【正文】 、時(shí)間和詳細(xì)的開支預(yù)算。在同一個(gè)活動(dòng)中，各部門事先預(yù)支的經(jīng)費(fèi)由秘書長統(tǒng)一收集整理后按程序報(bào)賬。報(bào)銷憑據(jù)10元以上一律使用正式發(fā)票。要求發(fā)票上寫清物品、單價(jià)、 數(shù)量和總額。發(fā)票持有人須用黑色筆在發(fā)票背面寫明用途和經(jīng)手人姓名及總額（大寫）。宣傳方面的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行獨(dú)立登記。所有用于宣傳方面的開支情況由宣傳部進(jìn)行統(tǒng)一登記。定期將發(fā)票和清單交至分團(tuán)委書記報(bào)銷。未經(jīng)分團(tuán)委書記同意，任何人嚴(yán)禁動(dòng)用經(jīng)費(fèi)。各部門每次活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)支須一個(gè)星期內(nèi)按照相關(guān)程序上報(bào)，逾期后果自負(fù)。檔案管理制度一、各部門相關(guān)檔案資料由各部門自行整理分類（分類按內(nèi)容劃分）交由組織部，秘書處復(fù)查整理歸檔。分團(tuán)委所有檔案由組織部統(tǒng)一封閉保存，學(xué)生會(huì)所有檔案由秘書處統(tǒng)一封閉保存。二、檔案按內(nèi)容劃分為：成員個(gè)人檔案、活動(dòng)策劃與總結(jié)檔案、系分團(tuán)委學(xué)生會(huì)相關(guān)制度檔案、各種會(huì)議記錄、團(tuán)代會(huì)相關(guān)文件，以及各班級(jí)團(tuán)建資料等。三、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)檔案所用相關(guān)表格均由秘書處統(tǒng)一制作、發(fā)放。非統(tǒng)一表格一律不允許進(jìn)入檔案保管（學(xué)院統(tǒng)一發(fā)放存檔的相關(guān)表格除外）。四、個(gè)人檔案建立時(shí)，學(xué)生會(huì)成員必須按要求如實(shí)完整填寫并附上個(gè)人免冠1寸黑白或彩色照片。五、各項(xiàng)活動(dòng)的策劃書須先交由主席團(tuán)進(jìn)行審閱，批復(fù)后交秘書處存檔。六、各項(xiàng)活動(dòng)的總結(jié)文件必須在活動(dòng)結(jié)束后三天內(nèi)整理完成，上報(bào)主席團(tuán)，批復(fù)后交至秘書處存檔。不交或遲交者均追究責(zé)任，造成損失者酌情嚴(yán)肅處理。七、各個(gè)部門增加或更替干事，必須在變動(dòng)完成后兩天內(nèi)向秘書處遞交變動(dòng)情況。增加人員則應(yīng)由分管副主席向秘書處領(lǐng)取表格后，增建檔案。八、所有成員自動(dòng)離職或被撤職者其個(gè)人檔案不予退回，對(duì)其工作變動(dòng)性質(zhì)將記錄在檔案中。九、所有檔案必須以統(tǒng)一格式遞交。上交檔案采用A4紙統(tǒng)一制作。所有文字均為黑色中文簡體。正標(biāo)題采用二號(hào)宋體加粗格式，正文用四號(hào)普通宋體。醒目條款字體采用加粗傾斜形式。在存在錯(cuò)誤文件格式時(shí)，上交者必須按規(guī)定自行更改至正確。十、上交檔案必須有電子復(fù)件，以便秘書處存檔。移動(dòng)磁盤由上交人自備，存檔后返還。每學(xué)期結(jié)束所有檔案須歸入光盤形式存檔，以便電子檔案歸庫。十一、未經(jīng)主席團(tuán)同意，任何人不得以任何理由擅自翻閱、修改或銷毀檔案。十二、借用、查閱檔案必須向秘書長申請(qǐng)待主席團(tuán)批復(fù)后方可使用。十三、任何人不得將任何檔案私自外借或用于宣傳方面。凡涉及借閱、網(wǎng)絡(luò)上傳、宣傳學(xué)?；?qū)W生會(huì)決策等方面的檔案，借者必須出示有關(guān)證明以便秘書處記錄。工作證和工作服使用管理制度一、工作證使用規(guī)定工作證為我系分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部身份證明，所有分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部必須愛護(hù)并妥善保管。工作證供分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部在日常工作中以及對(duì)外工作時(shí)使用，應(yīng)佩帶規(guī)范、得體。 由秘書處負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部的工作證佩帶情況。 工作證僅供分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人或做抵押之用。 工作證若遺失應(yīng)及時(shí)向秘書處聲明，新工作證的費(fèi)用由其本人負(fù)擔(dān)。 在本屆學(xué)生會(huì)工作結(jié)束時(shí)或人員中途退出，其工作證由秘書處負(fù)責(zé)統(tǒng)一收回。二、工作服使用規(guī)定 工作服為我系分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部形象的表現(xiàn)，所有分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部必須愛護(hù)并妥善保管。工作服供分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部在日常工作中以及對(duì)外工作時(shí)使用，應(yīng)穿著規(guī)范、得體，不能出現(xiàn)襯衣扣子不整齊等不雅現(xiàn)象。由秘書處負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部的工作服穿著情況。工作服僅供分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部本人使用，轉(zhuǎn)借他人要有合理的理由，不得做抵押之用。工作服若損壞或遺失應(yīng)及時(shí)向秘書處聲明，新工作證的費(fèi)用由其本人負(fù)擔(dān)。在任期結(jié)束退出分團(tuán)委學(xué)生會(huì)學(xué)生干部的工作服不收回，但不允許隨便外借給與我系學(xué)生活動(dòng)無關(guān)的人員使用，如有發(fā)現(xiàn)，我系領(lǐng)導(dǎo)將對(duì)其責(zé)任做相關(guān)追究。例會(huì)制度一、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)每周召開一次主席團(tuán)會(huì)議會(huì)議由主席團(tuán)成員參加。會(huì)議于每周日晚7：30在學(xué)生會(huì)辦公室舉行。會(huì)議內(nèi)容由秘書長記錄。二、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)每周召開一次常委會(huì)會(huì)議由學(xué)生會(huì)常委參加。會(huì)議于每周日晚8：00在學(xué)生會(huì)辦公室舉行。會(huì)議內(nèi)容由秘書長記錄。三、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)每周召開一次全體會(huì)議。會(huì)議由分團(tuán)委學(xué)生會(huì)全體成員參加。會(huì)議于每周一下午6：30舉行，地點(diǎn)視情況而定。會(huì)議內(nèi)容由秘書處記錄。四、各部門每兩周一次內(nèi)部例會(huì)。會(huì)議由本部門成員參加。會(huì)議內(nèi)容由本部門自行決定。會(huì)議時(shí)間由各部門與秘書處協(xié)調(diào)在學(xué)生會(huì)辦公室舉行。分管該部的主席團(tuán)成員每月應(yīng)至少一次出席該部例會(huì)。會(huì)議內(nèi)容由各部門指派一份記錄并及時(shí)上交秘書處。五、任何人不得無故不參加例會(huì)。凡因故不能參加會(huì)議、遲到或者早退者，須跟會(huì)議負(fù)責(zé)人事先請(qǐng)假。未事先請(qǐng)假而遲到或早退者記做一次無故不到。兩次有因不到記作一次無故不到。六、會(huì)議開始前由會(huì)議負(fù)責(zé)人點(diǎn)名，缺席、遲到或者早退者均將在點(diǎn)名冊(cè)上注明并交至秘書處備案。會(huì)議全程由會(huì)議相關(guān)人員負(fù)責(zé)記錄，會(huì)議記錄存入檔案。七、參加例會(huì)的全體成員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。未經(jīng)允許，不得隨便走動(dòng)，不得大聲喧嘩。對(duì)工作有意見或建議者，經(jīng)允許方能發(fā)言。八、所有會(huì)議考評(píng)結(jié)果將按照人事考評(píng)制度上的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行打分納入個(gè)人考評(píng)。開展活動(dòng)制度一、工作小組制度為了加強(qiáng)各部門間的交流，給大家提供更多的實(shí)踐和鍛煉機(jī)會(huì)，我們?cè)陂_展活動(dòng)時(shí)采取“工作小組制度”。此制度主要適用于需要跨部門開展工作的情況，每個(gè)工作小組在需要開展工作時(shí)建立，并在工作開展完畢后解散。 人員構(gòu)成：總監(jiān)督人（主席團(tuán)中的一人）總負(fù)責(zé)人（負(fù)責(zé)部門的部長或以上一人）分組1負(fù)責(zé)人（副部長或以上）分組2負(fù)責(zé)人（副部長或以上）分組3負(fù)責(zé)人（副部長或以上）分組1組員分組2組員分組3組員總負(fù)責(zé)人助理（秘書處秘書一人）以上為工作小組機(jī)構(gòu)圖（1）一個(gè)工作小組由一名總監(jiān)督人，一名總負(fù)責(zé)人，一名總負(fù)責(zé)人助理以及各分組組成。（根據(jù)需要可以設(shè)定臨時(shí)負(fù)責(zé)人，由副部長或干事?lián)?，但活?dòng)總監(jiān)督人和總負(fù)責(zé)人不變；大型活動(dòng)可特別的設(shè)立多個(gè)總負(fù)責(zé)人）（2）總監(jiān)督人由主席團(tuán)中一員擔(dān)任，負(fù)責(zé)監(jiān)督整個(gè)活動(dòng)過程中的總體事項(xiàng)?？傌?fù)責(zé)人由負(fù)責(zé)本活動(dòng)的部門的部長擔(dān)任，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)工作小組的工作。各工作小組的負(fù)責(zé)人由總負(fù)責(zé)人指定本部門副部長擔(dān)任。各小組的組員由總負(fù)責(zé)人根據(jù)分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各部門的情況安排組成。（具體的大型活動(dòng)在展開之前再討論總負(fù)責(zé)人以及各組負(fù)責(zé)人）（3）工作小組助理主要由秘書處秘書擔(dān)任（其它部門同學(xué)若有興趣也可申請(qǐng)參與），負(fù)責(zé)工作小組的文件整理工作并協(xié)助總負(fù)責(zé)人開展工作；每個(gè)工作小組安排1名助理。工作方式：在工作小組制度中采用“結(jié)果界定”的方式分配工作，即每一級(jí)成員在給下級(jí)布置工作時(shí)應(yīng)交代下級(jí)其工作需要達(dá)到的效果，而不需要規(guī)定出具體實(shí)現(xiàn)效果/達(dá)成目標(biāo)的途徑和方式，具體工作時(shí)由下級(jí)自由發(fā)揮。在對(duì)各級(jí)工作進(jìn)行考核的時(shí)候也以其工作的實(shí)際效果和預(yù)期效果進(jìn)行比較作為參考?？傌?fù)責(zé)人及各分組負(fù)責(zé)人在布置工作時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)下級(jí)給予一定的建議和指導(dǎo)，同時(shí)需特別注意及時(shí)跟進(jìn)了解分組情況和組員的工作進(jìn)度，確保工作順利完成。每組的負(fù)責(zé)人也有義務(wù)向總負(fù)責(zé)人和總監(jiān)督人反映工作進(jìn)度和問題，以確保工作的順利完成。工作流程：工作小組主要的工作流程包括4個(gè)部分，具體如下： 初步策劃建立小組開展工作后期工作① 初步策劃（時(shí)間：23天）（建議：大型活動(dòng)的策劃時(shí)間不應(yīng)該確定，但應(yīng)該確定終極策劃出臺(tái)的時(shí)間）這一部分是活動(dòng)最初的策劃階段，由總負(fù)責(zé)人確定活動(dòng)的主題，并確立一份總體的策劃。策劃的主要內(nèi)容是確定活動(dòng)具體分幾個(gè)工作分組，每個(gè)分組的職能是什么，分組的工作需要達(dá)到的目標(biāo)是什么?？傌?fù)責(zé)人將策劃書按規(guī)定格式整理好后交主席團(tuán)審閱，并由主席團(tuán)討論選定一人作為總監(jiān)督人。 ② 建立小組（共45天，即前兩個(gè)部分時(shí)間加起來約為1個(gè)星期）這個(gè)階段分為兩個(gè)部分。第一部分是自愿報(bào)名的階段。首先由各個(gè)部門依照自己的情況去認(rèn)領(lǐng)具體分組的工作；在部門認(rèn)領(lǐng)了工作之后，由學(xué)生會(huì)全體成員自由報(bào)名參加各個(gè)分組。個(gè)人自由報(bào)名時(shí)如果有些分組的工作沒有部門認(rèn)領(lǐng)，則由主席團(tuán)協(xié)調(diào)各個(gè)部門，確定相關(guān)的負(fù)責(zé)部門。部門認(rèn)領(lǐng)工作時(shí)有一些相對(duì)固定的分組，比如宣傳組一般情況下都是由宣傳部負(fù)責(zé)的。（建議：跨部門認(rèn)領(lǐng)工作比較不現(xiàn)實(shí)和難以協(xié)調(diào)，但可以每個(gè)工作組吸納不同的部員，以達(dá)到相互交流工作學(xué)習(xí)的效果。）第二部分是人手調(diào)配的階段。報(bào)名結(jié)束后，如果有些分組內(nèi)部仍然人手不夠，則由各負(fù)責(zé)部門在本部門內(nèi)及其他部門之間協(xié)調(diào)；如果整個(gè)工作小組報(bào)名人數(shù)過多，則由總負(fù)責(zé)人根據(jù)之前的工作情況進(jìn)行協(xié)調(diào)，盡量使每個(gè)人都得到充足的鍛煉機(jī)會(huì)。小組建立完畢后由總負(fù)責(zé)人組織討論會(huì)，和各分組負(fù)責(zé)人討論確定詳細(xì)的工作策劃，并確立“里程碑”式的工作進(jìn)度計(jì)劃。討論會(huì)由總負(fù)責(zé)人、各分組負(fù)責(zé)人，主席團(tuán)以及有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的部長/副部長參加。主席團(tuán)主要是參與了解并監(jiān)督分團(tuán)委學(xué)生會(huì)展開工作，并對(duì)工作提出建議和意見；相關(guān)部長/副部長主要為工作小組提供工作指導(dǎo)，以保證小組的工作順利開展。工作考核時(shí)將以該進(jìn)度計(jì)劃與實(shí)際工作情況進(jìn)行對(duì)比作為重要依據(jù)。 ③ 開展工作（時(shí)間視具體情況而定）在工作小組的框架下開展工作。這個(gè)階段總負(fù)責(zé)人主要是負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)好各個(gè)分組的工作并及時(shí)跟進(jìn)工作進(jìn)度，而分組負(fù)責(zé)人主要是負(fù)責(zé)帶領(lǐng)組員開展好本分組的工作，總監(jiān)督人及時(shí)對(duì)活動(dòng)的整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)督，便于主席團(tuán)及時(shí)了解工作開展情況。在開展工作時(shí)，各級(jí)別均需要特別注意記錄工作的進(jìn)度（以完成工作年鑒）。開展工作時(shí)按照“結(jié)果鑒定”的