【正文】 根據(jù)單位管理和核算要求設(shè)置的分類業(yè)務(wù)核算，它包括貨幣資金核算、成本核算、費(fèi)用核算、材料核算、專項(xiàng)核算、工資等。如果業(yè)務(wù)核算沒有實(shí)現(xiàn)信息化，此步是根據(jù)原始憑證，進(jìn)行稽核、編制記賬憑證、送上審批；實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，它的職能只剩下網(wǎng)上稽核、生成記賬憑證、網(wǎng)上傳送審批。 ③ 授權(quán)審批簽字崗（審核崗、授權(quán)簽字崗、重大事件決策會(huì)簽崗）：根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制 規(guī)定設(shè)立的授權(quán)簽字崗位，負(fù)責(zé)審批簽字。 ④ 數(shù)據(jù)處理崗：進(jìn)行記賬憑證數(shù)據(jù)的分類匯總，形成動(dòng)態(tài)、靜態(tài)的科目發(fā)生額、余額表； 打印輸出會(huì)計(jì)賬簿；編制輸出會(huì)計(jì)報(bào)告等。 ⑤ 數(shù)據(jù)綜合管理服務(wù)崗：負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)信息的查詢輸出、數(shù)據(jù)的綜合分析、挖掘應(yīng)用。 ⑥ 檔案管理崗：負(fù)責(zé)電子檔案的整理、歸檔、借閱管理，紙質(zhì)檔案的保管。 ⑦ 會(huì)計(jì)主管：是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作，是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的當(dāng)然負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)組織、領(lǐng)導(dǎo)、協(xié) 調(diào)財(cái)務(wù)部門全面工作。 ⑧ 系統(tǒng)管理／維護(hù)崗：負(fù)責(zé)維持、維護(hù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常工作狀態(tài)。包括軟件、硬件、環(huán)境的保持與維護(hù)。一般合設(shè)一崗，如果系統(tǒng)特別龐大，可以分兩崗設(shè)置。 四、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)工作的控制制度建設(shè) 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)工作的控制制度建設(shè)包括以下內(nèi)容： 健全企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度 基本內(nèi)容包括：控制的基本目標(biāo)和分控制環(huán)節(jié)的具體控制目標(biāo)，控制環(huán)節(jié)及控制的具體內(nèi)容，控制的標(biāo)準(zhǔn)；控制崗位的設(shè)置，各個(gè)崗位的職責(zé)、權(quán)限、授權(quán)、檢查監(jiān)督、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)工作流程和控制流程等的規(guī)定。 建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度 系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度是系統(tǒng)正常運(yùn)行保證，必須建立健全。運(yùn)行制度主要包括 : ① 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的崗位設(shè)置規(guī)定 ② 系統(tǒng)運(yùn)行管理制度。系統(tǒng)運(yùn)行管理主要包括： 系統(tǒng)操作規(guī)程 、 環(huán)境管理規(guī)定 、 運(yùn)行的配電要求等 。 ③ 系統(tǒng)的安全管理規(guī)程。主要包括網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全和數(shù)據(jù)的安全問題，都應(yīng)該建立相應(yīng)的管理制度，以保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行。 ④ 數(shù)據(jù)的管理規(guī)范。數(shù)據(jù)管理在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)管理中占有非常重要地位，數(shù)據(jù)管理包括，數(shù)據(jù)的日常管理和期末管理、檔案管理、查詢管理等，對(duì)這幾個(gè)方面制定出切實(shí)可行的規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)信息既能充分發(fā)揮資源作用，又能保護(hù)會(huì)計(jì)信息安全。 實(shí)施內(nèi)部控制的檢查、監(jiān)督、獎(jiǎng)懲制度 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本規(guī)范指出：內(nèi)部會(huì)計(jì)控制檢查是單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度得以有效貫徹實(shí)施的保證，也是發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控 制缺陷并不斷改進(jìn)和完善內(nèi)部控制體系的重要措施。 檢查、監(jiān)督、獎(jiǎng)懲制度的制定要科學(xué)、可行，定了就一定要兌現(xiàn)，否則，就要失去意義，不利于內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的貫徹執(zhí)行。有條件的，可以在設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件時(shí)，同時(shí)設(shè)計(jì)上流程執(zhí)行的時(shí)間及時(shí)間控制管理功能，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行的閉環(huán)控制和自動(dòng)檢查監(jiān)督。這也解決了獎(jiǎng)懲認(rèn)定中的最大難題 ——人的認(rèn)識(shí)缺陷問題。 五、系統(tǒng)工作隊(duì)伍建設(shè) 事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵。會(huì)計(jì)人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)包括： 具有履行職責(zé)、實(shí)事求是、遵紀(jì)守法、忠于職守的基本素質(zhì)要求。 具有勝任現(xiàn)代會(huì)計(jì)工作的理論基礎(chǔ)。 具有利用現(xiàn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理會(huì)計(jì)事務(wù)，進(jìn)行企業(yè)管理的能力。 具有廣泛的環(huán)境自適應(yīng)能力 第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案及數(shù)據(jù)管理 一、會(huì)計(jì)檔案管理的概述 會(huì)計(jì)檔案的意義 ① 什么是 檔案 ， ② 會(huì)計(jì)工作是管理和記錄反映企業(yè)、事業(yè)、行政等單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的活動(dòng)，形成的會(huì)計(jì)資料是關(guān)于單位經(jīng)濟(jì)事件過程的客觀的真實(shí)的歷史記錄，是單位的會(huì)計(jì)檔案資料，是單位檔案的一部分。具有十分重要 的意義。 會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容和形式 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。除了上述外，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行日志（機(jī)器日志和個(gè)人填寫的手工日志），崗位分工表，系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)記錄，應(yīng)用軟件及資料等都應(yīng)列入檔案予以保存。 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案，是經(jīng)數(shù)字化處理了會(huì)計(jì)信息，按照存儲(chǔ)管理的科學(xué)性、安全性、經(jīng)濟(jì)合理性作了技術(shù)處理后存儲(chǔ)在電磁等介質(zhì)上的。出于立法和穩(wěn)健原則考慮，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案中仍然把會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì) 報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料打印輸出，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定予以管理。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案保存的應(yīng)該是：會(huì)計(jì)憑證（含原始憑證和記賬憑證），各級(jí)賬戶的發(fā)生額、余額，會(huì)計(jì)報(bào)告的規(guī)范化數(shù)據(jù)（含數(shù)據(jù)項(xiàng)目和對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)值等），以及整理出的其他會(huì)計(jì)資料。有這些資料在檔案的再展現(xiàn)時(shí)，可以按照手工會(huì)計(jì)的紙質(zhì)檔案輸出。由于數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案，存儲(chǔ)、管理的方式方法不同，使得再展現(xiàn)的用途更多，使用更方便、效果更好、檔案也更加安全。 會(huì)計(jì)檔案保存的方法 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案保存的辦法，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和 會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，仍然按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求予以管理。 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案保存較好的辦法有兩種：一種是，保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和展現(xiàn)軟件 同時(shí)保存；另一種，是將會(huì)計(jì)信息規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，利用通用顯示技術(shù)來展現(xiàn)。例如用瀏覽器等與具體軟件無關(guān)的技術(shù)，這樣可以做到信息共享，與距離無關(guān)，支持多國(guó)家多語(yǔ)言，方便國(guó)際經(jīng)濟(jì)交易，這是較理想的。 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的保存期限，可以比照同內(nèi)容檔案進(jìn)行保存。 二、會(huì)計(jì)檔案的管理 會(huì)計(jì)檔案的日常管理 主要是檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)收集，防止丟失和泄密 。做好數(shù)據(jù)的備份和管理記錄。月份結(jié)束，做好月份數(shù)據(jù)的中期歸檔，整理收編在本年檔案中。 會(huì)計(jì)檔案的期末管理 年末決算完成，將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料進(jìn)行整理裝幀，核查無誤，蓋章加封，登記造冊(cè)，點(diǎn)驗(yàn)入庫(kù)。 電子檔案，根據(jù)軟件提供的技術(shù)手段，對(duì)年終會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行加工整理，形成規(guī)范化的電子檔案形式，一式多份存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤等可用作長(zhǎng)期保存信息的載體，一般不宜使用軟盤或技術(shù)性能不穩(wěn)定的載體中。同時(shí)，將電子檔案目錄登記人電子檔案管理庫(kù)中。 電子檔案的應(yīng) 用管理 電子檔案，隨著人們對(duì)它在企業(yè)預(yù)算管理、預(yù)測(cè)和決策、價(jià)格管理、市場(chǎng)分析等高層管理等重大作用被認(rèn)識(shí)，使用方便性的被認(rèn)識(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案將是最有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息資源，使用頻繁的會(huì)計(jì)信息之一。因此，對(duì)它必須加強(qiáng)應(yīng)用中的管理，制定有效的檔案借閱使用制度，并逐步建立起電子檔案的借出、使用（時(shí)間、內(nèi)容、方式等）授權(quán)與跟蹤管理、歸還檢驗(yàn)等功能的電子檔案管理系統(tǒng)。以保證檔案的安全應(yīng)用。 會(huì)計(jì)檔案的安全管理 會(huì)計(jì)檔案是歷史經(jīng)濟(jì)事件及其處理過程記錄文檔，檔案中的數(shù)據(jù)信息不允許絲毫走樣，必須保證最 高級(jí)的安全性管理。必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，嚴(yán)防檔案的毀損、散失、泄密和惡意篡改。 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案安全管理措施：一是，建立一套檔案安全管理的制度并認(rèn)真執(zhí)行；二是，建立電子檔案的管理系統(tǒng)，具有電子檔案的輔助整理功能、數(shù)據(jù)加密、解密管理功能、安全管理功能、查詢控制管理功能、借閱控制管理功能等。 三、檔案管理子系統(tǒng)的功能概要 會(huì)計(jì)檔案管理子系統(tǒng)是專門完成會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案管理功能的信息系統(tǒng)。它應(yīng)具有的功能主要有四個(gè)方面，現(xiàn)分述如下。 會(huì)計(jì)檔案的輔助整理功能 輔助整理包括兩部分功能，一 是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化數(shù)字化，形成電子計(jì)算機(jī)管理的標(biāo)準(zhǔn)化檔案，簡(jiǎn)稱電子檔案。二是．將常規(guī)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編碼整理、登記入庫(kù)，加入密 碼磁條或條碼，以便進(jìn)行自動(dòng)化管理。 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，就是將現(xiàn)在的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，按照標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)計(jì)檔案的要求，依照現(xiàn)用軟件編碼體系的原則，對(duì)會(huì)計(jì)事件或會(huì)計(jì)信息單元進(jìn)行編碼，然后將其保存于會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)?，F(xiàn)在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要保存為會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)包括，原始會(huì)計(jì)憑證庫(kù)、記賬憑證庫(kù)、賬戶發(fā)生額余額庫(kù)等。設(shè)計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化程序，期末自動(dòng)（或加一個(gè)人工控制窗口）將上 述數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)中，以便應(yīng)用輸出。設(shè)計(jì)一個(gè)會(huì)計(jì)檔案查詢展現(xiàn)程序，完成數(shù)據(jù)的輸出：包括，文字、圖表、圖像的簡(jiǎn)單顯示，打印輸出，多媒體輸出，網(wǎng)上傳送、發(fā)布等。 借閱控制管理功能 借閱控制管理，是對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行自動(dòng)跟蹤管理的工作模塊。它是對(duì)數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案的使用、保管進(jìn)行跟蹤管理的系統(tǒng)。要實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的借閱、網(wǎng)上流通，必須首先解決電子會(huì)計(jì)檔案安全問題。借閱控制管理應(yīng)當(dāng)具有以下功能： ① 具有計(jì)算機(jī)輔助填寫檔案借閱審批單功能。 ② 建立用戶信用 認(rèn)證確認(rèn)系統(tǒng)，對(duì)于借閱者進(jìn)行可信度審查。通過確認(rèn)是必須條件。 ③ 具有授權(quán)審批控制功能；能進(jìn)行借閱手續(xù)的合法性檢驗(yàn)。通過檢驗(yàn)必須條件。 ④ 具有從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案庫(kù)中選擇所需檔案內(nèi)容，進(jìn)行備份，進(jìn)行加密、防拷貝處 理，加入使用跟蹤程序、閱讀程序、借閱期控制密碼，打包，進(jìn)行待借出文檔登記、再備份（留作還檔案檢驗(yàn)用）處理。 ⑤ 還檔檢驗(yàn)處理，檢驗(yàn)使用時(shí)間、數(shù)據(jù)信息完整性、異常情況處理、用戶信用維護(hù)等。 企業(yè)內(nèi)查詢控制管理功能 ① 實(shí)行會(huì)計(jì)檔案查詢認(rèn)證制度（可以和其他 認(rèn)證管理結(jié)合建立）、查詢授權(quán)控制制度， 按照擁有權(quán)限使用會(huì)計(jì)信息。 ② 實(shí)行備份查詢。對(duì)企業(yè)內(nèi)管理人員開放電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行授權(quán)網(wǎng)絡(luò)查詢；嚴(yán)禁拷貝下載。 ③ 對(duì)查詢信息、查詢時(shí)間及查詢?nèi)说冗M(jìn)行記錄登記。 安全管理功能 包括：數(shù)據(jù)加密、解密、身份認(rèn)證管理、授權(quán)控制檢查確認(rèn)、檔案選擇備份、打包、閱讀程序、使用跟蹤等模塊。 四、會(huì)計(jì)電子檔案管理的范例 介紹某公司實(shí)施電子檔案管理的案例 大多會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件，未能解決電子檔案管理問題，只提供期末數(shù)據(jù)備份，沒有檔案管理 模塊，檔案管理問題成了電算化會(huì)計(jì)的死角之一，致使這部分極為重要的會(huì)計(jì)信息不能共享，難以為多方應(yīng)用，甚至有的軟件不同版本數(shù)據(jù)文件都難聯(lián)機(jī)調(diào)用。 A 公司為了利用檔案信息資源，開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)文檔，自動(dòng)按照會(huì)計(jì)檔案管理需要，整理生成可以脫離原來不同廠商會(huì)計(jì)軟件環(huán)境，僅依靠操作系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、查詢的電子檔案。現(xiàn)將其功能特點(diǎn)及工作原理、操作流程予以說明。 工作原理及功能特點(diǎn) 工作原理是通過一個(gè)自定義生成模塊，將需要保存為會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)文檔（庫(kù)），自動(dòng)轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)管理的流式文件 ，經(jīng)過加密壓縮等安全和減肥處理后保存；對(duì)應(yīng)設(shè)計(jì)一個(gè)解壓解密的還原模塊。同時(shí)建立檔案借閱、查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的借閱、網(wǎng)上流通管理。 功能特點(diǎn)可以概括為以下四點(diǎn)： ① 實(shí)現(xiàn)了電算化會(huì)計(jì)檔案的自動(dòng)整理加工、生成規(guī)范化的安全的電子會(huì)計(jì)檔案； ② 實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案脫離電算化會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用，為會(huì)計(jì)信息有控制的社會(huì)共享提供了技術(shù)支持； ③ 實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的網(wǎng)上流通借閱、查詢，對(duì)企業(yè)管理的預(yù)測(cè)、決策起巨大的作用； ④ 系統(tǒng)具有對(duì)借閱、網(wǎng)上流通的安全控制管理功能，真正為會(huì)計(jì)信息的社會(huì)應(yīng) 用，為財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)化審查提供了支持。 操作流程 操作流程見圖 15 4。 圖 15 4：檔案管理系統(tǒng)的工作流程 案例分析 從 ERM 看中航油（新加坡）事件 一、 中航油（新加坡）事件 中航油（新加坡）從 20萬(wàn)美元起步，由一家奄奄一息的小公司在數(shù)年內(nèi)發(fā)展成為一家年銷售額達(dá)數(shù) 十億美元的石油貿(mào)易公司，并最終在新加坡掛牌上市。中航油（新加坡）的母公司中國(guó)航油集團(tuán)的前身是中國(guó)航空油料總公司（簡(jiǎn)稱中航油總公司），它是我國(guó)國(guó)內(nèi)航空公司油料的總供應(yīng)商，得天獨(dú)厚的政策背景使其壟斷了高成長(zhǎng)中的中國(guó)航空燃油大市場(chǎng)。 中航油（新加坡）自從在新加坡上市后，得到了很多榮譽(yù)。然而就是這樣一家明星企業(yè)在 2022年 11月 30日發(fā)布了一條令全世界都為之驚嘆的消息：這家公司因石油衍生產(chǎn)品交易總計(jì)虧損 ，虧損額已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其凈資產(chǎn) 億美元。由于其嚴(yán)重資不抵債，已向新加坡最高法院申請(qǐng)破產(chǎn)保 護(hù)。曾被稱為 “打工皇帝 ”的公司總裁陳久霖被停職，接受調(diào)查。目前該公司已停牌等待重組。 二、《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》（ ERM）的引入 美國(guó) COSO 委員會(huì)于 2022年 9月份發(fā)布了《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理框架》（ ERM），包括內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)設(shè)定、事件識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控共 8個(gè)方面。 ERM增加了信息與溝通的因素，考慮了來自歷史、現(xiàn)在和潛在的、未來的事件。像中航油（新加坡）這樣的大型海外上市公司，尤其 是當(dāng)其所從事的部分業(yè)務(wù)是風(fēng)險(xiǎn)極高的石油衍生品的 交易時(shí)， ERM將更適 合分析該企業(yè)的情況。并且，筆者從眾多的資料中也發(fā)現(xiàn)中航油（新加坡）敗就敗在風(fēng)險(xiǎn)管理的失效，所以本文擬采用 ERM對(duì)中航油（新加坡）的內(nèi)部控制進(jìn)行分析。 三、信息與溝通分析 （一）信息 企業(yè)內(nèi)部各個(gè)管理層都需要信息來幫助辨別、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)其采取一定的應(yīng)對(duì)措施，來管理企業(yè)并使其達(dá)到目標(biāo)。 為支持有效的企業(yè)