【正文】 的管理能力。 （ 2） 工作關(guān)系：負(fù) 責(zé)總經(jīng)辦主任分管的工作，協(xié)助總經(jīng)辦主任協(xié)調(diào)其他部門(mén)間關(guān)系。工作上，向總經(jīng)辦主任請(qǐng)示、報(bào)告、建議，執(zhí)行，協(xié)助對(duì)總經(jīng)辦工作檢查、督導(dǎo)、培訓(xùn)。 佛奧酒店投資管理有限公司管理手冊(cè) K． R 15 行政助理崗位職責(zé)： （ 1） 負(fù)責(zé)督促下屬單位的文件或資料及時(shí)歸檔； （ 2）負(fù)責(zé)年度檔案整理及裝訂工作； （ 3）負(fù)責(zé)辦理員工的入職及離職手續(xù)； （ 4） 負(fù)責(zé)核對(duì)員工的加班、休假等，統(tǒng)計(jì)員工考勤，編制考勤報(bào)表 。 （ 5）負(fù)責(zé)總經(jīng)辦文件的打印、傳遞、登記等工作； （ 6）負(fù)責(zé)總經(jīng)辦各項(xiàng)會(huì)議的記錄、整理； （ 7）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 （五）辦公室文員的任職要求及崗位職責(zé)： 辦 公室文員職務(wù)說(shuō)明書(shū)： （ 1） 素質(zhì)要求：具有良好的政治素質(zhì)和思想修養(yǎng)，身體健康，中?；蛞陨蠈W(xué)歷，具備較強(qiáng)的文字能力和語(yǔ)言表達(dá)能力，有一定的英語(yǔ)聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)能力，熟悉賓館酒店各部門(mén)功能運(yùn)作，熟悉辦公室各項(xiàng)工作，有一定的組織能力。 （ 2） 工作關(guān)系：負(fù)責(zé)總經(jīng)辦主任分配的工作，協(xié)助辦公室處理各種文字資料的錄入、打印、分發(fā)工作。工作上向行政助理請(qǐng)示、報(bào)告、建議，執(zhí)行，搞好辦公室內(nèi)務(wù)。 辦公室文員崗位職責(zé)： 執(zhí)行總經(jīng)理指示，在總經(jīng)辦主任的指導(dǎo)下，完成各項(xiàng)工作任務(wù)。 （六）報(bào)刊主編的任職要求及崗位職責(zé)： 報(bào)刊主編 職務(wù)說(shuō)明書(shū)： 直接上司： 總經(jīng)辦主任 。 （ 1） 學(xué)歷要求：大?；虼髮Ｒ陨蠈W(xué)歷，新聞或中文專業(yè)畢業(yè)優(yōu)先考慮 。 （ 2） 資歷要求：有企業(yè)報(bào)刊編寫(xiě)或新聞采編工作經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)先考慮 （ 3） 工作能力：溝通及交際能力好，政策性強(qiáng)，知識(shí)豐富，文字功底良好 。 （ 4） 素質(zhì)要求： 人品正，刻苦耐勞， 綜合素質(zhì)好 （ 5） 年齡要求： 2535歲（男女均可） （ 6） 身體要求：身體好，能適應(yīng)經(jīng)常的出差及駐外工作 報(bào)刊主編崗位職責(zé)： （ 1） 負(fù)責(zé) 《 佛奧 酒店報(bào)》主編 ，發(fā)動(dòng)員工投稿， 做好報(bào)紙的具體采編及印發(fā)工作，重要稿件交 總辦主任 審核 ，確保不發(fā)生重大錯(cuò)誤 。 （ 2）不斷收集總結(jié)下轄各酒店的經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)， 做好《酒店管理模式》 等 的編寫(xiě)工作 。 第二節(jié) 總經(jīng)理辦公室工作制度 一、 文件收發(fā)管理制度（參考集團(tuán)相關(guān)規(guī)定）： （ 1） 公司的文件由 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草 總經(jīng)辦 審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 （ 2） 文件簽發(fā)后，送 總經(jīng)辦 統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。 （ 3） 文件和原稿，由 總經(jīng)辦 分類歸檔，保存?zhèn)洳椤? （ 4） 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明 秘密 字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印 制、報(bào)送。 （ 5） 文件統(tǒng)一由 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。 （ 6） 外來(lái)的文件由 總經(jīng)辦行政助理 負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由 總經(jīng)辦 主任提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓 延 誤，屬急件的，應(yīng)佛奧酒店投資管理有限公司管理手冊(cè) K． R 16 在接件后即時(shí)報(bào)送。 （ 7） 傳閱文件由 總經(jīng)辦行政助理 負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文 件， 總經(jīng)辦 應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 二、 文件檔案管理制度（參考集團(tuán)相關(guān)規(guī)定）： 為了做好文檔控制管理工作，杜絕 公司文件外泄，特制定如下管理制度。 文控小組的組成 文控小組成員由各職能部門(mén)指定專人組成，專門(mén)負(fù)責(zé)該部門(mén)各類文檔的收發(fā)、傳閱及歸檔管理。文控小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)公司全部文檔的目錄整合。 文檔分級(jí)制度 依照文件性質(zhì)，公司文件分為絕密文件、機(jī)密文件、普通文件三個(gè)等級(jí)。文件等級(jí)劃分的界定標(biāo)準(zhǔn)如下： （ 1） 絕密文件：圖紙、全年銷售計(jì)劃、代理公司提交的代理計(jì)劃及往來(lái)文件、合同、合作公司名單等。 （ 2） 機(jī)密文件：標(biāo)書(shū)、公司經(jīng)營(yíng)方案、董事會(huì)報(bào)告。 （ 3） 普通文件：公司往來(lái)文件、會(huì)議紀(jì)錄等。 文件借閱制度 （ 1） 文件借 閱必須按照文件制發(fā)單位規(guī)定的閱讀范圍辦理，不屬文件閱讀范圍的人員不得借閱。 （ 2） 因工作需要，企業(yè)內(nèi)各部門(mén)借閱文件，須經(jīng)理、本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意和文件管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。 （ 3） 借閱文件必須辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)文件借閱登記本。 （ 4） 機(jī)要文件原則上不借出，如必須借閱，須在檔案室內(nèi)閱讀，閱后即還。 （ 5） 文件借閱人員要按照文件退回時(shí)限及時(shí)退回文件，文件管理人員對(duì)借出的文件應(yīng)及時(shí)催還。 （ 6） 借閱文件的人員須愛(ài)護(hù)文件，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。 （ 7） 借閱 文件交還時(shí)，必須當(dāng)前面點(diǎn)清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 （ 8） 外單位借閱文件，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將文件帶離檔案室。 違反制度處理辦法 （ 1） 不顧公司制度強(qiáng)行取閱，為難文控小組成員者，進(jìn)行書(shū)面警告。 （ 2） 未經(jīng)同意擅自取閱文件并外泄文件內(nèi)容者，予以罰款，情節(jié)嚴(yán)重者，予以辭退。 文檔歸整制度 （ 1） 文控小組成員應(yīng)定期整理文檔，在月末填寫(xiě)《月份歸檔文件一覽表》，該表一式兩份，一份交檔案管理員留存，一份于下個(gè)月 5日前送至文控小組組長(zhǎng)處。 （ 2） 文控小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)歸集公司 內(nèi)各部門(mén)的文檔資料，使公司文檔系統(tǒng)完整、方便查閱。 三、 公文處理規(guī)定（參考集團(tuán)相關(guān)規(guī)定）： 公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。 為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、制度化，特制定本規(guī)定。 （ 1） 凡 所 發(fā)公文處理，必須按擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、打印、校對(duì)、用印、登記、封發(fā)、歸檔的程序辦理。 佛奧酒店投資管理有限公司管理手冊(cè) K． R 17 （ 2） 所 發(fā)公文種類主要有 “ 決定 ” 、 “ 通知 ” 、 “ 報(bào)告 ” 、 “ 請(qǐng)示 ” 、 “ 通報(bào) ” 、“ 函 ” 、 “ 批復(fù) ” 等。 （ 3） 公文格式一般為 :字號(hào)、標(biāo)題、專送單位、正文、附 件、成文日期 (領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期 )、主題詞 (總經(jīng)辦 核稿人員按規(guī)定填寫(xiě) )、抄送單位、密級(jí)、緊急程度等。 （ 4） 所 發(fā)公文稿首頁(yè)必須使用 公司 發(fā)文稿紙，擬稿人應(yīng)按照稿紙規(guī)定的要求填寫(xiě)清楚有關(guān)事項(xiàng)。 （ 5） 公文原稿經(jīng)擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后 ,交 總經(jīng)辦 核稿人簽字 ,請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) ,聯(lián)合發(fā)文需要會(huì)簽。 （ 6） 公文內(nèi)容必須符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定。做到情況真實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)正確、書(shū)寫(xiě)工整、各種符號(hào)、名詞術(shù)語(yǔ)準(zhǔn)確規(guī)范。 （ 7） 公文起草、修改和簽發(fā)過(guò)程中必須使用鋼筆或簽字筆 ,以 符合歸檔要求。 （ 8） 經(jīng) 相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文 ,由 行政中心 進(jìn)行編號(hào)、打印。在印制過(guò)程中要符合規(guī)范、保證質(zhì)量。 （ 9） 公文由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì) ,校對(duì)人應(yīng)對(duì)打印稿件仔細(xì)認(rèn)真核對(duì) ,如發(fā)現(xiàn)需要較大修改之處 ,必須征得簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意后才能修改。 （ 10） 公文底稿和打印件 (各一份 )由 行政中心 存檔 ,其余由文件使用部門(mén)簽字領(lǐng)用。 （ 11） 收文處理包括簽收、登記、分辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、歸檔、銷毀。 （ 12） 上 級(jí)對(duì)所發(fā)文由 總經(jīng)辦行政助理 統(tǒng)一簽收、拆封、分類編號(hào)、登記 ,并附收文登記表交 總經(jīng)辦主任簽 批給 公司 領(lǐng)導(dǎo) 批閱或有關(guān)部門(mén) 閱處。各 部門(mén)內(nèi)勤負(fù)責(zé)本部門(mén)的收、發(fā)文等公文處理。 （ 13） 由 總經(jīng)辦行政助理 將分批的文件及時(shí)分送有關(guān) 公司 領(lǐng)導(dǎo)批示、閱知或交有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人閱處 ,領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)之間不能擴(kuò)傳文件。 （ 14） 傳閱文件時(shí) ,文秘要登記送文時(shí)間和份數(shù) ,文件傳閱退回時(shí) ,應(yīng)注意返回的時(shí)間和核對(duì)份數(shù)。 （ 15） 領(lǐng)導(dǎo)批閱文件應(yīng)及時(shí) ,并簽署處理意見(jiàn) ,若無(wú)意見(jiàn)應(yīng)署名表示閱過(guò)。 （ 16） 借閱文件必須登記 ,借閱時(shí)間一般不超過(guò)二周。 （ 17） 需要辦理的文件 ,由 總經(jīng)辦 按 公司 領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見(jiàn)分送職能部門(mén)處理。 （ 18） 承辦部門(mén)要認(rèn)真研究交辦文件的內(nèi)容和批辦意見(jiàn) ,按 要求時(shí)限認(rèn)真辦理 ,沒(méi)有時(shí)限要求的一般應(yīng)在收到文件后二周內(nèi)處理完畢 ,并將結(jié)果填寫(xiě)在收文登記表上 ,必要時(shí)應(yīng)主動(dòng)報(bào)告主管所領(lǐng)導(dǎo)。 （ 19） 屬于本部門(mén)職能權(quán)限范圍的事項(xiàng) ,應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行辦理 。涉及兩個(gè)以上部門(mén)的文件 ,由主辦部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同辦理 ,不得互相推諉 ,貽誤工作。 （ 20） 對(duì)有關(guān)部門(mén)承辦的文件 ,所綜合辦要負(fù)責(zé)催辦 ,了解和反饋承辦情況 ,督促落實(shí)。 （ 21） 收文管理要做到收文清、運(yùn)轉(zhuǎn)快、有反饋、歸檔全。 （ 22） 需要銷毀的過(guò)期文件和內(nèi)部資料 ,要列出清單 ,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后銷毀 。帶密級(jí)文件的銷毀按有關(guān)規(guī)定辦理。 四 、 日常行文和流轉(zhuǎn)的規(guī)定（參考集團(tuán)相關(guān)規(guī)定）： 為適應(yīng)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展和管理水平提高的需要，規(guī)范公司日常經(jīng)營(yíng)管理工作中行文的編制、格式、審核、發(fā)放、流轉(zhuǎn)和存檔等工作，逐步達(dá)到行文的標(biāo)準(zhǔn)化管理和高效流轉(zhuǎn)，從而全面推進(jìn)整章建制工作，特制定以下暫行規(guī)定。 （一） 適用范疇： 本規(guī)定適用于佛奧酒店投資管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）因經(jīng)營(yíng)管理需要向集團(tuán)內(nèi)、外的部門(mén)或單位的發(fā)文，以及公司各職能部門(mén)、直營(yíng)連鎖酒店、合資合作酒店之間日常經(jīng)營(yíng)管理工作中的正式行文，包括制度性文件（專指制度、規(guī)定、條例、規(guī)范、決定和原則意見(jiàn)佛奧酒店投資管理有限公司管理手冊(cè) K． R 18 等）和非制度性 文件（指報(bào)告、請(qǐng)示、備案、函和重要正式通知等），不包括公司內(nèi)部日常工作中的聯(lián)系單、征詢函、會(huì)議通知等其它文件。公司各直營(yíng)連鎖酒店、合資合作酒店內(nèi)部行文可參照?qǐng)?zhí)行。 （二） 管理職責(zé)： （ 1） 總經(jīng)辦按本規(guī)定對(duì)公司日常行文和流轉(zhuǎn)實(shí)施管理。 （ 2） 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)各類行文程序和格式的規(guī)范性檢查，包括在貫徹和實(shí)施過(guò)程中的協(xié)調(diào)和解釋工作。 （ 3） 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)文中涉及公司或公司形象宣傳內(nèi)容的審核。 （三） 發(fā)文文件的編制要求： 措辭準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，不使用可能引起誤解的語(yǔ)言，文件的內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)完整，特別是對(duì)外發(fā)文，用詞要貼切。 對(duì)已有的管理制度中規(guī)定的內(nèi)容可直接引用，但必須寫(xiě)明引用的文件名、編號(hào)以及引用條款。 行文文件的格式： （ 1）關(guān)于公司內(nèi)外發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、傳真文件、會(huì)議（會(huì)談）記錄的標(biāo)準(zhǔn)格式詳見(jiàn)附錄 A、 B、 C、 D； （ 2）格式內(nèi)容注明：上述行文全部采用 A4幅面紙，所有文本留出上、下頁(yè)邊距 ，左右頁(yè)邊距 ，標(biāo)題居中排列，文件編號(hào)居中，標(biāo)題字體采用黑體三號(hào)，正文字體采用宋體小四號(hào)，正文的行間距采用 ； （ 3）公司內(nèi)外發(fā)文的文件編號(hào)：根據(jù)集團(tuán)規(guī)定，集團(tuán)各部門(mén)、各單位以佛奧集團(tuán)名義的內(nèi)外發(fā)文，文件 編號(hào)中必須以“佛奧集團(tuán)（內(nèi)）”開(kāi)頭，文號(hào)由集團(tuán)行政中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一編排，集團(tuán)各職能部門(mén)不再以本部門(mén)名義編號(hào)正式發(fā)文。發(fā)文文件的編號(hào)規(guī)則按下列要求進(jìn)行： 佛奧集團(tuán)（內(nèi)）字 文件年號(hào) 發(fā)文順序號(hào) 如：佛奧集團(tuán)內(nèi)（ 2021） 001號(hào)。 （四） 集團(tuán)內(nèi)外發(fā)文的審核程序： 文件主辦部門(mén)待文件的初稿完成后，必須向集團(tuán)行政中心申請(qǐng)文號(hào)，填寫(xiě)“辦文單”（見(jiàn)附錄 E） ，經(jīng)主辦部門(mén)主管簽字（若需相關(guān)部門(mén)會(huì)簽的，視發(fā)文的內(nèi)容而定，則將“辦文單”傳至各會(huì)簽部門(mén)）后，須經(jīng)集團(tuán)行政中心審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可作為正式文件蓋章發(fā)放。 （五） 集團(tuán)內(nèi)外發(fā)文的發(fā)放和存檔： （ 1） 完成上述審批流程的文件由集團(tuán)行政中心負(fù)責(zé)發(fā)放，并填寫(xiě)“文件發(fā)放登記表”（見(jiàn)附錄 G），由簽收人傳達(dá)至相關(guān)部門(mén)、單位和人員，并且在本部門(mén)留存。 （ 2） 正式辦文簽發(fā)的文稿連同辦文單由集團(tuán)行政中心保存，年終交集團(tuán)檔案室存檔。 （ 3） 請(qǐng)示報(bào)告、傳真文件、會(huì)議（會(huì)談）記錄等其余行文根據(jù)其內(nèi)容，存入相應(yīng)的檔案類別。 （ 六 ） 日 常文件處理流轉(zhuǎn)： （ 1） 公司外部收文 各部門(mén)、各單位凡接獲政府或是其它單位的外部正式來(lái)文，除專門(mén)針對(duì)本部門(mén)、本單位個(gè)性工作的文件外，均須到公司總經(jīng)辦進(jìn)行來(lái)文（來(lái)函）登記，建立 “ 公文處理單 ” （見(jiàn)附錄 F）并擬訂辦文意見(jiàn)，呈交相關(guān)各級(jí)經(jīng)理、領(lǐng)導(dǎo)閱讀或批示，再按照要求轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)或人員處理落實(shí)，公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)文件流轉(zhuǎn)處理情況進(jìn)行催辦或督辦，待流轉(zhuǎn)處理結(jié)束后填寫(xiě)處理意見(jiàn)和結(jié)果，并按規(guī)定存檔。 （ 2） 公司內(nèi)部其它正式行文 除上述正式發(fā)文以外的請(qǐng)示、報(bào)告等公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要在請(qǐng)示報(bào)告的批示處寫(xiě)明批示意 見(jiàn)，按需要轉(zhuǎn)至經(jīng)辦部門(mén)落實(shí)，最后將結(jié)果反饋公司總經(jīng)辦登記（留存復(fù)印件）后下發(fā)。 佛奧酒店投資管理有限公司管理手冊(cè) K． R 19 （ 3） 其他公司內(nèi)部日常工作中的聯(lián)系單、征詢函、會(huì)議通知等文件按實(shí)際工作需要在公司內(nèi)部進(jìn)行流轉(zhuǎn)。來(lái)文單位可以根據(jù)實(shí)際工作要求在文件上注明希望的辦理時(shí)限，辦文單位根據(jù)合理的辦理時(shí)限要求負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)中的催辦或督辦，以確保行文流轉(zhuǎn)的效率。