【正文】 直在忙工作就行 ， 從來(lái)沒(méi)有人思考過(guò)如何提高工作效率的問(wèn)題 。 這樣的狀況持續(xù)了很久 ， 直到不久之前新來(lái)的老總提出提高工作效率的問(wèn)題 。 他要求大家都把自己在工作中做的所有事情記錄下來(lái) ， 記錄在一個(gè)被他稱做“ 活動(dòng)跟蹤表 ” 的表格中 。 ? 在做完這樣的一個(gè)記錄之后，我重新閱讀了一遍活動(dòng)跟蹤表，結(jié)果我有一個(gè)很吃驚的發(fā)現(xiàn)。 44 序號(hào) 時(shí)間 活動(dòng) 工作分析（有效 /無(wú)效） 工作優(yōu)先級(jí)別A/B/C/D） 工作側(cè)重點(diǎn) 1 8： 008： 10 收拾衛(wèi)生 C 2 8： 108： 20 上網(wǎng)瀏覽 D 3 8： 208： 30 一天工作計(jì)劃 有效 A 4 8： 308： 40 給客戶發(fā)郵件 有效 A 5 8： 408： 50 召開(kāi)部門臨時(shí)會(huì)議 A 6 8： 509： 00 接朋友來(lái)電 D 7 9： 009： 15 繼續(xù)給客戶發(fā)郵件 有效 A 45 8 9： 159： 20 喝水、上廁所 D 9 9： 2010： 00 分析客戶投訴意見(jiàn) 有效 C 10 10： 0010： 20 和同事聊天 D 11 10： 2010： 50 與客戶電話溝通 有效 B 12 10： 5011： 10 幫助同事準(zhǔn)備會(huì)議材料 A 13 11： 1011： 30 與客戶電話溝通 有效 B 14 11： 3011： 50 準(zhǔn)備臨時(shí)會(huì)議材料 有效 A 15 11： 5012： 00 打電話處理私事 C 46 ? 分析了一天的活動(dòng)跟蹤表之后 ， 我發(fā)現(xiàn)自己做最有意義事情的時(shí)間很少 ， 許多時(shí)間被無(wú)謂地浪費(fèi) 。 在實(shí)際的工作中做了許多無(wú)效的工作 。 這使我認(rèn)識(shí)到應(yīng)該采用新的管理方式來(lái)提高自己利用時(shí)間的效率 。 ? 知識(shí)點(diǎn)： ? l時(shí)間管理的技巧 ? l工作優(yōu)先級(jí) ? l重要性 /緊迫性矩陣 ? l活動(dòng)跟蹤表 47 ? 案例二 ? 張經(jīng)理是珠海某著名四星級(jí)酒店的客房部經(jīng)理 ， 7月某天上午 8： 00， 他剛踏入辦公室 ， 秘書(shū)小李就風(fēng)風(fēng)火火地跑進(jìn)來(lái) ， 興奮地說(shuō) “ 國(guó)家正式發(fā)布 ， 非典得到全面控制 ， 一切警戒全部解除 ， 要將重點(diǎn)轉(zhuǎn)到恢復(fù)正常的經(jīng)濟(jì)工作上去 。 ” 張經(jīng)理還沒(méi)好好感受這好消息 ， 一系列的難題就來(lái)了： ? 上午 9點(diǎn)有一個(gè)日本旅游團(tuán) 50人入住 ， 其中 45人是一家三口組成 ， 需要 15間家庭套房 ， 但客房部今天剩余的家庭套房只有 10間 ， 12點(diǎn)之前肯定騰不出房 。 這個(gè)問(wèn)題該怎么解決 ？ ? 旅游局通知 ， 今天上午 9點(diǎn)召開(kāi)全市酒店工作會(huì)議 ，會(huì)議議題是非典過(guò)后各酒店如何恢復(fù)生產(chǎn) ， 迎接可能到來(lái)的旅游高峰 。 總經(jīng)理要求張經(jīng)理代表酒店出席并準(zhǔn)備發(fā)言 。 ? 總經(jīng)理秘書(shū)來(lái)電話說(shuō)，老總明天要出差，希望能有時(shí)間與張經(jīng)理討論客房部如何完成下半年的營(yíng)運(yùn)目標(biāo)的問(wèn)題。 48 ? 公關(guān)部經(jīng)理來(lái)電說(shuō) ， 酒店準(zhǔn)備與南方航空公司在廣州 、 北京 、 上海推出 “ 浪漫珠海新感覺(jué) ， 機(jī)票 +酒店套餐 ” ， 廣告稿已經(jīng)設(shè)計(jì)出來(lái) ， 需要他來(lái)定 。 ? 人力資源部來(lái)電說(shuō) ， 小林昨天提出辭職 ， 原因是另外一家酒店要挖她過(guò)去；小林可是他培養(yǎng)了五年的愛(ài)將 ， 做事認(rèn)真負(fù)責(zé) ， 對(duì)待客人真誠(chéng) ， 酒店各項(xiàng)業(yè)務(wù)都精通 。 ? 老婆來(lái)電話 ， 岳母大人上午 10點(diǎn)到 ， 要張經(jīng)理開(kāi)車去機(jī)場(chǎng)接一下 。 ? 面對(duì)這么多的任務(wù)和沖突 ， 張經(jīng)理該怎么辦 ？ ? 知識(shí)點(diǎn)： ? l時(shí)間管理的技巧 ? l工作優(yōu)先級(jí) ? l重要性 /緊迫性矩陣 ? l活動(dòng)跟蹤表 49 ? 案例三 ? 迪斯尼公司的企業(yè)員工意見(jiàn)溝通制度 ? 迪斯尼 包威斯公司 ， 是一家擁有１2023余員工的大公司 ， 它早在２０年前就認(rèn)識(shí)到員工意見(jiàn)溝通的重要性 ， 并且不斷地加以實(shí)踐 。 現(xiàn)在 ， 公司的員工意見(jiàn)溝通系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)成熟和完善 。 特別是在８０年代 ， 面臨全球性的經(jīng)濟(jì)不景氣 ， 這一系統(tǒng)對(duì)提高公司勞動(dòng)生產(chǎn)率發(fā)揮了巨大的作用 。 ? 迪斯尼公司的員工意見(jiàn)溝通系統(tǒng)主要分為兩個(gè)部分：一是每月舉行的員工協(xié)調(diào)會(huì)議 ， 二是每年舉辦的主管匯報(bào)和員工大會(huì) 。 ? 員工協(xié)調(diào)會(huì)議 ? 早在２０年前 ， 迪斯尼 包威斯公司就開(kāi)始試行員工協(xié)調(diào)會(huì)議 ， 員工協(xié)調(diào)會(huì)議是每月舉行一次的公開(kāi)討論會(huì) 。 在會(huì)議中 ， 管理人員和員工共聚一堂 ， 商討一些彼此關(guān)心的問(wèn)題 。無(wú)論在公司的總部 、 各部門 、 各基層組織都舉行協(xié)調(diào)會(huì)議 。這看起來(lái)像法院結(jié)構(gòu) ， 從地方到中央 ， 逐漸反映上去 ， 以公司總部的首席代表協(xié)會(huì)會(huì)議為最高機(jī)構(gòu) 。 員工協(xié)調(diào)會(huì)議是標(biāo)準(zhǔn)的雙向意見(jiàn)溝通系統(tǒng) 。 50 ? 在開(kāi)會(huì)之前 ， 員工可事先將建議或怨言反映給參加會(huì)議的員工代表 ， 代表們將在協(xié)調(diào)會(huì)議上把意見(jiàn)轉(zhuǎn)達(dá)給管理部門 ， 管理部門也可以利用這個(gè)機(jī)會(huì) ， 同時(shí)將公司政策和計(jì)劃講解給代表們聽(tīng) ， 相互之間進(jìn)行廣泛的討論 。 ? 要將迪斯尼１2023多名職工的意見(jiàn)充分溝通 ，就必須將協(xié)調(diào)會(huì)議分成若干層次 。 實(shí)際上 ， 公司內(nèi)共有９０多個(gè)這類組織 。 如果有問(wèn)題在基層協(xié)調(diào)會(huì)議上不能解決 ， 將逐級(jí)反映上去 ， 直到有滿意的答復(fù)為止 。事關(guān)公司的總政策 ， 那一定要在首席代表會(huì)議上才能決定 。 總部高級(jí)管理人員認(rèn)為意見(jiàn)可行 ， 就立即采取行動(dòng) ， 認(rèn)為意見(jiàn)不可行 ， 也得把不可行的理由向大家解釋 。 員工協(xié)調(diào)會(huì)議的開(kāi)會(huì)時(shí)間沒(méi)有硬性規(guī)定 ， 一般都是一周前在布告牌上通知 。 為保證員工意見(jiàn)能迅速逐級(jí)反映上去 ， 基層員工協(xié)調(diào)會(huì)議應(yīng)先開(kāi) 。 51 ? 同時(shí) ， 迪斯尼公司也鼓勵(lì)員工參與另一種形式的意見(jiàn)溝通 。 公司在四處安裝了許多意見(jiàn)箱 ， 員工可以隨時(shí)將自己的問(wèn)題或意見(jiàn)投到意見(jiàn)箱里 。 為了配合這一計(jì)劃實(shí)行 ， 公司還特別制定了一項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定 ， 凡是員工意見(jiàn)經(jīng)采納后 ， 產(chǎn)生了顯著效果的 ， 公司將給予優(yōu)厚的獎(jiǎng)勵(lì) 。 令人欣慰的是 ， 公司從這些意見(jiàn)箱里獲得了許多寶貴的建議 。 如果員工對(duì)這種間接的意見(jiàn)溝通方式不滿意 ， 還可以用更直接的方式來(lái)面對(duì)面和管理人員交換意見(jiàn) 。 ? 員工大會(huì)都是利用上班時(shí)間召開(kāi)的，每次人數(shù)不超過(guò)２５０人，時(shí)間大約３小時(shí)，大多在規(guī)模比較大的部門里召開(kāi)，由總公司委派代表主持會(huì)議，各部門負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議先由主席報(bào)告公司的財(cái)力狀況和員工的薪金、福利、分紅等與員工有切身關(guān)系的問(wèn)題，然后便開(kāi)始問(wèn)答式的討論。 52 ? 這里有關(guān)個(gè)人問(wèn)題是禁止提出的 。 員工大會(huì)不同于員工協(xié)調(diào)會(huì)議 ， 提出來(lái)的問(wèn)題一定要具有一般性 、 客觀性 ， 只要不是個(gè)人的問(wèn)題 ， 總公司代表一律盡可能予以迅速解答 。 員工大會(huì)比較歡迎預(yù)先提出問(wèn)題的這種方式 ， 因?yàn)檫@樣可以事先充分準(zhǔn)備 ， 不過(guò)大會(huì)也接受臨時(shí)性的提議 。 ? 迪斯尼公司每年在總部要先后舉行１０余次的員工大會(huì) ， 在各部門要舉行１００多次員工大會(huì) 。 在８０年代全球經(jīng)濟(jì)衰退中 ， 迪斯尼公司的生產(chǎn)率每年平均以１０ ％ 以上的速度遞增 。 公司員工的缺勤率低于３ ％ ， 流動(dòng)率低于１２ ％ ， 在同行業(yè)最低 。 ? 知識(shí)點(diǎn)： ? l工作溝通的要點(diǎn) ? l員工意見(jiàn)溝通 ? l溝通的重要性 53 ? 案例四 ? 許先生剛為一家大石油公司做完一個(gè)工程師離職率的原因調(diào)查項(xiàng)目 。 報(bào)告和最后建議下星期可以完成 。 許先生很滿意 ， 他認(rèn)為項(xiàng)目的成功在于管理層同意向員工公開(kāi)報(bào)告和建議書(shū) 。 員工們將這看成管理層正花大力氣來(lái)解決他們所面臨的問(wèn)題 ， 因而與許先生緊密合作 。 而當(dāng)許先生向該公司負(fù)責(zé)人事的副總裁陳方匯報(bào)提交報(bào)告的日期和向員工分發(fā)報(bào)告的事宜時(shí) ， 陳方說(shuō)不能按計(jì)劃公開(kāi)報(bào)告 ， 只能公開(kāi)兩頁(yè)的概要 。 ? 許先生感到不安 ， 因?yàn)樗呀?jīng)告訴員工報(bào)告將公開(kāi) ，他提醒陳方以前的諾言并詢問(wèn)改變決定的原因是什么 。陳方說(shuō)這個(gè)項(xiàng)目的花費(fèi)已經(jīng)大大超出了預(yù)算 ， 應(yīng)該節(jié)約經(jīng)費(fèi)