【正文】 omino/Notes is simply presented. After that， the architecture OA system based on groupware Lotus Notes and Intra is proposed, the main modules of OA system, include file administration, universal information, personal office information and system maintenance management are developed. Finally, according to the development of current technology and the 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） IV demand of actual work, we summarize the present work and look into the future of office automation system. Key words ： Office Automation, Workflow, Form, View, Outline, Groupware, Lotus Domino/Notes 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 1 目 錄 摘 要 ................................................. I ABSTRACT .................................................Ⅲ 、辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì) ..................................... 2 、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義 ............................... 4 第二章、需求分析 ......................................... 7 、功能需求 ............................................... 7 、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)選擇 ................................. 8 第三章、系統(tǒng)設(shè)計(jì) ........................................ 13 、系統(tǒng)結(jié)構(gòu) .............................................. 13 、系統(tǒng)功能 .............................................. 14 、功能模塊設(shè)計(jì) .......................................... 14 (1) 公文管理子系統(tǒng) ........................................ 14 (2) 通用信息子系統(tǒng) ....................................... 18 (3) 個(gè)人辦公子系統(tǒng) ....................................... 20 (4) 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng) ....................................... 21 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) ............................................. 22 (1) Domino/Notes 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) .............................. 22 (2)、 SQL Server 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) ................................ 24 第四章 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) ........................................ 26 概述 ................................................... 26 發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫 ......................................... 27 表單設(shè)計(jì) ............................................ 28 視圖設(shè)計(jì) ............................................ 29 其他元素設(shè)計(jì) ........................................ 30 其他模塊簡(jiǎn)介 ......................................... 31 結(jié) 論 ................................................ 35 致 謝 ................................................ 37 參考文獻(xiàn) ................................................ 38 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 2 第一章 緒論 辦公自動(dòng)化 (Office Automation，簡(jiǎn)稱 OA)于 20 世紀(jì) 50 年代提出，在80 年代至 90 年代得到了飛速的發(fā)展 [1]。第三代 OA 幫助企業(yè)從 How To 的過程轉(zhuǎn)變到 Know How 的過程，即將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了管理手段，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營(yíng)的高效率。根據(jù)企業(yè)自身特定的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供用戶可自行設(shè)計(jì)定義的用戶表單，管理員稍作設(shè)計(jì)就可以制作滿足要求的各類單證、單據(jù)、登記表等供多個(gè)模塊應(yīng)用，完成絕大部分事務(wù)管理，定制適合企業(yè)需求的辦公系統(tǒng)。 最后 ，還必須提供安全保障體系，不僅使系統(tǒng)的各層次人員被嚴(yán)格限齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 10 制在自己的權(quán)限內(nèi)，同時(shí)必須保證整個(gè) OA 系統(tǒng)的安全 、 穩(wěn)定和可靠的運(yùn)行。需要特別提出的是，開發(fā)出來的Domino/Notes 應(yīng)用是通過 Domino/Notes 本身的手段通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個(gè)服務(wù)器上的，客戶端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此 Domino/Notes 解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項(xiàng)目實(shí)施、管理問題。如果管理人員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理 ， Notes/Domino 提供這樣的手段和接口，如基于 SNMP 網(wǎng)管協(xié)議的 Notes View 軟件 ； 或者使用Windows NT 的用戶管理手段。因此， OA 系統(tǒng)也應(yīng)緊跟這一技術(shù)潮流，將 Web 技術(shù)用于系統(tǒng)中。 4)對(duì)要求辦理的文件進(jìn)行全自動(dòng)跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。 2） 轉(zhuǎn)部門內(nèi)其他人員核稿 齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 18 用戶 單擊操作按鈕 “提請(qǐng)核稿 ”，系統(tǒng)將文件自動(dòng)發(fā)送到指定的人員。 公告通知用于向單位全體人員發(fā)送消息。 Domino/Notes 數(shù)據(jù)庫存放除檔案以外的所有信息，這些數(shù)據(jù)定期在備份服務(wù)器上進(jìn)行復(fù)制備份。 數(shù)據(jù)庫文檔的組織 [9]：當(dāng)用戶在檔案管理中查到一份文件，需要調(diào)閱時(shí)，要從當(dāng)前視圖 (或者文檔 )轉(zhuǎn)入另一個(gè)視圖 (或者文檔 )， Notes 數(shù)據(jù)庫文檔中可以包含指向另一個(gè)文檔、視圖或者數(shù)據(jù)庫的鏈接，當(dāng)用戶單擊代表該鏈接的圖標(biāo)時(shí)，當(dāng)前窗口將切換到鏈接所指向的對(duì)象。 在本實(shí)例中，有些模塊如收文、發(fā)文管理可以充分利用 Notes 的工作流自 動(dòng)開發(fā)功能實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的電子化操作，而有些部門在存在大量的業(yè)務(wù)處理，這些處理包括對(duì)大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的操作，最后生成許多報(bào)表，涉及到關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的事務(wù)處理、完整性約束、實(shí)時(shí)在線查詢等，因此需要利用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來完成這些工作。 LS： DO 是一個(gè)由三個(gè) ODBC 類組齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 26 成的集合，這三個(gè)類是 ODBCConnection、 ODBCQuery 和 ODBCResultSet。該表單是整個(gè)系統(tǒng)的啟動(dòng)模板，所有的公文都是從這里由辦公人員起草，形成一份公文的初稿，通過設(shè)計(jì)該表單，傳遞給不同的辦公人員，經(jīng)過流轉(zhuǎn)，形成正式的公文?？梢宰屍鋵?dǎo)航全部的應(yīng)用程序或站點(diǎn)，或?qū)Ш狡渲幸徊糠郑缶V會(huì) 顯是給將這些作為站點(diǎn)映射或?qū)Ш浇Y(jié)構(gòu)使用的用戶。 Domino/Notes 中每一項(xiàng)數(shù)據(jù)操作都在安全性控制之下，對(duì)于齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 36 本系統(tǒng)和本系統(tǒng)所管理的 所有信息 、 和數(shù)據(jù)單元，系統(tǒng)都提供了良好的保護(hù)，避免了非法的存取和惡意的破壞。 值此論文完成之際，我謹(jǐn)向我的兩位老師表示崇高的敬意和深深的謝意！ 最后，謝謝我的父母和我的家人。另外您也可以在家用計(jì)算機(jī)中安裝本系統(tǒng)，在家中處理自己的工作 、 查詢信息。在默認(rèn)情況下，它顯示共享視圖和共享文件夾列表。表單是 Lotus 數(shù)據(jù)庫中最重要最基本的設(shè)計(jì)元素，它是信息采集的基本來源，是面向用戶的基本界面，整個(gè)數(shù)據(jù)庫的組織就是首先通過表單生成數(shù)據(jù)庫中的各項(xiàng)文檔，再通過視圖對(duì)文檔進(jìn)行選擇然后呈現(xiàn)給用戶的。這是基于以下考慮：各部門報(bào)表格式不一且時(shí)常變化，不像歸檔管理部門所要存儲(chǔ)的檔案資料信息有著固定的類型 和格式。為了確保文檔的一致性，在本系統(tǒng)的文檔結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中，采用了一些關(guān)鍵域作為檢測(cè)一致性的標(biāo)志，并在發(fā)生一致性錯(cuò)誤時(shí)自動(dòng)進(jìn)行提示。 Notes 提供提高了 RTF(Rich Text File)文本域，可以在其中保存多種類型信息，如文本，表格 OLE 對(duì)象， Web 頁面以及圖片，聲音和動(dòng)畫等多媒體信息。如圖 所示： 圖 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)操作界面 系統(tǒng)管理員可以對(duì)部門群組進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置人員所在的部門，設(shè)置人員級(jí)別，設(shè)置分公司的信息以及人員通訊情況，這些信息將被用于系統(tǒng)的內(nèi)部控制。 (2) 通用信息子系統(tǒng) 通用信息子系統(tǒng)包括：討論中心、公用通訊錄、公告通知、人員去向、來賓登記。 3)對(duì)發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理、跟蹤和記錄。 收文處理功能 收文處理是指送給關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件的處理過程。建立在 Notes/Domino 之上的企業(yè)信息系統(tǒng)，是一個(gè)分布式 的客戶機(jī) /服務(wù)器系統(tǒng)。而且對(duì)最終用戶來說，不需要在幾個(gè)客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個(gè)服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機(jī)制的控制齊齊哈爾大學(xué)成人教育學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文） 11 下，動(dòng)態(tài)發(fā)布給 Inter 或 Intra 用戶，同時(shí)通過 Inter/Intra 收集信息。在現(xiàn)實(shí)情況中 ， 企業(yè)的某些辦公部門 ， 如財(cái)務(wù)部門 、 人事部門等 ， 可能已經(jīng)采用了獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理軟件 ， 這樣在企業(yè)就形成了一個(gè)個(gè)的 “自動(dòng)化孤島 ”。使用者可通過每個(gè)模塊界面上的操作、查看、查詢3 類功能，方便快捷地完成所需工作。 (4)增強(qiáng)凝聚力，提高響應(yīng)能力 在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時(shí)，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識(shí)，激 發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運(yùn)用知識(shí)為核心。 本論文以基于 Lotus Domino 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)為背景，綜合運(yùn)用了 Inter /Intra 的各種新的信息技術(shù)，針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究和開發(fā)。 論文首先介紹了辦公自動(dòng)化的定義，國(guó)內(nèi)外 OA 的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，通過分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，結(jié)合對(duì)現(xiàn)有各種以開發(fā)平臺(tái)和群件系統(tǒng)的對(duì)比，確定本以系統(tǒng)的最佳開發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)為 Lotus Domino/Notes，文中簡(jiǎn)要介紹了 Lotus Domino/ Notes 的特點(diǎn)。知識(shí)貫穿于各種方式的信息交流，從簡(jiǎn)單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構(gòu)建 Web 應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識(shí)。 辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。