【正文】 實現(xiàn)了辦公的高效率。 、辦公自動化發(fā)展趨勢 從辦公自動化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢來講，辦公自動化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展 [1]，如圖 所示 。齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 3 M I S 辦 公 自動 化 系 統(tǒng)群 件 辦 公 自動 化 系 統(tǒng)知 識 管 理辦 公自 動 化 系 統(tǒng)信 息數(shù) 據(jù) 知 識 圖 辦公自動化發(fā)展趨勢 從 80 年代中期起步的第一代辦公系 統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。 從 20 世紀(jì) 90 年代中期開始，隨著以 Lotus Notes 為代表的工作流群件技術(shù)的問世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，實現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。 第三代辦公自動化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心。以公文流轉(zhuǎn)為例，第 二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理，比如，本文提出的辦公自動化系統(tǒng)就是以公文流轉(zhuǎn)為核心，并且基于工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動化系統(tǒng)；第三代辦公自動化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 4 從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高了企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。 綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的 發(fā)展經(jīng)過三個階段，兩個飛躍過程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運(yùn)用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構(gòu)建 Web 應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識。知識是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上傳遞的最有價值的信息。對知識的運(yùn)用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實力。第三代 OA 幫助企業(yè)從 How To 的過程轉(zhuǎn)變到 Know How 的過程，即將辦公自動化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。 、 辦公自動化系統(tǒng)的 研究意義 應(yīng)該說沒有人懷疑計算機(jī)的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利 ，但是對現(xiàn)代的辦公自動化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競爭能力。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 在傳統(tǒng)的辦公模 式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個部門之間無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實現(xiàn)各個部門之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯： 一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯； 二是上下級和部門之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通； 三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重。 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 5 可以想象，摻雜著如此大量的人工操作過程的事務(wù)處理方式根本無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高， 在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。 辦公自動化系統(tǒng)的帶來的好處有 [1]： (1)信息傳遞與溝通交流順暢 排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺，實現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時間，提高信息的時效性，與此同時，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職員之間，各部門之間的距離。 (2)規(guī)范工作管理，提高整體效率 解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免 工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，提高團(tuán)隊協(xié)作能力。同時，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)實時了解事務(wù)狀態(tài)，實時掌控工作進(jìn)度，強(qiáng)化了過程控制與監(jiān)督，加強(qiáng)了工作管理。 (3)整合信息資源，實現(xiàn)知識管理 打破 “信息孤島 ”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動導(dǎo)致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再利用。 (4)增強(qiáng)凝聚力，提高響應(yīng)能力 在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識，激 發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。 辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要的作用。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的員齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 6 工可跨越時間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過辦公自動化系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴(kuò)展了管理手段，實現(xiàn)了運(yùn)營的高效率。 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 7 第 二 章 、 需求分析 、功能需求 隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其 是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸 “信息時代 ”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。特別是近年來 Inter 超乎想象的發(fā)展，對信息的廣泛收集、整理、利用和傳播更把世界帶入了信息時代的一個更高層次。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成了一個基本要素。 近年來， 某公司 的各個部門都普遍配備了微機(jī)，并開發(fā)出各自的事務(wù)處理的應(yīng)用，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。但有限的技術(shù)能力，使這些面向各部門內(nèi)部事務(wù)處理的辦公自動化系統(tǒng)相互 之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自為政，難以集成。隨著 公司內(nèi)部 網(wǎng)絡(luò)的建立，各部門的信息可以發(fā)布到 Web 上，使信息發(fā)布的效率和范圍得到較大程度的改善，然而，由于 公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò) 仍缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門之間仍無法實現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實現(xiàn)各部門之間的高效率協(xié)作。 為了提高了公司整體辦公效率， 需要具有先進(jìn)水平的辦公與管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的支持。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)的引進(jìn)，在現(xiàn)有的 公司內(nèi)部 網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)調(diào)、集成的數(shù)字化辦公系統(tǒng)己成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及 管理體制的有效途徑。 本論文的研究正是基于這一實際課題 －辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)項目。 該公司提出的 系統(tǒng)目標(biāo) 如下： (1) 用戶界面。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡潔的用戶界面，并根據(jù)使用者身份，動態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。使用者可通過每個模塊界面上的操作、查看、查詢3 類功能，方便快捷地完成所需工作。 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 8 (2) 辦公流程。在公文流轉(zhuǎn)中，使用者根據(jù)不同文件可以自行定義文件的傳遞流程；在文件的流轉(zhuǎn)過程中可以根據(jù)文件的批閱情況調(diào)整文件的流程，與用戶自定義表單結(jié)合使用以提高系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)實際情況的靈活性、可擴(kuò)充性及可維護(hù)性。 (3) 表 單定制。根據(jù)企業(yè)自身特定的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供用戶可自行設(shè)計定義的用戶表單，管理員稍作設(shè)計就可以制作滿足要求的各類單證、單據(jù)、登記表等供多個模塊應(yīng)用，完成絕大部分事務(wù)管理，定制適合企業(yè)需求的辦公系統(tǒng)。 (4) 打印和查詢。系統(tǒng)不僅提供 Notes 自身支持的全文檢索功能，同時增加了能滿足各自不同查詢條件的通用查詢能力，可以方便查找滿足條件的文檔。在文檔打印中，突破 Notes 局限，實現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見即所得的打印技術(shù)。 (5) 安全機(jī)制。在辦公網(wǎng)絡(luò)的安全性管理中，除硬件、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)的安全性外，系統(tǒng)提供 Lotus Domino/Note 自身的 7 層安全機(jī)制，包括身份驗證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等。 、辦公自動化系統(tǒng)平臺選擇 辦公自動化不能簡單地理解為文字處理 、 電子表格 、 個人資源管理 (如記事日程 ) 、 資料入檔等文檔處理系統(tǒng) ， 辦公自動化也不僅僅是秘書 、 檔案員和辦事員的事情。事實上 ， 辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù) ， 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項工作程序 ， 辦公自動化也即管理自動化。在自動化中 ， 僅有 三分之一 的工作是個人完成 ， 其它三分之二的工作都與交往有關(guān)。 OA 系統(tǒng)的實施 ， 需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員 、 行政管理人員 、 文秘人員 、 專業(yè)人員的共同參 與 ；辦公自動化系統(tǒng)支持各類辦公人員工作的自動化。各類人員之間交互的信息可能是公文文件 、 檔案文件 ， 也可能是專業(yè)文件 、 電子郵件 ， 因此在辦公自動化系統(tǒng)中 ， 應(yīng)該具有這四種文件的處理和管理功能。同時 ， 為了滿足各類辦公工作的需要 ， OA 系統(tǒng)中有文檔辦公 、 業(yè)務(wù)辦公 、 行政辦公 、齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 9 領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。在現(xiàn)實情況中 ， 企業(yè)的某些辦公部門 ， 如財務(wù)部門 、 人事部門等 ， 可能已經(jīng)采用了獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理軟件 ， 這樣在企業(yè)就形成了一個個的 “自動化孤島 ”。 如何共享這些信息并在各部門中傳遞 ， 同時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便 ， 也應(yīng)該是辦公自動化中研究的內(nèi)容。 一個好的 辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該為工作人員提供一個集成化的、多功能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因處理不同事務(wù)而需要使用不同工作環(huán)境的問題。圖 所示： 各 種 應(yīng) 用 工 作 流 的 應(yīng) 用W E B信 息 資 源 管 理 平 臺 辦 公 應(yīng) 用 平 臺 事 務(wù) 處 理 平 臺網(wǎng) 絡(luò) 應(yīng) 用 支 撐 平 臺 圖 OA 系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖 結(jié)合對某公司辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析，認(rèn)為對 OA 系統(tǒng)作需求分析，即應(yīng)該在圖 中的信息資源管理平臺 、 辦公應(yīng)用平臺以及事務(wù)處理平臺中滿足以下的要求： 首先，必須具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，從而解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息的工作 平臺，解決以往信息收集 、 處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性 ； 再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng) (MIS)的信息交流，解決 以往 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致而造成的信息收集困難的問題，減少額外的工作量和大量重復(fù)勞動。 最后 ，還必須提供安全保障體系，不僅使系統(tǒng)的各層次人員被嚴(yán)格限齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文） 10 制在自己的權(quán)限內(nèi)，同時必須保證整個 OA 系統(tǒng)的安全 、 穩(wěn)定和可靠的運(yùn)行。 所以，建立一流的辦公自動化系統(tǒng)，需要先進(jìn) 、 功能強(qiáng)大的應(yīng)用開發(fā)平臺，也就是說，所采用的應(yīng)用開發(fā)平臺應(yīng)該能夠適應(yīng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢，有利于提高管理和辦公的 效率，有利于促進(jìn)各部門之間的協(xié) 同工 作，有利于創(chuàng)建現(xiàn)代管理制度和工作方式。 Lotus Notes 作為世界領(lǐng)先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息 ； 而且作為群件平臺，能夠支持工作組成員跨越時空界限共享信息 ； 還具有先進(jìn)的郵件處理和通信機(jī)制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作 ； 并且融合了 Inter 和 Web 的標(biāo)準(zhǔn)，可以將 Web 瀏覽器作為 Notes 的客戶機(jī)，從而實現(xiàn)與 Inter 的高效率連接。 Lotus Notes/Domino