【正文】 放心的使用文檔，不會因為使用了不正確的文檔而給公司業(yè)務(wù)與工作效率帶來損失。 文檔版本追溯，用戶隨時可以查看文檔的整個版本變更軌跡，這樣可以知道文檔是由那些用戶產(chǎn)生的。 E、文檔傳輸安全 企業(yè)中的 KASS 系統(tǒng)如果部署應(yīng)用于廣域網(wǎng)訪問，并且希望用戶客戶端在同 KASS 服務(wù)器端進行交互時得到安全的傳輸保障，則可以 通過配置實現(xiàn)使用 HTTPS 安全傳輸協(xié)議來進行 文件與信息 的 交互。 F、文件數(shù)據(jù)審計與報表 系統(tǒng)中提供多種報表供文檔維護人員與公司管理 人員對公司文檔情況進行掌控。 用戶登陸審計：提供用戶登陸 /注銷時間、登陸 IP 等信息的審查。 文件操作日志： 提供用戶在系統(tǒng)中對文件執(zhí)行的操作審查。 文件 /用戶 統(tǒng)計報表：提供用戶及文件操作次數(shù)審查。 權(quán)限報表：提供系統(tǒng)中文件 /文件夾權(quán)限組成審查 。 文件同步報表： 審查客戶端文件同步 信息 審查。 自定義報表： 根 據(jù)公司 其他業(yè)務(wù)與管理要求，用戶可以在開始公司的配合下，增加 符合要求 類型及數(shù)據(jù) 的 報表。 文檔 生命周期 管理 A、文檔版本管理 在一個文檔的完整生命周期中，往往會在不同時間點由不同人產(chǎn)生不同版本。 能否在整個過程中對文檔的版本進行有效的控制，將直接影響到文檔或相關(guān)業(yè)務(wù)的正確性。 KASS 系統(tǒng)文檔版本管理方案支持用戶直觀方便地進行文件存取、版本更新、歷史版本瀏覽、版本差異比較、簽出簽入、版本回滾等操作。 （文件版本管理示意圖） 簽出 /簽入文檔 ： 系統(tǒng)支持“簽出 簽入”機制，有效避免多人同時修改文檔造成的修改沖突。 用戶在開始修改文檔前可以簽出文檔，使用戶取得對文檔的獨占編輯權(quán)，從而避免了修改沖突，文檔被簽出后并不影響其他用戶閱讀該文檔。用戶完成修改操作后即可簽入文檔，釋放用戶對該文檔的獨占編輯權(quán)。 文 檔多版本存儲 ： 文檔在保存編輯結(jié)果并簽入更新后，文檔自動變更為最新版本。用戶可隨時調(diào)閱查看歷史版本文檔。允許在誤修改文檔后，將文檔回滾至指定歷史版本。允許清理多余的歷史版本。文檔版本被誤覆蓋或誤刪除后，仍可從系統(tǒng)回收站中恢復(fù)該文檔。 （文件多版本存儲） B、文檔 狀態(tài) 管理 文檔在不同的生命周期狀態(tài)，用戶對文檔的使用是不一樣的。 文檔 在 生命周期 中的位置 通過 對 文檔 標記 狀態(tài)來 實現(xiàn)。 在 KASS 系統(tǒng)中 ，系統(tǒng)維護人員根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)劃設(shè)置文件狀態(tài)的類型，然后日常維護過程中，由 文檔管理員可以對文檔狀態(tài)進行標記 。 被標記狀態(tài)的文件將被進行執(zhí)行對應(yīng)被禁止的操作，比如文件處于失效狀態(tài)，則 應(yīng)當(dāng) 不允許用戶下載文件使用等。 C、文檔 推薦、 發(fā)布使用 處于正常使用狀態(tài)下的文檔， 普通 用戶可以通過推薦讓其他用戶來使用文檔。 文檔管理員則可以通過發(fā)布將文件發(fā)送給指定用戶使用 。 發(fā)布時可以選擇用戶接收后擁有的臨時權(quán)限類型， 可以選擇是否要求用戶簽收 。 文檔發(fā)布人員可以在 [我的桌面 ]中 [我發(fā)布的文件 ]項中隨時了解到文件發(fā)布的簽收狀態(tài)，并可以對需要回收的發(fā)布進行清除。 清除后用戶因文件發(fā)布臨時擁有對文件的權(quán)限將自動失效。 （發(fā)布文件） （客戶端彈出的消息） D、 文件評論 用戶 在使用文檔過程中也可以對文檔發(fā)表評論。 文檔 協(xié)同使用與 工作流管理 KASS 支持多人圍繞文檔進行協(xié)同工作。 KASS 支持松散的協(xié)同工作模式，如文件共享、文件推薦、文件消息訂閱等方式。 KASS 也支持嚴謹?shù)膮f(xié)同工作模式，基于“文檔工作流”引擎，使文檔嚴格地以工作流方式在多人之間協(xié)同流轉(zhuǎn)。企業(yè)可根據(jù)實際情況自定義 KASS文檔工作流程。 A、文檔工 作流 KASS 系統(tǒng)可以通過文檔工作流來實現(xiàn)文檔生命過程中的各個周期，比如起草、審核、發(fā)布、更新、失效等。管理員可以在后臺配置各種流程模版，一旦用戶發(fā)起流程，或者滿足流程觸發(fā)的條件時，系統(tǒng)會根據(jù)流程模版中的流程步驟進行流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)通過后系統(tǒng)自己執(zhí)行模板設(shè)置的動作。 流程過程中 支持審批代理，支持推審等動作。 流程也 可以附帶自定義表單，比如希望的文件編號、文件名稱等 。流程到達下個階段時，會發(fā)送消息給相關(guān)人員。 流程結(jié)束后相關(guān)文件的歷史中記錄流程情況。 （用戶發(fā)起工作流） 文檔生命周期中可以被標記以下狀態(tài)：文檔版 本定稿、文檔定稿、文檔歸檔、文檔失效。 文檔可以被推薦與發(fā)布，文檔發(fā)布對象可以簽收。 另外生命周期的各個歷史，比如 文檔修改歷史，流程歷史，狀態(tài)歷史與文檔發(fā)布歷史都可以在文檔歷史中直觀方便的顯示與查看。 B、文檔 歸檔與 發(fā)布 流程通過后可以將文檔歸檔到流程指定的歸檔目錄。 同時可以將歸檔后的文檔發(fā)布給需要查看的用戶進行使用，接收人在簽收后可以查看該發(fā)布的文檔。 文檔歸檔后，項目與部門負責(zé)人可以通過文件消息訂閱追蹤了解文檔的使用及與變更情況。 文檔知識地圖與元數(shù)據(jù)管理 A、 文件 分類與元數(shù)據(jù)管 理 KASS 系統(tǒng)也可以根據(jù)需要文檔的業(yè)務(wù)應(yīng)用形成多緯度的 自定義文檔分類 （比如合同類、圖紙類） ，同時可以根據(jù)公司文檔管理要求以及文檔分類的需求，分別定義文件的拓展元數(shù)據(jù) （比如文件密級） 以及分類對應(yīng)的元數(shù)據(jù) （比如合同文件的合同簽定者屬性） 。 通過管理員配置后，可以要求用戶在上傳文件時選擇所屬分類并填寫相關(guān)元數(shù)據(jù)值。 （上傳文件前填寫相關(guān)元數(shù)據(jù)） B、 文件多緯度 分類 瀏覽 用戶 可以針對 不同分類方式來瀏覽電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù) 。文件的類型分類及相關(guān)元數(shù)據(jù)的整理可以根據(jù)需要進行設(shè)置管理。 （瀏覽分類下文檔） C、 文件編號 系統(tǒng) 可以為系統(tǒng)中所有文件 /某文件夾下文件 /某分類下等條件下的文件產(chǎn)生符合客戶管理要求的包含固定字符、自動增長數(shù)字、年、月、日、某屬性值等內(nèi)容的自定義編號。 D、文件附件 、文件關(guān)聯(lián) KASS 系統(tǒng)支持文件擁有一個 /多個附件與關(guān)聯(lián)文件。 （文件附件） （文件關(guān)聯(lián)文件） 服務(wù)器端文件 管理 A、服務(wù)器文件保護 當(dāng)公司文檔集中在服務(wù)器上進行統(tǒng)一管理后，服務(wù)器將成為 公司文件訪問的核心區(qū)域，偶爾公司在疏于防范的情況下， 服務(wù)器中的文件可能面臨 被非法直接操作的風(fēng)險， 因此需要通過軟件的方式對存儲文件的文件夾進行保護，即需要確保公司文件的正常運用，同時也能在一定程度上防止非法用戶直接登錄操作系統(tǒng)并復(fù)制走公司服務(wù)器中的文件資料。 KASS 服務(wù)器文件夾保護軟件是專門針對 KASS 文檔管理系統(tǒng)用戶，提供的一套服務(wù)器文件夾防止非法用戶直接使用文件的安全軟件。 可以設(shè)置服務(wù)器需要保護的文件夾位置。用戶可以根據(jù) KASS 的文件存儲目錄，設(shè)置軟件需要保護的目錄。 設(shè)置后程序?qū)⒃诜?wù)器開