【正文】 畢業(yè)生信息反饋工作入此。 [12] 按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置類目。 13 來校 外國(guó)留學(xué)生工作材料入 WSl5，國(guó)際合作與會(huì)議材料入 WSl4。 注：“ [ ]”代表隨機(jī)符號(hào) 附： SX 聲像 12 照片 13 錄音帶 14 錄像帶 15 幻燈片 16 磁盤 17 影視膠片 18 縮微膠片 19 光盤 高等學(xué)校檔案工作規(guī)范 第一章 編制說明 一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。 三、本規(guī)范是一個(gè)較重大的系統(tǒng)工程，涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則于一爐，把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，偏重于“做什么”；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí)， 偏重于“怎樣做”。引入、采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》；同時(shí)。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。 除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外，每個(gè)門類的工作規(guī)范均包括九個(gè)大項(xiàng)、四個(gè)附件。 七、本規(guī)范編寫中，我們對(duì)一些重大的技術(shù)問題是這樣處理的： 1．關(guān)于交叉問題的處理： 我們的原則是，各門類檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應(yīng)門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。對(duì)不設(shè)分室而對(duì)部分門類檔案實(shí)行二級(jí)管理問題，尚需實(shí) 踐，宜慎重處理。從理論上講，二者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。實(shí)體 (排架 )分類號(hào)，按國(guó)家教委組織編制的：高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》處理。歸納起來，主要是這么幾層意思： A、根據(jù)各類 檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表； B、分類號(hào)由一級(jí)類目代號(hào)和二級(jí)類目代號(hào)組成； C、從一個(gè)學(xué)校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號(hào)模式的認(rèn)識(shí)出發(fā)，在比較了國(guó)內(nèi)通行的“文書檔案”和“科技檔案”的檔號(hào)內(nèi)涵之后，確定檔號(hào)；年度號(hào) +分類號(hào) +案卷號(hào)。 3．關(guān)于排架問題的處理： 在編定檔號(hào)之后，一律按檔號(hào)排架，而不是通常的按保管期限排架。將來鑒定時(shí)，只需把該銷毀的部分清出來即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號(hào)、不空檔。能通用者盡量通用，有特殊要求者從嚴(yán)控制。 第二章 高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 1. 引 言 為了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，有效服務(wù)，必須實(shí)行目標(biāo)管理，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。 本規(guī)范為評(píng)估學(xué)校檔案工作的重要依據(jù)之一。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校可參照?qǐng)?zhí)行。 高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評(píng)估的重要內(nèi)容之一。 高等學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度．納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。 高等學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校計(jì)劃，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備 各方面給予保證。 3. 高等學(xué)校檔案部門的任務(wù) 貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。 負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料。 參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。 培訓(xùn)全校專 (兼 )職檔案工作人員。 完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。 立卷歸檔制度，包括校內(nèi)各部門立卷要求，各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔辦法。 檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求。 開放檔案的利用制度，包括確定檔案開放與控制使用的具體范圍和開放檔案的管理辦法等。 檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。 5．高等學(xué)校檔案干部素質(zhì)要求 高等學(xué)校檔案部門應(yīng)配備政治上可靠、具有高中以上 (大部分應(yīng)為大專以上 )文化水平和一定專業(yè)知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的檔案干部。 高等學(xué)校檔案干部要熱愛檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案干部提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的思想、工作、生活。 6．檔案的收集 收集范圍 學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各 項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料： 《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十大類文件材料； 反映學(xué)校工作和活動(dòng)的有保存價(jià)值的聲像載體材料； 征集國(guó)內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的其他材料； 校內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。 并入學(xué)校的單位的檔案。 立卷歸檔分工 部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。 全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。 立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口，其他部門可向它們集中或靠攏。 卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于 30年保存。 專題性、成套性檔案 (含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案 )按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。 在充分照顧前述原則和不影響文件的有機(jī)聯(lián)系情況下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期先后排列。 對(duì)上級(jí)發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余多數(shù)為長(zhǎng)期、短期保 管。圖樣按目錄或圖號(hào)排列，配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。當(dāng)同一問題的文件多時(shí)，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過 200頁；當(dāng)問題單一、文件較少，又不便一起歸類時(shí)，可立薄卷。 每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，對(duì)文件材料原有題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加 [ ]。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。 卷內(nèi)文件材料情況說明，應(yīng)填在備考表內(nèi)。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。一般包括主要 責(zé)任者、內(nèi)容、名稱 (文種 )等。一般寫在卷面，不超過 50字。裝訂用三孔一線，不裝訂的案卷，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。卷皮一般用 250克以上較厚實(shí)的牛皮紙制成的全封閉式，規(guī)格為 300毫米 220毫米，厚度由各校自定，一般為 1 50、 60 毫米或自定；表格用紙為 260毫米 185 毫米，卡片為 125毫米 75 毫米，用 70克以上的白色書寫紙。 歸檔時(shí)間和手續(xù) 黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。 科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。 接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式二份，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名蓋章。 建國(guó)前檔案有兩個(gè)以上全宗的，按全宗分別整理。 檔案的分類、編號(hào)、排架 檔案分類編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號(hào)。 檢索分類是按專題、類別，系統(tǒng)揭示檔案內(nèi)容，屬大范圍組織檢索工具的分類，其編號(hào)按《中國(guó)檔案分類法 —— 教育檔案分類表》確定。 檔案實(shí)體按檔號(hào)順序排架。年度為自然年度或教學(xué)年度，按各類 規(guī)范要求確定。 檔案檢索工具的編制 案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。 8．檔案的計(jì)算機(jī)管理 檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，積極開發(fā)和利用國(guó)家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力、 計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一致。以保證檔案科學(xué)管理的需要和高校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。 庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。 檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照像 (翻拍 )機(jī)、錄像機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等。以全宗為單位，按不同門類、載體、依檔號(hào)順序排列 。 檔案部門應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。 10．檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì) 檔案部門要按規(guī)定進(jìn)行鑒定 檔案部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國(guó)家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對(duì)已滿期的檔案進(jìn)行鑒定。 銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。 按上級(jí)主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。 11．檔案的開放利用 檔案部門人員要熟悉館藏，主動(dòng)提供利用，起好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。 館 (室 )內(nèi)應(yīng)有檢索、閱覽室和復(fù)制設(shè)備，為利用者提供方便。 已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開放，未建館的不向社會(huì)開放。科技檔案開放利用按國(guó)家檔案局、國(guó)家科委《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行 。 對(duì)開放的檔案，應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容，嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的界限。 開放檔案，應(yīng)另編目錄和檢索工具，供利用者檢索。 利用手續(xù) 凡利用館 (室 )藏檔案，均應(yīng)按本館 (室 )規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案供閱登記 簿》，對(duì)校外單位和有關(guān)人員還應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定收費(fèi)。 對(duì)借出檔案，檔案部門要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報(bào)告，根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。參加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)外編史修志，編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。 檔案部門對(duì)編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。 高校檔案部門要管好學(xué)校 (校史 )陳列館 (室 )，加強(qiáng)與圖書館、博物館 (室 )的聯(lián)系，根據(jù)學(xué)校和社會(huì)需要，經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)，在適當(dāng)時(shí)候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)量的檔案資料。 高等學(xué)校檔案管理辦法 中華人民共和國(guó)教育部令 （ 第 27號(hào) ） 根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，現(xiàn)予公布，自 2021年 9月 1日起施行。 第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案 (以下簡(jiǎn)稱高校檔案 )，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。 第四條 國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。 國(guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。 具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館： (一 )建校歷史在 50年以上； (二 )全日制在校生規(guī)模在 1萬人以上； (三 )已集中保管的檔案、資料在 3萬卷 (長(zhǎng)度 300延長(zhǎng)米 )以上。 第七條 高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。 有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國(guó)主義教育基地。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。 第十條 高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔 案工作人員。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。 第十二條 高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇