人事檔案操作方法-閱讀頁
2024-10-13 13:57本頁面
【正文】 聘資料背景調(diào)查表(適用簽訂保密協(xié)議人員)身份證復(fù)印件 學(xué)歷證書復(fù)印件 學(xué)位證書復(fù)印件 戶口本復(fù)印件 照片 退工單/離職證明 勞動(dòng)合同 保密協(xié)議 職業(yè)病危害告知書 員工手冊簽收回執(zhí) 職業(yè)資格證書復(fù)印件 社會(huì)累計(jì)工齡核定資料：91014員工個(gè)人資料登記表 應(yīng)聘資料 背景調(diào)查表(適用簽訂B類保密協(xié)議人員)身份證復(fù)印件 護(hù)照復(fù)印件（外國）臺胞證(臺灣)回鄉(xiāng)證（香港）無犯罪記錄（僅適用于外國人）臨時(shí)住宿登記表 學(xué)歷證書復(fù)印件 學(xué)位證書復(fù)印件 照片 退工單/離職證明 勞動(dòng)合同 保密協(xié)議20LOA 職業(yè)病危害告知書 員工手冊簽收回執(zhí) 就業(yè)登記備案表 就業(yè)申請表 就業(yè)證注銷證明 如何管理人事檔案？你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項(xiàng)目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權(quán)管理 E、銷毀 F、其它（請補(bǔ)充說明）管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？申請當(dāng)牛人7949分享者：huang_3398 廣東深圳 學(xué)號：120860094人力資源主管 能源/冶煉/材料/化工本帖最后由 huang_3398 于 20121016 11:42 編輯 我是9月開始在三茅打卡的，一共打卡12次，上月帖子被頂置2次，今天看到思考思的私信，說我獲得9月打卡全勤獎(jiǎng)，好 意外呀，激動(dòng)得不得了，幸福來得太快太突然，不知說什么好，除了感謝還是感謝，謝謝三茅讓我非常有 成就感，謝謝三茅提供這么好的平臺，我會(huì)繼續(xù)努力下去，希望能和三茅一起成長。B、借閱：我公司規(guī)定了嚴(yán)格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱、查看本部門人員檔案，人力資源部最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據(jù)工作涉及的內(nèi)容借閱員工一部分檔案，保護(hù)員工的個(gè)人隱私。D、電子檔案閱讀權(quán)管理：和檔案借閱類似，我們詳細(xì)規(guī)定了查閱員工檔案的權(quán)利，因有ERP系統(tǒng)，這方面操作起來比較方便，對于薪資方面的權(quán)限，只有直接部門領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部領(lǐng)導(dǎo)、薪酬專員及財(cái)務(wù)相關(guān)工作人員能查閱，修改權(quán)限僅限薪酬專員屬有。F、檔案保存的注意事項(xiàng)：方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號、部門、工作區(qū)域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關(guān)鍵詞和主題詞，方便快速查找。保密：人事檔案是員工的個(gè)人隱私，人力資源部或檔案部門應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的借閱手續(xù)和保密制度，防止個(gè)人資料及隱私外泄。慶幸之余，還是得益于公司對檔案管理的重視和日常操作的規(guī)范管控。詳細(xì)如下：真實(shí)性 員工檔案真實(shí)性是其第一要素，如果連真實(shí)性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時(shí)完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費(fèi)時(shí)間和精力。沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個(gè)無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據(jù)。如入職時(shí)的身份核實(shí)、學(xué)歷驗(yàn)證、背景調(diào)查等；入職登記表的填寫規(guī)范、勞動(dòng)合同由HR在場監(jiān)督指導(dǎo)員工本人簽訂等；員工對各項(xiàng)規(guī)章制度的培訓(xùn)記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎(jiǎng)懲記錄、考核目標(biāo)確認(rèn)書、績效面談表、考核統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實(shí)并經(jīng)員工簽名確認(rèn)過的。我們也不例外。多留個(gè)心眼，多仔細(xì)對幾遍，多審核，不完整限時(shí)補(bǔ)齊（如我們是要求一周內(nèi)補(bǔ)齊）等終究是有益無害的。如我們公司規(guī)定，員工基本信息（身份證、住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)絡(luò)人）有變更的，應(yīng)第一時(shí)間（變更后一周內(nèi)）書面告知HR部門，不告知視是默認(rèn)沒變更，排除企業(yè)不利風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)給予更新。安全性 安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點(diǎn)?！稒n案借閱登記表》配上監(jiān)控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個(gè)膽她也不敢亂來，呵呵。電子檔案只準(zhǔn)按權(quán)限查看，不能復(fù)制、下載或打印等。如《借閱登記表》等。
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