【正文】 信息系統(tǒng)內(nèi)控活動可分為兩大類。第二類是應(yīng)用性控制，包括應(yīng)用軟件中的電算化步驟，以及用以控制不同種類交易處理過程的相關(guān)手工操作程序，它是保證交易處理的完整性、準(zhǔn)確性、交易授權(quán)和有效性的內(nèi)部控制。這兩類對計算機系統(tǒng)的控制是相互關(guān)聯(lián)的。（四）信息和溝通信息和溝通是指相關(guān)信息以某種形式并在某個時段被識別、獲得和溝通，以促使員工履行自己的職責(zé)。信息必須在一定的時限內(nèi)傳遞給需要的人，以幫助人們行使各自的控制和其它職能。有效的溝通必須廣泛的進行，自上而下、自下而上地貫穿整個組織。他們必須了解各自在內(nèi)部控制體系中擔(dān)任的角色，以及個人行為與他人工作的相互關(guān)系。同時，也要顧客、供應(yīng)商、監(jiān)管者和股東等外部人員建立有效的溝通。因此，企業(yè)必需要建立良好的信息系統(tǒng)來識別、獲得、加工和報告這些信息。另外，當(dāng)企業(yè)面臨基本的行業(yè)變化，面臨有高度創(chuàng)新能力反應(yīng)迅捷的競爭對手或面對重大的顧客需求變化時，信息系統(tǒng)必須隨企業(yè)目標(biāo)、經(jīng)營環(huán)境的變化而變化，及時適應(yīng)新的需求。2）信息加工和報告信息是決策的基礎(chǔ)，但并非所有的信息都是有用的信息，因此，需要對信息進行加工整理，歸納匯總，根據(jù)需要向不同的部門和人員報告不同的信息。如果不考慮，系統(tǒng)很可能無法提供管理層和其它人員需要的有用信息。多數(shù)新的生產(chǎn)系統(tǒng)與企業(yè)其它的系統(tǒng)，可能還包括企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)，高度地整合為一體。溝通溝通是信息系統(tǒng)固有的，是將信息提供給相關(guān)人員，以便與其履行職責(zé)，溝通必須貫穿于信息處理的整個過程，有效的溝通不僅在整個企業(yè)內(nèi)進行，也包括與外部進行的溝通。l 每個人需要理解所負(fù)責(zé)內(nèi)部控制部分如何運行及個人在系統(tǒng)中的職責(zé)。這樣，就可以了解到系統(tǒng)潛在的缺陷，并采取預(yù)防的措施。l 需要知道什么樣的行為是被期望的，什么是可以接受的，什么是不可接受的。l 員工也需要知道在企業(yè)中自下而上傳遞重要信息的方法和渠道。l 在多數(shù)情況下，正常的報告渠道就是適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ?。例如為員工提供直接接觸財務(wù)總監(jiān)或企業(yè)法律顧問這樣的高層領(lǐng)導(dǎo)的渠道；總裁可以定期抽出時間接待員工來訪，并且讓員工知道為任何事情的來訪都是受歡迎的；總裁也可以定期去車間拜訪他的員工，形成一種人們能夠交流難題和關(guān)心的問題的氛圍。管理層必須使董事會了解最新的業(yè)績、發(fā)展、風(fēng)險、主要的革新以及其它任何相關(guān)的事件或事故。同樣，董事會也應(yīng)該向管理層傳達其所需要的信息，并提供指導(dǎo)和反饋。l 在與外部的交往中強調(diào)企業(yè)的道德標(biāo)準(zhǔn)，使外部人員知道認(rèn)識到不適當(dāng)?shù)男袨?。l 與外部審計師的溝通，管理層和董事會可以了解重要的控制信息。ll 管理層同外界（無論是公開的、即將進行的、嚴(yán)格跟蹤的還是其它的）的交流也可以向整個公司內(nèi)部傳遞信息。另一種有影響力的溝通手段是管理層在領(lǐng)導(dǎo)下屬工作時的言行。監(jiān)督是評估內(nèi)控系統(tǒng)在一定時期內(nèi)運行質(zhì)量的過程，目的是保證內(nèi)部控制持續(xù)有效，監(jiān)督可通過兩種方式進行：持續(xù)性的監(jiān)督活動和獨立的評估。與獨立評估相比，由于持續(xù)性監(jiān)督程序在實時基礎(chǔ)上實施、動態(tài)地應(yīng)對環(huán)境的變化，并在企業(yè)中根深蒂固而顯得更加有效。一個感到有必要進行經(jīng)常性的獨立評估的企業(yè)，應(yīng)重點關(guān)注改進持續(xù)性監(jiān)督的途徑，并強調(diào)“嵌入”而非“外加”的控制。持續(xù)性監(jiān)督行為有下面一些例子：l 在執(zhí)行常規(guī)管理行為時，經(jīng)營管理層取得內(nèi)部控制持續(xù)運轉(zhuǎn)的證據(jù)。例如：顧客支付賬單，表明其確認(rèn)了帳單數(shù)據(jù)；相反地，顧客對帳單的投訴可能表明銷售交易過程存在系統(tǒng)缺陷。l 適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)和監(jiān)督行為不但監(jiān)督內(nèi)控職能的執(zhí)行并且能夠發(fā)現(xiàn)內(nèi)控的缺陷。另外，管理層對員工的職責(zé)分配定期進行審核，以確保合理分工以便相互制衡，有利于防止員工舞弊，并可以限制個人掩蓋其可疑行為的能力。例如，產(chǎn)成品存貨應(yīng)定期進行盤點，將盤點的數(shù)據(jù)與相應(yīng)的會計數(shù)據(jù)核對并記錄存在的差異。審計師通過評價內(nèi)控的設(shè)計并測試其有效性，發(fā)現(xiàn)一些潛在的問題并向管理層提供解決問題的建議。這種方式不但能指出控制中存在的個別問題，還能增強參與者的控制意識。如向經(jīng)營及財務(wù)人員詢問相關(guān)的控制程序是否正常運行。盡管持續(xù)性監(jiān)督程序可以提供關(guān)于其他控制要素有效性的重要反饋信息，但經(jīng)常地對系統(tǒng)的有效性直接進行評估也是十分必要的。1）范圍和頻率獨立評估的范圍和頻率主要依賴于風(fēng)險評估和持續(xù)性監(jiān)督程序的有效性。例如，那些致力于重大風(fēng)險或?qū)p小風(fēng)險具有重要作用的控制就應(yīng)經(jīng)常地進行評價。一般來說，評價主體包括：一是自我評價，即負(fù)責(zé)某一單位或職責(zé)的人員對其控制自身活動的有效性進行評價。他或她可能親自評價內(nèi)控環(huán)境因素，然后請部門內(nèi)負(fù)責(zé)各種經(jīng)營活動的人員評價其他要素的有效性。同樣，在評價內(nèi)控時，管理層也可利用外部審計人員的工作。評估方法有許多可供選擇，包括檢查清單、調(diào)查問卷和流程圖等方法。4）行動計劃第一次指導(dǎo)評估內(nèi)控系統(tǒng)的管理人員可以考慮下列建議，決定對何處著手和如何去做：l 決定評估的范圍，包括目標(biāo)的分類、內(nèi)部控制要素和需采取的行動。ll 分析內(nèi)部審計的控制評估工作，考慮外部審計師與控制相關(guān)的發(fā)現(xiàn)。l 匯集所有進行評估的各方，共同考慮下列問題：不僅要考慮評估范圍和時間表，而且要考慮所使用的方法體系，應(yīng)用的工具，來自內(nèi)外部審計師和監(jiān)管者的建議，報告所發(fā)現(xiàn)問題的方式以及設(shè)定最終的文本化程度。l 保證采取必要的追蹤措施，必要時修改后續(xù)的評估部分。缺陷可能代表一個假想的、潛在的或?qū)嶋H的缺點，或一個強化內(nèi)控系統(tǒng)的機會。內(nèi)部控制的缺陷應(yīng)自下而上進行報告，重要事項應(yīng)報知高層管理人員和董事會。這一過程使得責(zé)任人能及時采取措施，也便于其上級提供所需的支持或進行監(jiān)督，并與企業(yè)中受影響的他人進行溝通。6）文本化企業(yè)內(nèi)部控制的文本化有利于評估，有利于增進員工對內(nèi)控系統(tǒng)如何運行及各自職責(zé)的理解，更易于必要時對其修改。大一些的公司通常有書面的政策手冊、正式的組織圖、書面的工作描述、經(jīng)營指導(dǎo)、信息系統(tǒng)流程等?？刂茮]有文本化并不意味著內(nèi)控系統(tǒng)是無效的或無法評估，不過當(dāng)需要向更多人提供有關(guān)內(nèi)部控制的闡述或評估時，內(nèi)部控制文本化的性質(zhì)和程度將會提高。如果該聲明今后被質(zhì)詢，這些文件將很有用。具體表現(xiàn)在：n 判斷失誤——判斷是人在事情發(fā)生時依據(jù)現(xiàn)有信息的所做出的，個人的判斷不能保證絕對正確，并且難以避免主觀性，從而影響內(nèi)部控制的有效性。n 執(zhí)行偏差——任何“完美的”內(nèi)部控制系統(tǒng)，都會因設(shè)計人經(jīng)驗和知識水平的限制而帶有缺陷。 例如：代替缺席或生病雇員的臨時職員，可能不能正確地執(zhí)行控制的職責(zé)。單位或部門的經(jīng)理，或者高級管理層成員會出于各種目的而愈越內(nèi)控制度，例如：虛增報告中的收入來掩蓋市場份額始料不及的下跌；虛增報告中的贏利以符合無法實現(xiàn)的預(yù)算。nn 成本收益原則——控制環(huán)節(jié)越多，控制措施越復(fù)雜，相應(yīng)的控制效果可能會越好，但控制成本也會越高。當(dāng)然，合理的保證并不意味著內(nèi)部控制系統(tǒng)會經(jīng)常失效。五、員工在內(nèi)部控制中的作用與責(zé)任組織中的每一個人都對內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任?？偛没蚩偨?jīng)理的態(tài)度對內(nèi)控環(huán)境的影響很大。依次的，高級管理人員負(fù)責(zé)建立更為具體的內(nèi)部控制政策和程序，并向企業(yè)員工分配。其中財務(wù)總監(jiān)和他的員工的內(nèi)控活動貫穿于企業(yè)各部門，是內(nèi)部控制的關(guān)鍵。一個強大的、活躍的董事會通常能夠結(jié)合有效的匯報渠道和有力的財務(wù)、法律和內(nèi)部審計職能來發(fā)現(xiàn)和糾正管理層存在的問題。? 內(nèi)部審計師–內(nèi)部審計師在評價和維護內(nèi)部控制有效性方面起著重要的作用。? 其他人員–內(nèi)部控制從某種程度上是組織中每個人的責(zé)任，每個員工都產(chǎn)生內(nèi)部控制系統(tǒng)中所使用的信息，或者用行動來影響著內(nèi)部控制，因此所有的人都有責(zé)任向上匯報溝通組織中的問題，匯報違反行為準(zhǔn)則的情況，以及違反政策或法律的行為。外部審計師，通過對財務(wù)報表的審計，提供關(guān)于財務(wù)報表及其相關(guān)內(nèi)控的獨立客觀的意見，并間接向管理層和董事會提供履行職責(zé)的信息。但是外部單位不會對公司內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任，也不是公司內(nèi)部控制體系中的一部分。內(nèi)部控制的實施促進企業(yè)朝著盈利目標(biāo)和成就其使命的方向持續(xù)發(fā)展，并將這個過程中的干擾因素最小化。內(nèi)部控制促進效率性，降低資產(chǎn)損失的風(fēng)險，并有助于確保財務(wù)報表的可靠性和對于法律法規(guī)的遵循性。內(nèi)部控制系統(tǒng)越來越多地被視為各種潛在問題的解決方案。按照COSO框架標(biāo)準(zhǔn)建立股份公司內(nèi)部控制體系是我們本階段的主要