【正文】 ?裁開或剪開封口，保持信件完整； ?檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏； ?如有必要，可以登記信封的信息 二、辦公室日常工作技巧 強化檔案管理 ? 強化 “ 文檔一體化 ” 意識 把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。 ? 強化 “ 全過程管理 ” 工作意識 “ 公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細節(jié) ” 參考國家 《 檔案法 》 、 《 格式 》 、 《 辦法 》 等法規(guī)。 ? 強化 “ 文書部門立卷 ” 工作 公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真 正的銜接點。 二、辦公室日常工作技巧 妥善安排上司的約會 ? 約會安排的原則 ? 安排約會需要注意的細節(jié) 二、辦公室日常工作技巧 安排上司約會的原則 二、辦公室日常工作技巧 ? 配合上司的時間表 ? 分辨輕重緩急 ? 酌留彈性 ? 處理好變更的約會 安排約會需要注意的細節(jié)（一） ? 有些時間不宜安排約會 ?出差回來當天 ?周末或假日 ?臨近下班 二、辦公室日常工作技巧 安排約會需要注意的細節(jié)（二） ? 下班前將第二天的約會事項填進小卡片，一張交給上司，一張交給司機，一張自己保存。 二、辦公室日常工作技巧 時間 約會事由 所帶資料 參加人員 地點 安排約會需要注意的細節(jié)（三） 二、辦公室日常工作技巧 ?及早備妥約會所需的資料，并在適當?shù)臅r候請上司過目； ?特別重要的約會在接近約會時間前，應(yīng)與對方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會的順利進行； ?約會場所和招待事宜有時也要行政人員負責。 安排約會需要注意的細節(jié)（四） ? 按照需要，記錄會面內(nèi)容； ? 保留會見人聯(lián)系資料，以便萬一取消或是更動時間可及時通知對方； ? 隨時提醒自己的上司準時赴約； ? 每天上班之前請上司核對他的日程表。 二、辦公室日常工作技巧 安全與保密工作 積極防范 突出重點 有保有放 內(nèi)外有別 二、辦公室日常工作技巧 不該說的不說 不該問的不問 不該看的不看 不該記錄的不記錄 不在非保密本上記錄 不在私人通信中涉及 不在公共場所談?wù)? 不在非保密區(qū)存放 不在非保密區(qū)傳達 不在公共場所攜帶 原則 方針 有效的信息收集 經(jīng)濟信息 科技信息 政治信息 社會信息 生活信息 二、辦公室日常工作技巧 輔助決策 參考依據(jù) 工作基礎(chǔ) 管理依據(jù) 協(xié)調(diào)依據(jù) 政府信息網(wǎng)絡(luò) 大眾傳播媒介 專業(yè)信息機構(gòu) 各大科研機構(gòu) 綜合專業(yè)網(wǎng)站 分類 加工篩選 綜合 核實與分析 使用 范圍 意義 來源 信息處理 行政人員的辦公室事務(wù) 讓我們快樂地工作 快樂地生活 二、辦公室日常工作技巧 專業(yè)秘書與行政助理發(fā)展訓練（三） 工作語言 “ 規(guī)范 ” 溝通 ? 不非議國家國政 ? 不涉及國家或行業(yè)秘密 ? 不評論交往對象的內(nèi)部事務(wù) “上海人摳門 ” ? 不議論同事領(lǐng)導 ? 不涉及格調(diào)不高的話題 ? 不涉及私人問題 “私人問題五不問 ” —— 工作場合 六不談 問題：工作場合哪些話題不適合談？ 三、拉近關(guān)系的談話技巧 工作場合 六不談工作語言 “ 規(guī)范 ” 溝通 ? 不問年紀 “ 你多大了？ ” （臨近退休和白領(lǐng)麗人） ? 不問收入 “ 你一個月掙多少？ ” ? 不問健康 “ 貸款 ” ? 不問經(jīng)歷 “ 學歷？ ” ? 不問婚否 “ 國際慣例 ” —— 私人問題 “ 五 ” 不問 問題：哪五個私人問題不能問？ 三、拉近關(guān)系的談話技巧 工作語言 “ 規(guī)范 ” 溝通 ? 請教對方擅長的話題 （你也在行） “ 貝多芬與裴多菲 ” ? 格調(diào)高雅的話題 哲學、歷史、地理、藝術(shù)、建筑、風土人情 ? 輕松愉快的話題 電影、電視、流行時尚、體育比賽、烹飪小吃、天氣狀態(tài)（聊天?。? —— 工作場合 最佳 話題 三、拉近關(guān)系的談話技巧 工作語言 “ 規(guī)范 ” 溝通 三、拉近關(guān)系的談話技巧 行政職務(wù) 技術(shù)職稱 行業(yè)稱呼 時尚稱呼 標準稱呼 無稱呼 替代性稱呼 不適當?shù)胤叫苑Q呼 稱兄道弟 不適當?shù)暮喎Q 禁忌稱呼 ——工作場合 標準 與 禁忌 稱呼 工作語言 “ 文明 ” 溝通 ? 接待三聲 ? 來有迎聲 ? 問有答聲 ? 去有送聲 —— 文明語言服務(wù) “ 三 ” 要素 ? 熱情三到 ? 眼到（眼看眼） ? 口到（講普通話，因人而異） ? 意到（有表情） ? 文明十字（五句） ? 問候語： “ 您好 ” ? 請求語： “ 請 ” ? 感謝語： “ 謝謝 ” ? 道歉語： “ 對不起 ” （危機公關(guān)語） ? 道別語： “ 再見 ” 三、拉近關(guān)系的談話技巧 用別人喜歡聽的句式來說話 同 事： “ 這臺復印機的質(zhì)量太差了，才買 回來幾天就不能用了，你們秘書 是不是專買不合格產(chǎn)品阿？ ” 行政人員： “ 我 非常 理解 你的心情！如果我 是你我也會這么想，讓我們一起來 看看，有什么辦法能夠補救吧。 ” 三、拉近關(guān)系的談話技巧 句式一：用 “ 我理解 ……” 平息不滿與矛盾 用別人喜歡聽的句式來說話 三、拉近關(guān)系的談話技巧 句式二：用 “ 我會 ……” 表達服務(wù)意愿