【正文】 (4)公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。公文是統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務(wù)。四、公文的特點主要表現(xiàn)在五個方面(1)公文有法定的作者。(3)公文有特定的效用。(5)公文有規(guī)定的處理程序。(2)行為規(guī)范作用。(4)公文聯(lián)系作用。六、公文的分類：(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件，(2)從公文的行文關(guān)系上來劃分：上行文、平行文、下行文。(4)從公文的制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。(5)從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。第二章 公文寫作一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動．公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。在文字表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。(2)對象明確，針對性強。(4)決策之作，政策性強。(6)講究格式，規(guī)范性強。(2)要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。五、公文寫作的一般步驟和方法是：(1)明確發(fā)文主旨。(3)擬出寫作提綱。(5)反復(fù)檢查修改。(2)有一定的政策理論水平。(4)有較寬的知識面。七、公文寫作人員加強修養(yǎng)應(yīng)從三個方面著手：(1)完善自我，勇于創(chuàng)新。(3)深入實踐，勤學(xué)苦練。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。在文字表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。公文屬應(yīng)用文體，它除具有應(yīng)用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點；公文在語言運用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。《國家機關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項目和選定項目。公文講求書面格式,、行文和文尾三個部分。五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標(biāo)印格式,：公文版頭設(shè)計、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。裝訂時,文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏滑頁，以保持公文的完整。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。第四章 公文的行文規(guī)范一、按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護機關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。二、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。國家行政機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國憲法》(中央人民政府)《中國共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。三、根據(jù)機關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機關(guān)的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據(jù)機關(guān)工作的需要分為三種行文方式：(1)下行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文；②多級下行文；⑧直達基層組織和群眾的下行文。上行文是指下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。(3)平行文是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的行文。它具有權(quán)威性、指揮性和強制性。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。三、可以提出議案的是國家權(quán)力機關(guān)的有關(guān)機構(gòu)及人員以及人民代表。它的寫作要求有：(1)提出的問題重要且已具備解決的條件；(2)要注意提出的權(quán)限和時限；(3)要注意行文格式和辦理程序。其特點主要是性質(zhì)重要、政策性強和有約束力。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。以便于領(lǐng)會和執(zhí)行。其特點有二：即表達群體意志、有權(quán)威性和約束力。六、指示，是上級機關(guān)對下級機關(guān)指導(dǎo)工作的公文。按照指示內(nèi)容涉及的范圍，指示可分為：(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。七、意見，是黨政機關(guān)對重要事項發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。通告是機關(guān)、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知牲文件。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類；①涉及法定事項的公告、通告；②知照性公告．通告。二、公報是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。發(fā)布機關(guān)的權(quán)威性。不同類型的公報，寫作時要注意的側(cè)重點有所不同：①會議公報因發(fā)布目的的不同而有不同的寫法。②外交公報涉及對外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。根據(jù)適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。第七章 機關(guān)法定公文的寫作（下）一、報告，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作情況的陳述性公文。報告的類型：按照內(nèi)容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。報告的寫作要求：①陳述事實要清楚扼要；②表述觀點要精練清晰；⑨語言要簡潔樸實。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據(jù)行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準(zhǔn)類、請求幫助類，請求批轉(zhuǎn)類。三、批復(fù)，是答復(fù)下級機關(guān)請示事項的指示性公文。批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請求幫助兩方面，批復(fù)也可以分為兩類：表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。四、函，是機關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的類型：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，函大體可分為四類:商洽函、問復(fù)函、請準(zhǔn)函和知照函。五、會議紀(jì)要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀(jì)實性文體。根據(jù)會議紀(jì)要的性質(zhì)和擬寫會議紀(jì)要的目的，把會議紀(jì)要分為三大類；決議性會議紀(jì)要、協(xié)議性會議紀(jì)要和研討性會議紀(jì)要。(2)會議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀(jì)要，多半是研討性會議紀(jì)要．可以用正副標(biāo)題的形式。(4)會議紀(jì)要由會議主持機關(guān)撰寫,可以在最后署機關(guān)名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機關(guān)，不另外署名。條例的類型：根據(jù)發(fā)布條例的機關(guān)的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關(guān)制定的條例；②國家行政機關(guān)制定的條例；③地方權(quán)力機關(guān)制定的條例。規(guī)定的類型：根據(jù)發(fā)布機構(gòu)和實際作用的不同，規(guī)定分為三種類型；①黨內(nèi)規(guī)定；②法規(guī)性規(guī)定；③一般性規(guī)定。第八章 機關(guān)其他常用文書的寫作(上)一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企事業(yè)單位及各類組織機構(gòu)。內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性。辦法的內(nèi)容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細則。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構(gòu)較小、涉及事務(wù)不多的章程，可用“條款式”。二、計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統(tǒng)一自身步調(diào)。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標(biāo)要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。總結(jié)的主要作用：下情上達、提高自身?？偨Y(jié)的寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)要著跟未來、綱目要清晰、文風(fēng)要平實。調(diào)查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。調(diào)查報告的寫作應(yīng)注意:深入細致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提。根據(jù)講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿；②開幕詞、閉幕詞；⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實、新穎；布局要清晰、緊湊；語言要明白、生動。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。接待記錄的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。按內(nèi)容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案的寫作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、:熱悉同提案有關(guān)的情況、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、:是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。第十章 公文處理工作一、在機關(guān)秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規(guī)范性的特點。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。三、就一個機關(guān)而言，它的公文處理工作不像機關(guān)的人事、財務(wù)等職能部門一樣，設(shè)立某一機構(gòu)負起全部的責(zé)任,或者各機構(gòu)自上面下地形成一個垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨立體系,各機關(guān)公文處理機構(gòu)的設(shè)置，要視機關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡、公文數(shù)量的多少而定。1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。(3)從上下級的關(guān)系來說，上級機關(guān)的辦公廳(室)負有責(zé)任對其下屬的機關(guān)，單位的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。(2)機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。(4)機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量。④集中統(tǒng)一，加強管理；⑤實事求是，遵規(guī)守紀(jì)；⑥精簡文件,提高效率。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個部分。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關(guān)內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。登記的原則是方便文件的運轉(zhuǎn)和管理。公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時準(zhǔn)確地將收來的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機關(guān)工作的效率。催辦工作一般有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況。公文的注辦是對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。發(fā)文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個運行過程。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個環(huán)節(jié)，同時也是整個公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。它也是公工處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關(guān)印章。第十二章 公文立卷工作一、公文立卷，是指機關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的．具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。二、案卷，是指有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。三、公文立卷工作的組織。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值,便于保管和利用”。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內(nèi)容。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。所謂平時立卷工作是指機關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。包括編目成卷和移交歸檔等項內(nèi)容。它是文書案卷整理的一項重要內(nèi)容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環(huán)節(jié)。年終進行調(diào)整定卷是機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一項非常重要的工作。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標(biāo)題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。這些工作的完成標(biāo)志著整個公文立卷工作的基本完成。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現(xiàn)檔案計算機檢索與儲存的基礎(chǔ)性工作。案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關(guān)檔案室移交。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數(shù)、保管期限、備注等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。文書案卷的歸檔，既能保證本機關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富.（二）常用非規(guī)范性公文常用非規(guī)范性公文有講話稿、調(diào)查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。標(biāo)題的寫法：工作報告和會議講話的標(biāo)題可以使用標(biāo)題式（主標(biāo)題、副標(biāo)題構(gòu)成，主標(biāo)題是報告內(nèi)容的精煉、概括，副標(biāo)題寫報告人、報告時間，比如《解放思想、團結(jié)奮進，奪取改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的新勝利》，是主標(biāo)題，副標(biāo)題是**省長*年*月在**會議上的報告則是副標(biāo)題）；還有一種常用的標(biāo)題，就是講話人＋會議名稱+文種構(gòu)成，如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。要分析形勢，統(tǒng)一思想，安排工作。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現(xiàn)個人風(fēng)格，可以臨場脫稿發(fā)揮。部門代擬講話稿存在的突出問題：一是高度不夠，二是不結(jié)合本縣本工作實際，不具有針對性和操作性，三是提煉歸納不夠，邏輯性不強（段落之間、層