【正文】 流程已被認(rèn)知， 但功能仍占優(yōu)勢(shì) Processes drive the business 必須了解客戶目前以及未來(lái)的期望 第一階段 第二階段 第三階段 關(guān)鍵流程驅(qū)動(dòng)運(yùn)營(yíng) 采購(gòu) 收款 付款 客戶 付款申請(qǐng) 與現(xiàn)金相聯(lián)系 由于退休引起的招聘 采購(gòu) 收款 付款 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 13 成功重組的原則 項(xiàng)目重組的成功實(shí)施必須注重質(zhì)量、成本和時(shí)間并權(quán)衡選擇各種解決方案以確保新設(shè)計(jì)的流程能符合這些重要原則： ? 用適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)控制滿足并超越客戶現(xiàn)在和將來(lái)的服務(wù)期望 (如 增加項(xiàng)目的一次性成功率，與客戶合作或參與產(chǎn)品設(shè)計(jì) ) ? 降低資源消耗，爭(zhēng)取競(jìng)爭(zhēng)機(jī)遇 (如 , 降低每次付款和發(fā)票處理的成本，進(jìn)行采購(gòu)合并，增加折扣 ) 質(zhì)量 成本 ? 縮短業(yè)務(wù)處理時(shí)間，增加業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)，超越客戶需求，降低成本，提高質(zhì)量 (如 , 縮短付款單據(jù)處理時(shí)間及服務(wù)和交付時(shí)間 ) 時(shí)間 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 14 成功重組的因素 1. 明確的目標(biāo)和愿景 2. 客戶至上 3. 以愿景為中心 4. 溝通和參與 5. 坦誠(chéng)、公開(kāi) 6. 采用流程的觀念 7. 解決復(fù)雜問(wèn)題的工具 8. 績(jī)效考核 9. 管理層和利益相關(guān)者的責(zé)任心 10. 整合主要業(yè)務(wù)的整體步驟 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 15 流程重組成功結(jié)果 壓縮時(shí)間 減少不增加價(jià)值的活動(dòng) 授予相應(yīng)權(quán)限 客戶聯(lián)盟 一次做好 在流程開(kāi)始時(shí)就保證質(zhì)量 設(shè)定有彈性的目標(biāo) 有效降低成本，領(lǐng)先的技術(shù) 持續(xù)的改善循環(huán) 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 16 流程重組成功案例 —— 福特公司票據(jù)往來(lái)管理 福特 公司的美國(guó)總部有 500多名財(cái)務(wù)人員，其單據(jù)往來(lái)十分繁雜。 通常程序：采購(gòu)部與供應(yīng)商制訂購(gòu)貨合同，同時(shí)送一份副本給會(huì)計(jì)部門(mén)；供應(yīng)商交貨時(shí)開(kāi)發(fā)票；倉(cāng)庫(kù)管理員驗(yàn)收貨物后出具驗(yàn)收單，會(huì)計(jì)部門(mén)核對(duì)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單，二者一致辦理忖款，否則需派人調(diào)查原因。如圖 1所示： 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 17 流程重組成功案例 —— 福特公司票據(jù)往來(lái)管理（續(xù)） 福特 公司建立了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、會(huì)計(jì)部門(mén)都應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理各自的業(yè)務(wù)，裁掉了 20％的冗員，并以為這樣很不錯(cuò)了。但是當(dāng)他們知道日本馬自達(dá)公司完成同樣的職能只有 5個(gè)人時(shí)，他們震驚了。因?yàn)榧词箍紤]到福特公司的規(guī)模比馬自達(dá)大，他們最多也只應(yīng)有 100名左右會(huì)計(jì)人員，問(wèn)題在哪里？這就需要從根本上再造整個(gè)工作過(guò)程和工作內(nèi)容。 調(diào)查表明， 很多傳統(tǒng)的習(xí)慣是不必要的 ，例如在會(huì)計(jì)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)以及供應(yīng)商之間有很多冗余的單據(jù)往來(lái)，要花不少人力去核對(duì)單據(jù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，盡管不一致的情況只占少數(shù)，但會(huì)計(jì)部門(mén)卻有 80％的人花大量時(shí)間處理這類(lèi)少數(shù)事件。又因經(jīng)手人多，出錯(cuò)的機(jī)會(huì)也多，一旦單據(jù)之間不相符，就要花更多人力去追查，最后會(huì)計(jì)部門(mén)憑多次核對(duì)的發(fā)票付款 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 18 流程重組成功案例 —— 福特公司票據(jù)往來(lái)管理（續(xù)） 福特 公司再造了這一過(guò)程，引入了公用數(shù)據(jù)庫(kù)，采購(gòu)訂單進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)并送給供應(yīng)商，當(dāng)倉(cāng)庫(kù)管理員收到貨物時(shí)。從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出相應(yīng)的訂貨合同，兩者相符則驗(yàn)收人庫(kù)、更新生產(chǎn)計(jì)劃并自動(dòng)開(kāi)出支票，反之則拒絕收貨。這樣發(fā)票及其它往來(lái)單據(jù)不再需要。使得會(huì)計(jì)部門(mén)減少了 75％的冗員，同時(shí)過(guò)程的速度、成本和質(zhì)量亦都有極大改善。如圖 2所示： 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 19 目錄 1. 現(xiàn)狀流程 1) 流程重組交付品介紹 2) 畫(huà)流程圖目標(biāo)及基本知識(shí)講解 3) 流程與績(jī)效指標(biāo) 4) 流程圖繪制 5) 流程圖交付要求 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 20 流程重組交付品介紹 文本之間的關(guān)系 橫向的業(yè)務(wù)描述 流程圖 和 操作手冊(cè) ，從橫向貫穿各個(gè)部門(mén)，以業(yè)務(wù)處理的過(guò)程為中心，明確各部門(mén)在該過(guò)程中應(yīng)起到的作用。流程圖是操作手冊(cè)的補(bǔ)充和依據(jù) ?操作手冊(cè) 通常按照管理要素進(jìn)行分類(lèi)，具體描述各項(xiàng)業(yè)務(wù)的范圍、控制目標(biāo)、涉及到的文件、處理原則和程序 ?流程圖 用活動(dòng)、判斷、文件符號(hào)，描述在完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)的過(guò)程中各部門(mén)的動(dòng)作交接、信息傳遞，以及該項(xiàng)業(yè)務(wù)的主要控制點(diǎn) 縱向的功能描述 部門(mén)職責(zé) 和 崗位職責(zé) ，從縱向描述各部門(mén)間和部門(mén)內(nèi)部崗位間的功能劃分 ?部門(mén)職責(zé) 描述部門(mén)的工作目標(biāo)和日常工作，從而明確各部門(mén)在業(yè)務(wù)過(guò)程中所擔(dān)負(fù)的職責(zé) ?崗位職責(zé) 描述各崗位在業(yè)務(wù)過(guò)程中所擔(dān)負(fù)的職責(zé) 部門(mén) C 部門(mén) B 部門(mén) A 工作手冊(cè) 采購(gòu)管理 預(yù)算管理 績(jī)效考核 ……… ... 流程圖 部門(mén)職責(zé) 采購(gòu)部 日常工作 月度工作 ……… ... 流程 流程 崗位職責(zé) 原材料采購(gòu)員 日常工作 月度工作 ……… ... 崗位職責(zé) 原材料采購(gòu)員 日常工作 月度工作 ……… ... 崗位職責(zé) 原材料采購(gòu)員 日常工作 月度工作 ……… ... 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 21 主要目標(biāo) 1. 理解和整理企業(yè)現(xiàn)有流程 2. 闡明企業(yè)關(guān)鍵問(wèn)題 3. 識(shí)別改進(jìn)的良機(jī) 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 22 什么是流程圖？ 1. 流程圖是一種工具，可用來(lái)了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì) 2. 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 23 為什么要使用流程圖？ 1. 要改善流程，你必須了解流程 2. 流程的復(fù)雜程度和缺乏對(duì)流程必要的了解限制了管理階層改善流程的努力 3. 分析技能和流程圖技能使我們可以了解流程，并就此和管理階層進(jìn)行溝通 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 24 怎樣繪制流程圖？ 繪制流程圖的過(guò)程如下： 選擇流程 核心小組 審閱 繪制現(xiàn)行流程 并發(fā)現(xiàn) 改善機(jī)會(huì) 計(jì)劃和安排資源 (流程所有人，日 期、時(shí)間、物 料、議程等） 選擇技術(shù) 進(jìn)行個(gè)人訪談 如有必要， 同重新設(shè)計(jì) /設(shè)計(jì) 階段連接 進(jìn)行集中討論 并設(shè)計(jì) 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 25 怎樣繪制流程圖（續(xù)） 1. 如何準(zhǔn)備 1) 使用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào) 2) 從上至下繪制流程圖 3) 和了解流程的人員一起準(zhǔn)備 2. 如何執(zhí)行 1) 與流程所有人進(jìn)行小組討論 2) 必要時(shí)進(jìn)行個(gè)人訪談 3) 執(zhí)行時(shí)了解成本、質(zhì)量和時(shí)間（流程運(yùn)行時(shí)間和共用時(shí)間） 4) 執(zhí)行時(shí)對(duì)用于改善流程的業(yè)務(wù)需求、人員、步驟和技術(shù)進(jìn)行歸檔 3. 如何歸檔 1) 使用最適宜的流程以及成本、時(shí)間和質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)文檔 2) 在標(biāo)準(zhǔn)格式中獲得所有改善機(jī)會(huì) 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6 第 頁(yè) 26 流程圖繪制 流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容： 1) 理解流程 2) 編制流程圖 3) 完善流程圖 內(nèi)部培訓(xùn)資料，機(jī)密文件 2020/7/6