【正文】 主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心的主要職責(zé)：負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。確保文件資料的安全。對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。任何人需調(diào)閱檔案時(shí)，填寫“調(diào)閱申請(qǐng)單”需由總經(jīng)理審批后向檔案管理員調(diào)閱。不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，由檔案管理員負(fù)責(zé)處理。調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于約定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)另行填寫“調(diào)閱單”由總經(jīng)理審批，不得私自傳閱。1有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)檢查有關(guān)說明、保修卡、配套附件是否完整，發(fā)票保留復(fù)印件，原件由財(cái)務(wù)部做賬。分類：依據(jù)文件資料來源，時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。 大類分為：制度規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。海外銷售：HW；區(qū)域銷售：QY。生產(chǎn)：SH。人事行政：RS。 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS。編碼原則：編碼共為十二個(gè)數(shù)，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號(hào)）。歸檔前將資料分類，放置在代辦卷宗內(nèi)。 永久保存：（1）公司章程；（2）股東名?。唬?）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債券憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 1年年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附操件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該文件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一文件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。檔卷清理 管檔人員應(yīng)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。，部分經(jīng)核定仍有保存價(jià)值者，檔案人員應(yīng)將其保留，并注明保留文件的主要內(nèi)容及部分文件銷毀日期。附件：本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。第三章 文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。介于兩種保管期限的，保管期限從長。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。九、文件資料借閱、利用工作：1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。第五章 附 則1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。自頒布之