【正文】 號：大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)11．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容（2）[文書制作]復(fù)印資料。信函和郵件的處理。（5）[會議組織]安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。例如記者、工會職員等。（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。結(jié)合實際談體會。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。五、五。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,、注意把握時間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節(jié)奏；主題；這是一個相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊；發(fā)言順序；這個直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚，最后總結(jié)；中場休息，這個時間要選擇合適；會議人員的座位次序，這個關(guān)系到他們是否能及時的發(fā)表意見二．文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請列出工作要點.（1）、交通工具，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。旅行時，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。財物管理。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。四．按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。壓縮歸檔。備份系統(tǒng)歸檔。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上第五篇：辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。4 [檔案管理] 檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。7 [信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料。例如記者、工會職員等。9 [接待工作] 接待來訪賓客。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄。14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項。17 外出辦事，如銀行、郵局等。大多數(shù)同學(xué)因為沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容。還有些內(nèi)容要分開來寫。二、辦公用易耗品主要包括哪些?辦公用易耗品主要有：、紙張。5簽字筆或鋼筆。如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。本題在書上有明確答案，得分率很高。文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行。配合上司預(yù)期的期限。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施 ——檢查”這樣一個滾動的過程開展。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事(優(yōu)先做)。重要但是并不緊急的事(第三做)?？梢灾苯诱疑纤旧塘俊⒄埵?。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。下面我舉一個例子，同學(xué)們按照這個思路作答即可：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。受意方法要注意：(1)善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖。(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意(4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。但是要注意按照以上的思路作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。辦公室管理形成性考核冊一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。、熱情的態(tài)度。異：。接電話則沒有這一步。：“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。：可以消除時空上的局限性。劣：技術(shù)上的要求較高。劣：費用高，技術(shù)含量高。(1)按照收件人的姓名分揀。(3)按照收件部門的名稱分揀。本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?答：。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)?！?，編寫。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù).(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單”.辦公室管理形成性考核冊一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。以下為參考答案：：(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中。(2)有重音。(3)有歧義。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者。有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。二是敬語應(yīng)用的一般場合。二、簡要闡述社交話題的選擇。(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等。(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等。(6)風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(6)庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。(2)更正章。(4)騎縫章。(6)密封章。、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。本題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理”這一知識點。：(1)屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理。)(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批。(5)在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個要點進(jìn)行一定的說明。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點。(2)按作者特征立卷。(4)按時間特征立卷。(6)按通訊者特征立卷。同學(xué)們回答第一個問題時，應(yīng)在以上要點的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀。實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率。文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。以充分發(fā)揮檔案的作用。弄清楚了這一點，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案