【正文】 36 四、開戶基本流程 客戶 銷售分公司 質(zhì)量部 分管經(jīng)理 GSP 管理員 在日常經(jīng)營過程中，如果客戶為新客戶，則必須經(jīng)過形戶審批流程。 開戶審請并提供相關(guān)資質(zhì)證明復(fù)印件 業(yè)務(wù)員確認(rèn)信用額度初審開戶資料 銷售經(jīng)理審核 填寫開戶申請表 否 是 否 是 拒絕開戶 拒絕開戶 審批確認(rèn) 資質(zhì)審核 是 添加新戶頭輸入編碼 資料存檔 業(yè)務(wù)員接受 拒絕開戶客戶確認(rèn) 客戶電腦資料包括證照有效期、信用額度及變更情況跟蹤等 37 客戶提出開戶申請時必須提供有關(guān)資質(zhì)證明復(fù)印件并加蓋本單位公章。 A、經(jīng)營企業(yè)，須提供營業(yè)執(zhí)照、許可證、稅務(wù)登記證、法人代碼證； B、醫(yī)療機(jī)構(gòu)，須提供醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證（盈利性醫(yī)療機(jī)構(gòu)還須提供營業(yè)執(zhí)照）， C、購買特殊藥品還須相關(guān)資質(zhì)證明。業(yè)務(wù)員或接待員對資質(zhì)進(jìn)行初審并確定信用額度后填 寫開心服申請表報(bào)銷售分公司經(jīng)理、分管經(jīng)理審批，通過交 GSP 管理員在電腦中添加新戶頭編碼將有關(guān)資料存檔備查，然后根據(jù)情況將戶頭劃區(qū)域內(nèi)具體業(yè)務(wù)員名下。同時聯(lián)系人需提供身份證復(fù)印件經(jīng)業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)后存檔備查。注：客戶資料尤其證照有效期內(nèi)應(yīng)在電腦中提示，以便開票員給予提前通知。 38 五、缺貨信息傳遞流程 客戶 業(yè)務(wù)員 開票員 采購中心 ： ，業(yè)務(wù)員新建計(jì)劃 單時查詢庫存，若發(fā)現(xiàn)缺貨則生成缺貨需求至采購中心； 企業(yè)銷售品種缺貨時，業(yè)務(wù)員發(fā)送采購需求（注明：品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、價格、供應(yīng)商等）至采購中心。采購中心及時采購情況反饋給開票員、業(yè)務(wù)員，由業(yè)務(wù)員反饋給客戶。 對個別急需、急救品種，經(jīng)采購中心經(jīng)理同意，可由銷售分公司業(yè)務(wù)員臨時采購，采購到貨后采購助理將相關(guān)產(chǎn)品信息（內(nèi)品種需求 品種需求 查詢庫存、缺貨 反饋 判斷是否新品種 否 是 查詢采購合同到貨情況 否 是 途中 客 戶 業(yè)務(wù)員 預(yù)計(jì)到貨時間 信息反饋反饋 補(bǔ)貨計(jì)劃 39 容包括供貨單位、品名、規(guī)格、產(chǎn)地、批號、有效期、數(shù)量、注冊商標(biāo)等）報(bào)開票中心登記后，進(jìn)入正常采購程序。對產(chǎn)品信息填寫不全者，禁止入庫、開票。采購中心將臨時補(bǔ)貨表形成補(bǔ)貨計(jì)劃 ，篩選商業(yè)供應(yīng)商比價采購，或?qū)⒚吭?、季補(bǔ)貨量匯總比價采購，補(bǔ)貨品種金額 元 /月，要形成常規(guī)采購計(jì)劃，商業(yè)公司補(bǔ)貨困難，形成數(shù)據(jù)庫，每季由采購中心聯(lián)系貨源。 40 六、首營品種、首營企業(yè)審批流程 供應(yīng)商 GSP 管理員 審計(jì)法規(guī)部 質(zhì)量部 營銷總監(jiān) 首次經(jīng)營品種或首次供貨企業(yè)必須通過首營品種、首營企業(yè)銷售、供應(yīng)申請 收集、整理資料 資料齊全？ 是 填 寫 首 營品種、企業(yè)申請表 拒絕或補(bǔ)貨資料 否 價格 審核 通過？ 否 GSP審核 否 審批 是 否 是 添加信息輸入碼 接受準(zhǔn) 備供貨 資料存檔 首營品種：生產(chǎn)廠家證照、 GMP 證書、產(chǎn)品、物價批文、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、藥檢報(bào)告、（進(jìn)口藥檢、注冊證 ）等首營企業(yè)：企業(yè)證照 GSP\GMP 證書，質(zhì)量保證體系調(diào)查表等 41 審批流程，否則不得 簽定采購合同。首營企業(yè)不需經(jīng)過物價部門審批。該流程正常情況應(yīng)在 3個工作日內(nèi)完成。 另外，電腦應(yīng)增加新品種提示功能，以便新品種的銷售、推廣。 42 七、現(xiàn)款散戶上門結(jié)算流程 客戶 業(yè)務(wù)員 開票員 采購中心 ： 要貨 是否新客戶 轉(zhuǎn)新客戶流程 開發(fā)票 否 是 修改詢價單 是 客戶 確認(rèn) 是否特 殊藥品？ 新建銷售清單 專人負(fù)責(zé) 填寫要 貨 單 收款蓋章生成正式發(fā)票 發(fā)票 完成 出 庫單 接受發(fā)票 出庫單 發(fā)貨、復(fù)核、出庫 接受發(fā)票貨物 43 對現(xiàn)款客戶無須進(jìn)行信用審核，由客戶服務(wù)部開票員進(jìn)行資質(zhì)審核，開票員查詢庫存，滿足后開票，不滿足則告之客戶。出庫以自提為主。對于業(yè)務(wù) 員分管的現(xiàn)款客戶，業(yè)績考核應(yīng)劃入相應(yīng)業(yè)務(wù)員名下。 44 八、銷后退貨流程 客戶 業(yè)務(wù)員 銷售經(jīng)理 采購中心經(jīng)理 倉儲中心 質(zhì)量部 ： 一些情況下客戶會提出退貨申請，業(yè)務(wù)員在接到客戶的退貨要求后，首先要確認(rèn)是否符合退貨條件（藥品的批號、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量等），填寫銷后退回通知單（信用客戶須注明發(fā)票號碼、提出 退貨 確 認(rèn) 是否 符 合退 貨 條件？ 否 拒絕 退貨 是 填寫銷后退回通知單 包括品名、規(guī)格、批號、數(shù)量、產(chǎn)地等 生成 考核記錄 審批簽字 退貨通知單 審批簽字 是 否 批準(zhǔn) 入退貨待驗(yàn)區(qū)登 記 是 質(zhì)量 驗(yàn)收 是 重新入庫或退廠 接受確認(rèn) 入不合格品區(qū) 45 銷售時間；現(xiàn)款客戶須附原發(fā)票），報(bào)銷售分公司經(jīng)理、采購中心經(jīng)理 審批、提出處理意見后進(jìn)入退貨入庫流程，最后由開票員沖紅字或發(fā)票作廢報(bào)財(cái)務(wù)入帳。貨到客戶后，客戶當(dāng)場拒絕收貨，方可做為發(fā)票作廢處理，提貨單抽回時間不得超過四單收回后 1個工作日，否則按退貨情況處理。審批未通過的，由業(yè)務(wù)員通知客戶拒絕退貨。冷藏藥品原則上不允許退貨。業(yè)務(wù)員臺帳應(yīng)有效期跟蹤，對三個月內(nèi)滯銷品種，提醒客戶即時退貨，避免公司因退貨造成損失。 送貨員原則上不得接受客戶的退貨，必須經(jīng)業(yè)務(wù)員確認(rèn)后，方可帶回，在倉儲中心登記后，暫存放在退貨區(qū)并按分公司放置。并由倉儲中心及時通知銷售分公司，相關(guān)銷售分公司應(yīng)在 3個 工作日內(nèi)辦理完畢正常退貨程序。對未經(jīng)倉儲中心登記或業(yè)務(wù)員超過期限不處理的，除按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰外。 保管員辦理退貨入庫時，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)處理，應(yīng)核對銷后退回通知單和退貨憑證并應(yīng)有包括質(zhì)量部在內(nèi)的相關(guān)人員簽字，采購中心應(yīng)在效期內(nèi)協(xié)商供應(yīng)商妥善處理。 ：銷后退回通知單（注：業(yè)務(wù)員在填寫銷后退回通知單時務(wù)必將效期內(nèi)正常品種和非正常品種如：失效、破損、污染等分開填寫）。 46 九、調(diào)整發(fā)票流程 客戶 業(yè)務(wù)員 銷售經(jīng)理 開票員 收款員 ： 此流程適用于沒有物流的情況。有物流的另行設(shè)置流程。 客戶提出調(diào)整發(fā)票后，業(yè)務(wù)員應(yīng)在電腦中查詢銷售記錄，核對藥品批號，核實(shí)后填寫調(diào)整單，經(jīng)銷售分公司經(jīng)理審核后，由開票員調(diào)整發(fā)票；收款員根據(jù)調(diào)整后的發(fā)票收退款給客戶，財(cái)務(wù)申請換發(fā)票 查詢對銷 售記錄 接受申請？ 拒絕或補(bǔ)貨資料 填寫調(diào)整單 審核 否 調(diào)整發(fā)票 是 臺帳 財(cái)務(wù)調(diào)整應(yīng)收賬帳款 退回發(fā)票票 根據(jù)發(fā)票收退款 退回通知書 退回醫(yī)院 47 根據(jù)調(diào)整后的發(fā)票調(diào)整應(yīng)收帳款。 對于調(diào)整發(fā)票，原發(fā)票一定要收回，特殊情況無法收回的須對方開具證明后作廢。 對調(diào)整發(fā)票的原因分類：如價格錯誤、數(shù)量錯誤、品種或產(chǎn)地錯誤、抬頭開錯、貨未到開空頭發(fā)票等進(jìn) 行統(tǒng)計(jì)、考核。 十、急送品種補(bǔ)辦手續(xù)流程 業(yè)務(wù)員 銷售經(jīng)理 倉儲中心經(jīng)理 保管員 流程說明： 在特殊情況下，因客戶急需而無法開票時，業(yè)務(wù)員可填寫急填寫急送單 簽字確認(rèn) 憑急送單補(bǔ)辦正常銷售手續(xù) 拒絕 業(yè)務(wù)員通知客戶及原因 記錄鎖定急送品種 見簽字認(rèn)可后按急送單發(fā)貨 簽字確認(rèn) 拒絕 品名、產(chǎn)地、批號、數(shù)量、業(yè)務(wù)員、急要單位等 48 送單｛必須可銷品種｝，經(jīng)銷售分公司經(jīng)理、倉儲中心經(jīng)理簽字后認(rèn)可，保管員根據(jù)急送單發(fā)貨同時記錄有關(guān)信息如品名、產(chǎn)地、批號、數(shù)量、業(yè)務(wù)員、急要單位等并在 12小時內(nèi)在電腦中鎖定，24小時內(nèi)業(yè)務(wù)員憑急送單補(bǔ)辦正常手續(xù)。緊急情況可憑倉儲中心經(jīng)理簽字執(zhí)行。 49 安徽省醫(yī)藥（集團(tuán)）股份有限公司 進(jìn)出口業(yè)務(wù) 管理制度暫行規(guī)定 在公司經(jīng)理室的領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格遵守國家制定的有關(guān)進(jìn)出口方面的法律、法規(guī)和相關(guān)政策 ,認(rèn)真經(jīng)營外貿(mào)業(yè)務(wù)，自營和代理各類商品及技術(shù)的進(jìn)出口貿(mào)易，開拓藥品、醫(yī)療器械等國家允許經(jīng)營的有關(guān)商品的進(jìn)口業(yè)務(wù)。為進(jìn)一步規(guī)范、有序地開展業(yè)務(wù)，現(xiàn)制定有關(guān)制度如下： （一）經(jīng)營管理 1．公司最高管理層根據(jù)市場情況及發(fā)展的要求，研究制定公司年度進(jìn)出口經(jīng)營計(jì)劃，確定本年度的經(jīng)營目標(biāo)和方向。及時向上級部門申報(bào)下一年度的資金授信額度，保證進(jìn)出口業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作， 從而確保全年任務(wù)的完成。 2．嚴(yán)格貨款審批制度。鑒于外貿(mào)處于初始階段，出口金額較大 ,為嚴(yán)格管理，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，業(yè)務(wù)員須嚴(yán)格遵守審批程序，所有貨款的支出須經(jīng)部門經(jīng)理、分管經(jīng)理和總經(jīng)理簽字后，方可支付。層層審批，嚴(yán)格把關(guān)。 3．公司最高管理層應(yīng)對經(jīng)營計(jì)劃和方案的執(zhí)行情況加強(qiáng)監(jiān)督和分析，以便及時根據(jù)市場的變化和存在的問題作出相應(yīng)的對策和調(diào)整。 （二）業(yè)務(wù)部門管理 一、業(yè)務(wù)流程 ； ； 50 ； ； ； ； ； 。 二、業(yè)務(wù)員應(yīng)嚴(yán)格遵守業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真審核進(jìn)出口協(xié)議及各類經(jīng)濟(jì)合同，完善各項(xiàng)手續(xù) ,并經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施。及時跟蹤了解進(jìn)出口商品市場的價格走向及相關(guān)信息，分析、預(yù)則相關(guān)商品的市場行情，抓住時機(jī)，促進(jìn)貿(mào)易。加強(qiáng)與外商和供方的聯(lián)系，加強(qiáng)對市場和客戶的分析和設(shè)想，及時掌握和提供客戶、廠家的貿(mào)易進(jìn)展情況及資信狀況。 三、合同成本測算應(yīng)程序規(guī)范，預(yù)期指標(biāo)要符合公司的規(guī)定。堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、準(zhǔn)確的工作作風(fēng)，確保每票貨物按時結(jié)匯、核銷及退稅。 四、嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，按照合同規(guī)定辦理每票業(yè)務(wù)核算等各項(xiàng)業(yè)務(wù)。嚴(yán)禁 弄虛作假，騙取出口退稅等違法經(jīng)營活動。 五、嚴(yán)格預(yù)付貨款制度。如工廠確需預(yù)付貨款，則要求提供有效資產(chǎn)的擔(dān)?；蜇?cái)產(chǎn)抵押，并經(jīng)律師審核、分管經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可支付。做到層層負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，力爭把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。 六、認(rèn)真組織參加廣交會、華交會等有關(guān)業(yè)務(wù)活動，進(jìn)一步開拓國際市場，廣泛接觸國外客戶，不斷增加新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。 七、加強(qiáng)思想政治工作，組織員工政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提 51 高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。定期召開業(yè)務(wù)分析會，研討進(jìn)出口形勢、市場信息及各項(xiàng)工作完成、落實(shí)情況。 八、合理分解任務(wù)指標(biāo)，加強(qiáng)分工協(xié)作，工效掛鉤， 充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性，努力完成公司下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。 （三）風(fēng)險(xiǎn)管控 隨著業(yè)務(wù)的開拓與發(fā)展，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)日顯重要。防范和控制風(fēng)險(xiǎn)是公司首要的經(jīng)營指導(dǎo)思想。要認(rèn)真防范經(jīng)營中的各種風(fēng)險(xiǎn)，保證業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。 一、認(rèn)真做好有關(guān)客戶的資信調(diào)查工作，通過有關(guān)渠道和與客戶充分的溝通與交流，掌握客戶的資信狀況，建立健全客戶檔案，對客戶與公司的貿(mào)易和經(jīng)營狀況進(jìn)行動態(tài)跟蹤，加強(qiáng)有關(guān)信息的收集并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。 二、認(rèn)真審核各類合同，嚴(yán)謹(jǐn)制定合同條款，重大合同簽定須由公司律師嚴(yán)格把關(guān)，經(jīng)理室研究決定后方可正式簽 定。 三、業(yè)務(wù)員對每票業(yè)務(wù)須進(jìn)行成本核算及費(fèi)用控制，保證資金使用安全，提高資金使用效率，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。 四、業(yè)務(wù)員要嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)程序和規(guī)定操作，如因違規(guī)操作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失，公司將視其情節(jié)輕重情況，責(zé)令其承擔(dān)主要經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 （四）單證管理、 一、堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、準(zhǔn)確的工作作風(fēng)，認(rèn)真鉆研單證業(yè)務(wù)，提高單證質(zhì)量，嚴(yán)格審證、制單、交單手續(xù)。保管好各類單證，加強(qiáng)全套單證歸檔管理，不允許丟失。 52 二、業(yè)務(wù)部統(tǒng)一將核銷單等有關(guān)單證移交給單證部負(fù)責(zé)人，由其進(jìn)行安排、及時辦理核銷單的申請及核銷工作。自領(lǐng)取核銷單之日起，六個月 內(nèi)業(yè)務(wù)員將每票出口的全套單據(jù)按序裝訂后，交由單證部登記、造冊、存檔保管以備查。 三、根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時辦理產(chǎn)地證、普惠制等單證的申領(lǐng)工作，確保單據(jù)按時議