(qp-01)文件和質(zhì)量記錄控制程序(已改無錯字)
2022-08-30 20:53:43 本頁面
【正文】 員均不得擅自復印使用，以確保文件能有效控制。 控制文件持有人不得在文件上書寫任何文字、符號，但若認為必要標注重點時，可于重點文字上畫線標識。 部份歸類為公司機密文件者，全體員工應確保該份文件不致外流到公司以外的場所，否則一經(jīng)查獲，當予以嚴懲。 控制文件受領部門人員調(diào)任、離職時，應將保管的文件列入移交或繳回文件控制人員。文件移交 時，若發(fā)現(xiàn)份數(shù)不足或毀損，應由原受領部門人員提出申請補發(fā)齊全后再交接。 質(zhì)量記錄控制 質(zhì)量記錄的收集 凡本公司質(zhì)量管理體系運作相關活動所產(chǎn)生的記錄（包括外協(xié)廠商提供的適當記錄），均應予以收集及管理。 記錄由各相關活動參與人員或職能人員負責收集，并加以適當?shù)恼須w檔。 記錄的識別： （ 1）記錄應有個別的記錄名稱（不同的記錄表單應有不同的記錄有不同的編號和名稱），如適用時，記錄應包含日期、編號、權責人員等必要的信息。 （ 2）記錄保存于卷宗夾時，卷宗夾的書背應注明存放記錄的名稱。 （ 3）為減少資源浪費，任何作廢的記錄表單若以廢紙再利用，但作廢面應畫「」識別，以免誤導記錄內(nèi)容。 記錄的儲存與保護： CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 8/11 〔控制文件〕 （ 1）記錄應以適當?shù)沫h(huán)境分類歸檔儲存，原則上記錄應保存于卷宗夾并置放于檔案柜中。 （ 2）記錄如屬較不常使用或需長期保存者，得于相當數(shù)量后統(tǒng)一收存于紙箱中保護，儲存時應避免記錄受潮致使記錄毀損。 （ 3）為確保記錄能清晰易于辨識內(nèi)容，如保存期限超過半年者，不得以傳真熱感應紙做為記錄使用，應先將傳真紙復印后再歸檔保存。 （ 4）記錄存放于卷宗夾中，應以記錄發(fā)生日期、或記錄編號順序，依序排列符合邏輯方式整理，以免混亂致使記錄取用時找不到。 （ 5）各部門的記錄于每年 12 月 30 日至元月 5 日前整理包裝標識好，交文控中心統(tǒng)一保存和處理。 記錄的取用： （ 1）記錄歸檔后，需閱讀或使用時應避免將記錄攜離卷宗夾中，如有必要時，應能于使用后立即放回原位歸檔。 （ 2）記錄若因取用致毀損或無法辨識時，應立即通知記錄相關單位或人員，可行時，應重新建立該項記錄歸檔保存。 （ 3）如因客戶或利害相關者的要求，產(chǎn)品的相關檢驗記錄可提供給客戶或利害相關者做為產(chǎn)品符合要求的證據(jù)。 記錄的保存期限： （ 1）記錄表單的保存期限依「質(zhì)量記錄保存年限表（附件一）」上注明的保存期限為主。 （ 2）記錄上若未注明保存期限者，依下列規(guī)定保存： a、一般性記錄： ① 與產(chǎn)品質(zhì)量無關，屬行政或事務性的記錄者，應保存至少三個月以上。 ② 上述記錄若有時效超過三個月者，應依記錄所述時間再加三個月保存。 b、與產(chǎn)品質(zhì)量相關記錄： ① 與產(chǎn)品檢驗相關的記錄，應保存至交貨后二年以上。 ② 儀器設備的校驗記錄，應保存至校驗的有效期內(nèi)延期半年。 ③ 如因客戶要求者，應依客戶要求予以維持。 c、體系管理與持續(xù)改善相關記錄： CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 9/11 〔控制文件〕 ① 屬質(zhì)量管理體系中管理責任與持續(xù)改 善相關的記錄（如：管理審查會議記錄、內(nèi)部稽核記錄、矯正及預防措施記錄）應至少保存二年以上。 ② 除符合上述規(guī)定外，如有處理時效的相關記錄，應保存至該相關處理確認完成后半年以上。 記錄的處置： （ 1）超逾保存期限的各類相關記錄，由文控
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