者的同意。與增加項目相比，他們可能會更喜歡減少一些項目，除非他們對你希望加上去的項目有特殊的趣。當(dāng)與會者抵達(dá)會議時給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時事件而必須這樣做，例如主席生病，或財務(wù)情況的突然變化。盡可能在會議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。⒈決定需要在會上提出的問題。⒉將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于其他項目的建議。⒊將建議匯總到下一個草案中。⒋重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅此是一個舒適的問題，而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。對所有會議都這們，無論小會或大會，正式會議或非正式會議。小提示30：為那些需作長途旅行者考慮所要花費的時間小提示31：為殘疾與會者提供必要的設(shè)備。會議地點應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室如開正式會議。對于你本部門的會議，仍有一個選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個最適合你的需要。如果你在安排一個會議，要租用會場及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個折扣。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。城外會議場所對與會者吸引力較小，但如果會議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個城市的愉快舒適可能有助于吸引人來參加持續(xù)幾天的會議。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會議地點。根據(jù)法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會—雖然有一些不道德的公司找一個不合適地點或時間召開會議以通過不得人心的提議。給年會設(shè)定一個使股東無法投票的日期和地點，這是不合法的。將公眾會議放在難于接近的地點也是不合法的。在任何會議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場合，注意使與會者足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過分。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對于維持一種活躍的氣氛是重要的。小提示32：確定電話已被移出會議室。會議場所考慮的因素你的辦公室你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。● 你的全部參考資料在手邊。● 你的權(quán)威性可能得到加強?！?可能會有電話干擾，或者有人打擾。下級的辦公室一位下級的工作處。● 可能提高一位下級的地位和士氣● 如果工作處狹小，可能會使雙方都感不適單位會議室供員工使用的公司會議室● 避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題● 處人可能同與會者接觸而打擾會議外面的會議室在你公司之外的一個中立的會議室。● 保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢?！?如果保密是重要的，這類會議室很有用。● 可能昂貴，并且每人個人都不熟悉。會議中心一個大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里。具有開大會的設(shè)備。需要時能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)?？赡苋鄙俜钦降男∫?guī)模聚會的機會。城外的會議場所異地的一間辦公室、會議室或飯店。如果與會者來自全世界，那是合適的。在某種場合增加幾分的力。旅途、時間和食宿花費很多。 有幾個原因（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不好。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會議場所時，應(yīng)預(yù)計避免下列常見的陷阱：● 參加會議的人比預(yù)計的要多——房間不夠大，人們感到不舒服?！?出席人數(shù)比預(yù)計的少得多，空蕩蕩的房間令人 。● 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。● 會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題?！?會議地點或附近缺少服務(wù)部門，如咖啡廳或銀行。小提示33：把有潛在問題的會議安排在中立地點。要點● 會前對于不熟悉的會場至少訪問一次?！?房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度?！?發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開關(guān)的位置?！?洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明?！?椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。小提示34：要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\輸?shù)目衫们闆r，時間表和季節(jié)性變化。隨著公司的發(fā)展，會計部門與銷售人員合作時產(chǎn)生了問題，所以會計經(jīng)理在一個方便于銷售部門的房間里召開一個會議，討論一起工作的方法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。正在翻動的圖表。空調(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財務(wù)經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個人生氣地走了。經(jīng)理回來詢問建議，但幾 沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實際的解決辦法。選擇了錯誤的會議場所：這個事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個不好的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之間的關(guān)系。在一個沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的