新時期如何做好檔案管理-文庫吧
2024-12-20 01:03 本頁面
【正文】 資料歸檔不及時、收集不齊全的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在對文件材料歸檔范圍不明確，很多文件材料長期存放在各職能部門或部門工作人員手中。 二是各職能部門沒有明確專兼職資料員，歸檔職責不落實。 三是機關工作人員檔案意識淡薄，對工作過程中產(chǎn)生的文件材料缺乏歸檔意識。 四是檔案管理部門缺乏必要的制約手段。 收集中的解決辦法 第一，制定本單位的檔案歸檔范圍。梳理歸檔部門的主要業(yè)務流程 ,詳盡列出本單位可能產(chǎn)生的檔案，并根據(jù)工作中發(fā)現(xiàn)的問題，進行修改和補充，使之不斷完善。要求各單位形成的歸檔范圍要以文件形式下發(fā)，使之具有約束力。 第二，建立業(yè)務聯(lián)系制度，就是建立檔案部門與各業(yè)務部門人員聯(lián)系制度。檔案管理人員要經(jīng)常和各部門業(yè)務人員溝通，了解該部門工作開展情況，隨時到有關部門收集有價值的資料，確保歸檔范圍內(nèi)的資料能夠按時收集。 第三，建立健全檔案收集網(wǎng)絡，各部門應明確一名兼職資料網(wǎng)員，負責對本部門各類資料的收集，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)員的收集優(yōu)勢，最大限度地調(diào)動檔案網(wǎng)員的工作積極性。 三、檔案的整理 檔案整理是一項基礎性的工作，就是將在日?；顒又行纬傻奈募Y料按照分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒的順序進行整理。 檔案整理的內(nèi)容主要包括：區(qū)分全宗、分類、立卷、卷內(nèi)文件整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列和案卷目錄的編制。 在檔案業(yè)務建設的諸多環(huán)節(jié)中，收集是起點，提供利用檔案是目的，而整理則是承上啟下的關鍵環(huán)節(jié)。收集來的檔案，不經(jīng)過整理，檔案沒有條理，也不便于系統(tǒng)的查考和研究。 整理中存在的問題 第一，各類檔案分類沒有執(zhí)行統(tǒng)一標準，各單位整理的檔案存在分類不一致現(xiàn)象。 第二，文件形成單位歸檔時，對整理規(guī)范不明確，導致歸檔文件質(zhì)量不高。 第三，在整理過程中，檔案人員沒有對接收資料進行保存價值的再鑒定，存在部分無保存價值的資料作為檔案歸檔。 第四，對整理好的檔案進行信息著錄時，有信息錄入錯誤和不全現(xiàn)象，信息錯誤有可能使檔案變成死檔案，信息不全會造成檢索、統(tǒng)計的無法實現(xiàn)。 解決辦法 一是要按照檔案館推行的規(guī)范標準，建立統(tǒng)一的制度管理體系，確保檔案整體發(fā)展。 二是加強對歸檔人員的業(yè)務培訓，認真學習管理標準，在歸檔過程中嚴格按照標準操作，提高整理質(zhì)量。 三是加強檔案員工作責任心教育，嚴把鑒定關，確保整理的檔案能得到有效的利用。 檔案的質(zhì)量取決于文件的質(zhì)量。要做到文件收集齊全、完整
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