【正文】 證有關(guān)業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。 損益類科目的本年累計實際發(fā)生額與損益類科目的借方累計或貸方累計數(shù)是不同的，他們之間往往會不一致。例如：某年的營業(yè)收入為 200 萬，后來又發(fā)生退貨 5 萬，那么營業(yè)收入的實際發(fā)生額為 195 萬。但在實際進(jìn)行賬務(wù)處理時，退貨的 5 萬就有可能會借記銷售收入，這樣銷售收入的累計貸方就是 200 萬，這顯然與銷售收入的實際發(fā)生是不一致的。因此，在輸入本年累 計損益實際發(fā)生額項目時一定要輸入它的實際發(fā)生額數(shù)據(jù)，否則將來在輸出損益表及其他有關(guān)損益類科目的報表時，所取數(shù)據(jù)可能會不正確。 系統(tǒng)中賬套數(shù)據(jù)的年初余額將根據(jù)以下的公式自動計算得出： 借方年初余額＝期初余額 +本年累計貸方發(fā)生額－本年累計借方發(fā)生額 貸方年初余額＝期初余額 +本年累計借方發(fā)生額－本年累計貸方發(fā)生額 您只需輸入最明細(xì)級科目的有關(guān)期初余額、累計借方、累計貸方數(shù)據(jù)。對于上級科目數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會自動進(jìn)行匯總計算。 ?? 試算平衡 上述數(shù)據(jù)輸入無誤后，單擊【平衡】或選擇菜單〖查看〗 ?〖試算平衡〗，系統(tǒng)會彈出“ 試算平衡表”界面對數(shù)據(jù)進(jìn)行試算平衡。如圖 36 所示： 圖 36 系統(tǒng)進(jìn)行試算平衡時是將所有的賬務(wù)數(shù)據(jù)合計在一起進(jìn)行的，因此只有將所有的本位幣、外幣、核算項目賬、數(shù)量金額賬等全部數(shù)據(jù)錄入完畢之后才能夠進(jìn)行總賬數(shù)據(jù)的試算平衡。試算平衡表中會顯示出所有一級科目的年初借方、年初貸 方、累計借方、累計貸方、期初借方、期初貸方各項數(shù)值。在幣別處選擇某一幣別時，單擊【平衡】或選擇菜單〖查看〗?〖試算平衡〗，顯示的試算平衡表是該幣別的試算平衡，選擇 幣別 為“綜合本位幣”，顯示的試算平衡表是所有幣別折合為綜合本位幣后的試算平衡，只要在綜合本位幣狀態(tài)下試算平衡，系統(tǒng)就允許您結(jié)束初始化，否則就不能結(jié)束初始化。 如果賬套數(shù)據(jù)是平衡的，系統(tǒng)在界面的左下方以藍(lán)字顯示“試算結(jié)果平衡”的字樣，借、貸方的差額為零；如果賬套數(shù)據(jù)不平衡，系統(tǒng)會在界面的左下方以紅字顯示“試算結(jié)果不平衡”的字樣，并顯示借、貸方的差 額數(shù)據(jù)，提示您賬務(wù)數(shù)據(jù)不正確，需要檢查修改。您可以在試算平衡表中仔細(xì)核對您的賬務(wù)數(shù)據(jù)，以確保賬套初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。 溫馨提醒： 初始數(shù)據(jù)錄入工作可以和日常單據(jù)錄入工作同時進(jìn)行，只要在期末處理前關(guān)閉初始化即可。本業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了反初始化的功能，如果系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)行了期末處理，必須 先反期末處理到賬套啟用期間后才能進(jìn)行反初始化操作。這種操作，只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限。 現(xiàn)金流量初始數(shù)據(jù)錄入 目前在系統(tǒng)中可以對啟用期后的賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行現(xiàn)金流量表的指定。但如果賬套為年中啟用的賬套，需要對啟用前的現(xiàn)金流量的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，系統(tǒng)才能計算全年的現(xiàn)金流量表。 在“金蝶 K/3主控臺”界面，選擇【系統(tǒng)設(shè)置】 ?【初始化】 ?【總賬】 ?【現(xiàn)金流量初始數(shù)據(jù)錄入】，進(jìn)入“現(xiàn)金流量初始數(shù)據(jù)錄入”窗口進(jìn)行錄入操作。 ?? 現(xiàn)金流量初始數(shù)據(jù)錄入 現(xiàn)金流量初始余額錄入界面與現(xiàn)金流量表的格式相同，同時顯示主表與附表。如圖 37： 圖 37 幣別下拉框，列出基礎(chǔ)資料中的所有幣別，提供綜合本位幣的匯總、查詢。 注意： 綜合本位幣是單幣別的匯總，選擇綜合本位幣時不允許錄入數(shù)據(jù)。 工具欄與菜單需提供的功能與科目初始余額錄入基本相同， ?? 鉤稽檢查 以下現(xiàn)金流量項目間的勾稽關(guān)系的正確性，此項檢查在后臺完成。如正確，給出提示：“檢查結(jié)果正確”；如不正確給出提示：“檢查結(jié)果不正確，請重新錄入”，同時不允許結(jié)束初始化。 主表“經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量凈額”＝附表“經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量凈額” 主表“現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物的凈增加額”＝附表“現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物的凈增加額” 結(jié)束初始化 初始數(shù)據(jù)試算平衡和現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)符合鉤稽關(guān)系之后，在“ 結(jié)束初始化 ”界面就可以結(jié)束初始化工作，您也可以將全部數(shù)據(jù)打印出來保存。 在“金蝶 K/3主控臺”界面，選擇【系統(tǒng)設(shè)置】 ?【初始化】 ?【總賬】 ?【結(jié)束初始化】，進(jìn)入“結(jié)束初始化”界面進(jìn)行操作。 結(jié)束初始化后，初始數(shù)據(jù)錄入界面將變?yōu)椴豢删庉嫚顟B(tài)，此時，您可以開始一系列財務(wù)工作了。 反初始化 初始化后， 還沒有進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理之前， 發(fā)現(xiàn)初始化的數(shù)據(jù)錯誤，可以進(jìn)行反初始化處理。 在“金蝶 K/3主控臺”界面，選擇【系統(tǒng)設(shè)置】 ?【初始化】 ?【總賬】 ?【反初 始化】，進(jìn)入“反初始化”窗口進(jìn)行操作。 溫馨提醒： 只有在賬套啟用期間才可以結(jié)束初始化與反初始化。 科目初始余額滿足平衡的條件、現(xiàn)金流量初始化檢查結(jié)果正確后才可以結(jié)束初始化、反初始化。 科目初始數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板引出 為了讓用戶對初始數(shù)據(jù)能夠更加方便的編輯，系統(tǒng)提供初始數(shù) 據(jù)的 EXCEL引入引出功能。但由于系統(tǒng)對 EXCEL的數(shù)據(jù)引入，需要遵循一定的規(guī)則才能識別要引入數(shù)據(jù)。因此我們提供科目初始數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板供用戶引出使用。如果您需要在 EXCEL里進(jìn)行科目初始數(shù)據(jù)的錄入，然后再導(dǎo)入到 K/3系統(tǒng)中，請先引出標(biāo)準(zhǔn)的 EXCEL模板，并在此模板上進(jìn)行操作。這樣才能保證引入的數(shù)據(jù)的正確性。 在“金蝶 K/3主控臺”界面，選擇【系統(tǒng)設(shè)置】 ?【初始化】 ?【總賬】 ?【科目初始數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板引出】，進(jìn)入“模板引出”向?qū)Ы缑?，單擊【下一步】，該界面將引?dǎo)你進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)模板引出的操作。 在向?qū)Ы缑嬷?，需要選擇該 模板所屬幣別、引出的科目范圍以及導(dǎo)出文件的保存路徑： 溫馨提醒： 為了避免科目過多而導(dǎo)致引出的 EXCEL文件過大，以至于編輯數(shù)據(jù)時產(chǎn)生速度緩慢的問題。系統(tǒng)在引出模板時對于選擇引出的科目范圍中，帶核算項目的科目個數(shù)控制為 200個以內(nèi)。如果您選擇的科目范圍中帶核算項目的科目個數(shù)超過了 200個，請您縮小科目范圍分次引出模板。 科目初始數(shù)據(jù)引入 在標(biāo)準(zhǔn)模板上保存好的數(shù)據(jù)可以使用科目初始數(shù)據(jù)引入功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。這樣可以方便用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)的存放。 在“金蝶 K/3主控臺”界面，選擇【系統(tǒng)設(shè)置】 ?【初始化】 ?【總賬】 ?【科目初始數(shù)據(jù)引入 】，進(jìn)入“數(shù)據(jù)引入”向?qū)Ы缑?，單擊【下一步】，該界面將引?dǎo)你進(jìn)行科目初始數(shù)據(jù)引入的操作。 1. 首先指定要引入的文件路徑，并選擇導(dǎo)入模式： 覆蓋模式：導(dǎo)入模式為覆蓋模式時，初始化表中原有的數(shù)據(jù)將會全部給引入的 EXCEL數(shù)據(jù)覆蓋掉。 追加模式：導(dǎo)入模式為追加模式時，初 始化表中已經(jīng)存在的科目數(shù)據(jù)將不會改變，系統(tǒng)只將根據(jù) EXCEL中的數(shù)據(jù)填充引入系統(tǒng)中數(shù)據(jù)為 0的科目（科目的任何一列有數(shù)據(jù)都視同該科目已經(jīng)有數(shù)據(jù)，在追加模式下，這種科目的數(shù)據(jù)不會因 EXCEL的數(shù)據(jù)發(fā)生改變）。 2. 執(zhí)行數(shù)據(jù)引入前的檢查并引入數(shù)據(jù)： 憑證處理 會計核算處理系統(tǒng)是以證 — 賬 — 表為核心的有關(guān)企業(yè)財務(wù)信息加工系統(tǒng)。會計憑證是整個會計核算系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來源，是整個核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)，會計憑證的正確性將直接影響到整個會計信息系統(tǒng)的真實性、可靠性，因此系統(tǒng)必須能保證會計憑證錄入數(shù)據(jù)的正確性。金蝶 K/3 總賬系統(tǒng)為您提供十分安全、可靠、準(zhǔn) 確快捷的會計憑證處理功能。 憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種，在業(yè)務(wù)發(fā)生時應(yīng)首先根據(jù)原始憑證和其他有關(guān)業(yè)務(wù)資料手工填制憑證。或者根據(jù)原始憑證直接在電腦上制作記賬憑證。為方便用戶使用和財務(wù)管理的需要，系統(tǒng)提供了多種憑證數(shù)據(jù)的校核和控制功能：會自動顯示科目的最新余額及預(yù)算金額； ? 提供外幣分賬制的憑證錄入； ? 會自動檢驗記賬憑證借貸方是否平衡； ? 檢驗科目是否為最明細(xì)級； ? 檢驗本位幣金額是否等于匯率乘原幣； ? 檢驗金額是否等于數(shù)量乘單價。 系統(tǒng)在對憑證內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行 控制的同時，還對憑證在記賬前的審核檢驗提供控制。這些控制你可以根據(jù)您企業(yè)的實際情況進(jìn)行設(shè)定。如果您認(rèn)為憑證不需要經(jīng)二次審核即可記賬，您就可以在賬套選項中將 憑證過賬前必須經(jīng)過審核 選項去掉，則憑證就可以不經(jīng)審核直接過賬。您也可以進(jìn)行雙敲審核，來提高審核質(zhì)量。 憑證處理的業(yè)務(wù)流程如流程圖 41： 流程圖 41 憑證錄入 憑證錄入功能就是為用戶提供了一個仿真的憑證錄入環(huán)境，在這里，可以將您制作的記賬憑證錄入電腦，或者根據(jù)原始單據(jù)直接在這里制作記賬憑證。在憑證錄入功能中，系統(tǒng)為您提供許多功能操作以方便您高效快捷地輸入記賬憑證。有關(guān)憑證錄入與審核的業(yè)務(wù)流程及規(guī)范說明見本幫助手冊中憑證錄入與審核的業(yè)務(wù)流程。 在“金蝶 K/3 主控臺”界面，選擇【財務(wù)會計】 ?【總賬】 ?【憑證處理】 ?【憑證錄入】，進(jìn)入“記賬憑證 新增”界面。如圖 41 所示： 圖 41 工具欄主要功能介紹 相關(guān)內(nèi)容見表 41: 功能 說明 新增 用于新增憑證。 保存 用于保存錄入的憑證內(nèi)容。 還原 發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，要將憑證內(nèi)容整個的刪除，可以單擊該按鈕。 插入 插入憑證中的某一條分錄。 刪除 刪除憑證中的某一條分錄。 外幣 用于切換記賬憑證的輸入格式。系統(tǒng)提供了兩種 記賬憑證輸入查看格式：一種是一般格式，一種是外幣格式，系統(tǒng)默認(rèn)為一般輸入格式，在一般格式中不顯示錄入憑證的外幣原幣及匯率數(shù)據(jù)，如果要查看全部憑證中的外幣匯率及原幣數(shù)據(jù)，可用此功能轉(zhuǎn)換成外幣格式查看。 如果科目是數(shù)量金額核算科目，則點(diǎn)擊外幣顯示計量單位及數(shù)量單價。 代碼 查詢功能，按 F7 也可。用于查詢系統(tǒng)提供的各種資料和參數(shù)，在憑證錄入時有“摘要”、“會計科目”和各種“核算項目”可以查詢。 流量 針對科目屬性中指定為現(xiàn)金類科目或現(xiàn)金等價物的會計科目，可以在此定義其現(xiàn)金流量內(nèi)容，是做現(xiàn)金流量表的一種方法。 表 41 溫馨提醒： 如果在預(yù)算管理系統(tǒng)的 “參數(shù)設(shè)置 ” 中選擇了 對總賬憑證進(jìn)行預(yù)算控制 和自動扣減預(yù)算單據(jù) ，根據(jù)選擇的控制狀態(tài)（控制、提醒、不控制），判斷憑證保存時是否進(jìn)行預(yù)算控制： 選擇 “控制 ”，總賬憑證在保存時，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)算管理的自動扣減條件判斷是否滿足自動扣減 ，如果可以自動扣減則直接保存，如不能滿足條件則彈出 “預(yù)算控制 ”界面。 選擇 “提醒 ”，總賬憑證在保存時，提醒是否進(jìn)行預(yù)算單據(jù)扣減，選擇【是】，根據(jù)預(yù)算管理的自動扣減條件判斷是否滿足自動扣減，如果可以自動扣減則無需彈出預(yù)算控制界面直接保存，如不能自動扣減則調(diào)出預(yù)算控制界面。選擇【否】，憑證直接保存。 選擇 “不控制 ”，憑證直接保存。 常用功能鍵 ?? [F7] 按 [F7]系統(tǒng)即可彈出“科目代碼”界面查看所有的代碼，如憑證摘要庫、科目代碼庫、核算項目代碼庫等，您可以從代碼中選擇您所需的科目。代碼查詢功能是憑證錄 入中十分有用的一項功能，它是一種具有智能化的功能，它能根據(jù)光標(biāo)所在位置自動選擇您需要查看的代碼內(nèi)容。 ?? [F8] 按 [F8]即以下拉框形式彈出摘要庫、會計科目、核算項目等，并即時過濾顯示。 ?? [F9] 按 [F9]進(jìn)行漢字模糊查詢，只要您在科目欄中錄入漢字，如“應(yīng)”， 再單擊功能鍵 F9， 系統(tǒng)會自動將包含“應(yīng)”字的會計科目全部顯示出來。 溫馨提醒： 數(shù)字和漢字模糊查詢，不僅僅適用于會計科目， 對于憑證摘要、核算項目的錄入、往來業(yè)務(wù)資料，同樣有效。 ?? [F10] 按 [F10]可以選擇需要錄入核算項目或會計科目范圍，用戶一次選擇多個核算項目或者多個會計科目后，系統(tǒng)便可自動生成憑證分錄，用戶只需再填入分錄金額。 記賬憑證主要字段說明 相關(guān)內(nèi)容見表 42： 字段 說明 幣別 一般情況下幣別欄默認(rèn)為不顯示狀態(tài)。如果系統(tǒng)參數(shù)您選擇了 憑證分賬制 ，在憑證錄入的時候， 幣別 欄顯示在憑證日期的上方，您必須選擇相關(guān)幣別，如“銀行存款 中行”核算的是港幣，憑證的幣別就應(yīng)該選擇 港幣 。 憑證日期 憑證錄入的日期若在當(dāng)前的會計期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入；但允許輸入本期以后的任意期間的記賬憑證，在過賬時系統(tǒng)只處理本期的記賬憑證，以后期間的憑證不作處理。 憑證字 此下拉列表顯示所有在基礎(chǔ)資料中設(shè)置的憑證字。用戶可從下拉列表中選擇用戶需要的憑證字。 憑證號 由系統(tǒng)自動生成。 附件數(shù) 直接錄入憑證后以附件的形式備份原始單據(jù)的數(shù)量。 *摘要欄 對憑證分錄的文字解釋，可以直接錄入， 也可以用 F7到摘要庫中讀取。系統(tǒng)提供了摘要庫的功能，在憑證錄入界面，將光標(biāo)移動到摘要欄， 按 [F7]，可以選擇已錄入摘要庫中的摘要，單擊【確定】后，摘要會自動添入當(dāng)前的憑證中。摘要庫進(jìn)行增加、修改、刪除操作。 如果錄入的是結(jié)轉(zhuǎn)成本、損益類的憑證，且在多欄賬查詢中需要不參與多欄賬匯總，那么在摘要屬性中選中“不參與多欄賬匯總”的屬性。這樣此條摘要下的憑證數(shù)據(jù)將不會參與多欄賬匯總。 注意：如果某摘要曾經(jīng)設(shè)置了“不參與多欄賬匯總”的屬性，那么包含其摘要的憑證分錄就已經(jīng)被保存為不參與多欄賬匯總，不會因為將摘要的這個屬 性取消而取消掉這條分錄數(shù)據(jù)的屬性。只可以刪除掉此條分錄后，重新錄入數(shù)據(jù)才可以按修改好的屬性進(jìn)行數(shù)據(jù)保存。 *會計科目欄 錄入會計科目代碼?？梢灾苯愉浫耄阡浫脒^程中左下方的狀態(tài)欄會隨時動態(tài)提示代碼所對應(yīng)的科目名稱，并且隨著輸入的代碼自動檢索并處于選