【正文】 包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。 A．歸檔時間 二、判斷題 1．辦 公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ∨ ） 2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ） 3．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ） 6．善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 7．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（ ） 8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（ ） 9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（ ） 10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ） 11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話 ，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ∨ ） 13．文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯系集中起來分批進行。（ ∨ ） 14．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ ） 15．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ） 17．按英美國家習慣，文員接 待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ） 18．如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（ ） 19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（ ∨ ） 21．如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（ ∨ ） 22．介紹地 位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ∨ ） 23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同 ， 應 從 較 親 近 的 人 開 始 介 紹 。（ ∨ ） 25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ） 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會者安排賓館住辦公室管理小炒 3 3 宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。（ ） 28．假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ） 29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 30．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ） 31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 35．上司自己 安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 36．文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ） 38．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位 較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ∨ ） 40．當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離 椅面有一個拳頭大小距離。（ ∨ ） 45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ∨ ） 47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（ ） 48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ） 51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司 不加采用，應說服上司。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 60．值班 人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（ ） 三、簡答題： 文員所作的的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ 答：（ 1）會議名稱；（ 2）會 議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經過情形及結論；（ 9）相關資料；（ 10）下次會議預定日期。 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ 答：（ 1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點。（ 2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機。（ 3）偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等。（ 4）要具體了解對方的立場和意向， 先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（ 5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等；（ 6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（ 7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣；（ 8）不可傷害對方的自尊心。 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應該怎樣運用受意方法？ 答：（ 1）受意是文員接受和領會上司意圖。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞 釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 答：（ 1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（ 2）密級、緊急程度。（ 3）簽發(fā)人姓名；（ 4）公文標題；（ 5）主送機關；（ 6）正文、附件；（ 7）發(fā)文機關、成文日期、機關印章；（ 8）注釋、閱讀范圍。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。 提高會議效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經費、分析會議成本。 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄 、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。 文員根據單位需要向外或向內發(fā)文，需要經過一系列程序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。 辦公室管理小炒 4 4 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（ 3）簽發(fā)。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（ 4）編號。已經簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（ 5）繕印。對已經簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。（ 6）校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（ 7）用印。指在完成的文件上加蓋機關印章。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。 文員受上司指示，向 對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ 答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。約定好以后， 一定要向上司匯報，并