【正文】 第 16 頁 共 65 頁 2． 4 客商 管理檔案 客商檔案為需進(jìn)行往來單位核算的科目提供輔助核算信息。 操作路徑 ：客戶化 \基本檔案 \客商 信息 \客商 管理 檔 案 操作步驟： 1). 選中“ 地區(qū) ”，點(diǎn)擊增加； 2). 錄入 客商編碼； （基本信息頁簽） 3). 錄入客商名稱 ； 5). 在 “ 業(yè)務(wù)信息 ” 頁 簽 的客商屬性中選擇 “客商” 、“客戶”或“供應(yīng)商” ； 6). 保存。 客商檔案編碼規(guī)則： 公司的客商檔案主要分為兩類，一類是內(nèi)部往來，另一類是外部往來，兩類客商檔案 都 由集團(tuán)統(tǒng)一建立，下級(jí)各單位必須嚴(yán)格按照集團(tuán)分配的為準(zhǔn)，如果發(fā)現(xiàn)集團(tuán)沒有 這兩 類客商檔案，則及時(shí)與集團(tuán)相關(guān)人員聯(lián)系，由集團(tuán)及時(shí)錄入后分配給各 子公司 。集團(tuán)分配的客商檔案必須根據(jù)各 子公司 實(shí)際情況修改客商屬性。客商檔案的編碼規(guī)則如下： （客商編碼“ 1”打頭的為內(nèi)部往來，“ 2” 打頭的為外部往來； 12 位數(shù)的客商編碼由 3 第 17 頁 共 65 頁 位數(shù)的省份編號(hào) +3 位數(shù) 的區(qū)號(hào) +6 位數(shù)的流水賬號(hào)組成） 2． 5 項(xiàng)目類型及項(xiàng)目管理檔案 項(xiàng)目檔案為有需要設(shè)置項(xiàng)目輔助核算的科目提供核算信息。 如對(duì) 項(xiàng)目 要求核算到具體某一 項(xiàng)目 ，則可把 在建工程 設(shè)置為項(xiàng)目檔案； 在建工程項(xiàng)目 編碼 是 4+2位 流水號(hào) , 車輛檔案 編碼 是 2 位 資產(chǎn)類別號(hào) +5 位流水號(hào) ,在建工程 /車輛管理 必須選擇某一 項(xiàng)目 ， 以規(guī)范并細(xì)化對(duì)成本的核算 項(xiàng)目檔案的維護(hù)應(yīng)先按實(shí)際需要設(shè)置項(xiàng)目分類，操作如下： 操作路徑 ：客戶化 \基本檔案 \項(xiàng)目信息 \項(xiàng)目類型 操作步驟： 1). 點(diǎn)擊增加 ； 2). 錄入類型 編碼 和類型名稱； 3). 保存。 項(xiàng) 目管理檔案增加： 操作路徑 ：客戶化 \基本檔案 \項(xiàng)目信息 \項(xiàng)目管理檔案 第 18 頁 共 65 頁 2． 6 會(huì)計(jì)科目 （編碼規(guī)則： 4/2/2/2/2/2/2/2） 規(guī)則：由 集團(tuán) 統(tǒng)一下發(fā)會(huì)計(jì)科目，下級(jí)單位不 允許對(duì)下發(fā)的科目進(jìn)行修改或刪除 操作，但可根據(jù) 單位 實(shí)際需要增加下級(jí)明細(xì) 科目； 操作路徑 ：客戶化 \基本檔案 \財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息 \會(huì)計(jì)科目 操作步驟： 1). 點(diǎn)擊增加 ； 2). 錄入 科目編碼 ； 3). 錄入 科目名稱 ； 4). 有輔助項(xiàng)的點(diǎn)“輔助核算”的參照按鈕，選擇相應(yīng)的輔助項(xiàng)； 5). 保存； 注意：主要用于增加下級(jí)科目，如下圖： 第 19 頁 共 65 頁 2． 7 現(xiàn)金流量項(xiàng)目 現(xiàn)金流量項(xiàng)目統(tǒng)一由集團(tuán)設(shè)置好，下級(jí)各 單位 直接使用，下級(jí) 單位 在掛現(xiàn)金流量輔助核算時(shí)必須根據(jù)具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入，不得隨意錄入，否則現(xiàn)金流量表 取數(shù) 不準(zhǔn)確。 2． 8 用戶管理 （ 編碼： 4 位入職日期 +3 位流水號(hào) ） 規(guī)則： 各單位 的用戶由 集團(tuán) 統(tǒng)一增加，如有需要， 各單位可向集團(tuán)申請(qǐng) 另行設(shè)置； 注：用戶編碼規(guī)則為：單位編碼 +2 位流水號(hào)； 如單位編碼為： 090623002，則用戶編碼為 090623002 用戶名稱為 張三 用戶名與用戶口令的修改： 操作路徑 ：客戶化 \權(quán)限管理 \用戶管理 操作步驟：選擇某個(gè)用 戶后點(diǎn)“修改”，在用戶名稱和密碼處直接修改即可。 第 20 頁 共 65 頁 注：當(dāng)用戶多次輸入了錯(cuò)誤的密碼后，系統(tǒng)會(huì)把該用戶鎖定。 要 解除被鎖定的用戶 ,可用另一個(gè)有權(quán)限的用戶將該用戶的鎖定標(biāo)志取消。 2． 9 權(quán)限分配 規(guī)則： 各單位預(yù)置的 用戶權(quán)限由 集團(tuán) 統(tǒng)一設(shè)置， 有需要新增用戶請(qǐng)向集團(tuán)申請(qǐng)，并由集團(tuán)系統(tǒng)管理員分配相應(yīng)權(quán)限 ； 2． 10 解除在線 規(guī)則：此功能主要用于某用戶非正常退出而引起的不正常在線情況，以及強(qiáng)行讓長時(shí)間登錄但未做操作的用戶退出系統(tǒng) ； 操作路徑 ：客戶化 系統(tǒng)維護(hù) 系統(tǒng)監(jiān)視器 操作步驟： 1). 選中某個(gè)需要 終止的用 戶 ； 2). 點(diǎn)擊“ 終止用戶 ” 即可，如下圖所示： 第 21 頁 共 65 頁 三．財(cái)務(wù)核算 3． 1 錄入 期初余額 規(guī)則： 期初余額是指 系統(tǒng) 開始啟用月份的月初余額。 操作路徑 ：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) \總賬 \初始設(shè)置 \期初余額 無輔助核算的科目期初數(shù)據(jù)錄入 操作步驟： 1).選中需要錄入年初數(shù)據(jù)的最末級(jí)明細(xì) 科目，在 “原幣”中錄入金額； 2).數(shù)據(jù)錄入完畢后“ 保存 ” ； 注意： 上級(jí)科目不需錄入，由下級(jí)科目余額自動(dòng)匯總得到，不可直接錄入的科目以灰色區(qū)別出來。如下圖所示： 第 22 頁 共 65 頁 科目設(shè)置了輔助核算 的 期初數(shù)據(jù)錄入 操作步驟： 1).點(diǎn)擊 工具欄的“輔助” 2)點(diǎn)擊工具欄的“增加”，選擇輔助核算內(nèi)容， 3).在 彈 出的輔助核算對(duì) 話框中選擇“核算內(nèi)容”，選中內(nèi)容后確認(rèn)；在原幣中錄入金額；如需增加多個(gè)核算內(nèi)容，通過“增加”按鈕新增一行，再選擇核算內(nèi)容并錄入金額，完成后“確定”； 4).保存，如下圖： 第 23 頁 共 65 頁 期初建賬 期初余額全部錄入完后點(diǎn)擊“保存” ，“試算”平衡后即可進(jìn)行“期初建賬”。 操作步驟： 1).點(diǎn)擊工具欄的“ 期初建賬 ” ； 2) .根據(jù)提示點(diǎn) “ 下一步” ； 3). 出現(xiàn)提示“期初數(shù)據(jù)通過檢查，可以進(jìn)行期初建賬”后，點(diǎn) “建賬”即完成期初建賬操作。 （期初建賬后數(shù)據(jù)不允許修改） 注：如果期初建賬后需修改數(shù)據(jù)可以取消建賬。操作時(shí)同樣點(diǎn)擊“期初建賬”按 第 24 頁 共 65 頁 鈕，在期初建賬窗口執(zhí)行“取消建賬”即可。 3． 2 憑證管理 制單 操作路徑 ：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) \總賬 \憑證管理 \制單 憑證 增加操作步驟 1).點(diǎn)擊工具欄“增加”； 2).錄入憑證內(nèi)容完畢后，點(diǎn)擊“保存”； 憑證錄入界面項(xiàng)目說明： 單位：默認(rèn)為當(dāng)前登錄單位，僅在跨單位制單時(shí)才需選擇。 日期：憑證的 制單 日期，默認(rèn)為當(dāng)前登錄日期，可修改。 憑證類別： 默認(rèn) 只有“記賬憑證 ”。 憑證號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)生成，可以手工修改。在多人同時(shí)操作時(shí)，憑證號(hào)按保存時(shí)間先后排列，進(jìn)入時(shí)顯示的憑證號(hào)不一定是最終保存的憑證號(hào)。 附單據(jù)數(shù)：附件的張數(shù)，手工錄入，默認(rèn)為 0。 摘要：憑證的摘要，手工錄入或參照錄入常用摘要 。 科目：手工錄入或參照錄入。 第 25 頁 共 65 頁 輔助核算：僅當(dāng)該科目設(shè)置了輔助核算時(shí)才需錄入，手工錄入或參照錄入。 幣種：默認(rèn)為人民幣 RMB。 原幣：錄入借方或貸方金額后自動(dòng)生成，不用錄入。 借方和貸方：錄入金額，按空格鍵可在借貸方之間切換。 憑證錄入時(shí)快捷鍵操作指南： 增加憑證： F5 ； 在有參照的單元格 中按 F2 鍵可彈出 參照界面 ； 錄入金額時(shí)，按空格鍵可在借貸方之間切換 ； 在借方或貸方金額中按“ =”號(hào)則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填入借貸分錄的 平衡 差額； 所有分錄錄入完畢后，按 Ctrl+S 或 F6 保存憑證。 憑證 修改操作步驟 1).進(jìn)入 “ 制單 ” 界面，點(diǎn)擊工具欄“查詢” 按鈕，查詢出滿足條件的憑證列表 （直接點(diǎn)“刷新”按鈕可以將當(dāng)前登錄月份的憑證列示出來） ； 2).選中需修改 的 憑證，點(diǎn)擊“修改”； 3).修改完畢后，保存； 刪除 憑證 操作步驟 1).查詢所要?jiǎng)h除的憑證，選中； 2).點(diǎn)擊工具欄“刪除” 按鈕 ； 第 26 頁 共 65 頁 暫存憑證的步驟 在實(shí)際制單的過程中，常會(huì)碰到臨時(shí) 急 須離開去辦其他事的情況。當(dāng)一張很多筆分錄的憑證做到一半時(shí)由于借貸不平衡無法保存時(shí)，為了不白費(fèi)辛苦做好的憑證，可以通過“系統(tǒng)暫存”功能，將未完成的憑證暫時(shí)保存起來，待回來后再繼續(xù)操作。 1).填制或修改一張憑證 ； 2).選中憑證 暫存下的“系統(tǒng)暫存”按鈕 ； 取消暫存憑證的步驟 1).在制單界面 點(diǎn)擊工具欄“查詢” ，找出需取消暫存的憑證 ； （暫存的憑證在列表中以紅色字體顯示，打開后右上角會(huì)顯示“錯(cuò)誤”標(biāo)志） 2).選中需修改的憑證，點(diǎn)擊 “ 修改 ” ； 3).點(diǎn) “ 憑證 ” 下的“糾錯(cuò)”；修改完畢后保存；如下圖： 第 27 頁 共 65 頁 憑證 查詢 操作路徑 ：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) —總賬 —憑證管理 —查詢 操作步驟：點(diǎn)“查詢”，錄入查詢條件，點(diǎn)“確定”將符合條件的憑證顯示為查詢結(jié)果憑證列表，在列表中雙擊 即 可打開 該 憑證。如下圖所示： 查詢條件的設(shè)置技巧： 制單系統(tǒng)：默認(rèn)為“全部系統(tǒng)”，也可以僅選擇“總賬”、“轉(zhuǎn)賬”、“固定資產(chǎn)”、“協(xié)同憑證”中的一種以縮小查詢范圍?！翱傎~”是指在“制單”處直接填制的憑證，“轉(zhuǎn)賬”是指由自定義轉(zhuǎn)賬生成的憑證，“固定資 產(chǎn)”是指由固定資產(chǎn)模塊轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)平臺(tái)生成的憑證，“協(xié)同憑證”是指由別的單位協(xié)同生成的憑證。 憑證狀態(tài)：默認(rèn)為“全部憑證”，分為“已記賬”、“待記賬”、“未記賬”、“已審核”、“待審核”、“未審核”、“已簽字”、“待簽字”、“未簽字”九種狀態(tài)，可選擇 第 28 頁 共 65 頁 一種。 憑證類別：默認(rèn)為“全部憑證”，選擇一種憑證類別。 憑證號(hào)：默認(rèn)為全部，輸入起止號(hào)。 制單、出納、審核、記賬：選擇某人制單或簽字、審核、記賬的憑證。 會(huì)計(jì)期間或日期：選擇憑證所在的會(huì)計(jì)期間或指定起止日期。 附單據(jù)數(shù)：附單據(jù)數(shù)的張數(shù)，輸入起止張數(shù)。 正常憑證、錯(cuò)誤 憑證、作廢憑證：默認(rèn)為全部憑證，可勾選。 自定義條件：可以按幣種、數(shù)量、原幣金額、輔幣金額、本幣金額、結(jié)算方式、結(jié)算號(hào)、票據(jù)日期、輔助核算過濾，先在左邊打勾選中，然后點(diǎn)“下一步”。 選擇某種自定義條件后，出現(xiàn)不同的頁簽，下面有提示，按提示輸入不同的條件后點(diǎn)“確定”即可查詢出所需的憑證。 如果點(diǎn)中“將查詢結(jié)果添加在已有結(jié)果后面”，則本次查詢出的憑證將放在上次查詢出的憑證后面，否則只有本次查詢的憑證。這個(gè)條件可以在一次不能查 第 29 頁 共 65 頁 詢出全部符合條件的憑證時(shí)多次用不同的條件查詢，將結(jié)果組合在一起。 查詢出的結(jié)果可 以多選后連續(xù)打印憑證或打印憑證列表。 在制單、簽字、審核、記賬、沖銷時(shí)的查詢條件與此一致。 注 ：本節(jié)點(diǎn)查詢到憑證后不能對(duì)憑證進(jìn)行修改，憑證的修改只能在制單節(jié)點(diǎn)進(jìn)行。 審核 /取消審核 規(guī)則： 制單 和 審核 不能為同一人 。 操作路徑 ：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) \總賬 \憑證管理 \審核 操作步驟： 1).點(diǎn)擊“查詢” ； 2).選中需審核 \反審核的憑證；點(diǎn)擊“審核” /“取消審核” 注：如需選擇多張連續(xù)的 憑證，則 選中第一張憑證， 按“ shift”鍵，再用鼠標(biāo)選中 最后一張 憑證 即可 ； 選擇非連續(xù)的憑證可通過按住“ Ctrl”鍵，再用鼠標(biāo)選擇。 注： 根據(jù)會(huì)計(jì)法規(guī)，制單人不能審核自己填制的憑證。如下圖所示： 記賬 /取消記賬 規(guī)則：沒有審核的憑證不能記賬，記賬與制單 或?qū)徍?人可 為同一 人 。 操作路徑 ：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) \總賬 \憑證管理 \記賬 操作步驟： 1). 點(diǎn)擊“查詢” ； 2). 選中需記賬 \反記賬的憑證，點(diǎn)擊“記賬” /“取消記賬” ；