【正文】 運用時間的直覺 ? 有些人設定優(yōu)先級是為了回答這個問題：“現(xiàn)在做哪件事對自己最有利？”問題是，這種態(tài)度過分簡化了一個復雜而不斷變化的問題。 ? 你可用一份每日待辦事項清單的方式進行，步驟如下： ? 為最壞的情況預做打算，即把所有與履行承諾及義務有關的未了之事做一總結。 ? 選擇中庸之道，即寧可每天多行動，少分析。 ? 你的選擇：開始新計劃后，可以進行下一步，或按兵不動，先處理瑣事。 ? 每個人的生活都可分為幾個不同層次。相反，你需要保持良好的平衡，決定如何利用可能額外多出的半小時，同時必須把上述架構一起列入考慮范圍，否則抉擇極可能會有瑕疵。你的工作與私人生活上也是如此。把時間花費在處理這些令人分心的事情上，你就會由于更為專注而提高工作效率，從而受益匪淺?！? 4整合意外情況是計劃的一部分 ? 好的規(guī)劃者會不斷自問：“這個計劃哪里可能出漏子，如果真的發(fā)生問題，我們該如何處理？”你也要有同樣的考慮。這樣，當問題出現(xiàn)時，就能接受現(xiàn)實，繼續(xù)向前，朝目標邁進。 4拉遠長期展望的時間距離 ? 計劃一路發(fā)展下去，你會看到更多的選擇機會，很容易會隨著環(huán)境改變而改變路線。 ? 明白了這一點，你就該盡可能向遠看。相反，你若是不斷隨著環(huán)境變遷修訂路線，就會把所有精力都在短程戰(zhàn)斗中耗盡，而輸?shù)糸L期戰(zhàn)役。有時候，最具生產(chǎn)力的對策就是什么也不做。 ? 如果你對所有日常運作的實務都過度投入，很可能會錯失大方向。匆忙的人有時會變得太短視，把所有精力投注在只具邊際效益的活動中，不能直達事務的核心。和你的家人或你生活中的重要人物去享受美餐吧！把你的團隊擱到一邊，讓他們自行其事。你將發(fā)現(xiàn)，短暫的休息，頭腦和體能將很快復原，你將在項目上取得更大進展。 4你不能只做計劃，而是實施按部就班的行動步驟 ? 事實上你不能一陣風似地就完成一項計劃，你完成的是一步一步的行動步驟。因此，現(xiàn)實中你等著要開始的“長期計劃”，根本是不存在的。 ? 不要欺騙自己，以為屬于長期的計劃，就不可能這其設定短程可期的結果。真正的計劃一定有明確的下一步行動，否則就不該列在待完成的計劃清單上。同樣，如果你固定投入少許時間，完成工作或私人的計劃，經(jīng)過一段時日，也能成就很多事。 例如，要是你能管理自己的時間，讓自己總是比計劃超前 10%，而非經(jīng)常落后 10%，你會發(fā)現(xiàn)自己的生產(chǎn)力與自信都實現(xiàn)三級跳了。 50、真正了解一件事最好的方法就是實際動手做 ? 真正的知識來自內(nèi)心的活動。實際參與推動一項工作的人，會處于較有力的地位，而且會比僅僅依賴理論做判斷的人，更能領會工作的價值。同樣，對自己目前生產(chǎn)力比較滿意的人，不太可能投入時間與努力去學習如何改善。 開車的人幾乎都不暈車。 同樣的原則也適用于工作。同樣，船上的掌舵人也難得會覺得反胃或暈船。如果你覺得工作失控，就該采取行動去搜集、處理、組織與管理你的計劃。 ? 試圖逃避需要自己全神貫注的事，就跟企圖讓汪洋大海里的船不要搖晃一般。對每件引起你注意的事，問自己兩個關鍵問題，并寫下下列兩個答案： ? 我希望在這里得到什么結果？ ? 如果向那個方向前進，我下一步該怎樣行動？ 5偉大的成就，來自多數(shù)的失敗經(jīng)驗 ? 千萬不要用任何一次特定的成敗去衡量自己的進程。在很多方面，這些小挫敗就是自己在調(diào)整路線時，必須輸入的信息，這樣才到達了預定目標。 ? 明白這點后，就無需為一次失誤擊球，就把自己痛打一頓。另謀他策，下一次或再下次揮棒時，必當專心力求最佳表現(xiàn)。參賽求勝，但往往也要有面對失敗無數(shù)次才能達到想達成目標的心理準備。惟一真正重要的是：你有沒有持之以恒的毅力？” ——美國詩人 科沃德 ? “以成功為目標，而非十全十美。記住，完美主義的背后總埋伏著恐懼?！? ——著名的認知行為治療心理醫(yī)生 戴維 這也是提高工作效率最關鍵之處。我就是按照這四點不斷提高自己和公司的效率的。職業(yè)人條理不清，是個不小的缺點。條理清楚最有效的方式就是制訂計劃，這也是提高工作效率最基礎的因素。所以計劃完全可以按照你自己喜歡的形式擬訂。計劃表的功效有四： 了解工作完成周期并理順要做的工作的周期。 可發(fā)現(xiàn)自己本身的進步，建立自信心。 ? 首先，每周的最后一天（一般在周日）列出下周的工作計劃。其次，每天早上列出當天的工作時間表，從上面的周計劃中選擇出當天要做的事，并安排具體時間去完成，記住優(yōu)先選擇的原則，按工作的重要程度安排時間。方法很簡單，就是用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去。 ? 制定計劃能使你充分把握計劃的彈性。以一般上班族每日上班八小時來說，一樣的時間內(nèi)，有人做事效率高，有人做事效率低，其差別并不在于工作時間的總量，而是出在對工作時間能否有效利用，總結說來就是是否能管理好自己的時間。 ? 拿協(xié)調(diào)意識來說。例行工作是指自己日常必須做的長期工作，比如做一個開發(fā)新商機的企劃案等；偶發(fā)性工作則是指領導臨時交辦的工作，或其他必須立即處理的工作。其實這就體現(xiàn)了時間管理中的協(xié)調(diào)能力。如果客戶的事情很重要，我會與上級溝通，如果沒有溝通的可能性，就爭取獲得周圍資源的支持。還有一個協(xié)調(diào)方法，就是將工作分類。 ? 輕重緩急包括時間與任務兩方面的內(nèi)容。相關性主要指，不要孤立地看待某一項任務。所以任務開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。這一點對現(xiàn)場工作員工尤為重要。這樣既節(jié)約了時間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？ ? 就協(xié)調(diào)來說還有一個重要工作，就是敦促各過程中的管理者。員工在組織某項工作時，只偏重自身應當完成的職責，在將工作傳遞到相關工作部門與崗位后便聽之任之了。在檢查工作結果的時候，所在的中間環(huán)節(jié)工作者又各自抱怨給他的時間太短了，或者是某個中間環(huán)節(jié)耽誤的時間久了等等。作為一名管理者，要把握工作的完整性，做好所有細節(jié)的協(xié)調(diào)。作為一名組織者，你的職責不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時完成分管職責。由于客觀原因，我們有得有等待時，我想通常人們會這樣對待，或者百無聊賴地等，或者隨便拿起一項工作來做。 ? 對待這樣的空白時間最好的方法是：利用此類時間處理需要聯(lián)絡或簡單溝通的事情。這樣的備用任務要求具備的特點是：不需要耗費大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。 永遠聽不到 “ 不知道 ” ? 在公司，應有一個所有人都必須遵守的規(guī)則，就是無論問誰與公司有關的問題都不許回答“不知道”。這個規(guī)則是我們公司得以保證工作效率的秘訣之一。一方面，它可使公司在客戶群中樹立了良好的口碑；另一方面也大大提高了公司和個人的工作效率。對于個人而言，了解其他人的工作并不是指要事無巨細地掌握，而是要知道某項工作的負責人，進展情況，針對的客戶性質(zhì)等。從整體看來，公司的每一個部門都是相互關聯(lián)、互相推動的，沒有割裂的部門，也不可能有割裂的工作，而只有當你了解到別人的工作時，你才能相應地了解他掌握著什么資源，需要哪些協(xié)助，這時你可以用協(xié)調(diào)意識去調(diào)動對你工作有利的資源，并給予協(xié)助；對公司而言，由于個人的效率提高，部門間的互動增強，整體績效也大大提高了。 ? 領導要發(fā)揮示范的作用。 ? 領導要發(fā)揮教育和鼓勵的作用。給員工分配那種要求能力比他目前能力要高一點的工作；經(jīng)常幫助員工分析他的工作結果，告訴他哪里提高了，讓他看到自己的進步，使其從進步中感受到工作的樂趣；教育和鼓勵的作用就是使員工不至于因為氣餒或挫敗感而影響工作效率。計劃好員工整體工作，不要盲目給員工施壓，在分配給員工工作時，也告知該工作需要完成的截止時間；隨時觀察掌握員工工作量和進度，進行合理的人力調(diào)配；了解員工工作中產(chǎn)生的問題，給予適當?shù)膸椭粚π逻M的員工，要注意培養(yǎng)和引導；處理好與員工間的工作關系，盡量少派給員工一些偶發(fā)性的工作等等。