《行政秘書檔案管理》ppt課件-文庫吧
2024-12-26 13:51 本頁面
【正文】 等，類別下面再劃分次類別。 ? 按事件的 處理狀態(tài) 分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔 整理 原則： 以時(shí)間順序?yàn)橹?，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后； 方法 ： （ 1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。 （ 2）把暫時(shí)丌用的文件移走。 （ 3）建立文檔編號(hào)，一部分編號(hào) 01—12，代表每年的每一個(gè)月；另一部分編號(hào) 01—31號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。 （ 4） 一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。 （ 5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。 存儲(chǔ) 普通文件：文件柜、箱 電子文件： 硬盤 光盤 原則：分門別類、丌同存貯介質(zhì)的資料
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