【正文】 件的傳遞流程；在文件的流轉(zhuǎn)過程中可以根據(jù)文件的批閱情況調(diào)整文件的流程，與用戶自定義表單結(jié)合使用以提高系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況的靈活性、可擴(kuò)充性及可維護(hù)性。系統(tǒng)不僅提供 Notes 自身支持的全文檢索功能，同時(shí)增加了能滿足各自不同查詢條件的通用查詢能力，可以方便查找滿足條件的文檔。 、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)選擇 辦公自動(dòng)化不能簡單地理解為文字處理 、 電子表格 、 個(gè)人資源管理 (如記事日程 ) 、 資料入檔等文檔處理系統(tǒng) ， 辦公自動(dòng)化也不僅僅是秘書 、 檔案員和辦事員的事情。各類人員之間交互的信息可能是公文文件 、 檔案文件 ， 也可能是專業(yè)文件 、 電子郵件 ， 因此在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中 ， 應(yīng)該具有這四種文件的處理和管理功能。 一個(gè)好的 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該為工作人員提供一個(gè)集成化的、多功能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因處理不同事務(wù)而需要使用不同工作環(huán)境的問題。 Lotus Notes 作為世界領(lǐng)先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息 ； 而且作為群件平臺(tái)，能夠支持工作組成員跨越時(shí)空界限共享信息 ； 還具有先進(jìn)的郵件處理和通信機(jī)制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作 ； 并且融合了 Inter 和 Web 的標(biāo)準(zhǔn)，可以將 Web 瀏覽器作為 Notes 的客戶機(jī)，從而實(shí)現(xiàn)與 Inter 的高效率連接。 Notes/Domino 的電子郵件與報(bào)文傳遞功能通常被稱為 Notes Mail。對(duì)于這些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的 “文檔型 ”數(shù)據(jù)的處理， Lotus Domino/ Notes 還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。它包含有多個(gè)層次的開發(fā)手段，提供初學(xué)者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與LotusScript。具有以下鮮明的特點(diǎn) [2]： (1)、 開發(fā)快捷、實(shí)施容易。這非常 適應(yīng)辦公管理需求多變、繁雜的特點(diǎn)。這種集成能力是在軟件平臺(tái)一 級(jí)獲得的，而不是通過二次開發(fā) “強(qiáng)加 ”上去的。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺(tái)之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級(jí)，管理工作的難度與工作量大大降低。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購買費(fèi)用、管理維護(hù)費(fèi)用、應(yīng)用開發(fā)實(shí)施費(fèi)用、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。 Lotus 積極參加 Inter/Intra 標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)在自己的產(chǎn)品中遵循支持 標(biāo)準(zhǔn)的原則。 Notes/Domino 是一個(gè)成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位， Lotus 以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗(yàn)。 基于這些優(yōu)勢(shì)功能，基于 Notes 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)則應(yīng)該設(shè)計(jì)成以Inter 技術(shù)為核心，以 Web 技術(shù)為基礎(chǔ)的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)象連接技術(shù)、多媒體文檔結(jié)構(gòu)以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)，所以，可以把 Lotus Notes 作為行業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)平臺(tái)的首選。 圖 1 中 Notes Server， Web Server， Mail Server 之所以分開列出，是因?yàn)樗鼈冊(cè)谶壿嬌鲜菍儆诓煌姆?wù)器。 如圖 所示： 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 15 圖 公文管理子系統(tǒng)操作界面 由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多，審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強(qiáng)大的靈活性，尤其對(duì)于流程設(shè)置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團(tuán)公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識(shí)去設(shè)計(jì)更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計(jì)算機(jī)去處理自己的業(yè)務(wù)，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 16 2)可對(duì)來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。 登 記 、 錄 入查 詢 統(tǒng) 計(jì)上 級(jí) 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示檔 案 歸 檔承 辦 部 門 承 辦分 發(fā) 、 催 辦傳 閱 部 門 傳 閱擬 辦輸 出 報(bào) 表 圖 通用收文處理流程 收文登記后的流轉(zhuǎn)過程 [4]： 1） 部門負(fù)責(zé)人簽署意見 一般來講，收文由辦公室人員登記。 4） 收文結(jié)束后的其它操作 在收文結(jié)束后，可以對(duì)收文進(jìn)行歸檔操作，可以把現(xiàn)有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中。發(fā)文處理系統(tǒng)有以下需求 ： 1)求對(duì)所有的發(fā)文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行擬稿、核稿、會(huì)簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。 擬 稿 人擬 稿擬 稿 人 確 認(rèn) 會(huì)簽 意 見 、 修 改送 擬 稿 人 作重 大 修 改駁 回終 止 發(fā) 文擬 稿 人成 文 、 校 對(duì)單 位 、 保 密 室蓋 章辦 公 室 發(fā) 文檔 案 室 歸 檔辦 公 室復(fù) 核核 稿 人核 稿相 關(guān) 部 門 領(lǐng) 導(dǎo)會(huì) 簽相 關(guān) 領(lǐng) 導(dǎo)簽 發(fā) 圖 通用發(fā)文處理流程 發(fā)文的流轉(zhuǎn)過程 [5]： 1） 起草發(fā)文 作者應(yīng)嚴(yán)格按公文制度來填寫表單中的各個(gè)項(xiàng)目。 4） 轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核 部門負(fù)責(zé)人審核后，轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核?？梢韵掳l(fā)文件，把當(dāng)前的發(fā)文轉(zhuǎn)給下屬單位。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學(xué)管理，方便用戶查閱。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對(duì)別人發(fā)表的見解進(jìn)行評(píng)議。 來賓管理用于單位前臺(tái)對(duì)來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內(nèi)部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。 出勤補(bǔ)簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。 (4) 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng) 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)包括部門群組管理和關(guān)鍵字管理、用戶口令修改 三個(gè)功能模塊。關(guān)鍵字管理是用于系統(tǒng)內(nèi)部的一些數(shù)據(jù)控制，比如車輛名稱、齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 22 行政級(jí)別名稱等等，系統(tǒng)管理員可以通過新建關(guān)鍵字來增加系統(tǒng)關(guān)鍵字，也可以修改關(guān)鍵字的內(nèi)容。 (1) Domino/Notes 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 對(duì)所有檔案、資料、人員、物品等的管理都要通過數(shù)據(jù)庫管理的形式進(jìn)行。每個(gè)數(shù)據(jù)庫都可以包含不同格式和類型的文檔。 對(duì)于數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，以下幾點(diǎn)需要著重闡述 [8]。而對(duì)于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的處理 Notes 也提供了與一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫類似的功能。這一用戶就可以在一個(gè)文檔中同時(shí)訪問多個(gè)數(shù)據(jù)庫中的信息。 數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)位置 [9]：在整個(gè)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫的種類繁多，除了各個(gè)功能模塊的實(shí)現(xiàn)需要功能模塊數(shù)據(jù)庫外 (為了便于設(shè)計(jì)和日后維護(hù)管理，每一個(gè)功能模塊都設(shè)計(jì)成一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫 )，每一個(gè)注冊(cè)用戶都有一個(gè)郵件數(shù)據(jù)庫，另外還有系統(tǒng)用的數(shù)據(jù)庫。各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存放各部門科室的數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)的共享資源，也應(yīng)放在服務(wù)器上。通過這 種設(shè)計(jì)一方面排除了產(chǎn)生空文檔的可能性，另一方面解決了同一內(nèi)容的文檔在數(shù)據(jù)庫中存放多份的問題，基本實(shí)現(xiàn)了文檔的一致性。倘若花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力去分析已有的系統(tǒng)軟件，顯然得不償失；而放棄原系統(tǒng)，自主從頭研制，則無形中又增加了許多困難，且往往實(shí)際開發(fā) 出來的軟件還難以滿足各部門的實(shí)際要求。 SQL Server 與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連 接的實(shí)現(xiàn) [11]：根據(jù)以上 SQL Server 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的功能，采用了以下兩種實(shí)現(xiàn)技術(shù)：利用 Domino 企業(yè)連接服務(wù) (Domino Enterprise Connection Service)實(shí)現(xiàn) Notes 連接。 使用 Notes 內(nèi) 置 編 程 接 口 LotusScript DataObject( 簡稱 LS ：DO)LotusScript 是一種內(nèi)嵌的 Notes 程序設(shè)計(jì)語言， LS： DO 利用其完整的數(shù)據(jù)控制功能和結(jié)構(gòu)化程序語言的靈活性，提供對(duì)外部 ODBC 數(shù)據(jù)的完全讀寫訪問 [12]。 LS： DO 能夠滿足所有的數(shù)據(jù)操作要求，不必添置額外的轉(zhuǎn)換工具，節(jié)省費(fèi)用。 第 四 章 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 概述 首先公文管理模塊實(shí)現(xiàn)支持日常機(jī)關(guān)政府辦公中公 文收發(fā)的整個(gè)電子齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 27 化、自動(dòng)化的目標(biāo)。收文管理主要處理系統(tǒng)內(nèi)部的電子文檔，這部分處于保密需要，沒有設(shè)者對(duì)外接門，不能實(shí)現(xiàn) Web 瀏覽。圖 就是打開該數(shù)據(jù)庫時(shí)的界面，通過左邊的導(dǎo)航連接可以進(jìn)行公文的瀏覽查看及相關(guān)操作。另一方面，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的許多操作，如 ： 交部門領(lǐng)導(dǎo)、轉(zhuǎn)發(fā)、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等等操作也是在表單中設(shè)計(jì)的，單單從功能實(shí)現(xiàn)上來說， Lotus 的表單設(shè)計(jì)是 Lotus 工作流開發(fā)的靈魂所在。要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，我們需要考慮兩個(gè)問題 ： 文檔在流轉(zhuǎn)、批閱過程中應(yīng)該始終保證只有一個(gè)人可以對(duì)文檔進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)兩個(gè)或者兩個(gè)以上的人對(duì)文檔進(jìn)行處理的情況。 圖 是設(shè)計(jì)該類視圖的設(shè)計(jì)界面。而后者 ： 大綱則是一種導(dǎo)航工具。頁面和大綱配合起來組織視圖，從而顯示給用戶，提供人機(jī)交互的界面。頁面設(shè)計(jì)與此類似，就不 贅述了 。 本文研究了一套完整的 辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的規(guī)劃方法和規(guī)劃策略，闡述了模塊的劃分 、 各功能模塊的設(shè)計(jì)方法和用到的關(guān)鍵技術(shù)。 3） 支持移動(dòng)辦公 、 異地辦公 ， 系統(tǒng)具備移動(dòng)辦公或異地辦公的功能。 Domino/Notes從產(chǎn)品的第一版起即提供了保證信息系統(tǒng)安全性完整的技術(shù)與手段，至今已經(jīng)過近 10 年的發(fā)展和完善。實(shí)現(xiàn)減輕工作負(fù)擔(dān) 、 提高 工 作效率并提供決策支持服務(wù)的 目 標(biāo)。 第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)流程向知識(shí)共享、協(xié)作學(xué)習(xí)發(fā)展，群件平臺(tái)技術(shù)和 Intra/Inter 技術(shù)的發(fā)展為第三代 OA 思想的實(shí)現(xiàn)提供了堅(jiān)強(qiáng)的基礎(chǔ)。 教授 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度、淵博的知識(shí)、獨(dú)到的眼光、學(xué)者的胸襟和卓越的領(lǐng)導(dǎo)才能是我以后工作、學(xué)習(xí)、生活的楷模。 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 38 參考文獻(xiàn) [1] 石麗霞 . 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