【正文】 Reservation Group→ Standard Group Module Agent(旅行社有 profile 如無 ,則不用入 Company(公司團(tuán) ) Pro 中國最大的管理資源中心 第 23 頁 共 39 頁 → GroupName→ Country→ Language→ Arrival Date→ Nights→ Departure → Adult→ Number of Rooms→ Room type GRPR 旅行社團(tuán)隊(duì) SPRR 旅行社領(lǐng)養(yǎng)團(tuán) → Rate Code COAC、 SPNC、 SPBK、公司團(tuán) GFAO 省外辦團(tuán) GVSR 政府特價(jià)團(tuán) 7 旅行社團(tuán) → Resv Type 2 領(lǐng)養(yǎng)團(tuán)、公司報(bào)帳團(tuán) → 4 公司自付 TG （ 旅 行 社 ） LCA（國內(nèi)團(tuán)） AD （ 領(lǐng) 養(yǎng) 團(tuán) ） OVA（國外團(tuán)） → Source of Bus HKA（港澳團(tuán)） Market CG （ 公 司 團(tuán) ） LCO（公司團(tuán)） GG( 政府 團(tuán)） GVD（政府團(tuán)） CA (自付或只報(bào)房費(fèi) ) → PAYMENT → Pay m. CL（全報(bào)） → Arrive (如有航班要入航班 )→ Time (入時(shí)間 ) → Depart (如有航班要入航班 )→ Time(入時(shí)間 ) 中國最大的管理資源中心 第 24 頁 共 39 頁 → Services (若客人有特別要求要入 ,否則可按“ 99” ) → Book by (入訂房人的姓名 )→ A/R(報(bào)帳要入“ Y”自付則空格） → Print Rate (如報(bào)帳要入“ N”，自付則空格 ) → No post (如不可以簽單入“ Y”，否則空格 )→ C/O Massage (如有財(cái)務(wù)部要知道的內(nèi)容 ,請?jiān)诖颂庉斎搿? REMARK（如有接待要知道的內(nèi)容請?jiān)诖溯斎?，例如房費(fèi)含早餐等） ESC 退出。 旅行 團(tuán)大致可分為以下幾種： 一、 旅游系列團(tuán)隊(duì)：這種團(tuán)一般是指旅行社組織的并由酒店按合同 條件給予特價(jià)提供綜合服務(wù)于客人的團(tuán)隊(duì)。 三、國際會(huì)議團(tuán)：是指某些商業(yè)機(jī)構(gòu)舉行的酒會(huì)、研討會(huì)和交流會(huì) 等，很多大飯店都為搶到這部分生意而努力，因?yàn)檫@類團(tuán)人數(shù) 多，占用客房也多，檔次高，消費(fèi)大，對增加賓館的收入很有 幫助。 收到發(fā)自銷售部的合同后，按照該旅行社所在地區(qū)分為港澳、國際、國內(nèi)三個(gè)地區(qū)進(jìn)行資料歸檔。 2）合同屬企業(yè)的機(jī)密文件，職員不得擅自復(fù)印或?qū)ν庑孤队嘘P(guān)房價(jià)、餐價(jià)及有關(guān)條文的規(guī)定。 3 團(tuán)體計(jì)劃： 每年的年初，一些長期合作的旅行社會(huì)把當(dāng)年的年度計(jì)劃交 給銷售部，經(jīng)銷售部同意后發(fā)給訂房部一份，接到計(jì)劃后， 統(tǒng) 一分放在單獨(dú)檔案內(nèi)，并在短期內(nèi)盡可能早地輸入電腦及抄 團(tuán)簿及做團(tuán)體訂單。 2） 由當(dāng)班主管或指定人員按訂房日期根據(jù)資料將旅行社、 團(tuán)名、晚數(shù)、房數(shù)登記在團(tuán)隊(duì)登記本上，或作相應(yīng)的更改、取消。 4） 找出相應(yīng)的團(tuán)體訂單，在訂單上作正確的更改、取消，并注明 中國最大的管理資源中心 第 26 頁 共 39 頁 更改、取消的來源和日期，如果是新增團(tuán)隊(duì)的訂房，則將資料輸入電腦， PRINT 出訂單。 6） 新增團(tuán)的資料輸入電腦，在電腦中相應(yīng)地更改需變更、取消的內(nèi)容。 注意： 1）團(tuán)隊(duì)訂房的房間數(shù)量通常比較多，其房數(shù)的增減會(huì)直接 影響開房情況，故必須正確無誤地進(jìn)行相應(yīng)更改，必須 特別注意更改 的日期、房數(shù)、人數(shù)、訂餐及各房間種類 的要求等，正確的更改電腦。 5 核對團(tuán)隊(duì) 根據(jù)團(tuán)隊(duì)到達(dá)的日期及合同的要求，或當(dāng)天開房的情況，定 期提醒銷售部提前三天至一星期主動(dòng)與旅行社聯(lián)系最后落實(shí) 團(tuán)隊(duì)情況，盡早將團(tuán)隊(duì)的水份壓縮。（內(nèi)容：團(tuán)號、 日期、晚數(shù)房數(shù)、人 數(shù)、訂餐種類、日期、房價(jià)、付款方式 及特殊要求等）。 2） NO SHOW/沒到 已做預(yù)訂的訂房，沒有預(yù)先通知取消而沒有按其預(yù)訂日期入住的訂房，視為 NO SHOW 房，每天早班裝訂昨天的訂單時(shí)將旅行社的 NO SHOW 房的訂單交接待主管檢查是否確實(shí)NO SHOW 并簽名，然后復(fù)印訂單及將訂單后的訂房資料一同交預(yù)訂組當(dāng)班主管 簽名，按合同收費(fèi)，在 NO SHOW 簿登記后，交財(cái)務(wù)外結(jié)組簽收，按合同收取損失費(fèi)。 7 團(tuán)隊(duì)房間預(yù)訂控制政策 1） 銷售部職員收到旅行社的計(jì)劃后，應(yīng)按該旅行社的用房 情況，綜合平衡后給予確認(rèn)。在淡季散客不多的情況下，團(tuán)隊(duì)房的比例可升至 480500 間。 中國最大的管理資源中心 第 28 頁 共 39 頁 4） 如需超過團(tuán)隊(duì)訂房限額數(shù)則需由訂房部經(jīng)理以上人員決定及簽名后方能確認(rèn)訂房。 政府外賓類 1） 一級 國家元首，包括國王、皇帝、女王、天皇、國家 正副總統(tǒng)、主席等。 3） 三級 政府部長、副部長，軍隊(duì)陸、海、空司令員。 政府內(nèi)賓類 1） 一級 包括中央政治局常委以上領(lǐng)導(dǎo)，正副職位的國家 主席、政府總理、人大委員長、政協(xié)主席、中央軍委 主席等。 3） 三級 包括?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）、市（省會(huì)城市）五套班子非正職領(lǐng)導(dǎo)，地級市市長，市委書記、省直部、委、辦、廳、局正職，省軍區(qū)司令員，政委等及享受同級待遇之各界人士。 1） 一級 國際跨國集團(tuán)主席、董事長、執(zhí)行董事。 （跨國公司的劃定以美國權(quán)威雜志“ FORTUNE”每年統(tǒng) 計(jì)的全球前五百位企業(yè)為依據(jù)，每年由銷售部提供 具體名單。 4） 四級 熟客。另外，熟客生日、結(jié)婚紀(jì)念日、中國傳統(tǒng)節(jié)日來入住也可做 VIP。 4 旅游行業(yè) 各大旅行社總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各大酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理及總助一級人員。包括 邊檢、民航、機(jī)場、車站、碼頭、稅局、海關(guān)、銀行等。 二、負(fù)責(zé)接待的部門 1 公關(guān)部 主要負(fù)責(zé)政府類、社會(huì)知名人士類的接待工作。 3 前臺部 主要負(fù)責(zé)商務(wù)類中的熟客、旅游行業(yè)類中的酒店同行及與前臺部相公的合作單位類的接待工作，并協(xié)助有關(guān)部門接待各類 VIP。 3） C：商務(wù)客人：小型，中高檔花材。 以上 3 等均放鮮花，鮮花等由綠化部按 VIP 的等級決定。 2） 旅行社代理人的 VIP 費(fèi)用（基本上報(bào)總經(jīng)理室）。 4） 審核是否做 VIP，均需行政總監(jiān)以上人員簽名為證。 3 接待通知單須填內(nèi)容： 客人姓名或團(tuán)名、客人身份、抵離日期（航班）、擬住天數(shù)、 接待標(biāo)準(zhǔn)、接待單位、特殊要求、費(fèi)用的付款方式、經(jīng)辦 人、日期。 2） 當(dāng)天新增、更改或取消 VIP，要立即通知有關(guān)部門，并 中國最大的管理資源中心 第 32 頁 共 39 頁 記下對方工號，不得延誤，如果是新增的 VIP，則重新 派送 VIP 報(bào)表。 6 報(bào)表（ VIP REPORT）： VIP REPORT 分為：日報(bào)表（ DAILY REPORT）、一周預(yù)計(jì)情況報(bào)表（ WEEKLY ROTECAST REPORT）。 7 VIP REPORT 的分送： A． 總經(jīng)理室（ 3 份）、銷售部、公關(guān)部、房口總監(jiān)、大堂副理、前臺部、接待、總機(jī)、行李組、商務(wù)中心、票務(wù)處、客房部（ 2 份）、飲食部、送餐、洗滌部、保安部、消防中心、動(dòng)力部、管家部、花房、娛樂部、稽核。 8 房號的變更、取消、新增： 變更 A． 到館日期前變更： 首先檢查是否已報(bào)房號給接待單位，如果已報(bào)，房號在變更后，及時(shí)通知有關(guān)接待單位，并在訂單上做相應(yīng)更改。 中國最大的管理資源中心 第 33 頁 共 39 頁 取消 — A． 到館日期前取消 記錄通知取消人的姓名、工作單位（部門）、日期、時(shí)間、經(jīng)手人，并做電腦取消。 新增 — 在接到新增 VIP 計(jì)劃后，填寫訂單蓋 VIP 印章，把資 料輸入電腦后交接待組主管預(yù)分房號，并及時(shí)口 頭先通知 花房、送餐、樓層服務(wù)員、客房中心、大堂副理、前臺部 各經(jīng)理，然后填寫好 VIP 接待通知單并交由總經(jīng)理審核簽 名后，連同 DAILY VIP REPORT（新增 VIP 已抄在上面），復(fù) 印并交行李組派送至各有關(guān)部門。 2．?dāng)?shù)字的對比，對照以往開房的情況，找出有關(guān)規(guī)律，預(yù)測 EARLY DEPARTURE 的房數(shù)。 （ 1）團(tuán)隊(duì)已落實(shí)房數(shù)（指已有分房名單，到達(dá)時(shí)間或 VOUCHER FAX），未確認(rèn)房數(shù)，預(yù)計(jì)的水份數(shù)（可取消房數(shù)）。 （ 3）落實(shí)陪同用房。 5．了解所預(yù)留的 ALLOMENT 的房數(shù)的水份。 7．不斷總結(jié)和分析不同時(shí)期的訂房情況，以掌握不同時(shí)期的訂房規(guī)律， 中國最大的管理資源中心 第 35 頁 共 39 頁 準(zhǔn)確預(yù)測所要做到 OVER BOOKING 的房數(shù)。 2． 要落實(shí)好每張訂單，告知對方保留時(shí)間至 18： 00 PM，做到合法，合理。 4． 針對有關(guān)特點(diǎn)，進(jìn)行合理，明確的分工。 訂房的特殊要求 一． 接車、機(jī) 1． 從香 港或國際航班來穗的火車和飛機(jī)，賓館派巴士接客人到館，如客人需要特別關(guān)照的，則在訂單上注明，抄在接送車薄上，并輸入電腦。 （ 2） 訂車單第一聯(lián)交汽車部簽