行政前臺(tái)工作流程-閱讀頁
2024-10-14 21:21本頁面
【正文】 電著耍脾氣、使性子甚至說粗口。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時(shí)候接起電話。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對方如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)，又知道領(lǐng)導(dǎo)的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫?，對方一定?huì)聽到“嗒嗒”的聲音，這會(huì)讓客戶感到很不舒服。例如，應(yīng)該會(huì)面對時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校隊(duì)，盡可能的避免錯(cuò)誤發(fā)生；對方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號(hào)碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及來電人的基本信息及時(shí)記錄在《電話記錄》上；每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。注意事項(xiàng)（1）詳細(xì)填寫《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；(3)按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。注意事項(xiàng)（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；（2）及時(shí)將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；（3）按時(shí)將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目
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