行政前臺工作流程-閱讀頁
2024-11-14 06:36本頁面
【正文】 電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對方如果要求轉(zhuǎn)接領導，又知道領導的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。例如，應該會面對時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發(fā)生；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；沒有接聽到的電話應根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。注意事項（1）詳細填寫《收文明細》、《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時轉(zhuǎn)交給相關人員；(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。注意事項（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；（2）及時將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關負責人，并確認是否收到；（3）按時將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目
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